Zusammenfassung
Abschreibung eines PCs im Überblick
- Ein PC zählt als abnutzbares Wirtschaftsgut mit einer Nutzungsdauer von drei Jahren.
- Abhängig von den Anschaffungskosten gelten unterschiedliche Abschreibungsmöglichkeiten (Sofortabschreibung, Sammelposten oder reguläre AfA).
- Auch Software, Peripheriegeräte und Zubehör sind einzeln zu bewerten und ggf. abzuschreiben.
- Bei privater Mitbenutzung unter 10 % ist ein vollständiger Betriebsausgaben- oder Werbungskostenabzug möglich.
- Die steuerfreie Privatnutzung betrieblicher PCs gilt ausschließlich für Arbeitnehmer.
Definition
Was bedeutet die Abschreibung eines PCs?
Die Abschreibung eines PC – das bedeutet die Verteilung der Anschaffungskosten eines PCs über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer, um den jährlichen Werteverzehr steuerlich geltend zu machen. Die steuerlich anerkannte Nutzungsdauer für einen PC beträgt laut AfA-Tabelle in der Regel drei Jahre. Je nach Höhe der Anschaffungskosten kommen Sofortabschreibung, Bildung eines Sammelpostens oder lineare Abschreibung infrage. Voraussetzung für den Abzug ist eine überwiegend betriebliche oder berufliche Nutzung.
Steuerliche Behandlung der PC-Anschaffung
Was gehört zu einem PC im steuerlichen Sinne?
Zur Abschreibung eines PCs zählen nicht nur Desktop-PCs, sondern auch Laptops, Notebooks und Tablets. Auch Komponenten wie Prozessoren, Arbeitsspeicher oder Grafikkarten sowie Peripheriegeräte wie Drucker, Monitore oder Tastaturen sind relevante Bestandteile. Ebenso gilt dies für Software, die für den Betrieb notwendig ist.
Was gehört zu einem Computer
- Programme
- Grafikkarte
- Prozessor
- Betriebssystem
- Arbeitsspeicher
- Drucker
- Monitore
Abschreibung PC: Regeln bei Erstanschaffung
Ein neu angeschaffter PC wird als eigenständiges Wirtschaftsgut über drei Jahre abgeschrieben – sofern der Nettokaufpreis über 1.000 EUR liegt. Liegt der Kaufpreis zwischen 250 EUR und 1.000 EUR netto, besteht ein Wahlrecht zwischen Sofortabschreibung als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) und Sammelpostenbildung. Bei Kosten bis 800 EUR netto kann der PC sofort abgeschrieben werden.
Auf einen Blick: Abschreibung PC nach Kaufpreis
- Bis 800 EUR netto: Sofortabschreibung möglich (§ 6 Abs. 2 EStG)
- 250–1.000 EUR netto: Wahlrecht (Sammelposten oder Abschreibung über 3 Jahre)
- Über 1.000 EUR netto: Lineare Abschreibung über 3 Jahre
Wird der PC später aufgerüstet (z. B. zusätzliche Festplatte oder Arbeitsspeicher), gelten diese Ausgaben als nachträgliche Anschaffungskosten und erhöhen die Bemessungsgrundlage.
Praxisbeispiel: Abschreibung mit Erweiterung
Ein Rechtsanwalt kauft 2017 einen PC für 1.200 EUR, der zu 80 % beruflich genutzt wird. Ein Jahr später investiert er zusätzlich 160 EUR in eine größere Festplatte. Diese Zusatzkosten erhöhen den Abschreibungswert und werden auf die verbleibende Nutzungsdauer verteilt.
| Beispiel: | |
|---|---|
|
Anschaffungskosten des PCs im Jahr 2017 ./ . AfA 2017 (1.200 EUR : 3 =) davon 80 % als Betriebsausgabe abziehbar = 320 EUR |
1.200 EUR ./ . 400 EUR |
|
Restwert 31.12.2017 + Kaufpreis für Festplatte im Jahr 2018 |
800 EUR + 160 EUR |
|
neue AfA-Bemessungsgrundlage AfA 2017: (960 EUR : 2 =) 480 EUR; hiervon 80 % Betriebsausgabe AfA 2018: (960 EUR : 2 =) 480 EUR; hiervon 80 % Betriebsausgabe |
960 EUR 384 EUR 384 EUR |
Peripheriegeräte und Zubehör beim PC
Externe Geräte richtig abschreiben
Peripheriegeräte wie Drucker, Scanner oder Monitore gelten als eigenständige Wirtschaftsgüter, sind aber in der Regel nicht selbstständig nutzungsfähig. Ihre Abschreibung erfolgt ebenfalls über drei Jahre – unabhängig davon, ob sie unter der GWG-Grenze liegen.
Kombinationsgeräte und Datenträger
Multifunktionsgeräte wie Drucker-Fax-Scanner-Kombinationen oder externe Festplatten gelten als geringwertige Wirtschaftsgüter, wenn sie unabhängig vom PC nutzbar sind. Diese können Sie sofort abschreiben, sofern die Wertgrenze nicht überschritten wird.
Achtung
Ersatzkäufe
Ein defekter Monitor oder Drucker führt nicht zu Erhaltungsaufwand. Die Neuanschaffung stellt ein neues Wirtschaftsgut dar und wird über drei Jahre abgeschrieben – unabhängig von der ursprünglichen PC-Anlage.
Praxisbeispiel: Kauf eines neuen Druckers
Zahnarzt A hatte Anfang 2015 einen PC für 1.500 EUR gekauft, den er zu 100 % beruflich nutzt. Die Abschreibung des PCs erfolgte linear über drei Jahre – mit jeweils 500 EUR jährlich (1.500 EUR : 3).
Anfang 2018 kauft er einen neuen Laser-Drucker für 360 EUR. Auch wenn dieser Drucker nicht selbstständig nutzbar ist, handelt es sich um ein eigenständiges Wirtschaftsgut im Sinne des § 6 Abs. 2, 2a EStG. Die Anschaffungskosten werden daher ebenfalls über drei Jahre verteilt abgeschrieben, d. h. jährlich mit 120 EUR.
Diese Art der Abschreibung PC-Zubehör erfolgt unabhängig davon, ob der Drucker unmittelbar als Teil der ursprünglichen PC-Ausstattung genutzt wird. Für jeden Ersatz gelten dieselben steuerlichen Grundsätze wie für die Erstanschaffung.
AfA-Tabelle: Maßgeblich für die Abschreibung PC und Zubehör
Die AfA-Tabelle für „allgemein verwendbare Anlagegüter“ legt eine Nutzungsdauer von drei Jahren für PCs, Notebooks, Laptops und deren Peripheriegeräte fest. Diese Tabellen stellen keine gesetzlichen Vorschriften dar, sondern sind Verwaltungsvorgaben. Sie dienen als Orientierung für die Schätzung der wirtschaftlichen Nutzungsdauer.
In besonderen Fällen – etwa bei intensiver Nutzung in Schulungseinrichtungen – kann eine kürzere Abschreibungsdauer angesetzt werden. Dies muss allerdings objektiv nachprüfbar begründet und gegenüber dem Finanzamt belegt werden.
Ein Finanzgericht (FG), das generell eine kürzere Nutzungsdauer als die in der AfA-Tabelle vorgesehene für gerechtfertigt hält, muss sich mit den fachlichen Grundlagen der Tabelle auseinandersetzen und ausreichende Begründungen liefern, warum die standardisierte Abschreibungsdauer nicht greift.
Abschreibung PC: Software und Programme steuerlich korrekt behandeln
Für die Abschreibung eines PCs ist es wichtig, Software nicht pauschal als Teil der Hardware zu betrachten. Sowohl Systemsoftware (z. B. Betriebssysteme) als auch Anwendungssoftware (z. B. Office-Programme) gelten steuerlich als eigenständige immaterielle Wirtschaftsgüter. Sie bilden in der Regel keine Einheit mit der Hardware und werden getrennt abgeschrieben.
Eine Ausnahme gilt bei sogenannten Trivialprogrammen: Programme, deren Anschaffungskosten netto nicht mehr als 410 EUR betragen (seit 2018: 800 EUR), behandelt die Finanzverwaltung vereinfachend als abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter. Diese gelten somit als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) und können sofort abgeschrieben werden.
Der Bundesfinanzhof (BFH) hat offen gelassen, ob Trivialprogramme stets als materielle Wirtschaftsgüter zu behandeln sind. Aus Sicht der Finanzverwaltung ist dies jedoch zulässig – unabhängig davon, ob es sich um System- oder Anwendersoftware handelt.
Geplante Anpassung der GWG-Grenze: Die in R 5.5 Abs. 1 Satz 3 EStR 2012 genannte Grenze von 410 EUR wurde zum 01.01.2018 auf 800 EUR netto angehoben. Programme bis zu diesem Betrag können somit sofort im Jahr der Anschaffung abgeschrieben werden. Zusätzlich kann für solche Wirtschaftsgüter ein Investitionsabzugsbetrag nach § 7g Abs. 1 EStG gebildet werden, sofern die weiteren Voraussetzungen vorliegen.
Tipp
Systemsoftware im Paket mit Hardware (Bundling)
Wird ein PC gemeinsam mit Systemsoftware verkauft – ohne separate Preisangabe –, bildet beides ein einheitliches bewegliches Wirtschaftsgut. Dies gilt auch für Programme, die fest in das Gerät integriert sind (sogenannte Firmware). In solchen Fällen erfolgt die Abschreibung des PCs samt Software einheitlich über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer.
Abschreibung bei gemeinsamer oder separater Anschaffung
Eine einheitliche Nutzungsdauer für Software lässt sich wegen der Unterschiede der Programme nicht eindeutig bestimmen. Zwar unterliegt Software keiner substanziellen oder technischen Abnutzung, jedoch einer wirtschaftlichen Abnutzung. Wird die Software gemeinsam mit der PC-Hardware als Paket verkauft und auf der Rechnung kein separater Preis ausgewiesen, bildet beides eine wirtschaftliche Einheit. Die Anschaffungskosten sind dann gemeinsam abzuschreiben.
Wird die Software hingegen separat erworben, kann sie unabhängig vom PC abgeschrieben werden. Betragen die Anschaffungskosten mehr als 410 EUR (bzw. ab 2018: 800 EUR, jeweils netto), erfolgt die lineare Abschreibung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer. Programme unterhalb dieser Grenzen können als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) sofort abgezogen werden.
Die Nutzungsdauer variiert:
- Standardsoftware: in der Regel 3 Jahre
- Individualsoftware: kann länger genutzt werden
Update-Kosten und steuerliche Einordnung
Die steuerliche Behandlung von Updates ist nicht einheitlich:
- Nachträgliche Anschaffungskosten
- Eigenständiges Wirtschaftsgut
- Programmpflege = sofort abzugsfähiger Aufwand
Werden Updates zur Aktualisierung und Pflege verwendet und als Betriebsausgabe abgesetzt, entfällt eine zusätzliche Abschreibung für außergewöhnliche Abnutzung.
Info
Software ist ein immaterielles Wirtschaftsgut
Software gilt als selbstständiges immaterielles Wirtschaftsgut. Sie wird daher linear über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben. Standardprogramme: 3 Jahre Nutzungsdauer. Günstige Programme unter 410 EUR (ab 2018: 800 EUR netto) können als Trivialprogramme sofort abgeschrieben werden (§ 6 Abs. 2 EStG).
Betriebsausgabenabzug beim PC: Beruflich genutzte PCs
Nutzen Sie den PC überwiegend betrieblich, etwa für Buchhaltung oder Kundenverwaltung, sind die gesamten Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehbar. Das Finanzamt prüft jedoch, ob eine private Mitnutzung vorliegt, z. B. für Internet, Online-Banking oder private Bildbearbeitung.
Info
Private Nutzung bis 10 % ist unschädlich
Beträgt die private Nutzung höchstens 10 %, ist der volle Betriebsausgabenabzug zulässig. Das gilt meist, wenn sich der PC in betrieblichen Räumen befindet (z. B. Praxis eines Arztes). Bei höherem Privatanteil erfolgt eine anteilige Aufteilung der Kosten.
Werbungskosten bei Überschusseinkünften
Abschreibung PC als Arbeitsmittel
Anschaffungskosten eines PCs können als Werbungskosten abgezogen werden, wenn die Nutzung überwiegend beruflich erfolgt. Ein privat angeschaffter PC im häuslichen Arbeitszimmer kann dann ein Arbeitsmittel nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG sein.
Voraussetzung: Private Nutzung unter 10 %. Der volle Kostenabzug bleibt möglich, auch wenn der PC zu Hause steht. Der BFH lehnt pauschale Annahmen einer Privatnutzung ab. Schätzungen sind nur bei fehlendem Nachweis zulässig.
Kostenaufteilung bei gemischter Nutzung
Ist die berufliche Nutzung nicht eindeutig bestimmbar, kann sie geschätzt werden. Der BFH hält eine pauschale Aufteilung von 50 % beruflich / 50 % privat für zulässig, sofern die berufliche Nutzung glaubhaft erscheint. Abweichungen müssen Sie begründen.
Auch Hilfsmittel wie Druckerpatronen, Papier oder Computermöbel sind abzugsfähig. Möbel über 800 EUR (ab 2018) müssen über 13 Jahre abgeschrieben oder ggf. im Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG erfasst werden.
Sonderregelung für Software: Ist die Software ausschließlich beruflich veranlasst, können 100 % der Kosten abgesetzt werden – auch wenn der PC nicht als Arbeitsmittel anerkannt wird.
Info
Brille für Bildschirmarbeit ist nicht abziehbar
Eine speziell angefertigte Computerbrille ist in der Regel nicht als Werbungskostenabziehbar. Nur bei nachgewiesenen Beschwerden durch Bildschirmarbeit gilt eine Ausnahme.
Verteilung der Kosten bei höherem Anschaffungswert
Beträgt der Preis über 410 EUR bzw. ab 2018: 800 EUR netto, müssen Sie die Anschaffungskosten auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilen. Gilt der PC als Arbeitsmittel, erfolgt die Abschreibung linear über die Nutzungsdauer – meist 3 Jahre laut AfA-Tabelle.
Private Nutzung betrieblicher PCs: Steuerliche Sonderregelung
Steuerfrei nach § 3 Nr. 45 EStG sind Vorteile, die Arbeitnehmer durch die private Nutzung betrieblicher PCs und Telekommunikationsgeräte erhalten. Erlaubt ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern, diese Geräte auch außerhalb des dienstlichen Kontexts zu nutzen, bleibt dieser geldwerte Vorteil lohnsteuerfrei.
Die Steuerfreiheit greift unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung. Sie bezieht sich ausdrücklich auch auf Zubehör und Software. Zudem ist sie nicht auf den Betrieb beschränkt – sie gilt z. B. auch bei Nutzung in der privaten Wohnung des Arbeitnehmers.
Diese steuerliche Begünstigung ist auf Arbeitnehmer beschränkt. Für Gewerbetreibende, Freiberufler oder Unternehmer besteht keine vergleichbare Regelung. Wird ein betrieblich angeschaffter PC auch privat genutzt, ist der private Nutzungsanteil als Entnahme zu versteuern – gemäß § 4 Abs. 1 Satz 2 i. V. m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 1 EStG.
Auch wenn Unternehmer dadurch steuerlich schlechter gestellt werden, stellt die Begrenzung der Steuerfreiheit auf Arbeitnehmer keinen Verstoß gegen den Gleichheitssatz dar.
