Zusammenfassung
Benchmarking im Überblick
- Bei dieser Methode vergleichst du deine Produkte oder Dienstleistungen mit denen der Konkurrenz.
- Durch den Vergleich mit der Konkurrenz können Verbesserungspotenzialund Leistungslücken identifiziert werden.
- Benchmarking durchläuft fünf Phasen.
- Für jedes Unternehmensziel lassen sich passende Benchmarks definieren.
Definition
Was ist Benchmarking?
Benchmarking ist laut Definition eine Methode, um die eigenen Produkte oder Dienstleistungen mit denen der Konkurrenz zu vergleichen. Man orientiert sich bei dieser Methode an sogenannten Best Practice Beispielen, die als Benchmark, also als Maßstab dienen.
Benchmarking am Praxisbeispiel
Du stellst fest, dass dein Konkurrent – die Firma Müller – schon seit einiger Zeit die Marktführerschaft übernommen hat. Daher möchtest du wissen, wie es dazu kommen konnte, dass die Firma Spitzenreiter am Markt ist. Der Ausweg: Ein Benchmarking, bei dem du die Prozesse, Produkte und Leistungen analysierst und miteinander vergleichst.
Beim Benchmarking beschränkst du dich jedoch nicht nur auf die Firma Müller, sondern schaust dir auch deine übrigen Konkurrenten genauer an. Du suchst nicht nur im näheren geografischen Umfeld nach Best Practices, sondern auch im Ausland.
Auch in Bezug auf die Branche schränkst du dich nicht ein. Schließlich kannst du nicht nur von deiner Branche lernen, sondern findest bestimmt auch in anderen Branchen Unternehmen, die Prozesse richtig gut managen oder interessante Strategien anwenden.
Kurz gesagt: Benchmarking meint den Vergleich mit erfolgreichen Wettbewerbern, auch branchenübergreifend, um daraus Verbesserungen für das eigene Unternehmen ableiten zu können. Benchmarking stellt also eine Methode der Wettberwerbsanalyse dar.
Warum nutzen Firmen Benchmarking?
Unternehmen, die Benchmarking durchführen, wollen durch den Vergleich mit ihrer Konkurrenz Verbesserungspotenzial finden. Im Idealfall wollen sie sogar besser werden als die Konkurrenten, mit denen sie sich vergleichen.
Der Vergleich soll zeigen, wo das eigene Unternehmen noch Schwachstellen hat und wie diese Prozesse verbessert werden können. Ganz allgemein kannst du dich als Unternehmer an den Best Practices der Konkurrenz orientieren und auf dieser Grundlage zu einer Optimierung der eigenen Produkte, Abläufe, Prozesse und damit letztlich auch Ergebnisse gelangen. Benchmarking ist ein Instrument, um die Wettbewerbsfähigkeit des eigenen Unternehmens zu erhöhen. Dabei sollte jedoch darauf geachtet werden, dass der Vergleich fair bleibt und nicht gegen rechtliche Vorschriften verstößt. Informiere dich in unserem Artikel zum Thema unlauterer Wettbewerb, um mögliche Risiken zu vermeiden.
Ein weiteres Ziel des Benchmarkings kann auch das Qualitätsmanagement sein. Benchmarking lässt sich also zum Controlling nutzen. Durch den kontinuierlichen Vergleich zwischen dem angestrebten Soll- und dem aktuellen Ist-Zustand kannst du sehen, wie du dein Unternehmen noch verbessern kannst und somit wichtige Erkenntnisse sammeln.
Wozu wird Benchmarking konkret verwendet?
Benchmarking ist universell einsetzbar und an keine Betriebsgröße gebunden. In erster Linie wird es verwendet, um innerhalb deutscher Firmen Folgendes zu vergleichen:
- Logistik
- Materialwirtschaft
- Vertrieb
- Angebotserarbeitung
- Fertigung und Montage
Grundsätzlich unterstützt dich Benchmarking bei den folgenden Aufgaben:
- Suche nach erfolgreichen Vergleichspartnern
- Schließen von Leistungslücken
- Identifizieren verbesserungswürdiger Prozesse
- Erzielen von Leistungsvorsprung im Wettbewerb
- Schlagen einer Brücke von der Benchmarking-Analyse zur Aktion
Die Vorgehensweise: Wie funktioniert Benchmarking?
Wenn du nun ein Benchmarking für dein Unternehmen durchführen möchtest, musst du unterschiedliche Schritte durchlaufen. Der Benchmark-Experte Michael J. Spendolini unterscheidet fünf Phasen beim Benchmarking. Von diesem Phasen-Modell gibt es mittlerweile eine ganze Reihe von Abwandlungen. Vielleicht hilft dir diese hier:
1. Phase: Objekt auswählen
Da sich Benchmarking an konkreten KPIs, also betriebswirtschaftlichen Kennzahlen orientiert, musst du dich für bestimmte Prozesse oder Abläufe entscheiden, die du vergleichen möchtest. Es wird nicht gelingen, das Unternehmen als Ganzes mit einem anderen Unternehmen zu vergleichen. Dieser Vergleich wäre viel zu unspezifisch und würde daher zu keinem Ergebnis führen.
du weißt nicht, wie du die Prozesse oder Abläufe finden kannst, die du optimieren solltest? Dann beantwortest du die folgenden Fragen:
- Was würdest du aktuell als größtes Problem in deinem Unternehmen beschreiben?
- Gibt es spezifische KPIs, die auf das Problem hindeuten?
- Gibt es externes Feedback, zum Beispiel von Kunden, das du nutzen kannst, um beim Benchmarking Maßnahmen daraus abzuleiten?
- Kannst du auf Statistiken zurückgreifen, die das Problem umreißen?
- Können kundennahe Abteilungen wie der Vertrieb oder der Service Hinweise oder gar Daten liefern, die du für die Analyse verwenden kannst?
Beispiele für Leistungsindikatoren beim Benchmarking
| Aspekt | Indikator |
|---|---|
| Produktivität |
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| Qualität |
|
| Zeit |
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2. Phase: Team und Konkurrenten auswählen
Danach suchst du dir diejenigen Konkurrenten oder Partner aus, mit denen du dich vergleichen willst. Auch hier solltest du das Feld eingrenzen. Es führt meist zu keinem guten Ergebnis, wenn du ein Benchmarking mit einer möglichst großen Anzahl an Konkurrenten durchführst.
Stattdessen solltest du dich bei der Durchführung auf einige wenige sogenannte Benchmarking-Partner beschränken:
- Möchtest du verschiedene Abteilungen im Unternehmen miteinander vergleichen, also ein internes Benchmarking durchführen?
- Willst du dich mit ausgewählten Konkurrenten vergleichen? Ist also ein Business Benchmark innerhalb der gleichen Branche dein Ziel?
- Oder hoffst du auf Anregungen, indem du dich mit branchenfremden Unternehmen vergleichst?
3. Daten gewinnen
Beim Benchmarking geht es um den Vergleich. Daher ist eine gut durchgeführte Datengewinnung bei diesem Instrument wichtig.
Um an Daten der Konkurrenz zu kommen, kannst du zum Beispiel in Geschäftsberichten, in Datenbanken oder in Statistiken wertvolle Hinweise auf Daten der Konkurrenz bekommen. Auch einige Online-Tools oder -Portale können eine erste Anlaufstelle sein.
Solltest du nicht zu zufriedenstellenden Ergebnissen kommen, kannst du spezialisierte Unternehmensberatungen beauftragen, die dich bei deinem Benchmark-Prozess unterstützen können.
4. Ergebnisse analysieren
Die Daten und KPIs, die im vorherigen Schritt zusammengetragen wurden, werden nun einer Analyse unterzogen. Durch den Vergleich der Datensätze sollte sich zeigen, an welchen Stellen es Unterschiede zwischen den beiden Unternehmen gibt. Diese Unterschiede können wiederum die Grundlage für weitere Überlegungen sein. Nämlich: Kannst du als Unternehmer die Prozesse in deiner Firma so umgestalten, dass sich daraus Vorteile für dein Unternehmen ergeben?
Dazu kannst du verschiedene Maßnahmen und Strategien festlegen. Da du nicht wissen kannst, welche Veränderungen sich in deinem Unternehmen positiv auswirken, solltest du kleinschrittig vorgehen. Überfordere dich und deine Mitarbeiter nicht mit der Umsetzung der neuen Maßnahmen und Ideen.
5. Maßnahmen überprüfen
Überlege dir im nächsten Schritt, wie und in welchem zeitlichen Rahmen du die neue Strategie umsetzen möchtest. Wichtig dabei: Überprüfe regelmäßig, welche Maßnahme für dein Unternehmen passt.
Denke immer daran, dass es keine komplette Vergleichbarkeit zwischen deinem Unternehmen und der (noch) erfolgreicheren Konkurrenz gibt. Was bei deinem Konkurrenten funktioniert, muss noch lange nicht das richtige Mittel der Wahl sein, um die Leistung und Effizienz in deinem Unternehmen zu erhöhen.
Lege daher fest, in welchem Zeitraum die Maßnahmen überprüft werden sollen und was zu tun ist, wenn die Maßnahme in deinem Unternehmen keinen Erfolg zeigt.
Info
Praxisbeispiel: So könnte dein Benchmarking aussehen
Nehmen wir an, du führst eine Marketingagentur und möchtest dich mit dem aktuellen Branchenführer benchmarken. Dazu könntest du eine Beratung beauftragen, eine Studie durchführen, bei der wichtige Kennzahlen, sogenannte Key Performance Indicators (KPIs), miteinander verglichen werden.
Du könntest zum Beispiel folgende KPIs genauer anschauen:
- Mitarbeiterzufriedenheit
- Kundenzufriedenheit
- Umsatz
- Gewinn
- Neukundengewinnung
Durch den Vergleich der KPIs der Konkurrenz mit deinen Zahlen, wirst du sehen, an welcher Stelle die Konkurrenz aktuell noch besser aufgestellt ist. Im nächsten Schritt musst du dir überlegen, wie du geeignete Maßnahmen ableitest, um die KPIs in deinem Unternehmen zu verbessern.
Welche Benchmarks gibt es?
Im Prinzip kann man sich als Unternehmer für nahezu jedes Unternehmensziel passende Benchmarks erstellen, um Leistungslücken zu identifizieren. Daher lässt sich pauschal auch gar nicht sagen, welche Benchmarks es gibt – die hängen eben davon ab, was verglichen werden soll.
Benchmarks, die häufig benutzt werden, sind zum Beispiel:
- Qualitäts-Benchmarking
- Prozess-Benchmarking
- Kosten-Benchmarking
- Innovations-Benchmarking
Benchmarks lassen sich aber auch nach der Art und Weise der Gegenüberstellung unterscheiden:
- Kompetitives Benchmarking:
Dabei konzentrierst du dich auf deine Konkurrenz und versuchst herauszufinden, was der Wettbewerb besser macht als du selbst bzw. das eigene Unternehmen. - Internes Benchmarking:
Konzentriere dich auf das eigene Unternehmen und vergleiche verschiedene Abteilungen oder Filialen miteinander, nennt man das internes Benchmarking. - Funktionales Benchmarking:
Beim funktionalen Benchmarking konzentrierst du dich auf Unternehmen, die beispielsweise ähnliche Dienstleistungen oder ähnliche Produkte anbieten. Diese Unternehmen müssen jedoch nicht aus der gleichen Branche kommen. Es genügt, wenn das Objekt, das gebenchmarkt werden soll, dem eigenen Produkt oder der eigenen Dienstleistung ähnelt. So kannst du beispielsweise als Marketing-Dienstleistung ein Benchmarking mit einem IT-Anbieter anstreben, falls es in beiden Unternehmen Produkte mit einigen Überschneidungen gibt.
Die Vor- und Nachteile des Benchmarking in der Übersicht
Benchmarking bietet viele Vorteile, doch sollten auch die Nachteile nicht außer Acht gelassen werden:
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Identifikation von Best Practices: Benchmarking ermöglicht es Unternehmen, bewährte Verfahren und Strategien von anderen Unternehmen zu identifizieren und zu übernehmen, um ihre eigenen Prozesse zu verbessern. | Ungeeignete Benchmarking-Partner: Wenn Unternehmen nicht die richtigen Partner auswählen, kann das Benchmarking ungenau oder irrelevant sein, was zu falschen Schlussfolgerungen führen kann. |
| Verbesserung der Effizienz: Durch den Vergleich der eigenen Prozesse mit denen anderer Unternehmen können Schwächen und ineffiziente Praktiken identifiziert und verbessert werden, um die Effizienz zu steigern. | Datenqualität: Benchmarking erfordert eine genaue und zuverlässige Erfassung von Daten, und wenn diese nicht korrekt oder unvollständig sind, kann das Benchmarking zu falschen Ergebnissen führen. |
| Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit: Durch die Übernahme von Best Practices und die Verbesserung der Effizienz können Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit erhöhen und sich besser auf dem Markt positionieren. | Übernahme von Ineffizienzen: Es besteht das Risiko, dass Unternehmen ineffiziente Praktiken oder Prozesse von anderen Unternehmen übernehmen, die in ihrer Branche nicht optimal sind. |
