Benchmarking
Unternehmen, die ihre Leistung und/oder Prozesse verbessern wollen, können ein sogenanntes Benchmarking durchführen. Dabei versuchen sie, Best Practices zu identifizieren und daraus Verbesserungspotenzial für das eigene Unternehmen abzuleiten. Welche Phasen beim Benchmarking durchlaufen werden und welche Arten von Benchmarking es gibt, erfahren Sie hier.
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Zusammenfassung
Benchmarking im Überblick
- Bei dieser Methode vergleichen Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen mit denen der Konkurrenz
- Durch den Vergleich mit der Konkurrenz lässt sich Verbesserungspotenzialermitteln
- Beim Benchmarking durchlaufen Sie fünf Phasen
- Für jedes Unternehmensziel lassen sich passende Benchmarksdefinieren
Definition
Was ist Benchmarking?
Benchmarking ist eine Methode, um die eigenen Produkte oder Dienstleistungen mit denen der Konkurrenz zu vergleichen. Man orientiert sich dabei an sogenannten Best Practice Beispielen, die als Benchmark, also als Maßstab dienen.
Benchmarking am Praxisbeispiel
Sie stellen fest, dass Ihr Konkurrent – die Firma Müller – schon seit einiger Zeit die Marktführerschaft übernommen hat. Daher möchten Sie wissen, wie es dazu kommen konnte, dass die Firma Spitzenreiter am Markt ist. Der Ausweg: Ein Benchmarking, bei dem Sie die Prozesse, Produkte und Leistungen miteinander vergleichen.
Beim Benchmarking beschränken Sie sich jedoch nicht nur auf die Firma Müller, sondern schauen sich auch Ihre übrigen Konkurrenten genauer an. Sie suchen nicht nur im näheren geografischen Umfeld nach Best Practices, sondern auch im Ausland.
Auch in Bezug auf die Branche schränken Sie sich nicht ein. Schließlich können Sie nicht nur von Ihrer Branche lernen, sondern finden bestimmt auch in anderen Branchen Unternehmen, die Prozesse richtig gut managen oder interessante Strategien anwenden.
Kurz gesagt: Benchmarking meint den Vergleich mit erfolgreichen Wettbewerbern auch unterschiedlicher Branchen, um daraus Verbesserungen für das eigene Unternehmen ableiten zu können.
Warum nutzen Firmen Benchmarking?
Unternehmen, die Benchmarking durchführen, wollen durch den Vergleich mit ihrer Konkurrenz Verbesserungspotenzial finden. Im Idealfall wollen sie sogar besser werden als die Konkurrenten, mit denen sie sich vergleichen.
Der Vergleich soll zeigen, wo das eigene Unternehmen noch Schwachstellen hat und wie diese Prozesse verbessert werden können. Ganz allgemein können Sie sich als Unternehmer an den Best Practices der Konkurrenz orientieren und auf dieser Grundlage zu einer Optimierung der eigenen Produkte, Abläufe, Prozesse und damit letztlich auch Ergebnisse gelangen. Benchmarking ist ein Instrument, um die Wettbewerbsfähigkeit des eigenen Unternehmens zu erhöhen.
Ein weiteres Ziel des Benchmarkings kann auch das Qualitätsmanagement sein. Benchmarking lässt sich also zum Controlling nutzen. Durch den kontinuierlichen Vergleich zwischen dem angestrebten Soll- und dem aktuellen Ist-Zustand können Sie sehen, wie Sie Ihr Unternehmen noch verbessern können.
Die Vorgehensweise: Wie funktioniert Benchmarking?
Wenn Sie nun ein Benchmarking für Ihr Unternehmen durchführen möchten, müssen Sie unterschiedliche Schritte durchlaufen. Der Benchmark-Experte Michael J. Spendolini unterscheidet fünf Phasen beim Benchmarking. Von diesem Phasen-Modell gibt es mittlerweile eine ganze Reihe von Abwandlungen. Vielleicht hilft Ihnen diese hier:
1. Phase: Objekt auswählen
Da sich Benchmarking an konkreten KPIs, also betriebswirtschaftlichen Kennzahlen orientiert, müssen Sie sich für bestimmte Prozesse oder Abläufe entscheiden, die Sie vergleichen möchten. Es wird nicht gelingen, das Unternehmen als Ganzes mit einem anderen Unternehmen zu vergleichen. Dieser Vergleich wäre viel zu unspezifisch und würde daher zu keinem Ergebnis führen.
Sie wissen nicht, wie Sie die Prozesse oder Abläufe finden können, die Sie optimieren sollten? Dann beantworten Sie die folgenden Fragen:
- Was würden Sie aktuell als größtes Problem in Ihrem Unternehmen beschreiben?
- Gibt es spezifische KPIs, die auf das Problem hindeuten?
- Gibt es externes Feedback, zum Beispiel von Kunden, das Sie nutzen können, um beim Benchmarking Maßnahmen daraus abzuleiten?
- Können Sie auf Statistiken zurückgreifen, die das Problem umreißen?
- Können kundennahe Abteilungen wie der Vertrieb oder der Service Hinweise oder gar Daten liefern, die Sie für die Analyse verwenden können?
2. Phase: Team und Konkurrenten auswählen
Danach suchen Sie sich diejenigen Konkurrenten oder Partner aus, mit denen Sie sich vergleichen wollen. Auch hier sollten Sie das Feld eingrenzen. Es führt meist zu keinem guten Ergebnis, wenn Sie ein Benchmarking mit einer möglichst großen Anzahl an Konkurrenten durchführen.
Stattdessen sollten Sie sich bei der Durchführung auf einige wenige sogenannte Benchmarkpartner beschränken:
- Möchten Sie verschiedene Abteilungen im Unternehmen miteinander vergleichen, also ein internes Benchmarking durchführen?
- Wollen Sie sich mit ausgewählten Konkurrenten vergleichen? Ist also ein Business Benchmark innerhalb der gleichen Branche Ihr Ziel?
- Oder hoffen Sie auf Anregungen, indem Sie sich mit branchenfremden Unternehmen vergleichen?
3. Daten gewinnen
Beim Benchmarking geht es um den Vergleich, daher ist eine gut durchgeführte Datengewinnung bei diesem Instrument wichtig.
Um an Daten der Konkurrenz zu kommen, können Sie zum Beispiel in Geschäftsberichten, in Datenbanken oder in Statistiken wertvolle Hinweise auf Daten der Konkurrenz bekommen. Auch einige Online-Tools oder -Portale können eine erste Anlaufstelle sein.
Sollten Sie nicht zu zufriedenstellenden Ergebnissen kommen, können Sie spezialisierte Beratungen beauftragen, die Sie bei Ihrem Benchmark-Prozess unterstützen können.
4. Ergebnisse analysieren
Die Daten und KPIs, die in dem vorherigen Schritt zusammengetragen wurden, werden nun einer Analyse unterzogen. Durch den Vergleich der Datensätze sollte sich zeigen, an welchen Stellen es Unterschiede zwischen den beiden Unternehmen gibt. Diese Unterschiede können wiederum die Grundlage für weitere Überlegungen sein. Nämlich: Können Sie als Unternehmer die Prozesse in Ihrer Firma so umgestalten, dass sich daraus Vorteile für Ihr Unternehmen ergeben?
Dazu können Sie verschiedene Maßnahmen und Strategien festlegen. Da Sie nicht wissen können, welche Veränderungen sich in Ihrem Unternehmen positiv auswirken, sollten Sie kleinschrittig vorgehen. Überfordern Sie sich und Ihre Mitarbeiter nicht mit der Umsetzung der neuen Maßnahmen und Ideen.
5. Maßnahmen überprüfen
Überlegen Sie sich im nächsten Schritt, wie und in welchem zeitlichen Rahmen Sie die neue Strategie umsetzen möchten. Wichtig dabei: Überprüfen Sie regelmäßig, welche Maßnahme auf Ihr Unternehmen passt.
Denken Sie immer daran, dass es keine komplette Vergleichbarkeit zwischen Ihrem Unternehmen und der (noch) erfolgreicheren Konkurrenz gibt. Was bei Ihrem Konkurrenten funktioniert, muss noch lange nicht das richtige Mittel der Wahl sein, um die Leistung und Effizienz in Ihrem Unternehmen zu erhöhen.
Legen Sie daher fest, in welchem Zeitraum die Maßnahmen überprüft werden sollen und was zu tun ist, wenn die Maßnahme in Ihrem Unternehmen keinen Erfolg zeigt.
Info
Praxisbeispiel: So könnte Ihr Benchmarking aussehen
Nehmen wir an, Sie führen eine Marketingagentur und möchten sich mit dem aktuellen Branchenführer benchmarken. Dazu könnten Sie eine Beratung beauftragen, eine Studie durchzuführen, bei der wichtige Kennzahlen, sogenannte Key Performance Indicators (KPIs), miteinander verglichen werden.
Sie könnten zum Beispiel folgende KPIs genauer anschauen:
- Mitarbeiterzufriedenheit
- Kundenzufriedenheit
- Umsatz
- Gewinn
- Neukundengewinnung
Durch den Vergleich der KPIs der Konkurrenz mit Ihren Zahlen, werden Sie sehen, an welcher Stelle die Konkurrenz aktuell noch besser aufgestellt ist. Im nächsten Schritt müssen Sie sich überlegen, wie Sie geeignete Maßnahmen ableiten, um die KPIs in Ihrem Unternehmen zu verbessern.
Welche Benchmarks gibt es?
Im Prinzip kann man sich als Unternehmer für nahezu jedes Unternehmensziel passende Benchmarks definieren. Daher lässt sich pauschal auch gar nicht sagen, welche Benchmarks es gibt – die hängen eben davon ab, was verglichen werden soll.
Benchmarks, die häufig benutzt werden, sind zum Beispiel:
- Qualitätsbenchmarking
- Prozessbenchmarking
- Kostenbenchmarking
- Innovationsbenchmarking
Benchmarks lassen sich aber auch nach der Art und Weise der Gegenüberstellung unterscheiden:
- Kompetitives Benchmarking: Dabei konzentrieren Sie sich auf Ihre Konkurrenz und versuchen herauszufinden, was der Wettbewerb besser macht als Sie selbst bzw. das eigene Unternehmen.
- Internes Benchmarking: Konzentrieren Sie sich auf das eigene Unternehmen und vergleichen Sie verschiedene Abteilungen oder Filialen miteinander, nennt man das internes Benchmarking.
- Funktionales Benchmarking: Beim funktionalen Benchmarking konzentrieren Sie sich auf Unternehmen, die ähnliche Dienstleistungen oder ähnliche Produkte anbieten. Diese Unternehmen müssen jedoch nicht aus der gleichen Branche kommen. Es genügt, wenn das Objekt, das gebenchmarkt werden soll, dem eigenen Produkt oder der eigenen Dienstleistung ähnelt. So können Sie beispielsweise als Marketing-Dienstleistung ein Benchmarking mit einem IT-Anbieter anstreben, falls es in beiden Unternehmen Produkte mit einigen Überschneidungen gibt.
