Zusammenfassung
Die Spesenabrechnung im Überblick
- Spesen entstehen durch beruflich veranlasste Reisen.
- Spesen sind Kosten für Verpflegung, Transport, Übernachtung und weitere dienstlich bedingte Ausgaben.
- Die Abrechnung erfolgt durch Belege oder Pauschalen und dient als Nachweis für das Unternehmen und das Finanzamt.
- Auch Selbstständige und Freiberufler müssen Spesen korrekt dokumentieren.
- Nicht alle Ausgaben während einer Reise gelten als Spesen.
- Private Kosten sind ausgeschlossen.
- Die Abrechnung muss fristgerecht erfolgen, sonst entfällt der Erstattungsanspruch.
Definition
Was ist eine Spesenabrechnung?
Eine Spesenabrechnung dokumentiert die Ausgaben, die während einer Geschäftsreise entstehen und privat vorgestreckt wurden. Dazu zählen Verpflegungs-, Übernachtungs- und Beförderungskosten sowie weitere dienstlich bedingte Ausgaben. Die Abrechnung ermöglicht die Erstattung dieser Kosten durch das Unternehmen oder deren Berücksichtigung bei der Steuer. Wichtig ist, dass die Ausgaben unmittelbar durch die Geschäftsreise verursacht sind. Unzulässige Angaben oder bewusste Falschangaben können arbeitsrechtliche Folgen haben.
Welche Ausgaben gelten als Spesen?
Kostenarten in der Spesenabrechnung und Spesenpauschalen
- Beförderungskosten
- Übernachtungskosten
- Verpflegungskosten
- sonstige Kosten
Transportkosten und Fahrtaufwand
Fahrtkosten entstehen durch die Fortbewegung während der Geschäftsreise. Sie können mit dem Bahn-, Flug- oder Mietwagen sowie dem Taxi erfolgen, das Transportmittel spielt also keine Rolle.
Bei Fahrten mit dem privaten PKW gibt es drei Varianten der Abrechnung:
- Kilometerpauschale: 0,30 € je Kilometer bei Pkw, 0,20 € bei Motorrad
- Fahrtenbuch: Aufzeichnung aller beruflichen Fahrten inklusive Belegen (z. B. Tankquittungen)
- Individueller Kilometersatz: Berechnung der tatsächlichen Fahrzeugkosten über 12 Monate mit detailliertem und vollständigem Nachweis
Kosten für den Firmenwagen werden nicht über die Spesenabrechnung erfasst, da sie bereits dem Unternehmen zugeordnet sind. Benutzen Sie den Firmenwagen und tanken diesen dann voll, können Sie sich diese Kosten aber vom Arbeitgeber wieder zurückholen. Dafür bietet sich ein Fahrtenbuch zur Dokumentation an.
Und auch private Fahrten mit einem Mietwagen während einer Dienstreise müssen von den Spesen abgezogen werden.
Übernachtungskosten richtig trennen
Übernachtungskosten können vollständig abgerechnet werden. Allerdings müssen Sie darauf achten, die Übernachtungskosten von den Verpflegungskosten zu trennen. Ist das Frühstück im Preis enthalten, muss dieser Anteil gesondert bewertet werden. Lässt sich der Verpflegungsanteil nicht exakt bestimmen, wird ein pauschaler Abschlag von 20 Prozent vorgenommen, der auf die Verpflegungspauschale angerechnet wird.
Verpflegungspauschalen bei Dienstreisen
Für Verpflegung, also alles, was getrunken und gegessen wird, gelten folgende Pauschalen:
- Keine Erstattung bei Reisen unter 8 Stunden
- 14 € bei Abwesenheit von 8 bis unter 24 Stunden
- 28 € bei 24-stündiger Abwesenheit
- 12 € bei eintägiger Reise mit Übernachtung
Diese Erstattungen sind einmalig und beziehen sich jeweils auf die komplette Dauer.
Dauert eine Geschäftsreise beispielsweise 36 Stunden, betragen die Spesen einmal 28 Euro für 24 Stunden und einmal 14 Euro für die verbleibenden 12 Stunden.
Bei Reisen ins Ausland richtet sich der Verpflegungsmehraufwand nach den Pauschalen des jeweiligen Landes.
Sonstige abrechenbare Kosten
Sonstige Spesen sind die, die in keine der bereits genannten Kategorien passen. Zu den sonstigen Spesen zählen unter anderem:
- Gebühren für Internetnutzung
- Parkkosten
- Teilnahmegebühren für dienstlich relevante Veranstaltungen
Diese Kosten sind nur bei Vorlage von Belegen sowie Quittungen und mit dokumentiertem Bezug zur Reise erstattungsfähig. Private Ausgaben sind auch hier nicht abzugsfähig.
Rechtliche Grundlage und Erstattungsanspruch
Pflicht zur Kostenerstattung
Arbeitgeber sind laut BGB verpflichtet, beruflich bedingte Spesen zu erstatten.
Voraussetzung ist eine ordnungsgemäß und fristgerecht eingereichte Abrechnung der Spesen- und Reisekosten.
Wichtige Fristen für die Einreichung
- Die gesetzliche Frist beträgt drei Jahre
- Unternehmen dürfen eigene Fristen definieren, jedoch nicht unter drei Monaten
- Bei Fristüberschreitung besteht kein Anspruch auf Erstattung
Tipp
Spesen als Werbungskosten absetzen
Nicht erstattete Spesen können als Werbungskosten in der Steuererklärung angesetzt werden. Allerdings lohnt sich das oft nur bei Beträgen über der Werbungskostenpauschale von 1.000 € jährlich.
