Registrierkassen: Der richtige Umgang mit den Aufzeichnungen

Aktualisiert am: 20.03.2017

Ob bar oder mit Karte: Registrierkassen zeichnen die Einnahmen und Ausgaben vieler kleiner und großer Unternehmen auf. Die Kassenführung ist ein wichtiger Bestandteil des unternehmerischen Alltags. Welche Kassensysteme es gibt, wie streng die jeweiligen steuerlichen Vorschriften sind und was Unternehmer in diesem Zusammenhang beachten müssen, erfahren Sie hier. Dabei sind vor allem die Änderungen der Aufzeichnungspflichten elektronischer Kassensysteme zu beachten, die seit Beginn 2017 verpflichtend sind.

Vereinfachte Registrierkassenbelege: Diese Vorteile gelten für Kleinunternehmer

Bevor sich Unternehmer mit dem Thema der Registrierkassen beschäftigen müssen, sollten sie erst klären, ob sie Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts sind. Darunter fallen Einzelgewerbetreibende, deren Umsätze dauerhaft nicht über 17.500 EUR pro Jahr liegen. Als Kleinunternehmer kann man auf die Anwendung des Umsatzsteuerrechts verzichten. Man muss also keine Umsatzsteuer bezahlen und hat im Gegenzug keinen Vorsteuerabzug.

Der Vorteil liegt in der einfacheren Handhabung. Es muss nicht geprüft werden, ob ein Umsatz umsatzsteuerfrei ist oder dem Steuersatz von 19 % oder 7 % unterliegt. Hierüber muss auch bei den erzeugten Registrierkassenbelegen nicht differenziert werden.

Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) oder Bilanzierung?

Zur Gewinnermittlung in der Einkommensteuer muss normalerweise eine Bilanz erstellt werden. Liegen die Jahresumsätze auf Dauer nicht über 600.000 EUR und die Gewinne nicht über 60.000 EUR, kann der Kleinunternehmer als Gewinnermittlung die Einnahmen-Überschussrechnung (kurz EÜR = „4-3-Rechnung“) wählen. Freiberufler können stets die EÜR anwenden.

Hier gilt als Gewinn die Differenz von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Auch hier sind Bargeschäfte in den Kassenaufzeichnungen zu erfassen. Allerdings muss ein Kassenendbestand nicht ermittelt werden, sofern kein bargeldintensiver Betrieb (s.u.) vorliegt.

Das trifft nicht auf Sie zu? Gut! Dann wird es ab jetzt interessanter für Sie.

Registrierkassen: Diese Systeme gibt es

 Elektronische Kasse (stand alone)

Diese Kassen können programmiert werden. Das Erfassen von Verkäufen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen ist möglich. Der Zugang zur Kasse erfolgt meist über einen – mechanischen – Schlüssel. Auf diese Weise können die Umsätze mehrerer Verkäufer oder Bediener getrennt erfasst werden. Mit dem Chefschlüssel sind weitere Funktionen wie Storno, Zwischensumme oder Tagesendsumme abrufbar. Deshalb müssen Sie im Supermarkt immer erst auf den Marktleiter und seinen Schlüssel warten, wenn der Kassiererin ein Fehler unterlaufen ist.

PC-Kasse im Netz

Diese Kassen stehen in permanenter Verbindung zu einem zentralen Server (PC). Die Programmierung erfolgt entweder an der Kasse selbst oder einfacher über den PC. Die Umsätze, Steuersätze etc. werden dem Server gemeldet und dort gespeichert. Über Mobilgeräte (Orderman) können z.B. in der Gastronomie Bestellungen an Theke oder Küche weitergegeben werden. Mit Scannern können Artikel erfasst und mit der Kasse abgerechnet werden. Die verkauften Artikel gehen als Bestandsminderung in die Bestandsbuchhaltung ein.

Allgemeines zur Kassenführung

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben müssen täglich festgehalten werden. Werden Waren mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen veräußert, müssen Unterlagen hierzu geführt und aufbewahrt werden. Das gilt natürlich auch im Dienstleistungsbereich. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre.

Kassenaufzeichnungen in der EÜR

Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben müssen durch Belege nachgewiesen werden. Für die Ordnungsmäßigkeit der Kasse sind folgende Aufzeichnungen notwendig:

  • Die Erfassung der Tageseinnahmen in einer Summe ist ausreichend, wenn sich die Einzelbeträge aus den unter Aufzeichnungspflichten genannten Belegen ergeben (Kassenstreifen, Journale). Ansonsten ist jede Einnahme getrennt aufzuzeichnen und zu belegen.
  • Betriebsausgaben müssen einzeln aufgezeichnet und mit Belegen (Eingangsrechnungen, Quittungen) nachgewiesen werden.
  • Kartenzahlungen (EC-Karte, Kreditkarte) sind gesondert zu vermerken, um eine Doppelerfassung als Kasseneinnahme und Bankzugang zu verhindern.
  • Private bare Einlagen oder Barentnahmen sind zu vermerken. 

Das Feststellen eines Kassenbestandes ist insoweit nicht notwendig. Anderes gilt bei bargeldintensiven Betrieben.

Bargeldintensive Betriebe

Als bargeldintensiv gelten Betriebe, deren Umsätze überwiegend bar vereinnahmt werden. Das sind z.B. Bäckereien, Metzgereien, Gaststätten und Imbisse, Frisöre und Kosmetikstudios. Hier sind weitere Aufzeichnungspflichten zu beachten:

  • Zählen des tatsächlichen Kassenbestandes nach einem gewissen Zeitraum, am besten am Ende jedes Tages.
  • Abgleich des gezählten Kassenbestandes mit dem Kassenbestand laut Kassensystem. Dabei werden Kassenausgaben (bezahlte Rechnungen, Bankeinzahlungen, Barentnahmen) bzw. sonstige Kassenzugänge (Bankabhebung, bare Einlagen) einbezogen, die im Laufe des Tages getätigt wurden.
  • De facto entspricht dies der Führung eines Kassenbuches (s.u.).

In jedem Fall sind die Kassenaufzeichnungen unveränderbar und GoBD-konform vorzunehmen. Das bedeutet:

  • Aufzeichnung in Papierform mit Kugelschreiber (kein Bleistift) und Unterschrift oder
  • Erfassung in einem revisionssicheren unveränderbaren Buchhaltungsprogramm.

Der Eintrag in eine veränderbare Excel-Tabelle reicht für die Ordnungsmäßigkeit nicht aus. Lesen Sie hierzu auch unseren Beitrag „GoBD-konforme Rechnungsstellung mit Word und Excel“.

Kassenbuch

Wird der Gewinn durch Bestandsvergleich mit Bilanzerstellung ermittelt, ist ein Kassenbuch zu führen (s.o. bargeldintensive Betriebe). Hierzu ist folgendes zu tun:

  • Der Kassenendbestand muss täglich durch Zählen ermittelt werden.
  • Der Abgleich mit dem Kassen-Soll laut Kassensystem muss hergestellt werden.
  • Beim Abgleich sind sonstige Kassenbewegungen mit einzubeziehen. 
Elektronische Kassensysteme: Aufzeichnungspflichten (ab 2017)

Elektronische Kassensysteme, die die nachstehenden Anforderungen nicht erfüllen, dürfen seit 1.1.2017 nicht mehr verwendet werden. Die seit 2010 laufende Übergangsfrist ist am 31.12.2016 abgelaufen.

Kassenbelege

Alle Belege sind 10 Jahre aufzubewahren.

Einzelaufzeichnungspflicht

Jede Bonierung und jeder Tastendruck bzw. „Touch“ wird von der Kasse erfasst. Damit entsteht ein elektronischer Beleg, der nach den GoBD einzeln aufzuzeichnen und aufzubewahren ist. Die Zusammenfassung oder Verdichtung der Verkäufe an einen Kunden oder die ausschließliche Speicherung in einem Betrag ist nicht zulässig.

Aufzuzeichnen sind alle dem Kassensystem eingegebenen Informationen. Insbesondere

  • Datum der Eingabe,
  • Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Waren bzw. Leistung,
  • Betrag,
  • Umsatzsteuer bzw. Umsatzsteuersatz.

Werden mit einer Kasse Rechnungen erstellt (z.B. Bewirtungsbelege) sind auch diese aufzubewahren Aufzubewahren sind auch die fortlaufend nummerierten Tagesendsummenbons.

Achtung: Tagesendsummenbons

Die alleinige Aufbewahrung von Tagesendsummenbons (Z-Bons) zum Nachweis eines ordnungsmäßigen Kassensystems ist seit dem 1.1.2017 nicht mehr zulässig.

Der bisherige Verzicht auf Einzelaufzeichnung bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung gilt ab 2017 beim Einsatz von Registrierkassen nicht mehr.

Ursprungsformat

Elektronische Registrierkassen und PC-Kassen erzeugen Belege und Daten. Diese Belege und Daten sind in ihrem Ursprungsformat (csv etc.) aufzubewahren. Das gilt für Papierform wie für digitale Daten. Je nach Kassensystem sind dies z.B.:

  • Kassenstreifen, Tagesendsummenbons
  • Speicherjournale, Umsatzdateien

Die Aufbewahrung nur in gedruckter Form ist unzulässig.

Zusätzlich müssen die digitalen Daten auswertbar sein. Dazu werden sie i.d.R. in einem Listenformat abgespeichert. Die Strukturinformationen, d.h. der Aufbau der Listen, muss ebenfalls digital vorgehalten werden.

Auswertungen

Aufgrund der Einzeleingaben erzeugen die Kassen die gängigen Journale und sonstige statistische Auswertungen. Darüber hinaus werden z.B. Arbeitszeiten der Bediener, deren Umsätze etc. erfasst. Auch diese Daten sind digital und unveränderbar vorzuhalten.

Programmierungen, Stammdaten, Speicherzugriffe

Aufbewahrungspflichtig sind ebenso alle Protokolle über Programmierungen (z.B. Eingeben von Bedienern, Artikeln, Preisen und Steuersätzen oder Einrichten von Schnittstellen zu anderen Modulen), Auslesen von Zwischensummen, Tagesendsummen oder sonstige Zugriffe auf den Speicher und Löschen von Journalen und sonstige „Nullstellungen“.

Digitaler Datenzugriff

Alle vorgenannten digitalen Daten müssen dem Finanzamt zugänglich gemacht werden. Bislang ist diese Anforderung nicht normiert. Ab 2020 muss dies in einem vom Finanzamt vorgeschriebenen Format erfolgen.

Einsatzort

Bei mobilen Kassen (z.B. Orderman) sind auch die konkreten Einsatzorte und -zeiträume zu protokollieren und aufzubewahren.

Benutzerhandbuch

Um die Kasse überprüfen zu können, muss dem Betriebsprüfer auch das Benutzerhandbuch der Kasse zur Verfügung gestellt werden.

Unbare Vorgänge

Bei Zahlungen mittels EC-Karte (EC-Cash) oder Kreditkarte (EFT – Electronic Funds Transfer = elektronischer Kapitaltransfer per Chip- oder Magnetstreifenkarte) muss ein Abgleich mit den Bankdaten und der Buchführung möglich sein.

Schecks sind wie Bargeld zu behandeln. Die Scheckeinreichungen und Einzahlungen auf dem Bankkonto müssen mit den Kassenausgängen abgestimmt werden können.

Aufzeichnungspflichten (ab 2018 und Folgejahre)

Ab 2018

Ab 2018 ist eine unangemeldete „Kassennachschau“ durch das Finanzamt beim Unternehmer möglich. Vorlagepflichtig sind dann die ab 2017 aufzubewahrenden Aufzeichnungen.

Ab 2020

Kassensysteme müssen ab 2020 über eine „zertifizierte Sicherheitseinrichtung“ verfügen. Diese umfasst

  • ein Sicherheitsmodul,
  • ein Speichermedium und
  • eine einheitliche digitale Schnittstelle für den Datenzugriff des Finanzamts.

Zusätzlich muss über den Geschäftsvorfall ein Beleg ausgestellt werden können. Das verwendete Kassensystem ist dem Finanzamt bis 31.01.2020 mitzuteilen.

Übergangslösung

Können Kassen, die in der Zeit zwischen dem 26.11.2010 und 31.12.2019 angeschafft worden sind, bauartbedingt nicht auf die o.g. Anforderungen aufgerüstet werden, dürfen diese Kassen noch bis 31.12.2022 verwendet werden.

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