Dokumente digitalisieren – Das versteht man darunter
Bei der Digitalisierung von Dokumenten werden Unterlagen in Papierform wie z. B. Belege in digitale Formate umgewandelt. Dazu werden Dokumentenscanner und Digitalkameras eingesetzt. Scanner verfügen in der Regel über einen automatischen Dokumenteneinzug, bieten vielfältige Schnittstellen zu diversen Systemen und haben oft eine Texterkennung an Bord. Dokumentenscanner eignen sich insbesondere für die Digitalisierung großer Papiermengen.
Tipp
Applikationen zum Scan von Dokumenten
Für das Digitalisieren einzelner Dokumente können auch mobile Digitalkameras eingesetzt werden. In der Regel sind beide Möglichkeiten – Dokumentenscanner und Kamera – in Softwarelösungen eingebettet, zum Beispiel die Smartphone-Kamera in eine Buchhaltungs-Applikation.
Die Digitalisierung von Dokumenten bietet viele Vorteile
Die Digitalisierung von Dokumenten bringt Unternehmen viele Vorteile: Die Informationen können schnell und ortsunabhängig fließen, das führt zu enormen Effizienzgewinnen. Werden digitale Dokumente zentral abgelegt, haben die involvierten Mitarbeiter stets Zugriff auf die neueste Version. Die Zusammenarbeit wird so deutlich verbessert und Fehlerquellen minimiert. Änderungen an digitalen Dokumenten können automatisiert gespeichert und sind transparent nachverfolgbar.
Nicht zuletzt werden Platz und Kosten gespart, da digitale Dokumente weder Räumlichkeiten noch Aktenschränke benötigen. Die bisherigen Papierberge an Belegen und anderen ausgedruckten Dokumenten haben ein Ende. Automatisierte Prozesse sorgen außerdem dafür, dass Inhalte automatisch erkannt, zugeordnet und korrekt archiviert werden.
Diese Dokumente können digitalisiert werden
Die Digitalisierung schreitet enorm voran und durchdringt mittlerweile sämtliche Unternehmensbereiche und Branchen, entsprechend differenziert sollte das Thema in KMU strategisch angegangen werden. Grundsätzlich können alle Papierdokumente digitalisiert werden. Naheliegend sind zunächst in Unternehmen quantitativ häufig anfallende Dokumente wie:
- Buchhaltungsunterlagen
- Personalakten
- Rechnungen
- Kaufbelege
- Dokumentationen aller Art
Auch Verträge, Jahresabschlüsse oder Projektunterlagen können digitalisiert und elektronisch archiviert werden.
Großer Effizienzgewinn: Unterlagen für die Buchhaltung digitalisieren
Besonders große Effizienzgewinne lassen sich in der Buchhaltung erzielen. Webbasierte Buchhaltungslösungen wie lexoffice sorgen hier für enorme Arbeitserleichterungen. Eine Software ist zum Beispiel in der Lage, eingehende Rechnungen automatisiert zu erfassen, zu verarbeiten und vorkontiert an die Buchungssysteme zu übergeben.
Müssen Ausgaben dokumentiert werden, können erhaltene Papier-Rechnungen zum Beispiel mit der Smartphone-App einer Buchhaltungslösung fotografiert werden und sind dadurch automatisch digital für das System verfügbar. Eine integrierte Texterkennung (OCR) sorgt dafür, dass Beträge automatisch ausgelesen und zugeordnet werden können. Die Digitalisierung der Dokumente kann somit mit Hilfe eines Smartphones unmittelbar vor Ort erfolgen, händische Nachbearbeitungen sind nur in Ausnahmefällen nötig.
Digitale Personalakte
Ein ebenfalls großer Effizienzgewinn ist mit der Digitalisierung von Personalakten realisierbar. Ein besonderer Vorteil ist hier, dass die Inhalte zeit- und ortsunabhängig abrufbar sind, zum Beispiel auch in anderen Filialen. Außerdem werden die für Papierdokumente typischen aufwändigen und zeitraubenden Verwaltungsarbeiten deutlich beschleunigt. Worauf Sie bei der Digitalisierung der Personalakten achten sollten, lesen Sie im Artikel „Digitale Personalakte: Das müssen Sie beachten“.
Wurden Dokumente erfolgreich eingescannt und digitalisiert, müssen sie verwaltet und revisionssicher abgespeichert werden. Dafür werden so genannte Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) genutzt.
Elektronische Dokumentenmanagement-Systeme organisieren das papierlose Büro
Statt Unterlagen in schweren Aktenordnern und raumgreifenden Schränken zu archivieren, können digitale Dokumente von einem elektronischen Dokumentenmanagement-System (DMS) datenbankgestützt verwaltet werden. DMS haben sich in den vergangenen Jahren zu umfassenden Lösungen weiterentwickelt, mit denen eine Vielzahl administrativer Büroaufgaben erledigt werden kann.
Mit Hilfe der DMS können Geschäftsdokumente digitalisiert, von unterschiedlichen Mitarbeitern bearbeitet und revisionssicher archiviert werden. Die digitalen Dokumente werden entweder auf dem eigenen Firmenserver oder – immer öfter – in einer Cloud verwaltet.
Zu den Kernfunktionalitäten der DMS gehört es, Inhalte der Dokumente automatisch zu analysieren und zu indexieren. Dies ermöglicht eine spätere Inhaltssuche und die Dokumente sind leicht wieder auffindbar. Nahezu alle Lösungen arbeiten GoBD-konform. Änderungen an den Dokumenten werden dabei ebenso festgehalten wie Verantwortlichkeiten und Bearbeitungsstatus.
Außerdem bieten alle DMS umfangreiche Benutzer- und Zugriffsverwaltungen. Der Anbietermarkt ist groß und unübersichtlich. Eine gute Orientierung liefern Bewertungsportale wie Capterra oder OMR Reviews.
Eine saubere Dokumentation ist beim Digitalisieren der Dokumente wichtig
Wurden Dokumente eingescannt und digital gespeichert, dürfen die Papieroriginale prinzipiell vernichtet werden. Voraussetzung für dieses „Ersetzende Scannen“ ist eine saubere Dokumentation der Arbeits- und Scan-Prozesse. GOBD und Aufbewahrungsvorschriften müssen dabei beachtet werden. Im Zuge der Verfahrensdokumentation müssen Unternehmen zudem die Nutzung von Software und Hardware dokumentieren sowie die Abläufe beschreiben. Somit sollte beispielsweise nachvollziehbar sein, wer wann welches Dokument gescannt hat.
Tipp
Es kann sinnvoll sein, bestimmte Dokumente in Papierform zu behalten
In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, wichtige Originale in Papierform zu behalten. Noch immer wird digitalen Dokumenten mitunter im Streitfall weniger Beweiskraft zugestanden als einem unterschriebenen Papierdokument. Es kann daher hilfreich sein, beispielsweise wichtige Verträge oder Kündigungsschreiben im Original aufzubewahren.
Solche Papierdokumente sollten jedoch die große Ausnahme sein. Unter Kosten-, Effizienz- und Klimagesichtspunkten hat das Papier im Büro ausgedient.
