Eisenhower-Matrix
Ein Meeting um 15 Uhr, unbeantwortete E-Mails, ausstehende Kundengespräche und eine neue Unternehmensstrategie. Die Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste scheinen endlos. Vor allem als Selbstständiger müssen Sie eine gute Selbstorganisation und Disziplin an den Tag legen, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen. Die sogenannte Eisenhower-Matrix verhilft Ihnen zu einem besseren Zeit- und Aufgabenmanagement. Wie diese Methode funktioniert und welche Vorteile sie bietet, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.
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Zusammenfassung
Eisenhower-Matrix im Überblick
- Die Eisenhower-Matrix ist eine Methode zum besseren Zeitmanagement und hat den 34. US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower als Namensgeber.
- Sie unterteilt Aufgabenlisten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, die gleichzeitig die zwei Achsen der Matrix bilden.
- Die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix lauten: a) wichtig und dringend, b) wichtig und nicht dringend, c) dringend und nicht wichtig sowie d) nicht wichtig und nicht dringend.
- Die A-Aufgaben sollten Sie direkt erledigen, die B-Aufgaben terminieren und selbst erledigen, die C-Aufgaben delegieren und die D-Aufgaben verwerfen.
- Einige Vorteile der Eisenhower-Matrix sind die einfache Umsetzung, Zeitersparnis, verständliche Visualisierung und gesteigerte Produktivität.
Definition
Was ist die Eisenhower-Matrix?
Die Eisenhower-Matrix – auch Zeitmanagement-Matrix genannt – ist eine bekannte Methode zur Ordnung und Priorisierung von Aufgaben. Wollen Sie Ihre To-Do-Liste nach der Eisenhower-Matrix ordnen, geht es darum, Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen.
Benannt wurde diese Matrix nach dem 34. US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Im August 1954 zitierte er in einer Rede einen Universitätspräsidenten: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.“
Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Eisenhower-Matrix?
Steht mal wieder die Wochenplanung an, ist es ein guter Zeitpunkt für eine Eisenhower-Matrix. So können Sie mit einer strukturierten und effizienten Arbeitsweise in die Woche starten. Alternativ können Sie für jeden Arbeitsbereich eine weitere Matrix für wichtige und dringende Aufgaben erstellen. Es ist oftmals sinnvoll, parallel an mehreren Matrizen zu arbeiten. Beispielsweise bietet es sich an, die Eisenhower-Matrix im Projektmanagement einzusetzen. Fertigen Sie ein Wichtig-Dringend-Koordinatensystem an und tragen Sie jedes Ihrer Projekte ein. Wichtig ist jedoch, dass Sie den Überblick behalten.
Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix?
Wollen Sie nach Eisenhower Ihre Aufgaben priorisieren, benötigen Sie eine Matrix mit zwei Achsen: Die eine repräsentiert wichtige Tätigkeiten, also Angelegenheiten, die von hoher Bedeutung sind. Die andere repräsentiert dringende Tätigkeiten, also Aufträge, die zeitnah zu erledigen sind. Inmitten der beiden Achsen der Wichtigkeit und Dringlichkeit, hat die Matrix insgesamt vier Quadranten. Im Folgenden gehen wir auf diese ein und zeigen Ihnen, wie Sie mit diesen Kriterien Ihre Ablauforganisation regeln.
- A-Aufgaben (wichtig und dringend): Wichtige und dringende Aufgaben sollten Sie mit der Eisenhower Matrix direkt erledigen. Nachdem diese Aufgaben innerhalb der Eisenhower-Priorisierung die größte Relevanz besitzen, sollten Sie diese Punkte selbst in Angriff nehmen. Dazu zählen Themen wie Rechtsstreitigkeiten, Deadlines zu Ihren Projekten und grundlegende Mängel in Ihrem Angebot.
- B-Aufgaben (wichtig und nicht dringend): Hier finden sich in der Regel Aufgaben ohne feste Deadline. Obwohl sie für die Firma oder den Unternehmer selbst wichtig sind, werden sie immer weiter in die Zukunft verschoben. Das passiert zum Beispiel mit der Entwicklung einer neuen Strategie oder der Auffrischung von Netzwerkkontakten. Damit sie nicht plötzlich zu A-Aufgaben werden, lautet die Devise: terminieren und selbst erledigen.
- C-Aufgaben (dringend und nicht wichtig): Typisch für die C-Kategorie sind Routineaufgaben im Arbeitsalltag wie die Überweisung von Rechnungen oder die Anfertigung von Meeting-Protokollen und Präsentationen. Möchten Sie Ihre Zeit damit nicht verschwenden, können Sie diese Aufgaben an Ihre Mitarbeiter delegieren.
- D-Aufgaben (nicht dringend und nicht wichtig): Nicht immer können Sie alles erledigen. Haben Sie als Führungskraft in der Matrix Aufgaben priorisiert, werden mit Sicherheit einige Themen übrigbleiben. Das ist zum Beispiel beim Sortieren von PC-Ordnern, Fotos und Regalen der Fall. Für den Moment können Sie diese Aufgaben ignorieren oder verwerfen.
Welche Vorteile bietet die Eisenhower-Matrix?
Die Eisenhower-Matrix bringt eine Reihe von Vorteilen für Unternehmer und Selbstständige mit. Das sind einige davon:
- Einfache Umsetzung: Anders als mit anderen Tools, die beim Zeitmanagement helfen sollen, bedarf es bei der Eisenhower-Methode keinerlei Einarbeitung oder zusätzlicher Hilfsmittel. Viel mehr gibt es im Netz für die Eisenhower-Matrix zahlreiche Excel-Vorlagen, die Ihnen den Start sogar erleichtern. Alles, was Sie dafür benötigen, sind Ihre Aufgaben, einen Laptop und etwas Zeit.
- Verständliche Visualisierung: Die Darstellung in einer Matrix mit vier Quadranten ist sehr vereinfacht. Das hat zum Vorteil, dass sie auf den ersten Blick leicht verständlich ist. Ein kurzer Blick auf die Eisenhower-Box genügt, um sich in den aktuellen Status einzufinden.
- Schneller Prozess: Vielleicht brauchen Sie zu Beginn etwas mehr Zeit, um wichtige von unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Das ist meistens davon abhängig, welcher Arbeitstyp Sie sind. Mit ein wenig Übung gelingt Ihnen die Prozessoptimierung immer besser und wird nicht mehr viel Zeit in Anspruch nehmen.
- Zeitersparnis: Die Eisenhower-Matrix hilft Ihnen dabei, kostbare Zeit zu sparen. Sekundäre oder gar redundante Aufgaben verschwinden aus Ihrer Prioritätenliste und machen Platz für das Wichtige.
- Produktivitätssteigerung: Halten Sie sich dauerhaft an die selbst gesetzte Priorisierung, haben Sie gute Chancen, langfristig produktiver zuwerden. Der stetige Fokus auf wichtige und dringende Aufgaben bringt Sie näher an die Realisierung Ihrer Geschäftsziele.
- Für den privaten und beruflichen Alltag: Häufig haben Selbstständige damit zu kämpfen, ihren privaten und beruflichen Alltag aufgrund der Arbeit im Homeoffice zu trennen beziehungsweise in Einklang zu bringen. Ein Wichtig-Dringend-Diagramm können Sie genauso gut für Ihre privaten wie für Ihre beruflichen Erledigungen anwenden.
Achtung
Die Eisenhower-Methode ist keine Lösung für zu viel Arbeit
Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Aufgabenliste Ihnen zu Kopf steigt und Dauerstress verursacht? Die Eisenhower-Matrix kann nur bedingt die Lösung dieses Problems sein. Gewiss trägt sie dazu bei, unwichtige Aufgaben zu vertagen oder zu eliminieren. Allerdings können Sie damit nicht immer die tatsächliche Last reduzieren. Um Stress nicht weiter zu begünstigen und für einen Aufgabenstau zu sorgen, müssen Sie sich in erster Linie realistische Ziele setzen. Dazu gehört die Frage, wie viel Sie täglich arbeiten können und wollen. Andernfalls drohen mentale Erkrankungen wie Burnout. Das ist insbesondere bei Selbstständigen keine Seltenheit.
