Zusammenfassung
Geschäftsreise im Überblick
- Geschäftsreisen sind berufsbedingte Ortswechsel, die außerhalb des gewöhnlichen Arbeitsortes stattfinden.
- Typische Kosten wie Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten können steuerlich geltend gemacht werden.
- Geschäftsreisen unterscheiden sich von Dienstreisen durch die Art der Tätigkeit (Privatwirtschaft vs. öffentlicher Dienst).
- Für die Reisekostenabrechnung gelten spezifische Pauschalen, wie z. B. die Verpflegungspauschale ab 8 Stunden Abwesenheit.
Definition
Was ist eine Geschäftsreise?
Eine Geschäftsreise bezeichnet eine beruflich notwendige Auswärtstätigkeit, die nicht am Arbeitsort oder in der Nähe des Wohnorts ausgeführt werden kann. Diese Reise dient geschäftlichen Zwecken, wie der Pflege von Geschäftskontakten oder der Teilnahme an Konferenzen. Im Steuerrecht wird sie als „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“ definiert und kann unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
Was zählt als Geschäftsreise?
Immer, wenn ein beruflich bedingter Ortswechsel notwendig ist, spricht man von einer Geschäftsreise. Dabei müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, um diese von einer gewöhnlichen Tätigkeit am Arbeitsort zu unterscheiden.
- Eine Geschäftsreise liegt vor, wenn der Arbeitsort oder die Wohnung der reisenden Person nicht geeignet sind, die beruflichen Aufgaben zu erledigen.
- Tätigkeiten, die in unmittelbarer Nähe des Unternehmens, z. B. auf der gegenüberliegenden Straßenseite, stattfinden, zählen nicht als Geschäftsreise.
- In der Privatwirtschaft wird von Geschäftsreisen gesprochen, während man im öffentlichen Dienst den Begriff „Dienstreise“ verwendet.
Das Steuerrecht fasst beide Begriffe unter „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“ zusammen. Die dabei entstehenden Reisekosten und Fahrtkosten gelten als Betriebsausgaben.
Typische Kostenarten:
- Reisekosten: Hierzu gehören z. B. Hotelübernachtungen und Unterkunftskosten.
- Verpflegungsmehraufwand: Kann geltend gemacht werden, wenn die Abwesenheit mindestens 8 Stunden beträgt.
- Fahrtkosten: Diese werden durch die Kilometer- bzw. Fahrtkostenpauschale abgerechnet.
Hinweis: Sowohl Fahrt- als auch Reisekosten können steuerlich abgesetzt werden.
Welche Arten von Geschäftsreisen gibt es?
Neben der klassischen Geschäftsreise, die für Montagen, Fortbildungen, Geschäftsabschlüsse oder im Rahmen des Verkaufs oder Vertriebs unternommen werden, gibt es auch noch:
- Messe- und Ausstellungsreisen
- Reisen zu Kongressen, Tagungen und Seminaren
- Incentive-Reisen, die Betriebsausflüge und Motivationsreisen beinhalten
Info
Wie lange dauert eine Geschäftsreise?
Eine Geschäftsreise muss mindestens 8 Stunden dauern, damit Verpflegungskosten erstattet werden können. Die maximale Dauer beträgt 3 Monate. Danach spricht man nicht mehr von einer Geschäftsreise, sondern von einer Entsendung.
Abgrenzung und steuerliche Aspekte von Geschäftsreisen
Nicht jede berufliche Tätigkeit außerhalb des Unternehmens zählt als Geschäftsreise. Auch die steuerliche Behandlung von Reisekosten unterliegt klaren Regeln.
Was gilt nicht als Geschäftsreise?
Kurzfristige Tätigkeiten in unmittelbarer Nähe des Unternehmens, wie beispielsweise auf der gegenüberliegenden Straßenseite, fallen nicht unter den Begriff der Geschäftsreise. Diese Tätigkeiten gelten nicht als berufsbedingte Auswärtstätigkeit und erfüllen somit nicht die Voraussetzungen für steuerliche Vorteile.
Begriffe und Unterschiede
- In der Privatwirtschaft spricht man von Geschäftsreisen.
- Im öffentlichen Dienst werden diese Reisen als Dienstreisen bezeichnet.
- Steuerrechtlich wird hingegen der Begriff „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“ verwendet.
Steuerliche Behandlung von Reisekosten
Die während einer Geschäftsreise entstehenden Aufwendungen können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden:
- Verpflegungskosten: Werden über den Verpflegungsmehraufwand pauschal erstattet, wenn die Reisezeit mindestens 8 Stunden beträgt.
- Fahrtkosten: Können über die Kilometerpauschale abgerechnet werden.
- Beispiele für absetzbare Kosten: Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Fahrtkosten.
Der Geschäftsreiseprozess
Der Ablauf einer Geschäftsreise beginnt mit der Planung und endet mit der Rückkehr. Währenddessen gibt es verschiedene Schritte, die systematisch organisiert werden müssen, um die Reise erfolgreich und effizient zu gestalten.
Reisevorbereitung
Die Vorbereitung einer Geschäftsreise erfordert die Klärung grundlegender Fragen, die den Zweck und Ablauf der Reise betreffen:
- Was ist das Ziel der Reise?
- Wie lange dauert die Reise?
- Wie viele Personen nehmen teil?
- Welche Geschäftspartner werden besucht?
Auf Grundlage dieser Überlegungen wird die Reise organisiert und konkrete Maßnahmen wie Buchungen oder die Zusammenstellung von Unterlagen werden vorbereitet.
Reiseorganisation
In dieser Phase werden alle notwendigen Schritte eingeleitet, um die Reise durchzuführen:
- Dokumente: Bereitstellung oder Beantragung von Reisepässen, Visa oder anderen Einreisedokumenten.
- Buchungen: Reservierung von Unterkünften, Flügen oder Leihfahrzeugen.
- Veranstaltungen: Kauf von Eintrittskarten für Konferenzen, Messen oder andere geschäftsbezogene Events.
- Zahlungsmittel: Bei Auslandsreisen ist es notwendig, Währungen zu tauschen oder geeignete Zahlungsmittel bereitzuhalten.
Reisedurchführung
Während der Geschäftsreise steht der berufliche Zweck im Vordergrund.
- Wichtige Termine wie Treffen mit Geschäftspartnern oder der Besuch von Veranstaltungen haben oberste Priorität.
- Freie Zeit außerhalb des beruflichen Programms kann flexibel genutzt werden.
Reisekostenabrechnung
Die Ausgaben, die während einer Geschäftsreise entstehen, werden in der Reisekostenabrechnung aufgelistet.
- Erstattungsfähige Kosten: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand und weitere Ausgaben, die mit der Reise in Zusammenhang stehen.
- Belegpflicht: Jede Ausgabe muss durch einen Beleg nachgewiesen werden, um erstattet zu werden.
Abrechnungsmethoden:
- Pauschale Beträge, wie die Verpflegungspauschale, richten sich nach der Dauer der Abwesenheit.
- Kilometerpauschalen werden anhand der zurückgelegten Distanz berechnet.
Controlling
Ein effizientes Controlling von Geschäftsreisen kann langfristig Kosten sparen.
- Datenanalyse: Kreditkartenabrechnungen, Buchungsdaten von Reisebüros und bisherige Reisekosten werden ausgewertet.
- Optimierung: Basierend auf den Erkenntnissen können zukünftige Reisen effizienter geplant werden.
Eine Geschäftsreise planen
Die Planung einer Geschäftsreise erfordert besondere Aufmerksamkeit, da viele Aspekte berücksichtigt werden müssen. Ähnlich wie bei einer Urlaubsreise ist eine gründliche Vorbereitung der Schlüssel, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Dabei müssen sowohl organisatorische als auch berufliche Fragen geklärt werden.
Das Reiseziel
Die Wahl des Reiseziels bestimmt die weiteren Planungen. Bei Reisen innerhalb Deutschlands gibt es meist weniger organisatorischen Aufwand als bei Auslandsreisen. Folgende Fragen sollten jedoch geklärt werden:
- Mit welchem Verkehrsmittel ist das Ziel am besten zu erreichen (z. B. Flugzeug, Zug, Auto)?
- Muss Geld in eine andere Währung umgetauscht werden?
- Sind Impfungen notwendig?
- Wie groß ist die Zeitverschiebung, und wie beeinflusst sie die Planung?
- Wie steht es um die Kommunikationsmöglichkeiten und die Internetverbindung am Zielort?
- Wird ein Dolmetscher benötigt?
- Gibt es vor Ort Feiertage oder Ereignisse, die die Geschäftsreise beeinflussen könnten?
Der Reisezweck
Der Zweck der Geschäftsreise beeinflusst, welche Vorbereitungen getroffen werden müssen:
- Ist ein Büro vor Ort erforderlich, z. B. für Meetings mit Geschäftspartnern?
- Wurden alle wichtigen Termine mit den Gesprächspartnern abgestimmt?
- Welche Unterlagen müssen mitgenommen werden?
- Sind Gastgeschenke angebracht? Falls ja, was wäre passend und welche kulturellen Gepflogenheiten müssen beachtet werden?
Die Reisedauer
Die Dauer der Geschäftsreise spielt eine wichtige Rolle bei der Organisation und Abstimmung im Unternehmen:
- Wurde eine Vertretung für die Abwesenheit bestimmt?
- Welche Aufgaben können delegiert oder vorübergehend ausgesetzt werden?
- Welche Kompetenzen müssen an die Vertretung übertragen werden?
- Müssen vor der Reise noch wichtige Punkte mit Kollegen besprochen werden?
Wichtige Unterlagen für die Geschäftsreise
Ohne die richtigen Dokumente sollte keine Geschäftsreise angetreten werden, insbesondere bei Reisen ins Ausland. Folgendes ist zu beachten:
- Identifikationsdokumente: Ein gültiger Personalausweis oder Reisepass sind unerlässlich. Bei Bedarf sollte ein internationaler Führerschein vorhanden sein.
- Reiseunterlagen: Tickets, Buchungsbestätigungen und Visumanforderungen sollten rechtzeitig geprüft und organisiert werden.
- Geschäftsunterlagen: Kopien wichtiger Dokumente sind vorzuziehen, um Originale vor Verlust zu schützen.
Zusatz-Tipp: Bei längeren Aufenthalten kann es sinnvoll sein, auch Freizeitaktivitäten und Sehenswürdigkeiten einzuplanen. Ein übersichtlicher Reiseplan hilft, alle Termine und Vorhaben im Blick zu behalten.
Geschäftsreise buchen
Die Buchung einer Geschäftsreise ist ein wichtiger Schritt, der sowohl die Organisation als auch die spätere Abrechnung betrifft. Dabei sind die steuerlichen Vorgaben für Pauschalbeträge und die Verteilung der Kosten zu beachten.
Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand
Die Verpflegungspauschale richtet sich nach der Dauer der Geschäftsreise:
- 14,00 Euro für Reisen ab 8 Stunden.
- 28,00 Euro für Reisen mit einer Dauer von mindestens 24 Stunden.
- Für jede weitere volle 8 Stunden kommen 14,00 Euro hinzu.
Wichtig: Es werden nur volle Zeiträume berücksichtigt. Beispiel: Eine 15-stündige Reise wird mit 14,00 Euro vergütet (8-Stunden-Pauschale), während eine 26-stündige Reise 28,00 Euro umfasst (24-Stunden-Pauschale).
Info
Wer zahlt das Essen auf Geschäftsreisen?
Grundsätzlich trägt der Reisende die Kosten für Verpflegung zunächst selbst. Diese Ausgaben werden dann über den Verpflegungsmehraufwand pauschal erstattet. Die Voraussetzung dafür ist, dass die Reise die Mindestdauer von 8 Stunden erreicht.
Buchung in der Buchhaltung:
Die Kosten für den Verpflegungsmehraufwand werden in der Buchhaltung auf das Konto „Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand“ gebucht.
Beispiel zur Buchung
- Kurze Geschäftsreise: Eine Reise dauert 12 Stunden. Da die Abwesenheit länger als 8 Stunden beträgt, wird die Pauschale von 14,00 Euro auf das entsprechende Konto gebucht.
- Längere Geschäftsreise: Eine Reise beginnt am Montagmorgen um 6 Uhr und endet am Dienstagabend um 20 Uhr. Die Gesamtdauer beträgt 38 Stunden. Es werden berücksichtigt:
- 28,00 Euro für die ersten 24 Stunden.
- 14,00 Euro für die folgenden 8 Stunden.
- Die restlichen 6 Stunden werden nicht vergütet.
- Gesamtkosten: 42,00 Euro, die auf das Konto „Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand“ gebucht werden.
Checkliste Geschäftsreise
Um auf eine Geschäftsreise optimal vorbereitet zu sein, ist eine Checkliste hilfreich. Sie stellt sicher, dass keine wichtigen Dokumente oder Gegenstände vergessen werden und alle organisatorischen Aspekte geklärt sind.
Wichtige Dokumente
- Gültiger Personalausweis oder Reisepass
- Führerschein (gegebenenfalls international gültig)
- Reiseunterlagen und Tickets
- Auslandskrankenversicherung
- Bargeld in der entsprechenden Währung
- Kreditkarte
- Visitenkarten
- Sperr- und Notfallnummern für den Fall von Diebstahl oder Verlust
Nützliche Gegenstände
- Handy oder Smartphone
- Laptop und Ladegeräte
- Powerbank oder Ersatzakkus
- Reiseapotheke
- Weltstecker für internationale Steckdosen
- Hygieneartikel (Zahnbürste, Zahnpasta, Deo, Kamm oder Bürste)
- Wechselkleidung
Vorbereitungen im Unternehmen
- Vertretung benennen und über die Abwesenheit informieren
- Vollmachten für dringende Entscheidungen erteilen
- Kontaktdaten und Aufenthaltsort hinterlegen
Hinweis: Eine gründliche Vorbereitung hilft, unangenehme Überraschungen während der Reise zu vermeiden. Mit der Checkliste haben Sie alle relevanten Punkte im Blick.
