Zusammenfassung
Das Journal im Überblick
- Das Journal wird in der Buchhaltung auch Grundbuch oder Tagebuch genannt und dokumentiert alle Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge.
- Einträge im Journal umfassen Datum, Betrag, Soll und Haben, Belegnummer sowie Erläuterungen.
- Das Journal dient als Grundlage für die Übertragung der Buchungen ins Hauptbuch.
- Gesetzliche Vorschriften zur Führung des Journals sind in den GoBD geregelt.
- Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre.
Definition
Was ist ein Journal in der Buchhaltung?
Das Journal in der Buchhaltung ist ein Register, in dem sämtliche Geschäftsvorfälle eines Unternehmens in zeitlicher Reihenfolge erfasst werden. Es enthält die folgenden Informationen:
- Buchungsdatum und fortlaufende Journalnummer
- Betrag sowie Kontierung in Soll und Haben
- Verweis auf Belege und Erläuterungen zu den Buchungen
Das Journal wird auch als Grundbuch der Buchführung bezeichnet, da es eine ordnungsgemäße Dokumentation ermöglicht und die Basis für die Eintragung ins Hauptbuch darstellt.
Rechtliche Grundlage: Die Führung eines Journals ist durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) vorgeschrieben.
Welche Bücher gibt es in der Buchhaltung?
Neben dem Journal gibt es weitere wichtige Bücher, die in der Buchhaltung verwendet werden. Dazu zählen:
Das Hauptbuch
Die Nebenbücher
Nebenbücher enthalten detaillierte Informationen zu spezifischen Bereichen wie:
- Debitorenbuch: Übersicht über Kundenforderungen.
- Kreditorenbuch: Verwaltung von Lieferantenverbindlichkeiten.
- Kassenbuch: Chronologische Aufzeichnung aller Bargeldbewegungen.
Achtung
Aufbewahrungsfrist beachten
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Journale und andere Buchhaltungsdokumente beträgt 10 Jahre.
Der Aufbau eines Journals in der Buchhaltung
Ein Journal in der Buchhaltung wird klar strukturiert, um alle Geschäftsvorfälle übersichtlich und nachvollziehbar zu dokumentieren. Die Inhalte werden in Tabellenform organisiert.
Wichtige Spalten eines Journals
Die wichtigsten Informationen, die in einem Journal festgehalten werden, umfassen:
- Buchungsdatum: Der Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls.
- Journalnummer: Fortlaufende Nummerierung der Einträge.
- Soll- und Haben-Konto: Angabe der Kontierung gemäß der doppelten Buchführung.
- Buchungstext: Beschreibung des Geschäftsvorfalls.
- Belegdatum und Belegnummer: Referenz zu Belegen, die die Buchung dokumentieren.
- Zusätzliche Angaben: Steuerart und Steuerbetrag, falls erforderlich.
Tipp
Praktische Erstellung eines Journals
Für die Dokumentation eines Journals können Sie entweder eine Tabellenkalkulation verwenden oder eine Buchhaltungssoftware wie Lexware Office einsetzen, die speziell für die Journalführung entwickelt wurde.
Zusammenhang mit anderen Büchern
Ein Journal in der Buchhaltung basiert häufig auf Einträgen aus anderen Büchern, wie:
- Kassenbuch: Erfasst chronologisch alle Bargeldbewegungen.
- Einkaufswarenbuch: Dient zur Dokumentation von Wareneinkäufen.
- Verkaufswarenbuch: Hält den Verkauf von Waren fest.
Diese Bücher dienen als Vorlagen für das Journal und erleichtern eine effiziente Buchhaltung.
Das Journal trägt in der Buchhaltung auch den Namen „Primanota“
In der Buchhaltung wird das Journal gelegentlich auch als „Primanota“ bezeichnet. Dieser Begriff stammt aus der Bankbuchhaltung früherer Zeiten und bedeutet übersetzt „erste Aufzeichnung“.
Primanota in der traditionellen Buchhaltung
Früher war die Primanota eine schriftliche Erfassung aller Geschäftsvorfälle, bevor diese ins Journal übertragen wurden. Der Begriff beschreibt somit die erste Dokumentation eines Vorgangs, die die Grundlage für die weitere Verarbeitung in der Buchhaltung bildet.
Primanota in der modernen EDV-gestützten Buchhaltung
Auch in der heutigen Zeit wird der Begriff Primanota noch verwendet:
- In der EDV-gestützten Buchhaltung beschreibt er vorbereitete, aber noch nicht endgültig in das Journal eingetragene Buchungen.
- Diese Buchungen können ausgedruckt werden, um sie vor der endgültigen Eintragung zu prüfen und zu dokumentieren.
Der Begriff Primanota unterstreicht die Bedeutung des Journals als erste und unverzichtbare Ebene der Buchführung, die alle späteren Buchungen und Auswertungen stützt.
