Pflichtenheft
Erhalten Sie einen Auftrag, dessen Durchführung im Detail geplant werden muss, sollten Sie ein sogenanntes Pflichtenheft erstellen. In diesem Dokument beschreiben Sie, wie Sie die Kundenwünsche in die Praxis umsetzen werden. Lesen Sie hier, wie ein Pflichtenheft strukturiert ist und worauf Sie beim Schreiben achten sollten.
Hinweis: Gendergerechte Sprache ist uns wichtig. Daher verwenden wir auf diesem Portal, wann immer möglich, genderneutrale Bezeichnungen. Daneben weichen wir auf das generische Maskulinum aus. Hiermit sind ausdrücklich alle Geschlechter (m/w/d) mitgemeint. Diese Vorgehensweise hat lediglich redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung.
Zusammenfassung
Pflichtenheft im Überblick
- Das Pflichtenheft wird vom Auftragnehmer für den Auftraggeber geschrieben.
- Das Pflichtenheft ist ein Konzept, das alle Aufgaben eines Projekts beschreibt.
- Das Pflichtenheft ist die Grundlage für die Projektplanung und den Projekterfolg.
Definition
Was ist ein Pflichtenheft?
Der Auftragnehmer beschreibt im Pflichtenheft für seinen Kunden, wie er einen Auftrag für ihn konkret abwickelt. Das Pflichtenheft ist auch als Gesamtsystemspezifikation, fachliche Spezifikation oder Fachfeinkonzept bekannt.
Unterschied zwischen Lasten- und Pflichtenheft
Bevor ein Auftrag umgesetzt werden kann, muss er geplant werden. In einem Dokument wird notiert, welche Anforderungen verwirklicht werden und welche Umsetzungsmöglichkeiten es gibt. Solche Anforderungen können Funktionen, Eigenschaften oder Ziele sein. Meistens enthält es auch zeitliche Vorgaben und Zuständigkeiten.
Geht es dann an die Ausführung des Auftrags, ist das Pflichtenheft der Leitfaden für alle, die am Projekt mitarbeiten, wie zum Beispiel Entwickler, Projektmanager und Kunden. Mit dem Pflichtenheft als Referenzdokument wissen alle, welche Anforderungen wie und bis wann erreicht werden sollen. Im Laufe eines Projekts wird das Heft oft aktualisiert, um Änderungen zu berücksichtigen. So kann alles zur Kundenzufriedenheit abgewickelt werden.
Pflichtenheft: Definition nach verschiedenen Normen
| Norm | Definition |
|---|---|
| DIN 69901-5 | Das Pflichtenheft enthält die vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben aufgrund der Umsetzung des vom Auftraggeber vorgegebenen Lastenhefts. |
| VDI-Richtlinie 2519 Blatt 1 | Das Pflichtenheft beschreibt die Realisierung aller Kundenanforderungen, die im Lastenheft gefordert werden. |
Lastenheft: Definition
Möchte ein Unternehmen die Entwicklung eines Produkts oder eine Dienstleistung in Auftrag geben, erstellt es für den Auftragnehmer ein Lastenheft. Als Auftraggeber legt das Unternehmen in diesem Heft schriftlich seine Anforderungen und Wünsche fest, die der Auftragnehmer umsetzen soll. Im Grunde ist das Lastenheft eine Anforderungsliste. Häufig beziehen sich die aufgeschriebenen Forderungen auf die gewünschte Benutzerfreundlichkeit, Leistung, Qualität, Sicherheit, Wartbarkeit und Kompatibilität.
Info
Was ist der Unterschied zwischen Lasten- und Pflichtenheft im Projektmanagement?
Im Lastenheft definiert der Auftraggeber (Kunde) seine Wünsche und Ziele an ein Produkt oder eine Dienstleistung, die er in Auftrag geben möchte. Im Pflichtenheft beschreibt der Auftragnehmer (Lieferant), wie er das technisch realisiert. Das Lastenheft ist also eine Voraussetzung, um das Pflichtenheft schreiben zu können, und wird vor dem Pflichtenheft erstellt.
Für welche Projekte eignen sich Pflichtenhefte?
Die Pflichtenhefterstellung ist der erste Schritt im Projektmanagement. In einigen Branchen sind sie deshalb die Arbeitsgrundlage, um Projekte zu detailliert planen:
- Im Maschinenbau werden Pflichtenhefte benötigt, um neue Fahrzeugelemente, Flugzeugteile oder Fertigungsanlagen zu entwickeln.
- In der Elektrotechnik wird die Entwicklung von elektrischen Schaltungen oder Geräten mit Pflichtenheften geplant.
- In der Baubranche ist die Konstruktion von Gebäuden, Brücken oder Straßen ohne Pflichtenheft gar nicht möglich.
- In der Softwareentwicklung ist in einem Pflichtenheft zum Beispiel die Einführung einer neuen Anwendung beschrieben oder die Migration in die Cloud.
- Und Unternehmen im Allgemeinen können mit Pflichtenheften beispielsweise die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse planen.
Warum wird ein Pflichtenheft erstellt?
Ein Pflichtenheft ist ein Merkmal für ein zielorientiertes Qualitätsmanagement. Es stellt in vielen Fällen sicher, dass die gewünschte Qualität umgesetzt und das Projekt zum Erfolg geführt werden kann:
- Vereinfachte Kommunikation: Alle Absprachen zwischen Auftraggeber (Kunde) und Auftragnehmer (Lieferant) werden schriftlich festgehalten.
- Langfristige Planung: Mit einem Pflichtenheft weiß jeder, was er bis wann zu tun hat. Der Zeitplan wird eingehalten und es gibt weniger Missverständnisse.
- Reibungsloser Projektablauf: Werden alle Aufgaben und Prozesse detailliert beschrieben, können Engpässe und Probleme rechtzeitig entdeckt und behoben werden.
Wann muss ein Pflichtenheft erstellt werden?
Das Schreiben eines Pflichtenheftes ist einer der ersten Schritte in der Projektplanung, und zwar bevor das Projekts überhaupt beginnt. Diese Verfahrensweise wird empfohlen:
- Bitten Sie Ihren Auftraggeber um die finale Version seines Lastenhefts.
- Schreiben Sie das Pflichtenheft und verwenden Sie das Lastenheft als Referenz.
- Legen Sie Ihrem Auftraggeber das Pflichtenheft vor.
- Passen Sie ggf. das Heft in Absprache mit Ihrem Auftraggeber an seine Änderungswünsche an.
- Lassen Sie sich von Ihrem Auftraggeber das Pflichtenheft bestätigen.
- Nach der Bestätigung des Hefts können Sie mit der Umsetzung des Projekts beginnen.
Tipp
Wann muss ein Pflichtenheft geändert werden?
Alle relevanten Informationen sollten von Anfang an bekannt sein. Trotzdem müssen im Projektverlauf manchmal Anforderungen angepasst oder überarbeitet werden. Halten Sie dann alle Änderungen im Pflichtenheft schriftlich fest. Kommunizieren Sie sie sofort Ihrem Projektteam.
Wer erstellt das Lasten- und Pflichtenheft?
Lastenhefte werden vom Kunden oder Auftraggeber eines Projekts geschrieben. Denn der Kunde ist derjenige, der die Anforderungen, Wünsche und Ziele für das Projekt vorgibt.
Das Pflichtenheft wird in der Regel vom Projektteam oder von den Entwicklern erstellt, die das Projekt später durchführen werden. Denn diese Personen haben die nötigen Fachkenntnisse, um die Anforderungen aus dem Lastenheft in detaillierte technische Spezifikationen zu übersetzen und die Umsetzungsmöglichkeiten anzugeben.
Checkliste: Was gehört in ein Pflichtenheft?
Struktur und Aufbau sind nicht vorgegeben. Aber in der Praxis hat sich ein standardisiertes Inhaltsverzeichnis bewährt:
| 1 | Versionskontrolle |
|---|---|
| 2 | Inhaltsverzeichnis |
| 3 | Einleitung |
| 4 | Zeitrahmen |
| 5 | Zuständigkeiten |
| 6 | Risikobewertung |
| 7 | Projektanforderungen |
| 8 | Funktionale Anforderungen |
| 9 | Nicht-funktionale Anforderungen |
| 10 | Qualitätsanforderungen |
| 11 | Abnahmebedingungen und -kriterien |
Beispiel: IT-Projekt
- Versionskontrolle
Sie sollten jede Änderung am Dokument nachverfolgen. Notieren Sie sich jeweils Autor, Datum und geänderte Textstelle. - Inhaltsverzeichnis
Eine Gliederung macht das Pflichtenheft übersichtlicher. - Einleitung
Beschreiben Sie die Zielsetzung des IT-Projekts und den Zweck des Pflichtenhefts. - Zeitrahmen
Legen Sie in diesem Abschnitt die Ablauf- und Zeitplanung für das Projekt und/oder für einzelne Aufgaben fest. Notieren Sie Meilensteine und Termine. - Zuständigkeiten
Dokumentieren Sie alle Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Projekts, wie Projektleiter, Entwickler, Qualitätsmanager und sonstige beteiligte Personen. - Risikobewertung
Dokumentieren Sie in diesem Abschnitt die identifizierten Risiken, die auftreten könnten und Ihre Maßnahmen innerhalb des Risikomanagements, um sie zu reduzieren. - Projektanforderungen
Beschreiben Sie hier jede einzelne Forderung Ihres Auftraggebers aus seiner Anforderungsliste. Sie können sogenannte Muss- und Soll-Kriterien nennen, zum Beispiel welche Leistungen unbedingt umgesetzt werden müssen – und welche optional sind. - Funktionale Anforderungen
Das ist einer der wichtigsten Abschnitte im Pflichtenheft. Hier legen Sie jede Funktionalität im Detail fest, die das IT-Produkt ausführen muss. Beispiel: Die Software berechnet anhand des Nettobetrags die Umsatzsteuer und den Bruttobetrag korrekt. - Nicht-funktionale Anforderungen
Beschreiben Sie weitere Anforderungen, die nicht die Funktionalität betreffen. Das sind zum Beispiel die Zuverlässigkeit, Wiederherstellbarkeit, Layout oder Nutzerfreundlichkeit. - Qualitätsanforderungen
Beschreiben Sie hier Ihre Qualitätskontrolle bzw. Ihr Test- und Qualitätsmanagement. Wie überwachen Sie den Projekterfolg und -verlauf? - Abnahmebedingungen und -kriterien
Geben Sie die Merkmale an, die erfüllt sein müssen, damit Ihr Kunde das IT-Projekt abnimmt. Legen Sie fest, wie Sie für die Abnahme die Ausgangsprüfung durchführen.
Wie wird ein Pflichtenheft geschrieben?
Achten Sie beim Schreiben auf Folgendes:
- Das Pflichtenheft sollte vollständig sein: Nehmen Sie alle Informationen auf, die für den Auftrag unerlässlich sind. Prüfen Sie vor der Genehmigung, ob alle Projekt- und Qualitätsanforderungen enthalten sind.
- Das Pflichtenheft sollte leicht zu lesen sein: Verwenden Sie klare Sätze, um alle Anforderungen und Ziele verständlich zu beschreiben.
- Die Anforderungen und Ziele sollten realistisch sein: Stellen Sie sicher, dass die beschriebenen Anforderungen und Ziele umsetzbar sind. Damit können Sie beim Schreiben sicherzustellen, dass die Anforderungen erfüllt werden können.
- Die Anforderungen und Ziele sollten überprüfbar sein: Beschreiben Sie alle Anforderungen und Ziele so, dass sie möglichst messbar und verifizierbar sind. Auf diese Weise können Sie den Projekterfolg besser nachverfolgen.
- Das Pflichtenheft sollte immer aktuell sein: Halten Sie jede Änderung oder Anpassung schriftlich fest. So bleiben alle Beteiligten auf dem Laufenden.
