Gesellschafterversammlung: In 5 Schritten zum korrekten Gesellschafterbeschluss

Gesellschafterversammlung im Unternehmen: So geht's!
Aktualisiert am: 21.03.2017

Sind Sie und Ihre Mit-Gesellschafter der Meinung, dass Sie in Ihrer GmbH weder Formkram noch Bürokratie brauchen? Das geht nur solange gut, wie Sie sich alle gut verstehen. Sobald es zu Meinungsverschiedenheiten zwischen den GmbH-Gesellschaftern kommt, zählt nur, was Sie schwarz auf weiß und rechtlich korrekt beschlossen haben: per Gesellschafterbeschluss in der Gesellschafterversammlung. Dabei müssen Sie einige Regeln einhalten.

1. Wann Sie eine Gesellschafterversammlung abhalten müssen

Wichtige Entscheidungen der Gesellschafter zu ihrer GmbH müssen in einer Gesellschafterversammlung beraten und beschlossen werden. Die Gesellschafter müssen laut Gesetz mindestens 1-mal pro Jahr eine Gesellschafterversammlung abhalten (ordentliche Gesellschafterversammlung). Darin müssen sie den Jahresabschluss der GmbH ordnungsgemäß feststellen und die Gewinnverwendung der GmbH festlegen. Für den GmbH-Geschäftsführer ist darüber hinaus wichtig, dass die Gesellschafter ihn für das abgelaufene Geschäftsjahr entlasten und ihm damit eine ordnungsgemäße Geschäftsführung attestieren. Die ordentliche Gesellschafterversammlung findet in aller Regel innerhalb dreier Monate, spätestens aber innerhalb von 11 Monaten nach Ablauf eines Geschäftsjahres statt.

Darüber hinaus können bei Bedarf außerordentliche Gesellschafterversammlungen stattfinden.

2. Einladung und Tagesordnung für die Gesellschafterversammlung richtig gestalten

Mit der richtigen Einladung fängt alles an. Wenn die Ladung formal nicht stimmt, kann ein Gesellschafterbeschluss schon deshalb unwirksam sein.

Die wichtigsten Regeln für die korrekte Ladung

  • Frist: Die Einladung hat mit einer Frist von mindestens 1 Woche zu erfolgen. D. h. die Ladung muss den Gesellschaftern 1 Woche vor dem Versammlungstermin zugegangen sein.
  • Form: Von Gesetz wegen muss die Einberufung schriftlich mittels eingeschriebenen Briefes erfolgen. Dabei ist nicht vorgeschrieben, ob das Einwurf- oder das Übergabe-Einschreiben zu wählen ist. Da Sie im Zweifelsfall den Zugang der Ladung nachweisen müssen, empfehlen wir auf jeden Fall das Übergabe-Einschreiben.

Inhalt: Pflichtangaben sind

  • Adressat: Jeder Gesellschafter muss eine Einladung erhalten. Sie ist an die letzte der Gesellschaft bekannte Adresse des jeweiligen Gesellschafters zu richten (auch Auslands- und/oder Geschäftsadressen sind zulässig, soweit der Zugang gewährleistet ist).
  • Absender: Der Absender muss erkennbar sein (Firma und Name der einladenden Person, i. d. R. der Geschäftsführer).
  • Zeit und Ort der Versammlung: Die Versammlung muss grundsätzlich am Ort der Gesellschaft stattfinden, es sei denn, der Gesellschaftsvertrag sieht etwas anderes vor und/oder alle Gesellschafter sind mit einem alternativen Versammlungsort einverstanden.
  • Tagesordnungspunkte (TOPs) müssen – entgegen weit verbreiteter Auffassung – nicht zwingend in der Einladung benannt sein. Allerdings müssen sie jedem Gesellschafter 3 Tage vor der Versammlung bekannt gegeben werden. Es empfiehlt sich daher, innerhalb der Ladung auch die Tagesordnungspunkte aufzuführen. Ein Berechtigter (siehe Schritt 3), der nach erfolgter Ladung, aber vor Ablauf des 3. Tages vor der Versammlung einen TOP hinzufügen will, kann dies freilich noch tun.

Achtung: Der Geschäftsführer darf nicht einfach irgendeine – wie gut auch immer gemeinte – Tagesordnung für die Gesellschafterversammlung verschicken. Formuliert er im Einladungsschreiben falsch oder unvollständig, kann auch das zu einem anfechtbaren und schlussendlich unwirksamen Gesellschafterbeschluss führen.

3. Beschlussfähigkeit der Gesellschafterversammlung feststellen

Zu Beginn der Versammlung sollte immer die Beschlussfähigkeit festgestellt werden. Denn: Beschlüsse einer „beschlussunfähigen“ Versammlung sind nichtig.

  • Feststellung der ordnungsgemäß erfolgten Ladung: War diese nicht korrekt (weil z. B. nicht alle Gesellschafter eine Einladung erhalten haben), können Beschlüsse nur gefasst werden, wenn alle Gesellschafter anwesend sind und alle auf die ordnungsgemäße Ladung der Versammlung verzichten. In einer „1-Mann-GmbH“ ist eine Ladung natürlich nicht erforderlich. Die Gesellschafterversammlung ist schon bei Anwesenheit des einzigen Gesellschafters in jedem Fall beschlussfähig.
  • Feststellung der ordnungsgemäßen Besetzung: Anschließend werden die anwesenden Gesellschafter und das damit vertretene Stammkapital festgestellt. Ein Gesellschafter hat die Möglichkeit, sich durch einen Bevollmächtigten (einen anderen Gesellschafter oder einen Dritten) vertreten zu lassen. Diese Vollmacht bedarf zu ihrer Wirksamkeit aber der Schriftform. Liegt nur eine mündliche Vollmacht vor, so hat der Bevollmächtigte weder ein Stimm- noch ein Anwesenheitsrecht.

Nicht alle Gesellschafter müssen da sein
Fehlt im Gesellschaftsvertrag eine Regelung zur Beschlussfähigkeit, ist die Gesellschafter-versammlung, unabhängig von ihrer Besetzung, immer beschlussfähig, wenn ordnungsgemäß geladen wurde. In der Regel gibt der Gesellschaftsvertrag aber eine erforderliche Mindestbesetzung vor. Scheitert die Beschlussfähigkeit am anwesenden (Mindest-)Stammkapital, ist die Gesellschafterversammlung nicht beschlussfähig.

4. Richtig abstimmen in der Gesellschafterversammlung

 Die Mehrheit, mit der über die Tagesordnungspunkte beschlossen wird, ergibt sich aus dem Gesellschaftsvertrag. Lesen Sie dort unbedingt nach! Gibt es keine speziellen Regelungen im Gesellschaftsvertrag, beschließt die Gesellschafterversammlung mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen.

Achtung: ¾-Mehrheit beachten In einigen Fällen ist aber gesetzlich vorgesehen, dass mindestens eine ¾-Mehrheit der abgegebenen Stimmen vorliegen muss, um ein wirksames Abstimmungsergebnis herbeizuführen. Diese sind: Änderungen des Gesellschaftsvertrags, Kapitalerhöhungen bzw. -herabsetzungen, der Ausschluss eines Gesellschafters,Formwechsel, Umwandlung oder Verschmelzung der GmbH oder die Auflösung der GmbH und Fortsetzungsbeschluss.

Regeln für die Stimmzählung und Stimmabgabe:

  • Jeder EUR eines Geschäftsanteils gewährt 1 Stimme (soweit der Gesellschaftsvertrag nichts anderes vorsieht).
  • Hält ein Gesellschafter mehrere Geschäftsanteile, muss er dennoch einheitlich abstimmen. Eine unterschiedliche Stimmabgabe ist unzulässig (es sei denn, der Gesellschafter kann ein erhebliches berechtigtes Interesse hierfür nachweisen).
  • Die Stimmabgabe kann in jeder erdenklichen Form als „Ja“, „Nein“ oder „Enthaltung“ erfolgen. Üblich sind Handzeichen oder Stimmzettel, aber auch geheime schriftliche Abstimmungen. Soweit keine zwingende Form vorgeschrieben ist, liegt die Wahl der Methode in der Hand des Versammlungsleiters.
  • Als Stimme gilt nur die abgegebene Stimme, nicht aber Enthaltungen. Letztere haben keinen Einfluss auf das Abstimmungsergebnis.
  • Das Stimmrecht eines Geschäftsanteils kann im Rahmen der Vollmacht auch durch einen Vertreter, insbesondere durch einen anderen Gesellschafter, ausgeübt werden.

5. Gesellschafterbeschlüsse richtig protokollieren

Eine ausdrückliche Feststellung des Beschlussergebnisses ist nicht vorgesehen. Der Gesellschafterbeschluss ist mit dem Abstimmungsergebnis wirksam. In bestimmten Fällen müssen Beschlüsse aber notariell beurkundet werden Das sind insbesondere Beschlüsse, die eine Änderung des Gesellschaftsvertrags zur Folge haben, z. B. Kapitalerhöhungen bzw. -herabsetzungen oder die Umwandlung der GmbH.

Bei einer 1-Mann-GmbH sieht das Gesetz vor, dass eine Protokollierung stattzufinden hat, das Fehlen beseitigt aber nicht die Wirksamkeit des Beschlusses. Dennoch verlangen viele Gesellschaftsverträge eine Protokollierung des Beschlusses zu Beweiszwecken.

Tipp: Händigen Sie das Protokoll sofort aus
Um schnellstmöglich Rechtssicherheit zu schaffen, sollten Sie das Protokoll bereits am Ende der Versammlung fertigstellen und von den Anwesenden unterzeichnen lassen. So vermeiden Sie unnötige nachträgliche Diskussionen über den Versammlungsinhalt. Bereiten Sie das Protokoll bereits vor Eröffnung der Versammlung weitestgehend vor, um es mit wenigen Handgriffen zum Ende der Versammlung fertigstellen zu können.

Das Protokoll der Gesellschafterversammlung wird entweder vom Versammlungsleiter selbst oder von einer von der Gesellschafterversammlung beauftragten Person geführt. Der Protokollführer unterzeichnet das Protokoll. Zusätzlich kann der Versammlungsleiter zeichnen. Unterschreiben die Gesellschafter, so gilt dies als Zustimmung zum protokollierten Inhalt. Geschieht das nicht, erteilen sie ihre Zustimmung, wenn Sie nach Zugang des Protokolls nicht innerhalb einer angemessenen Frist (1 Monat) widersprechen.

Zur Aushändigung und Aufbewahrung des Protokolls müssen Sie folgendes beachten:

  • Jeder Gesellschafter hat das Recht auf Einsicht in das Protokoll (§ 51a GmbHG).
  • Alleine schon aus Beweisgründen sollte das Protokoll jedem Gesellschafter ausgehändigt werden.
  • Die Gesellschafter haben aber keinen gesetzlichen Anspruch auf Abschriften des Protokolls der Gesellschafterversammlung.

Unabhängig von der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (10 Jahre) empfiehlt sich eine lückenlose Dokumentation aller Gesellschafterbeschlüsse über die gesamte Lebenszeit des Unternehmens.

Was tun bei fehlerhaften Protokollen?
Stellt ein Gesellschafter fest, dass das Protokoll Redebeiträge falsch darstellt oder einzelne Vorgänge und Vereinbarungen unrichtig wiedergibt, dann muss er dies unmittelbar nach Erhalt des Protokolls schriftlich dem Geschäftsführer gegenüber monieren. Durch den rechtzeitigen Widerspruch (spätestens 1 Monat nach Zugang) wird sichergestellt, dass es bei einer späteren Beweisführung nicht zu einer nachteiligen Beurteilung kommt. Der falsch zitierte Gesellschafter muss verlangen, dass das verbesserte Protokoll oder ein Nachtrag zum Protokoll erstellt und allen Gesellschaftern ausgehändigt wird.

Die Protokolle der GmbH sollten in einem Protokollbuch bei der Gesellschaft und in Kopie bei einem Berater der Gesellschaft aufbewahrt werden. Nummerieren Sie die Blätter des Protokollbuches, damit die sachliche und zeitliche Reihenfolge von Gesellschafterbeschlüssen beweiskräftig dokumentiert ist . Hat die GmbH mehrere Geschäftsführer sollten Sie zusätzlich auch alle Beschlüsse der Geschäftsführung, die im Gremium gefasst werden, und alle sonstigen, die GmbH betreffenden Absprachen vollständig und zumindest über die Laufzeit Ihrer Bestellung zum Geschäftsführer dokumentieren.

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