Pflichtvereinbarungen und individuelle Regelungen im Gesellschaftsvertrag richtig gestalten
Die wichtigsten und in der Praxis üblichen Regelungs-Sachverhalte Regelungssachverhalte, zur Gestaltung des Gesellschaftsvertrags einer GmbH um einen Gesellschaftsvertrag für eine GmbH korrekt zu gestalten, sind in der folgenden Liste zusammengefasst.
Achtung
Weniger ist mehr
Wird ein Gesellschaftsvertrag benutzt, der weit über die hier genannten Regelungspunkte hinausgeht, ist Vorsicht angebracht. Dann sind wahrscheinlich Detailvereinbarungen vorgegeben, deren Wirkungen in der Geschäftspraxis kaum noch kalkulierbar sind.
Regelungsinhalte des Gesellschaftsvertrags
Wenn Sie sich für eine GmbH als Rechtsform entscheiden, gibt es gesetzliche Mindestregelungen, die Sie einhalten müssen. Gleichzeitig besteht aber oftmals der Bedarf nach individuellen Regelungen, welche sowohl Ihre Präferenzen als auch die Ihrer Mit-Gesellschafter berücksichtigen. Aus diesem Grund ist es oftmals keine gute Idee, eine allgemeine Vorlage für den Gesellschaftsvertrag Ihrer GmbH zu nutzen, da eine Mustersatzung Ihre individuellen Bedürfnisse nicht berücksichtigt. Achten Sie daher zwingend darauf, dass die Form Ihres Gesellschaftsvertrags aus dem Musterprotokoll den Vorgaben für eine GmbH entspricht
Gesetzliche Mindestregelungen
- Firma
- Sitz der Gesellschaft
- Gegenstand der GmbH
- Betrag des Stammkapitals
- Stammeinlage der Gesellschafter
Individuelle Regelungen
- Dauer der GmbH
- Abweichendes Wirtschaftsjahr
- Aufgabenteilung zwischen Geschäftsführung und Gesellschaftern
- Befreiung vom Verbot der Insichgeschäfte
- Zustimmungserfordernisse
- Abberufungserschwernisse
- Beschlussregelungen
- Rechte und Pflichten der Gesellschafter
- Geschäftsordnung für die Gesellschafterversammlung
- Besondere Vereinbarung zum Gewinnbezugsrecht
- Schutz des Minderheits-Gesellschafters
- Anspruch auf Vorab-Ausschüttungen
- Vereinbarung von Nachfolgeklauseln
- Schutz vor Konkurrenz
- Austritt aus der GmbH
Vorkehrungen im Gesellschaftsvertrag
Egal, ob es sich um eine GmbH mit zwei Gesellschaftern bzw. Geschäftsführern handelt, oder weitere Personen involviert sind, sobald Sie eine GmbH mit mehreren Geschäftsführern gründen, hat es nur Vorteile, alle Eventualitäten im Gesellschaftervertrag der GmbH zu berücksichtigen. Treffen Sie daher Vorkehrungen, solange sich alle Beteiligten einig sind.
- Vereinbaren Sie im Gesellschaftsvertrag der GmbH, dass jeder Gesellschafter für die GmbH nur in Gesamtvertretung oder in unechter Gesamtvertretung (zusammen mit dem Prokuristen) handeln kann. Damit ist sichergestellt, dass Alleingänge eines einzelnen der zwei Gesellschafter-Geschäftsführers nicht möglich sind.
- Sie können im Gesellschaftsvertrag die Verteilung der Aufgaben zwischen den zwei GmbH-Geschäftsführern vereinbaren (Ressortaufteilung). Damit ist sichergestellt, dass sich die Geschäftsführer nicht gegenseitig hereinreden und jeder für alles zuständig ist.
- Sie können einen Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte im Gesellschaftsvertrag bestimmen. Damit wird festgelegt, dass Geschäfte ab einem bestimmten Volumen nur nach einem offiziellen Gesellschafterbeschluss getätigt werden dürfen.
- Legen Sie gemeinsam fest, bei welchen Vorgängen und Fehlleistungen ein wichtiger Grund für die Abberufung eines Geschäftsführers bzw. für die Einziehung seines GmbH-Anteils vorliegt.
- Treffen Sie Vorkehrungen dafür, dass es nicht zur Patt-Situation in der GmbH kommt. Üblich ist, dass die streitenden Parteien jeweils einen Schiedsrichter (Steuerberater, Rechtsanwalt, Wirtschaftsprüfer) benennen. Diese beiden Schiedsrichter wählen einen Obmann (Vertreter der IHK, Richter). Können sich die Schiedsrichter nicht auf einen Obmann einigen, kann eine dafür vorgesehene Person (z. B. der LG-Präsident) ersatzweise einen Obmann bestimmen. Auf jeden Fall sollte durch ein entsprechendes Auswahlverfahren sichergestellt sein, dass ein juristisch kompetentes Gremium eingerichtet wird. Damit ist sichergestellt, dass notwendige Beschlüsse auch tatsächlich gefasst werden. Vorteil: Es kommt in der Regel zu einer schnellen und rechtssicheren Lösung des Konfliktes zwischen den Gesellschaftern. Dazu muss entweder eine Schiedsklausel im Gesellschaftsvertrag der GmbH vereinbart sein oder beide Gesellschafter schließen eine Schiedsvereinbarung ab. Soll eine Schiedsklausel nachträglich in den Gesellschaftsvertrag aufgenommen werden, müssen beide Gesellschafter zustimmen.
- Sie können vertraglich auch eine Verpflichtung für die Gesellschafter zur aktiven Mitarbeit in der GmbH vereinbaren. Setzt einer der zwei Gesellschafter-Geschäftsführer für sich neue geschäftliche Schwerpunkte, besteht die Möglichkeit, sich von diesem Gesellschafter zu trennen, ohne dass die GmbH aufgelöst werden muss.
Tipp
Gestaltung der Geschäftsordnung
Zusätzliche Vorkehrungen können Sie im Rahmen einer Geschäftsordnung festlegen, die im Gesellschaftsvertrag der GmbH verbindlich verankert wird. Der Vorteil: Eine solche Geschäftsordnung ist einfacher zu ändern. Sie müssen Änderungen nicht extra dem Registergericht melden und als offizielle Änderung des Gesellschaftsvertrages eintragen lassen. In dieser Geschäftsordnung können Sie die Einzelheiten der Ressortaufteilung ausführlich festlegen und zusätzliche Pflichten auferlegen (z. B. Informationspflichten, Vorschriften für Inhalt, Ablauf und Anzahl der Geschäftsführungssitzungen, Protokollpflichten).
Gesellschaftsvertrag regelmäßig prüfen und anpassen
Es ist wichtig, den Gesellschaftsvertrag Ihrer GmbH regelmäßig zu prüfen. Entweder, weil es Änderungen in den Gesetzen oder in der Rechtsprechung gibt. Dann bringen u.U. die einmal vereinbarten Regeln nicht mehr das Optimum für die GmbH-Gesellschafter (zum Beispiel Neuregelungen bei der Erbschaftssteuer). Oder, weil der Gesellschaftsvertrag Gründungsvertrag Ihrer GmbH nicht mehr mit den veränderten Interessen der Gesellschafter kompatibel ist (Ausscheiden, Abfindung beim Verkauf des Anteils).
Tipp
Prüfen Sie den Vertrag regelmäßig
Sie machen alles richtig, wenn Sie den Gesellschaftsvertrag der GmbH 1-mal jährlich auf den Prüfstand stellen. Prüfen Sie – am besten zusammen mit den Mit-Gesellschaftern, dem Hausanwalt und Ihrem Steuerberater –, was passt und was angepasst werden muss.
Anlässe für Änderungen des Gesellschaftsvertrages einer GmbH
Die häufigsten Anlässe für Satzungsänderungen sind: Die häufigsten Anlässe für die Änderung der Satzung einer GmbH sind:
- Aufnahme neuer Gesellschafter: Werden neue Gesellschafter aufgenommenNehmen Sie neue Gesellschafter auf, werden diese häufig darauf bestehen, dass die Satzung entsprechend ihren Wünschen angepasst wird.
- Nachfolgeregelungen: Stehen Nachfolgeregelungen an, sollen etwa mittelfristig Familienangehörige in die Gesellschaft einrücken, sollte sollten Sie die Satzungden Gesellschaftsvertrag der GmbH hierfür ausgelegt seinentsprechend auslegen.
- Kapitalerhöhungen: Wird neues Kapital aufgenommenNehmen Sie neues Kapital auf, etwa durch Investoren, aber auch durch bestehende Gesellschafter, erfordert dies ebenfalls eine Satzungsänderung.
Achtung: Es gelten Sonderregeln bei der Kapitalerhöhung! - Sitzverlegungen
- Beabsichtigte Statusänderungen der Geschäftsführer (zum Beispiel bei der Sozialversicherungspflicht des GmbH-Geschäftsführers)
Info
Praxis-Beispiel
Einer der Geschäftsführer hat den Wunsch, sozialversicherungsfrei beschäftigt zu sein, was jedoch daran scheitert, dass er entweder nicht mit Mehrheit beteiligt ist oder nicht über eine Sperrminorität verfügt. Haben die Mitgesellschafter z. B. mit einer Sperrminorität des mit 30 % beteiligten Gesellschafters kein Problem und wollen sie diesem künftig eine sozialversicherungsfreie Mitarbeit in der GmbH ermöglichen, könnten sie die Satzung dahingehend regeln, dass Beschlüsse beispielsweise eine Mehrheit von mehr als 70 % der Stimmen bedürfen. So könnte dann der Gesellschafter mit den 30 % sämtliche Beschlüsse blockieren, was im Ergebnis dazu führen würde, dass er grundsätzlich sozialversicherungsfrei beschäftigt ist.
- Anpassung von Abfindungsregelungen und Ausscheidensgründen an tatsächlich bestehende Wünsche oder Veränderungen: Eine Begründung für eine als angemessen erachtete Abfindungsregelung kann sich später als nicht zutreffend darstellen, weil der Wert der Beteiligung tatsächlich wesentlich höher oder niedriger ist, als es die Abfindungsregelung widerspiegelt.
Info
Praxis-Beispiel
Der Gesellschaftsvertrag der Bodo-Bau GmbH enthält eine Abfindungsregelung, wonach der Ausscheidende entsprechend den Buchwerten eine Abfindung erhält. Es handelt sich um eine Gerüstbaufirma. Zum Vermögen gehört eine Vielzahl von Gerüsten, die in der Bilanz auf 1 EUR abgeschrieben sind, jedoch tatsächlich einen Wert von ca. 300.000 EUR haben. Eine Abfindung nach Buchwerten würde diese stillen Reserven in den Gerüsten, das heißt die wahren Werte von 300.000 EUR, nicht berücksichtigen. Unabhängig davon, dass die Buchwertklausel unwirksam sein dürfte, möchten die Gesellschafter die Klausel anpassen und dahingehend umformulieren, dass die stillen Reserven im Anlagevermögen zu bewerten und bei der Abfindung zu berücksichtigen sind.
Gang der Satzungsänderung
Die Änderung des Gesellschaftsvertrags einer GmbH vollzieht sich in folgenden Schritten:
- Grundsätzliche Überlegungen, welche Satzungsänderung durchgeführt werden soll
Die Gesellschafter müssen sich im Vorfeld Gedanken machen, inwieweit eine Satzungsänderung erforderlich ist, um das von ihnen gewählte Ziel zu erreichen, und diese Satzungsänderung gegebenenfalls mit anwaltlicher Hilfe formulieren. - Einberufung der Gesellschafterversammlung mit detaillierter Tagesordnung
Sobald die Gesellschafter sich einig sind, sollte über die Geschäftsführer, die hierfür zuständig sind, eine Gesellschafterversammlung einberufen werden, auf der die Satzungsänderung beschlossen wird. Die Gesellschafter müssen anhand der beigefügten Tagesordnung erkennen, um welche Satzungsänderung es geht. - Durchführung der Gesellschafterversammlung und notarielle Beurkundung
Auf der Gesellschafterversammlung wird dann die Satzungsänderung des Gesellschaftsvertrags der GmbH mit satzungsändernder Mehrheit von mindestens ¾ der abgegebenen Stimmen mit notarieller Beurkundung beschlossen. Nur so erhält sie ihre Wirksamkeit.
Tipp
Praxis-Tipp
Sie sollten unbedingt im Vorfeld klären, ob diese Mehrheit zustande kommt, ansonsten entstehen für die nicht vorhandene Satzungsänderung des Gesellschaftsvertrags Kosten, auch für die Anberaumung eines Notartermins, die man hätte einsparen können, wenn man sich vorher vergewissert hätte, ob die Mehrheit überhaupt vorhanden ist.
Auch die weiteren Formalien der Satzungsänderungen sind einzuhalten, wie z. B. die eben erwähnte notarielle Beurkundung der satzungsändernden Beschlüsse. Die Gesellschafterversammlung muss im Beisein eines Notars durchgeführt werden.
- Anmeldung der Satzungsänderung zur Eintragung im Handelsregister
Der Geschäftsführer meldet sodann die Satzungsänderung des Gesellschaftsvertrags der GmbH zur Eintragung im Handelsregister an. Diese Anmeldung ist notariell zu beglaubigen. Der Anmeldung beizufügen ist ein neu gefasstes Exemplar der Satzung, sodass beim Handelsregister immer ein Gesellschaftsvertrag in der Fassung mit allen Klauseln hinterlegt wird und Gültigkeit hat. Dies alles veranlasst der beauftragte Notar. - Eintragung der Satzungsänderung
Erst mit Eintragung der Satzungsänderung im Handelsregister ist diese perfekt. Vor der Eintragung prüft das Registergericht, ob es Anzeichen für eine fehlerhafte Beschlussfassung, Anfechtbarkeit oder Nichtigkeit gibt (Verstoß gegen Formvorschriften, Verletzung anderer Satzungsbestimmungen, Verletzung von Minderheitenrechten).
Praxis-Tipp: Als Geschäftsführer sind Sie gut beraten, wenn Sie bei einer Änderung des Gesellschaftsvertrags Ihrer GmbH-Vertrages nichts dem Zufall überlassen. Ihre Aufgabe ist es, zu kontrollieren, ob der beurkundende Notar den Beschluss umgehend zur Eintragung an das Registergericht weitergeleitet hat. Prüfen Sie den Eintragungstext auch nochmals auf Richtigkeit. Fehleinträge oder ungewollte Fehler fallen in der Regel meist erst Jahre später auf . So ist z. B. die falsche Teilung eines Gesellschaftsanteils zwischen den Erben nachträglich aufwendig und führt zu unnötigen Konflikten.
Achtung
Ohne Vorschuss wird das Registergericht nicht tätig
Weigert sich die GmbH für die Eintragung einer Änderung des Gesellschaftsvertrages dem Registergericht einen Vorschuss zu zahlen, dann darf das Registergericht die Eintragung verweigern (KG Berlin, Beschluss vom 16.4.2012, 25 W 23/12). Folge: Die neue beschlossene Vertretungsregelung trat nicht in Kraft und die neu bestellten Geschäftsführer waren zunächst nicht wie geplant handlungsfähig.
Beispiel: Das Registergericht hatte gemäß § 8 der Kostenordnung einen Vorschuss in Höhe von 301,00 EUR per Kostenbescheid festgesetzt. Die GmbH hatte trotz Mahnung und Ankündigung der Zahlung den Betrag nicht überwiesen. Das Registergericht verweigerte die Eintragung der Bestellung eines neuen Geschäftsführers. Das ist zulässig. Der bisherige Geschäftsführer kann sein Amt bis auf weiteres nicht niederlegen. Tut er das trotzdem, darf das Registergericht u. U. einen Not-Geschäftsführer einsetzen.
Konflikte in der GmbH: Ausschluss-Klausel sichert den Bestand
Meinungsverschiedenheiten um die richtige Geschäftspolitik zwischen den Gesellschafter-Geschäftsführern können sich zu einem handfesten Krach steigern. Nach wie vor sind die Beteiligten in vielen GmbHs auf ein solches Szenario nicht vorbereitet. Fakt ist, dass es ohne vertragliche Vorgaben im Gesellschaftsvertrag einer GmbH fast keine Möglichkeit gibt, einen – wie es im juristischen Fachjargon heißt – "querelen" Gesellschafter aus der GmbH zu drängen.
Das geht in der Regel nur, wenn es eine entsprechende Klausel im Gesellschaftsvertrag gibt, die bestimmt, in welchen Fällen und zu welchen Konditionen der Gesellschafter ausgeschlossen werden kann. Nachträglich können Sie eine solche Ausschlussklausel nur mit den Stimmen aller Gesellschafter (Einstimmigkeit) beschließen. Diese Einstimmigkeit lässt sich in der Regel dann am besten herstellen, solange die GmbH gut funktioniert und alle Gesellschafter ein großes Interesse an einem weiteren Gelingen des Geschäftsmodells haben.
Was sagt die Rechtslage zu diesem Thema?
Im Gesellschaftsvertrag kann eine Klausel für den Ausschluss von Gesellschaftern vereinbart werden – eine sogenannte Change-of-Control-Klausel im Gesellschaftsvertrag. Diese Klausel muss vor dem Eintritt des betroffenen Gesellschafters in die GmbH Bestandteil des Gesellschaftsvertrages gewesen sein. Eine spätere Einführung oder Verschärfung ist nur mit Zustimmung des betroffenen Gesellschafters möglich und wirksam. Die Klausel kann allgemein formuliert sein und lediglich einen Ausschluss aus wichtigem Grund vorsehen. Sie können aber auch spezifische Gründe auflisten, die zum Ausschluss eines Gesellschafters führen. Solche Gründe können zum Beispiel sein:
- die Pfändung des Geschäftsanteils des Gesellschafters
- die Eröffnung des Insolvenzverfahrens gegen einen Gesellschafter
- die Vererbung des Geschäftsanteils an andere Personen als im Gesellschaftsvertrag vorgesehen
- der Verlust bestimmter Eigenschaften (z.B. Zulassung zu bestimmten Berufen)
- das Alter des Gesellschafters
- die Niederlegung des Geschäftsführer-Amtes oder die Beendigung der Mitarbeit in der GmbH
Es ist nicht möglich, durch bloße Vereinbarung im Gesellschaftsvertrag der GmbH einer beliebigen Mehrheit für den Beschluss über den Gesellschafterausschluss einen eigenen Ausschließungsgrund zu schaffen. Der Ausschluss von mehreren Gesellschaftern oder eines Gesellschafters der GmbH darf – auch bei der Aufnahme spezifischer Gründe im Gesellschaftsvertrag – nicht als automatisches Verfahren angelegt sein. Es bedarf zum Ausschluss im Einzelfall immer eines gesonderten Gesellschafterbeschlusses. Der Rechtsschutz des durch die Satzungsregelung Ausgeschlossenen wird gewährleistet, indem der ausgeschlossene Gesellschafter diesen Gesellschafterbeschluss im Wege der Anfechtungsklage gerichtlich prüfen lassen kann.
Tipp
Praxis-Tipp
Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihre Mit-Gesellschafter nicht nur als Geldgeber der GmbH fungieren, sondern die Geschäftspolitik der GmbH aktiv mitgestalten, erreichen Sie dies wie folgt: Sie vereinbaren im Gesellschaftsvertrag der GmbH eine Ausschlussklausel für den Fall, dass Ihr Mit-Gesellschafter aus dem aktiven Dienst der GmbH, sei es als Geschäftsführer oder Angestellter, ausscheidet. Damit wird es möglich, auch mit arbeitsrechtlichen Maßnahmen Druck auf einen lästigen Gesellschafter auszuüben.
Handeln, solange die Chemie zwischen den zwei Geschäftsführern (noch) stimmt!
Sind die zwei Gesellschafter-Geschäftsführer erst einmal zerstritten, ist eine Anpassung des Gesellschaftsvertrages der GmbH meist nicht mehr möglich. Setzen Sie sich also am besten sofort zusammen, um Ihren Gesellschaftsvertrag fit für Konflikte zu machen, solange Sie noch als Team funktionieren.
Achtung
Achtung: Gemeinsame Verantwortlichkeiten
Für einige Aufgaben bleiben die zwei Geschäftsführer immer gemeinsam verantwortlich. Selbst wenn Sie im Gesellschaftsvertrag der GmbH, in der Geschäftsordnung oder im jeweiligen Anstellungsvertrag des Geschäftsführers eine Aufteilung der Ressortzuständigkeit vereinbart haben, besteht für die Erfüllung öffentlicher Pflichten Gesamthaftung.
Alle Geschäftsführer haften danach gemeinsam für die ordnungsgemäße Buchführung und Bilanzierung der GmbH und für die Erfüllung der steuerlichen Pflichten der GmbH.
Für den nicht kaufmännischen Gesellschafter bedeutet das: Verlassen Sie sich nicht darauf, dass der kaufmännisch verantwortliche Gesellschafter-Geschäftsführer diese Aufgaben selbständig erledigt und Sie bei entsprechenden Fehlentwicklungen informiert. Vielmehr müssen Sie von sich aus kontrollieren. Verweigert der kaufmännisch verantwortliche Gesellschafter Ihnen die Einsicht in Bücher und Buchhaltung, müssen Sie handeln. Weisen Sie darauf hin, dass es zu Ihren gesetzmäßigen Pflichten gehört, diese Angelegenheiten persönlich zu überwachen. Notfalls müssen Sie Ihr Amt niederlegen (dies ist jederzeit möglich und hat keine Haftungsfolgen für Sie).
Versäumen Sie es als Geschäftsführer, rechtzeitig den Insolvenzantrag zu stellen (Dreiwochenfrist), weil Sie keinen Einblick in die Zahlen der GmbH nehmen konnten, haften Sie gegenüber Gläubigern oder auch stillen Gesellschaftern an der GmbH.
Der nicht-kaufmännisch verantwortliche Gesellschafter-Geschäftsführer kann einige Vorsichtsmaßnahmen treffen, wenn er eine persönliche Haftung ganz sicher ausschließen will:
- Vereinbaren Sie im Gesellschaftsvertrag der GmbH mit Ihrem Mit-Gesellschafter-Geschäftsführer, dass dieser regelmäßig im Rahmen der Gesellschafterversammlungen über sämtliche Steuerangelegenheiten und über die Lohnabrechnung berichtet. Findet nur eine Gesellschafterversammlung im Jahr statt, dehnen Sie diese Berichtspflicht auf die regelmäßig stattfindenden Geschäftsführungssitzungen aus.
- Protokollieren Sie den Inhalt der Berichterstattung und lassen Sie das Protokoll von Ihrem Geschäftsführer-Kollegen gegenzeichnen.
Achtung
Bei Pflichtverletzungen sofort handeln!
Stellt Ihr Geschäftsführer-Kollege die Pflichtverletzungen nach einem ersten Gespräch nicht ab, müssen Sie handeln. Bei einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung können Sie Ihren Mit-Geschäftsführer im Rahmen einer Gesellschafterversammlung abberufen. Diesen Beschluss können Sie dann jederzeit durchsetzen, weil der betroffene Partner kein Stimmrecht hat. Die Abberufung wird aber erst mit Zustimmung des Landgerichts zum Abberufungsbeschluss wirksam. Bis zu diesem Urteil bleibt Ihr Geschäftsführer-Kollege im Amt. Nur im Ausnahmefall hat hier ein Antrag auf einstweilige Verfügung Aussicht auf Erfolg.
