Kosten senken: So finden Sie die richtige IT-Ausstattung fürs Büro

IT Tipps: von Bedarfsermittlung bis zur Anschaffung
Aktualisiert am: 01.09.2015

Computer und Zubehör sind in den vergangenen Jahren zwar günstiger geworden, doch sie verursachen immer noch erhebliche Anschaffungs- und Betriebskosten. Angesichts der schnellen technischen Weiterentwicklungen und immer neuen Gerätetypen fällt die Orientierung nicht immer leicht. Wir haben einige Tipps für Sie zusammengestellt – von der Bedarfsermittlung über die Auswahl der richtigen Geräte bis zur Anschaffung. Damit Sie Kosten senken und sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können

IT-Ausstattung: Ermitteln Sie zuerst den Bedarf

Ausgangspunkt jeder Kaufentscheidung ist das individuelle Anforderungsprofil, das an den einzelnen Arbeitsplätzen an die Hard- und Software gestellt wird. Angesichts der enormen Leistungssteigerung  der Rechner sind meist selbst die einfachsten Modelle für viele Standardanwendungen schon mehr als ausreichend. Allerdings gibt es gerade bei billigen Rechnern häufig Nachteile (z. B. eine hohe Geräuschentwicklung oder einen größeren Energieverbrauch), die den Preisvorteil bei der Anschaffung mehr als aufheben können. Besonders groß ist der Einfluss der Folgekosten bei Druckern. Hier gibt es erhebliche Unterschiede bei den Kosten pro Seite. Haben Sie die Anforderungen an die IT-Systeme festgelegt, können Sie im zweiten Schritt die geeignete Ausstattung zusammenstellen.

Desktop oder Notebook?

Die Verkaufszahlen klassischer Desktop-Rechner für den stationären Einsatz gehen zurück, stattdessen werden immer häufiger mobile Rechner wie Notebooks, Tablets oder Hybridgeräte  gekauft. Vor allem für Kleinunternehmen sind die konventionellen Desktops-PCs jedoch immer noch die mit Abstand kostengünstigste Lösung, denn das Notebook allein kann den gesetzlichen Anforderungen an einen Bildschirmarbeitsplatz nicht genügen.

Soll das Notebook den stationären Rechner komplett  ersetzen, müssen zusätzlich externe Ein- und Ausgabegeräte (Tastatur, Maus und Monitor) angeschlossen werden. Damit dies ohne langwieriges Ein- und Ausstöpseln gelingt, ist eine leistungsfähige Dockingstation notwendig.  Am einfachsten und komfortabelsten ist die Nutzung über spezifische Dockingstationen, die es jedoch nur für einige Notebook-Modellreihen gibt. Halbwegs brauchbar, aber immer noch mit eingeschränktem Komfort verbunden, sind auch die neuen universell einsetzbaren Dockingstationen, die über schnelle Schnittstellen wie USB 3.0 angeschlossen werden.

Tipp: Tablets sind als Notebook-Ersatz für den mobilen Einsatz zwar prinzipiell möglich, allerdings macht sich in vielen Fällen der Verzicht auf eine konventionelle Tastatur negativ bemerkbar. Modelle mit zusätzlicher Hardware-Tastatur kosten deutlich mehr und sind zusammen dann auch nicht mehr viel kompakter und leichter als z. B. ein Ultra-Notebook. Zudem laufen viele Standardanwendungen aus der Windowswelt nicht auf allen Tablet-Plattformen.

Beim Drucker an die Folgekosten denken

Das papierlose Büro wird wohl auch in nächster Zukunft noch eine Utopie bleiben und Büros ohne Drucker damit eine Ausnahme. Lange war die Druckerwelt zweigeteilt in schnelle Laserdrucker (hoher Anschaffungspreis, aber mit günstigen Verbrauchkosten) und Tintenstrahler (günstig, dafür mit hohen Druckkosten pro Seite und deutlich langsamer). Mittlerweile verschwimmen diese Unterschiede jedoch weitgehend. Eine neue Tintenstrahltechnologie, mit der ganze Zeilen gleichzeitig gedruckt werden, beschleunigt diese Technik enorm und auch bei den Verbrauchskosten können viele Business-Tintenstrahler schon die meisten Lasermodelle unterbieten. Allerdings sind diese Modelle dann oft ähnlich teuer wie hochwertige Laserdrucker.

Tipp: Für einen Kostenvergleich zwischen den Modellen, sollten Sie das Druckvolumen möglichst genau abschätzen. Verlassen Sie sich bei den Druckkosten pro Seite nicht unbedingt auf die Herstellerangaben, sondern greifen Sie nach Möglichkeit auf Testergebnisse von Fachzeitschriften oder unabhängigen Testorganisationen zurück.

Gerade in kleineren Büros empfiehlt sich ein Multifunktionsgerät anstelle eines spezialisierten Druckers. Für gelegentliches Kopieren oder auch Scannen von Papiervorlagen reichen die Fähigkeiten dieser Geräte meistens aus und die Qualität der Druckwerke ist ebenfalls mit der von Nur-Druckern vergleichbar. Durch die Verwendung nur eines Geräts für das Kopieren und Drucken sparen Sie nicht nur Anschaffungskosten, so vereinfacht sich auch die Bevorratung mit Verbrauchsmaterialien und schließlich kann auch der Energieverbrauch reduziert werden.

Monitor – nur bei der Größe sparen

Beim Büroarbeitsplatz ist der Monitor besonders wichtig. Hier sollten Sie nicht zu sparsam sein, denn Qualität hat nun mal ihren Preis. Insbesondere sollten Sie darauf achten, dass die Displays variabel eingestellt werden können, also höhenverstellbar sind und auch geschwenkt bzw. geneigt werden können, um einen ergonomisch optimalen Arbeitsplatz zu ermöglichen. Ebenso sollten die Monitore entspiegelt sein.

Kosten sparen können Sie dagegen bei der Größe. Schon die 19- oder 20-Zoll großen Modelle genügen den Ansprüchen der meisten Einsatzbereiche, die 22- und 23-Zoll-Monitore lassen auch bei anspruchsvolleren Aufgaben keine Wünsche mehr offen. Besonders große Monitore von mehr als 24 Zoll sind dagegen eher kontraproduktiv, denn für diese Größe sitzt man an einem Schreibtisch schon zu nah am Gerät. 

Tipp: Monitore, die wenig Strom verbrauchen, erkennen Sie an Gütesiegeln wie dem Blauen Engel, TCO oder Energy Star. Auch hier empfiehlt es sich, unabhängige Tests hinzuzuziehen, um den realen Verbrauch besser abschätzen zu können.

Server und NAS

Auch in kleinen Netzwerken sollten Sie nicht auf die Optionen zentraler Sever bzw. Datenspeicher verzichten. Selbst einfache Geräte dieser Art bieten sehr einfache und bequeme Möglichkeiten für die Datensicherung, die für die Büroarbeit unumgänglich ist. Schon mittels günstiger NAS-Systeme können Sie z. B. eigene Cloud-Lösungen (Own Cloud) realisieren, mit denen Sie dann auch von unterwegs mit mobilen Geräten wie Smartphones auf hier gespeicherte Daten zugreifen und Daten auch jederzeit synchronisieren können. Damit sparen Sie nicht nur die Kosten für die Anmietung von Cloud-Lösungen bei Providern. Sie behalten hier auch die vollständige Kontrolle über Ihre Daten und müssen nicht befürchten, dass diese von den Anbietern weitergegeben werden.

Tipp: Sogar einige komfortable DSL- oder Kabelrouter wie z. B. die AVM-Fritz!Box eignen sich zur Realisierung solcher privaten Cloud-Lösungen. Sie müssen dazu lediglich mit einem externen Speicher wie einer USB-Festplatte verbunden werden.

Garantie und Service

Eher am falschen Ende sparen Sie, wenn Sie auf längere Garantiezeiten und umfassende Service-Leistungen verzichten. Nach Möglichkeit sollte für die Hardware eine 3-Jahres-Garantie mit einem Vor-Ort-Service genutzt werden. Zwar gibt es diese Leistungen häufig nur gegen Aufpreis, allerdings machen sich diese Kosten schnell bezahlt, wenn im Schadensfall schnell reagiert und die Zeit des Arbeitsausfalls bzw. der Beeinträchtigung der Abläufe dadurch minimiert wird. Der Kauf beim Fachhändler vor Ort oder von Markenprodukten großer Hersteller mit hohem Serviceniveau kann sich daher trotz eventuell höherer Preise lohnen.

Kosten sparen bei der Bürosoftware

Gängige Büro-Anwendungen wie Office-Pakete (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationsprogramm etc.) müssen Sie nicht immer gleich für jeden Arbeitsplatz anschaffen. Viele Programme gibt es mittlerweile auch als kostengünstige Online-Versionen, die meist einen ähnlichen Funktionsumfang bieten wie die Kaufsoftware.  Auch Microsoft hat mittlerweile Web-Apps seines Office-Pakets im Angebot oder bietet über Office 365 das Programmpaket als Mietsoftware an. Programme aus dem Open-Source-Lager wie Apache OpenOffice sind sogar kostenfrei nutzbar.

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