Erfolgsfaktor Prozessautomatisierung: In 5 Schritten zu effizienteren Abläufen

In jedem Unternehmen gibt es zahlreiche Abläufe mit einem hohen Arbeitsaufwand, die sehr träge sind. Das richtige Zusammenspiel aus Daten und Technologien überführt die arbeitsintensiven Aufgaben von gestern in automatisierte und hocheffiziente Workflows. Nur mit automatisierten Geschäftsprozessen werden KMU im globalen Wettbewerb bestehen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Abläufe in 5 Schritten automatisieren und so die Effizienz steigern.

Hinweis: Gendergerechte Sprache ist uns wichtig. Daher verwenden wir auf diesem Portal, wann immer möglich, genderneutrale Bezeichnungen. Daneben weichen wir auf das generische Maskulinum aus. Hiermit sind ausdrücklich alle Geschlechter (m/w/d) mitgemeint. Diese Vorgehensweise hat lediglich redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung.

Digitale Prozesse grafisch dargestellt
Murrstock/stock.adobe.com

Stammdatenaktualisierungen, Dokumentenablage, Filialverfügbarkeit, Paketversand, Bearbeitung von Kundenanfragen: Es gibt in jedem Unternehmen dutzende Prozesse, die sehr träge sind und mit einem hohen manuellem Anteil ablaufen, weil sie sich über Jahre so eingeschliffen haben. Eine Prozessautomatisierung beseitigt solche Ineffizienzen.

Definition

Was ist eigentlich Prozessautomatisierung?

Per Definition versteht man unter einer Prozessautomatisierung die technologiegestützte Automatisierung von Geschäftsprozessen, daher wird sie synonym als Geschäftsprozessautomatisierung bezeichnet. Auch der englische Fachbegriff „Business Process Automation“ (BPA) setzt sich hierzulande für die Automatisierung komplexer Prozesse immer mehr durch.

Warum Prozessautomatisierung?

Vorrangige Ziele von Prozessautomatisierungen in Unternehmen sind meist Zeit- und Kosteneinsparungen. Vorteile einer Automatisierung sind zum Beispiel aber auch, dass mit automatisierten Prozessen Fehlerquoten verringert und die Servicequalität erhöht werden können. Kostspielige Verweilzeiten lassen sich ebenfalls reduzieren und Reaktionszeiten verkürzen. Für KMU ist die Prozessautomatisierung ein unverzichtbarer Bestandteil der Digitalisierung.

Was kann automatisiert werden?

Eine Prozessautomatisierung kommt grundsätzlich für alle Abläufe in Frage, die sich wiederholen, manuell sehr zeitintensiv sind, regelmäßig vorkommen oder in hohen Volumina auftreten. Automatisierungen bieten sich daher in allen Unternehmensgebieten an.

Insbesondere in den Bereichen Finanzen und Buchhaltung, Marketing, Vertrieb sowie HR können automatisierte Prozesse die Effizienz von Abläufen erheblich steigern. Aber auch Einkauf, Logistik und Kundenbetreuung können von einer Prozessautomatisierung profitieren.

Beispiel für Prozessautomatisierung

Typische Beispiele für automatisierte Workflows finden sich in der Buchhaltung: Cloudbasierte Buchhaltungslösungen bieten dort unter anderem die Möglichkeit, mit wenigen Mausklicks Rechnungen oder Angebote im Design Ihres Unternehmens zu erzeugen. Die Zahlungseingänge der Kunden wiederum werden von der Software über eine Bankschnittstelle mit der zugehörigen Rechnung verknüpft und automatisch korrekt verbucht.

Weitere Prozessdigitalisierungen sorgen dafür, dass Papier und sogar Archivräume eingespart werden. Wie Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, lesen Sie im Fachartikel "Buchhaltung digitalisieren: So gehen Sie vor".

Wie automatisiere ich einen Prozess?

Basis für die Automatisierung von Prozessen ist zum einen die Datenqualität und zum anderen eine passende technische Lösung. Außerdem müssen die Mitarbeiter in die Automatisierungsprojekte einbezogen werden.

Eine große Herausforderung ist es, die neuen Prozesse – und entsprechend neue technische Lösungen – zu implementieren, ohne das Tagesgeschäft zu behindern. In jedem Fall empfiehlt sich daher ein überlegtes und schrittweises Vorgehen.

In 5 Schritten zum automatisierten Prozess

Immer noch schrecken viele Unternehmen davor zurück, ihre ineffizienten Abläufe zu automatisieren. Häufiger Grund: Sie wissen nicht, wo sie anfangen und wie sie vorgehen sollen. Hier sind 5 Schritte, die sich in der Praxis bewährt haben:

1. Identifizieren Sie zu automatisierende Prozesse

Bevor Sie mit der konkreten Umsetzung beginnen, müssen Sie zuerst herausfinden, wo überhaupt der Schuh drückt. Verschaffen Sie sich dazu einen Überblick über die Prozesse des jeweiligen Bereiches:

  • Wo gibt es Probleme?
  • Wo sind Abläufe zu langsam?
  • Welche Prozesse sind noch nicht digitalisiert?
  • Wo müsste die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen schneller und reibungsloser verlaufen?

Sprechen Sie dazu auch mit Ihren Mitarbeitern! Diese sind schließlich ganz nah am Geschehen dran.

2. Führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch

Haben Sie potenzielle Automatisierungskandidaten identifiziert, sollten Sie Ihr weiteres Vorgehen betriebswirtschaftlich analysieren. Als Faustregel gilt: Einfache Prozesse können oft auch recht einfach automatisiert werden. Zu vergleichsweise geringen Kosten lassen sich auf diese Weise erste Effizienzpotenziale heben. Die richtigen Einsparpotenziale werden häufig jedoch erst bei der Automatisierung komplexer Prozesse realisiert.

Tipp: Lassen sich Prozesse ohne großen Zeit- und Kostenaufwand optimieren, sollten Sie diese Prozessautomatisierungen sofort umsetzen, bevor sie sich den komplizierten Abläufen widmen.

3. Mitarbeiter in die Prozessautomatisierung einbeziehen

Beziehen Sie Mitarbeiter sehr frühzeitig in geplante Prozessautomatisierungen ein. Eventuell gibt es schon Teil-Lösungen oder eine Nachbarabteilung hat ihre Prozesse bereits mit einer bestimmten Software automatisiert, aber damit schlechte Erfahrungen gesammelt.

Ebenso sollten Sie Antworten auf die Sorgen ihrer Mitarbeiter haben, wenn diese befürchten, durch eine Prozessautomatisierung eventuell nicht mehr gebraucht zu werden. Nur wenn die involvierten Mitarbeiter eine neue Lösung akzeptieren, wird eine Prozessautomatisierung den gewünschten Erfolg bringen.

4. Recherchieren Sie Tools, die Sie bei der Prozessautomatisierung unterstützen

Auf Basis der bisherigen Erkenntnisse zur Systemlandschaft und der Einstellung der Mitarbeiter, kann nun auf dem Softwaremarkt nach passenden Tools recherchiert werden, mit denen sich die gewünschten Automatisierungen umsetzen lassen. Hilfreich sind dafür Vergleichsportale für Business-Software wie Capterra, Trustradius, G2 oder OMR Reviews

Solche Portale bieten nicht nur einen Überblick über die wichtigsten Features einer Lösung, sondern listen auch die Erfahrungen von Unternehmensanwendern auf. Das kann neben den Kostenaspekten und der voraussichtlichen Mitarbeiterakzeptanz wesentlich zur Entscheidungsfindung beitragen.

5. Implementieren Sie die Lösung und automatisieren Sie den Prozess

Definieren Sie einen Zeitplan für die Implementierung und benennen Sie Verantwortliche für das Projekt. Gegebenenfalls bietet es sich an, Großprojekte in Teilprojekte zu zerlegen und schrittweise zu implementieren. Bedenken Sie auch, dass Sie internes Know-how benötigen, um neue technische Lösungen später bedienen zu können.

Ebenso sollten die neuen Abläufe und Zuständigkeiten frühzeitig geklärt werden. Mitarbeiterschulungen und Trainings können notwendig werden und sollten idealerweise bereits im Vorfeld erfolgen. Zur Implementierung großer Prozessautomatisierungen bietet es sich zudem an, auf Implementierungspartner oder die Hilfe des jeweiligen Toolanbieters zu setzen.

Fazit

Die Prozessautomatisierung ist ein wichtiger Faktor für KMU

Die Digitalisierung schreitet immer stärker voran und durchdringt alle Unternehmensbereiche. Unsere Wirtschaft befindet sich auf dem Weg zur so genannten Industrie 4.0. Die Prozessautomatisierung ist dafür ein erster und wichtiger Schritt.

Auch – und insbesondere – kleine und mittelständische Unternehmen können von der Digitalisierung der Geschäftsprozesse profitieren. Durch Prozessautomatisierungen können sich KMU ihre schnelle Reaktionsfähigkeit bewahren, an Agilität gewinnen und sich so weiter von schwerfälligen „Konzerntankern“ differenzieren. Auf Dauer wird kein Unternehmen daran vorbeikommen, die Unternehmenabläufe möglichst effizient zu gestalten. Die Automatisierung der Prozesse ist hierbei ein wichtiger Faktor.

Übrigens: Die Bundesländer in Deutschland bieten auch Förderprogramme für die Digitalisierung. Welche es gibt und wie Sie diese nutzen können, erfahren Sie in untenstehendem Artikel.