Angebot schreiben

Angebote schreiben fällt für viele Handwerker, Kleinunternehmer und Freiberufler in die Kategorie „lästiger Bürokram“. Es kostet Zeit – und wenn der Kunde nicht bestellt, war die ganze Arbeit umsonst. Aber: Wenn man ein paar grundlegende Dinge beachtet, wird nicht nur die Angebotserstellung effizienter. Dann steigt auch die Erfolgsquote. Und mit guter Aussicht auf Gewinn macht auch das Angebot schreiben viel mehr Spaß. Die besten Tipps rund um das Thema Angebot schreiben, lesen Sie hier.

Begriffsdefinitionen: Angebot

Verbindliches Angebot, freibleibendes Angebot oder ein Kostenvoranschlag? Um ein Angebot schreiben zu können, sollte man zunächst die verschiedenen Arten genau kennen. Wir zeigen, was es zu wissen gibt.

Definition

Was ist ein Angebot?

Ein Angebot ist die Reaktion auf die Nachfrage eines Kunden. Mit ihm bestimmt ein Unternehmen die Bedingungen, die erfüllt werden müssen, damit ein Produkt geliefert oder eine Dienstleistung erbracht wird. Das heißt konkret: Das Angebot legt 

  • die Art der Ware oder Dienstleistung
  • die Menge
  • den Preis
  • die Portokosten 
  • und Lieferzeit sowie 
  • die Zahlungsbedingungen
  • und Angebotsfrist fest

Wenn der Kunde das Angebot annimmt, entsteht ein Kaufvertrag, der rechtlich bindend ist. Bei einem normalen Angebot handelt es sich daher in der Regel um ein verbindliches Angebot.

Das freibleibende Angebot

Bei einem freibleibenden oder auch unverbindlichen Angebot ist die Bindungswirkungausgeschlossen. Wenn ein Unternehmer nicht sicher abschätzen kann, ob sich die Kosten des angebotenen Produkts ändern, kann er ein solches unverbindliches Angebot erstellen. Dazu müssen Freizeichnungsklauseln wie „freibleibend“, „unverbindlich“ verwendet werden. Eine weitere Wirkung des freibleibenden Angebots: Der Unternehmer kann in der Regel nicht abgemahnt werden. Enthält ein Angebot hingegen keine Freizeichnungsklauseln ist es verbindlich. Wenn der Empfänger das Angebot dann annimmt, ist der Unternehmer an die angebotenen Rahmenbedingungen gebunden.

Was ist der Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag?

Bei einem Angebot ist der Preis, den der Unternehmer bestimmt, rechtlich bindend, falls die Bindungswirkung nicht ausgeschlossen wurde. Bei einem Kostenvoranschlag können hingegen die anvisierten Kosten für gewöhnlich um 15 bis 20 Prozent überschritten werden. Außerdem: Während das Angebot kostenlos ist, darf der Kostenvoranschlag in Rechnung gestellt werden.

Was ist eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots?

Vom normalen Angebot ist die Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (auch „invitatio ad offerendum“ genannt) zu unterscheiden, die rechtlich nicht bindend ist. Diese wendet sich nicht gezielt an eine bestimmte Person, sondern an eine Vielzahl von potenziellen Kunden. Beispiele für eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots sind Warenangebote im Supermarkt, auf Internetseiten oder in Werbeprospekten.

Angebotsplanung und -vorbereitung

Das Ziel, das Sie bei der Angebotserstellung nicht aus den Augen verlieren sollten, ist, dass der Kunde Ihnen den Auftrag erteilt. Sie müssen mit dem Angebot die Frage beantworten, warum der Kunde gerade Sie beauftragen sollte. Von diesem Ziel sollten Sie sich bei der Planung und Erstellung des Angebots stets leiten lassen.

Das Kundengespräch

Grundsätzlich gilt: Der Kunde steht im Mittelpunkt, er ist meist Laie und hat Beratungsbedarf. Gerade Handwerker legen häufig zu viel Wert auf die technischen Details eines Angebots – ein Kunde, der diese Details nicht nachvollziehen kann, ist ihnen ein Gräuel. Aber die Praxis zeigt: Kunden sind häufig bereit, einen höheren Preis zu akzeptieren, wenn Sie sich verstanden und gut beraten fühlen. Daher sollten Sie, bevor Sie ein Angebot erstellen, immer den persönlichen Kontakt suchen. Im Gespräch sollten Sie folgende Punkte abklären:

  • Welches Ergebnis erwartet der Kunde?
  • Wie flexibel ist er in Bezug auf den Weg dorthin?
  • Wie ist seine Zahlungsbereitschaft? Gibt es eventuell Spielraum für günstigere/exklusivere Varianten?
  • Welche Leistung ist ihm besonders wichtig (Bedingung), welche verzichtbar (Wunsch)?
  • Kann der (preissensible) Kunde gegebenenfalls Teilleistungen selbst erledigen (z. B. Abriss- oder Vorarbeiten), die für Sie umständlich wären und das Angebot entsprechend teuer machen würden?
  • Und: Ist der Kunde liquide? Oder sollten Sie auf einer Bezahlung nach Arbeitsfortschritt bestehen, um Ärger zu vermeiden?

Tipp

Den Überblick behalten

Mit dem Lexware Angebotsplaner können Sie alle Angebote übersichtlich festhalten. Erhaltene Aufträge sehen Sie entweder in der Detailübersicht für jeden Monat oder bequem in der Gesamtübersicht für das aktuelle Kalenderjahr. Dank der Wiedervorlagefunktion entgeht Ihnen kein Angebot mehr.

Bestandteile eines Angebots

Eines gleich vorab: Sorgfalt muss sein. Kein Kunde akzeptiert heute mehr ein Angebot mit offensichtlichen Kalkulationsfehlern, unklaren Artikelbezeichnungen oder gar einem unübersichtlichen Layout. Wenn der Kunde das Angebot nicht nachvollziehen kann, sortiert er es aus. Nachfragen wird er selten. Sie sollten daher strukturierte, präzise und trotzdem individuelle Angebote schreiben. Folgende Punkte sollte der Kunde auf jeden Fall im Angebotsschreiben finden:

  • Genaue Beschreibung der Ware bzw. Dienstleistung
  • Detaillierte Aufschlüsselung der Einzelpositionen (z. B. bei Material) mit genauen Preisen und Qualitätsmerkmalen (z. B. Fliesen kalibriert und rektifiziert etc.)
  • Liefer- und andere Zusatzkosten (möglichst getrennt aufführen)
  • Lieferbedingungen
  • Zahlungsbedingungen und Verweis auf Nachlass, Rabatt, Skonto etc.
  • Gültigkeitsdauer des Angebots
  • Verweis auf AGB und Gerichtsstandort

Angebot erstellen mit der passenden Software

Beim Schreiben eines Angebots müssen Sie formale, rechtliche aber auch stilistische Aspekte beachten. Eine große Hilfe hierbei kann eine Softwarelösung bieten.

Vorteile einer Software für die Angebotserstellung

Oftmals benutzen Unternehmer eine Software, um ein Angebot zu schreiben und aus den Daten des Angebots später auch direkt die Rechnung zu generieren. Das System ist dabei die zentrale Datenbank aller Belege. Auch der Abgleich zwischen Angebot und Rechnung wird dadurch erleichtert, dass es eine zentrale Drehscheibe gibt, die die Daten verwaltet.
Ein weiterer Vorteil ist, dass man sich in solchen Systemen Mustervorlagen anlegen kann. Das spart Zeit, weil man bei der Angebotserstellung nur noch die individuellen Bestandteile anpassen und ein entsprechendes Anschreiben für das Angebot erstellen muss.

Info

Software-Tipp: Lexware faktura+auftrag

Mit Lexware faktura+auftrag können Sie ganz einfach Rechnung und rechtssichere Angebote erstellen. Durch die Verknüpfung der Stammdaten mit den zentralen Programmfunktionen gelingt die schnelle Rechnungs- und Angebotserstellung. Und dank Wiedervorlage-Funktion verlieren Sie die Angebote auch nicht aus den Augen. 

Ein Angebot formulieren

Denken Sie bei der Formulierung des Angebots immer an das Ziel des Angebots: den Auftrag zu bekommen. Je verständlicher und einfacher das Angebot formuliert ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde tatsächlich mit dem Anbieter in Kontakt tritt. Nehmen Sie nach der Erstellung des Angebots zudem stets eine Endkontrolle vor. Falls das Angebot formale Mängel aufweist, kann es durchaus sein, dass der Kunde nicht von Ihrer Qualität überzeugt ist.

Nehmen Sie auch kurz auf den entsprechenden Termin bzw. das Telefonat Bezug und zeigen Sie, dass Sie den Kunden verstanden haben. Das geht am einfachsten, indem Sie kurz das Ergebnis Ihres Gesprächs zusammenfassen. Ihr Plus: Der Kunde fühlt sich dadurch, dass Sie ihm ein persönliches Angebot schreiben, verstanden und abgeholt, er vertraut ihnen. 

Falls Sie das Angebot unverbindlich formulieren möchten, sollten Sie zudem Freizeichnungsklauseln verwenden. Wir zeigen Ihnen in den folgenden Abschnitten, worauf Sie bei der Formulierung konkret achten müssen, um ein Angebot, das Ihren Vorstellungen entspricht, zu erstellen.

Den richtigen Ton wählen

Genauso wichtig wie der Inhalt ist die Tonalität des Anschreibens: Denken Sie, wenn Sie Ihr Angebot schreiben, daran, immer positiv-freundlich, aber auch verbindlich, seriös und nicht zu aufdringlich zu formulieren. Geben Sie dem Kunden im Angebotsschreiben das Gefühl, den Auftrag sehr gerne auszuführen – ohne auf ihn angewiesen zu sein.

Formulierungen wie: „… aufgrund der saisonalen Auslastung gewähre ich Ihnen einen Winterpreis für die Erstellung Ihres Carports …“ können im finalen Gespräch hilfreich sein, im schriftlichen Angebot haben sie nichts zu suchen.

Der Grund: Während sich solch ein Rabatt im Gespräch als spontanes Zugeständnis verkaufen lässt, erweckt er in einem schriftlich formulierten Angebot eher den Eindruck, sie seien in einer „Notsituation“ und auf Angebote angewiesen, die Ihnen zumindest die Auslastung Ihrer Mitarbeiter und Maschinen sichern.

Häufig gestellte Frage

Angebot für oder über?

Zu Beginn des Angebotsschreiben werden Sie eventuell über die Frage stolpern, ob Sie Angebot „für“ oder „über“ schreiben sollen. Grundsätzlich sind beide Formulierungen richtig: Mit der Formulierung „Angebot für“ geben Sie die Art der angebotenen Ware oder Dienstleistung an. Mit „Angebot über“ wird der Betrag angegeben.

Zeitliche Freizeichnungsklausel: Das Angebot ist gültig bis

Wenn Sie das Angebot zeitlich einschränken wollen, ist eine Freizeichnungsklausel notwendig. Es empfiehlt sich dann eine Formulierung, welche die Gültigkeit des Angebots eindeutig befristet. Beispiel: „Das Angebot ist gültig bis zum 30. April 2021.“

Achtung

Mengenmäßige Freizeichnungsklausel

Ein Angebot kann mit einer Freizeichnungsklausel auch mengenmäßig eingeschränkt werden. Mit der Formulierung „Das Angebot gilt, solange der Vorrat reicht“ stellen Sie sicher, dass die im Angebot genannte Menge nicht bindend ist.

Zu beachten ist aber: Wenn Sie das Angebot mengenmäßig einschränken, darf der Vorrat nicht zu klein sein. Sonst handelt es sich um unlauteren Wettbewerb, weil ein Lockvogelangebot vorliegt. Die angebotene Ware muss mindestens zwei Tage verfügbar sein.  

Preisliche Freizeichnungsklausel: Preisänderungen vorbehalten

Wenn Sie das Angebot preislich einschränken möchten, können Sie ebenfalls Freizeichnungsklauseln verwenden. Möglich sind Formulierungen wie „Preis freibleibend“ oder „Preisänderungen vorbehalten“. Damit legen Sie fest, dass sich die Preise Ihres Angebots noch ändern können.

Das Angebot richtig beenden: Der Schlusssatz

Mit einer gelungenen Schlussformulierung runden Sie das Angebot ab und hinterlassen idealerweise einen freundlichen und hilfsbereiten Eindruck.

Tipp

Beispiel: Der richtige Schlusssatz

Haben Sie noch Fragen zu unserem Angebot? Wir helfen Ihnen gerne weiter! Sie erreichen uns täglich von 9 bis 18 Uhr unter der Telefonnummer +491234567. Unter dieser Nummer können Sie uns selbstverständlich auch den Auftrag erteilen.

FAQs zum Thema Angebotserstellung

Ist ein Angebot ohne Unterschrift gültig?

Eine Unterschrift des Angebotsstellers ist bei einem Angebot nicht erforderlich. Ein unterschriebenes Angebot wirkt allerdings individuell, seriös und schafft Vertrauen. Falls ein Unternehmer wenige schriftliche Angebote erstellt und daher Zeit hat, diese zu unterschreiben, kann sich eine Unterschrift daher durchaus lohnen. Gerade bei Angeboten, bei denen es um eine größere Summe geht, sollten zudem aus Gründen der Rechtssicherheit die Unterschriften von beiden Seiten, also dem Angebotssteller und dem Kunden, erfolgen.

Ist ein Angebot rechtlich bindend?

Ein Angebot ist grundsätzlich immer bindend. Das Angebot kann zudem nicht mehr zurückgenommen werden. Die Bindung kann aber durch Freizeichnungsklauseln wie „freibleibend“, „unverbindlich“ etc. ausgeschlossen werden.

Wann ist der Zeitpunkt gekommen, um nachzufassen?

Wie lange Sie dem Kunden Zeit geben sollten, Ihr Angebot zu prüfen, lässt sich nicht pauschal sagen. Das hängt von verschiedenen Faktoren ab, z. B. Umfang und Komplexität der Arbeiten, Branche, Erfahrung des Kunden, Ihrer Auslastung, eventuelle Zeitfenster für die Arbeiten. Ein paar Tage sollten Sie dem Kunden aber schon geben, bevor Sie – am besten telefonisch – Kontakt aufnehmen. Fallen Sie dabei nicht mit der Tür ins Haus. Fragen Sie ihn zunächst, ob er das Angebot erhalten und verstanden hat oder ob noch Fragen zu klären sind. Außerdem können Sie nachhaken, ob das Angebot den Kundenwünschen entspricht. Durch die Nachfrage bekommt der Kunde das Gefühl, dass er betreut wird – ein wichtiger Teil des Kundenmanagements. Deshalb ist es bei Rückfragen des Kunden auch sinnvoll, einen persönlichen Besuch anzubieten.

Tipp

Machen Sie es Ihren Kunden leicht

Je einfacher Ihre Kunden das Angebot annehmen können, desto mehr Aufträge generieren Sie, ohne extra nachfassen zu müssen. Mit unserer Cloud-Lösung lexoffice schreiben Sie nicht nur ansprechende Angebote. Ihre Kunden können diese auch per Klick bestätigen.