Gesellschafterversammlung: So kommen Sie zu einem rechtssicheren Gesellschafterbeschluss

Sind Sie und Ihre Mit-Gesellschafter der Meinung, dass Sie in Ihrer GmbH weder Formkram noch Bürokratie brauchen? Das geht nur solange gut, wie Sie sich alle gut verstehen. Sobald es zu Meinungsverschiedenheiten zwischen den GmbH-Gesellschaftern kommt, zählt nur, was Sie schwarz auf weiß und rechtlich korrekt beschlossen haben: per Gesellschafterbeschluss in der Gesellschafterversammlung. Wir erklären Ihnen, was Sie über die Gesellschafterversammlung einer GmbH wissen müssen.

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5 Personen sitzen um einen Tisch
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Definition

Was ist eine Gesellschafterversammlung?

In der Gesellschafterversammlung kommen – wie der Name schon sagt – die Gesellschafter und Anteilseigner einer GmbH zusammen, um wichtige Entscheidungen und Beschlüsse für die GmbH zu treffen. Es ist das oberste Organ einer GmbH und unterliegt daher einigen Vorschriften.

Zweck und Ziele der Gesellschafterversammlung

Zu den wichtigsten Aufgaben einer Gesellschafterversammlung gehört es, dass sich Gesellschafter einer GmbH zu relevanten Entscheidungen beraten und diese gemeinsam beschließen. Außerdem geht es um folgende Punkte:

  • Beschluss des Gesellschaftsvertrags (bei GmbH-Gründung)
  • Feststellung des Jahresabschlusses
  • Gewinnverwendung des Jahresabschlusses festlegen
  • Entlastung es GmbH-Geschäftsführers
  • Abstimmung über wichtige Entscheidungen, z.B. Aufnahme neuer Gesellschafter, große Investitionen, Kauf/Verkauf von Gebäude und Grundstücken, Kapitalerhöhungen

Wann und wie oft müssen Sie eine Gesellschafterversammlung abhalten?

In Bezug auf die Häufigkeit und Frequenz der Gesellschafterversammlung gibt es folgende Vorschriften:

  • Vor der Gründung muss eine Gesellschafterversammlung abgehalten werden.
  • Laut Gesetz müssen die Gesellschafter mindestens einmal pro Jahr eine sogenannte ordentliche Gesellschafterversammlung abhalten. Die Gesellschafter können jedoch im Gesellschaftsvertrag bzw. in der Satzung einen genauen Turnus festlegen.
  • Bei Bedarf können außerordentliche Gesellschafterversammlungen einberufen werden, z. B. in Krisensituationen.

Einladung und Tagesordnungspunkte für die Gesellschafterversammlung richtig gestalten

Mit der richtigen Einladung fängt alles an. Wenn die Ladung formal nicht stimmt, kann ein Gesellschafterbeschluss schon deshalb unwirksam sein.

Die wichtigsten Regeln für die korrekte Einberufung der Gesellschafterversammlung einer GmbH durch die Gesellschafter

  • Frist: Die Einladung hat mit einer Frist von mindestens 1 Woche zu erfolgen. D. h. die Ladung muss den Gesellschaftern 1 Woche vor dem Versammlungstermin zugegangen sein. Es sei denn, im Gesellschaftsvertrag ist etwas anderes geregelt.
  • Form: Von Gesetz wegen muss die Einberufung schriftlich mittels eingeschriebenen Briefes erfolgen. Dabei ist nicht vorgeschrieben, ob das Einwurf- oder das Übergabe-Einschreiben zu wählen ist. Da Sie im Zweifelsfall den Zugang der Ladung nachweisen müssen, empfehlen wir auf jeden Fall das Übergabe-Einschreiben.

Pflichtangaben in der Einladung zur Gesellschafterversammlung

  • Adressat: Jeder Gesellschafter muss eine Einladung zur Gesellschafterversammlung erhalten. Sie ist an die letzte der Gesellschaft bekannten Adresse des jeweiligen Gesellschafters zu richten (auch Auslands- und/oder Geschäftsadressen sind zulässig, soweit der Zugang gewährleistet ist).
  • Absender: Der Absender muss erkennbar sein (Firma und Name der einladenden Person, i. d. R. der Geschäftsführer).
  • Zeit und Ort der Versammlung: Die Versammlung muss grundsätzlich am Ort der Gesellschaft stattfinden, es sei denn, der Gesellschaftsvertrag sieht etwas anderes vor und/oder alle Gesellschafter sind mit einem alternativen Versammlungsort einverstanden.
  • Tagesordnungspunkte (TOPs) der Gesellschafterversammlung müssen – entgegen weit verbreiteter Auffassung – nicht zwingend in der Einladung benannt sein. Allerdings müssen sie jedem Gesellschafter 3 Tage vor der Versammlung bekannt gegeben werden. Es empfiehlt sich daher, innerhalb der Ladung auch die Tagesordnungspunkte aufzuführen. Ein Berechtigter , der nach erfolgter Ladung, aber vor Ablauf des 3. Tages vor der Versammlung einen TOP hinzufügen will, kann dies freilich noch tun.

Achtung

Die Tagesordnung muss korrekt sein, sonst gefährden Sie den Gesellschafterbeschluss

Der Geschäftsführer darf nicht einfach irgendeine – wie gut auch immer gemeinte – Tagesordnung für die Gesellschafterversammlung verschicken. Formuliert er im Einladungsschreiben falsch oder unvollständig, kann auch das zu einem anfechtbaren und schlussendlich unwirksamen Gesellschafterbeschluss führen.

Die häufigsten Fehler bei der Einladung zur Gesellschafterversammlung

Wird bei der Einberufung der Gesellschafterversammlung ein Fehler begangen, sind die Beschlüsse der nachfolgenden Versammlung unter Umständen nichtig, also ungültig. Das gilt auch für die Einberufung einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung. Deshalb ist es wichtig, dass Sie bei der Einladung zur Gesellschafterversammlung alle Formalien beachten.

1. Die Einladungsfristen wurden nicht eingehalten

Jeder Gesellschafter muss die Gelegenheit haben, sich hinreichend auf die Gesellschafterversammlung und die darin zu fassenden Beschlüsse vorzubereiten. Soweit die Einladung dem Gesellschafter die Teilnahme und Vorbereitung erschwert, wird davon ausgegangen, dass dem Gesellschafter die Ausübung eines unverzichtbaren Gesellschafterrechts entzogen wird. Dies ist immer dann der Fall, wenn die im Gesellschaftsvertrag vorgesehenen Einladungsfristen nicht eingehalten worden sind. Ist im Gesellschaftsvertrag keine längere Frist vorgesehen, beträgt die gesetzliche Mindestfrist eine Woche. Folge der Fristversäumnis: Nichtigkeit und auch Anfechtbarkeit.

Achtung: Bei der außerordentlichen Gesellschafterversammlung gelten Besonderheiten.

2. Eine unbefugte Person hat eingeladen

Nicht jeder ist zur Einladung berechtigt. In der Regel lädt der Geschäftsführer zur Gesellschafterversammlung ein. Ein Gesellschafterbeschluss kann nichtig sein, wenn die Bestellung nicht über den Geschäftsführer erfolgt. Jeder Geschäftsführer kann die Einberufung allein vornehmen, auch wenn er nur gesamtvertretungsberechtigt ist. Das Einberufungsrecht kann nicht generell für alle Geschäftsführer ausgeschlossen werden. Eine Beschränkung auf die Gesamtvertretung ist im Grundsatz möglich, jedoch bleibt die Einzelzuständigkeit bestehen, sofern Einberufungspflicht besteht. Der Aufsichtsrat ist für die Einberufung der Gesellschafterversammlung zuständig:

  • bei der mitbestimmten GmbH, wenn das Wohl der Gesellschaft es fordert
  • wenn die Satzung einer nicht mitbestimmten GmbH dem Aufsichtsrat die Zuständigkeit für die Einberufung der Gesellschafterversammlung zuordnet

Ein generelles Einberufungsrecht steht ihm nicht zu.

Gesellschafter mit einer mindestens 10 %-igen Beteiligung am Stammkapital sind zur Einberufung der Gesellschafterversammlung berechtigt, wenn folgende Voraussetzungen gegeben sind:

  • Wenn sie die Einberufung einer Gesellschafterversammlung beim zuständigen Organ beantragt haben und dieses dem Verlangen nicht in angemessener Frist nachgekommen ist (der BGH hat sieben Wochen zugelassen).
  • Wenn das zuständige Organ nicht vorhanden ist, also etwa der letzte Geschäftsführer sein Amt niedergelegt hat.

Die Einladung durch eine nicht berechtigte Person (z. B. durch den Prokuristen oder einen nicht zur Einladung befugten Gesellschafter) ist unzulässig. Folgen: Nichtigkeit und auch Anfechtbarkeit.

3. Nicht alle Gesellschafter wurden eingeladen

Wer zur Teilnahme an einer Gesellschafterversammlung berechtigt ist, muss auch eingeladen werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die betroffene Person ein Stimmrecht hat (stiller Gesellschafter) oder bei der Abstimmung ins Gewicht fällt (Minderheitsgesellschafter). Wird einer vergessen oder ignoriert, sind die Folgen: Nichtigkeit und auch Anfechtbarkeit.

4. Eine andere teilnahmeberechtigte Person nicht eingeladen

Soweit eine Person, die zwar nicht Gesellschafter, aber kraft Sonderrechts teilnahmeberechtigt ist (z. B. ein vorhandener Beirat), nicht eingeladen wurde, ist der Beschluss fehlerhaft zustande gekommen. Folge:  lediglich Anfechtbarkeit.

5. Angaben in der Einladung sind fehlerhaft oder fehlen

Die Einladung zur Gesellschafterversammlung muss mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Identität der einladenden GmbH
  • Person des Einberufenden
  • Die Angabe, dass zu einer Gesellschafterversammlung geladen wird.
  • Ort, Datum und Uhrzeit der Versammlung

Achtung: Wird die Tagesordnung allerdings nicht mit der Einberufung bekanntgegeben, so muss sie mit einer Frist von mindestens drei Tagen vor der Gesellschafterversammlung angekündigt werden. Wird z.B. ein falscher Versammlungsort angegeben (Adressfehler) oder ein falsches Datum der Versammlung, führt der Fehler immer zum gravierenden EinladungsmangelFolgen: Nichtigkeit und auch Anfechtbarkeit.

Beschlussfähigkeit der Gesellschafterversammlung einer GmbH feststellen

Zu Beginn der Gesellschafterversammlung sollte immer die Beschlussfähigkeit festgestellt werden. Denn: Beschlüsse einer „beschlussunfähigen“ Versammlung sind nichtig.

  • Feststellung der ordnungsgemäß erfolgten Ladung:
    War diese nicht korrekt (weil z. B. nicht alle Gesellschafter eine Einladung erhalten haben), können Beschlüsse nur gefasst werden, wenn alle Gesellschafter anwesend sind und alle auf die ordnungsgemäße Ladung der Versammlung verzichten. In einer „1-Mann-GmbH“, also bei einer Gesellschafterversammlung bei nur einem Gesellschafter, ist eine Ladung natürlich nicht erforderlich. Die Gesellschafterversammlung ist schon bei Anwesenheit des einzigen Gesellschafters in jedem Fall beschlussfähig.
  • Feststellung der ordnungsgemäßen Besetzung:
    Anschließend werden die anwesenden Gesellschafter und das damit vertretene Stammkapital festgestellt. Ein Gesellschafter hat die Möglichkeit, sich durch einen Bevollmächtigten (einen anderen Gesellschafter oder einen Dritten) vertreten zu lassen. Diese Vollmacht bedarf zu ihrer Wirksamkeit aber der Schriftform, damit die Gesellschafterversammlung rechtswirksam ist. Liegt nur eine mündliche Vollmacht vor, so hat der Bevollmächtigte weder ein Stimm- noch ein Anwesenheitsrecht.

Info

Nicht alle Gesellschafter müssen anwesend sein

Fehlt im Gesellschaftervertrag eine Regelung zur Beschlussfähigkeit, ist die Gesellschafterversammlung, unabhängig von ihrer Besetzung, immer beschlussfähig, wenn ordnungsgemäß geladen wurde. In diesem Fall ist es nicht schlimm, wenn ein Gesellschafter nicht zur Gesellschafterversammlung kommt. In der Regel gibt der Gesellschaftsvertrag aber eine erforderliche Mindestbesetzung vor. Scheitert die Beschlussfähigkeit am anwesenden (Mindest-)Stammkapital, ist die Gesellschafterversammlung nicht beschlussfähig.

Der Ablauf einer Gesellschafterversammlung

Für eine ordnungsgemäße Beschlussfassung in der GmbH ist es wichtig, die Form-Vorschriften für die Gesellschafterversammlung der GmbH genau einzuhalten (Einladung, Tagesordnung usw.). Ebenso wichtig ist es, den Ablauf der Gesellschafterversammlung rechtsicher zu gestalten.

Bestimmung eines Versammlungsleiters

Für die Praxis empfiehlt es sich, einen Versammlungsleiter zu bestimmen, der den ordnungsgemäßen Ablauf sicherstellt.

Laut GmbH-Gesetz ist ein Versammlungsleiter für die Gesellschafterversammlung zwar nicht zwingend erforderlich. Aber die Gesellschafter können diesen mit einfacher Mehrheit in der Gesellschafterversammlung bestimmen. In GmbHs mit 4 und mehr Gesellschaftern empfiehlt es sich, den Versammlungsleiter im Gesellschaftsvertrag festzulegen.

Als Versammlungsleiter können z. B. bestimmt werden:

  • der Geschäftsführer
  • ein Mitglied des Beirates
  • der Rechtsberater der GmbH

Ist der Versammlungsleiter im Gesellschaftsvertrag bestimmt, kann hiervon nicht durch Beschluss der Gesellschafter abgewichen werden. Bei Abwesenheit ist ein Stellvertreter durch Gesellschafter­beschluss zu bestimmen.

Der Versammlungs­leiter hat die Aufgabe, Beratung und Beschlussfassung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten (TOP) sicherzustellen. Er sorgt dafür,

  • dass die TOPs ausreichend erörtert werden,
  • dass jeder Gesellschafter gehört wird und ordnungsgemäß abstimmt
  • und dass das Ergebnis korrekt und eindeutig festgestellt wird.

Der Versammlungsleiter muss Beschlüsse per Niederschrift festhalten, d.h. er formuliert den letzten Beschlussinhalt für das Protokoll. Lassen Sie die Beschlussformulierung vor und nach jeder Beschlussfassung vom Protokollführer verlesen und nochmals bestätigen. Der vom Versammlungsleiter so festgestellte Beschlussinhalt ist verbindlich und kann anschließend nur noch mit einer Anfechtungsklage beseitigt werden.

Übersicht: Vorbereitung der Versammlungsleitung

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Aufgabe
Aufgabe Vorbereitung
organisatorische Vorbereitung Konferenzraum, Sitzordnung, Ausstattungen (schriftliche Unterlagen, technische Ausstattung, Bewirtung)
Ablauf-Vorbereitung Verfahrensfragen (Abstimmungsverfahren, Reihenfolge TOP), Pausenregelung, geplantes Ende der Versammlung, Art der Wortmeldung, Dauer der Redebeiträge
Fachliche Vorbereitung Formulierung der Beschlussgegenstände, Vorbereitung und Verteilen von Unterlagen und Hilfsunterlagen (Jahresabschluss, Verträge, Korrespondenz usw.)

Richtig abstimmen in der Gesellschafterversammlung

Die Mehrheit, mit der über die Tagesordnungspunkte beschlossen wird, ergibt sich aus dem Gesellschaftsvertrag. Lesen Sie dort unbedingt nach! Gibt es keine speziellen Regelungen im Gesellschaftsvertrag, beschließt die Gesellschafterversammlung mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen.

Achtung

Achtung: ¾-Mehrheit beachten

In einigen Fällen ist aber gesetzlich vorgesehen, dass mindestens eine ¾-Mehrheit der abgegebenen Stimmen vorliegen muss, um ein wirksames Abstimmungsergebnis herbeizuführen. Diese sind Gesellschafterbeschlüsse über:

  • Abberufung eines Geschäftsführers
  • Änderungen des Gesellschaftsvertrags
  • Kapitalerhöhungen bzw. -herabsetzungen
  • Ausschluss eines Gesellschafters
  • Formwechsel, Umwandlung oder Verschmelzung der GmbH
  • Auflösung der GmbH
  • Fortsetzungsbeschluss

Regeln für die Abstimmungen in der Gesellschafterversammlung

  • Jeder EUR eines Geschäftsanteils gewährt 1 Stimme (soweit der Gesellschaftsvertrag nichts anderes vorsieht).
  • Hält ein Gesellschafter mehrere Geschäftsanteile, muss er dennoch einheitlich abstimmen. Eine unterschiedliche Stimmabgabe ist unzulässig (es sei denn, der Gesellschafter kann ein erhebliches berechtigtes Interesse hierfür nachweisen).
  • Die Stimmabgabe in der Gesellschafterversammlung kann in jeder erdenklichen Form als „Ja“, „Nein“ oder „Enthaltung“ erfolgen. Üblich sind Handzeichen oder Stimmzettel, aber auch geheime schriftliche Abstimmungen. Soweit keine zwingende Form vorgeschrieben ist, liegt die Wahl der Methode in der Hand des Versammlungsleiters.
  • Als Stimme gilt nur die abgegebene Stimme, nicht aber Enthaltungen. Letztere haben keinen Einfluss auf das Abstimmungsergebnis.
  • Das Stimmrecht eines Geschäftsanteils kann im Rahmen der Vollmacht auch durch einen Vertreter, insbesondere durch einen anderen Gesellschafter, ausgeübt werden.

Niederschrift in der Gesellschafterversammlung: Gesellschafterbeschlüsse richtig protokollieren

Eine ausdrückliche Feststellung des Beschlussergebnisses ist nicht vorgesehen. Der Gesellschafterbeschluss ist mit dem Abstimmungsergebnis wirksam. In bestimmten Fällen müssen Sie Beschlüsse aber notariell beurkunden lassen. Das sind insbesondere Beschlüsse, die eine Änderung des Gesellschaftsvertrags zur Folge haben, z. B. Kapitalerhöhungen bzw. -herabsetzungen oder die Umwandlung der GmbH.

Bei einer 1-Mann-GmbH sieht das Gesetz vor, dass eine Protokollierung stattzufinden hat, das Fehlen beseitigt aber nicht die Wirksamkeit des Beschlusses. Dennoch verlangen viele Gesellschaftsverträge eine Protokollierung des Beschlusses zu Beweiszwecken.

Tipp

Händigen Sie das Protokoll sofort aus

Um schnellstmöglich Rechtssicherheit zu schaffen, sollten Sie das Protokoll bereits am Ende der Versammlung fertigstellen und von den Anwesenden unterzeichnen lassen. So vermeiden Sie unnötige nachträgliche Diskussionen über den Versammlungsinhalt. Bereiten Sie das Protokoll bereits vor Eröffnung der Versammlung weitestgehend vor, um es mit wenigen Handgriffen zum Ende der Versammlung fertigstellen zu können.

Protokoll führen und unterzeichnen

Das Protokoll der Gesellschafterversammlung wird entweder vom Versammlungsleiter selbst oder von einer von der Gesellschafterversammlung beauftragten Person geführt. Der Protokollführer unterzeichnet das Protokoll. Zusätzlich kann der Versammlungsleiter zeichnen. Unterschreiben die Gesellschafter, so gilt dies als Zustimmung zum protokollierten Inhalt. Geschieht das nicht, erteilen sie ihre Zustimmung, wenn Sie nach Zugang des Protokolls nicht innerhalb einer angemessenen Frist (1 Monat) widersprechen.

Protokoll aushändigen und aufbewahren

Zur Aushändigung und Aufbewahrung des Protokolls der Gesellschafterversammlung müssen Sie folgendes beachten:

  • Jeder Gesellschafter hat das Recht auf Einsicht in das Protokoll (§ 51a GmbHG).
  • Alleine schon aus Beweisgründen sollte das Protokoll jedem Gesellschafter ausgehändigt werden.
  • Die Gesellschafter haben aber keinen gesetzlichen Anspruch auf Abschriften des Protokolls der Gesellschafterversammlung.

Unabhängig von der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (10 Jahre) empfiehlt sich eine lückenlose Dokumentation aller Gesellschafterbeschlüsse über die gesamte Lebenszeit des Unternehmens.

Info

Was tun bei fehlerhaften Protokollen?

Stellt ein Gesellschafter fest, dass das Protokoll der Gesellschafterversammlung Redebeiträge falsch darstellt oder einzelne Vorgänge und Vereinbarungen unrichtig wiedergibt, dann muss er dies unmittelbar nach Erhalt des Protokolls schriftlich dem Geschäftsführer gegenüber monieren. Durch den rechtzeitigen Widerspruch (spätestens 1 Monat nach Zugang) wird sichergestellt, dass es bei einer späteren Beweisführung nicht zu einer nachteiligen Beurteilung kommt. Der falsch zitierte Gesellschafter muss verlangen, dass das verbesserte Protokoll oder ein Nachtrag zum Protokoll erstellt und allen Gesellschaftern ausgehändigt wird.

Die Protokolle der GmbH sollten in einem Protokollbuch bei der Gesellschaft und in Kopie bei einem Berater der Gesellschaft aufbewahrt werden. Nummerieren Sie die Blätter des Protokollbuches, damit die sachliche und zeitliche Reihenfolge von Gesellschafterbeschlüssen beweiskräftig dokumentiert ist. Hat die GmbH mehrere Geschäftsführer sollten Sie zusätzlich auch alle Beschlüsse der Geschäftsführung, die in der Gesellschafterversammlung gefasst werden, und alle sonstigen, die GmbH betreffenden Absprachen vollständig und zumindest über die Laufzeit Ihrer Bestellung zum Geschäftsführer dokumentieren.

Sind bei einer Gesellschafterversammlung Aufzeichnungen mit dem Smartphone zulässig?

In Gesellschafterversammlungen geht es gelegentlich hoch her. Darf der Geschäftsführer und Leiter der Gesellschafterversammlung Smartphone-Aufzeichnungen machen? Wie sind solche Protokollmitschnitte rechtlich zu beurteilen? Wie so oft, gibt es hier keine einfache ja/nein-Lösung.

  • Größere GmbH mit mehreren Gesellschaftern
    Hier kann man unterstellen, dass ein gewisses öffentliches Interesse am ordnungsgemäßen Ablauf der Gesellschafterversammlung besteht. Das betrifft auch die Dokumentation der einzelnen Redebeiträge. In diesem Fall können Sie als Geschäftsführer davonausgehen, dass ein Protokollieren mittels Smartphone-Aufzeichnung von allen Teilnehmern geduldet werden muss.
    Das sollte zutreffen für eine GmbH, die aus mehr als 10 Gesellschaftern besteht, die keine typische Familiengesellschaft ist und mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigt (Bilanzsumme größer als 4.840.000 EUR, Umsatzerlöse größer als 9.680.000 EUR = mittelgroße GmbH nach § 267 Abs. 2 HGB). Smartphone-Mitschnitte werden unter Umständen als Beweismittel anerkannt.
  • Kleine GmbHs und typische Familien-Gesellschaften
    Teilnehmer einer Gesellschafterversammlung brauchen es jedenfalls dann nicht hinzunehmen, dass ihre Wortbeiträge gegen ihren Willen mit dem Tonband aufgezeichnet werden, wenn es sich um die Gesellschafterversammlung einer Familiengesellschaft handelt (so z.B. OLG Karlsruhe Urteil vom 18.12.1997, 4 U 128/97 im Falle von Tonband-Mitschnitten).
    Spricht sich in einer solchen Konstellation auch nur ein Gesellschafter gegen Smartphone-Protokolle aus, so müssen Sie dies akzeptieren. Ansonsten könnte der betreffende Gesellschafter auf die Teilnahme verzichten oder die Beschlussfassung anfechten.

Tipp

Protokollieren Sie die Zustimmung aller Gesellschafter

Wenn alle Gesellschafter mit der Aufzeichnung per Smartphone einverstanden sind, können Sie selbstverständlich Aufzeichnungen machen und die Wortbeiträge später verwenden. Ist ein Gesellschafter mit der Aufzeichnung nicht einverstanden oder schneiden Sie heimlich mit, kann der Mitschnitt nicht als Beweis verwendet werden.

Gründe für die Aufzeichnung

Machen Sie den Gesellschaftern vor der Gesellschafterversammlung plausibel, warum Sie Aufzeichnungen machen wollen. Für die Aufzeichnung sprechen folgende Gründe:

  • mehr Rechtssicherheit durch exakte Aufzeichnungen
  • Vereinfachung der Protokollführung

Im GmbH-Gesetz gibt es keine Regelung zur Protokollierung der Gesellschafterversammlung. Lediglich in der Ein-Personen-GmbH müssen Beschlüsse des Allein-Gesellschafters (=Entschlüsse) niedergeschrieben und unterschrieben werden (§ 48 Abs. 3 GmbHG). Aus Beweisgründen empfiehlt es sich jedoch, Gesellschafterversammlungen immer im Protokoll festzuhalten. Zur Vereinfachung kann zwar ein sog. Beschluss-Protokoll geführt werden, in dem lediglich die Beschlüsse festgehalten werden. Hier werden aber Verfahrens- und Diskussionsinhalte unterschlagen, die im historischen Verlauf der GmbH später einmal Bedeutung erhalten können.

Insbesondere wenn Meinungsverschiedenheiten bestehen oder Konflikte absehbar werden, sollten Sie immer ein ausführlicheres Protokoll führen lassen.

Konsequenzen bei einer nicht korrekt durchgeführten Gesellschafterversammlung

Konsequenzen bei Nichtigkeit des Gesellschafterbeschlusses

Nichtige Beschlüsse sind grundsätzlich nicht wirksam gefasst. Werden sie nicht geheilt, können sie durch die sog. Nichtigkeitsrüge oder die Anfechtungsklage angegriffen werden. Anfechtungsberechtigt ist jeder Gesellschafter der Gesellschafterversammlung, auch wenn er nicht unmittelbar von dem Beschluss betroffen ist. Eine Nichtigkeitsfeststellungklage kann hingegen nur der betroffene Gesellschafter geltend machen.

Beruht die Nichtigkeit auf einem Einberufungsmangel, so kann der betroffene Gesellschafter die Nichtigkeit dadurch heilen, indem er den nichtigen Beschluss nachträglich genehmigt.

Praxis-Tipp: Im Falle einer Vollversammlung können die Gesellschafter auch vorsorglich geschlossen auf die Form und Frist der Einberufung verzichten, um eventuellen Fehlern bei der Einberufung vorzubeugen.

Wird ein nichtiger Beschluss der Gesellschafterversammlung nicht geheilt, kann seine Umsetzung durch Erhebung einer Nichtigkeitsrüge angegriffen werden. Hilft die Gesellschaft der Rüge nicht ab (z. B. durch erneute Ladung und Beschlussfassung), so kann Rechtssicherheit nur noch durch eine Feststellungsklage herbeigeführt werden. Im Falle der Nichtigkeit gelten hierfür keine gesonderten Fristen.

Werden unwirksame Beschlüsse trotzdem ins Handelsregister eingetragen, wird die Nichtigkeit 3 Jahre nach Eintragung automatisch geheilt.

Konsequenzen bei Anfechtbarkeit des Gesellschafterbeschlusses

Im Gegensatz zu nichtigen Beschlüssen sind anfechtbare Beschlüsse der Gesellschafterversammlung grundsätzlich wirksam, bis sie angefochten werden. Werden sie nicht angefochten, werden sie nach Ablauf der Anfechtungsfrist (ca. 1 Monat, s. u.) endgültig wirksam.

Wie auch im Falle der Nichtigkeit wird ein anfechtbarer Beschluss durch Bestätigung oder Verzicht auf Rechtsmittel geheilt. Die Anfechtungsklage sollte innerhalb von 1 Monat nach Beschlussfassung vor dem Landgericht am Sitz der Gesellschaft erhoben werden.
Zwar gibt es hier keine festen Fristen, es gilt aber die Maxime, dass der Anfechtende die Klage mit aller ihm zumutbaren Beschleunigung erheben muss.