Zusammenfassung
Mitarbeiter Rabatte im Überblick
Arbeitgeber können ihrer Belegschaft Vergünstigungen gewähren, die steuer- und beitragspflichtig sein können.
- Belegschaftsrabatte sind Rabatte auf eigene Waren oder Dienstleistungen des Arbeitgebers
- Der Rabattfreibetrag beträgt 1.080 EUR pro Jahr
- Eine Freigrenze von 44 EUR pro Monat gilt für Sachbezüge (z. B. Gutschein als Sachbezug für den Arbeitnehmer vom Arbeitgeber, beispielsweise in Form eines Essensgutscheins bzw. Essensmarken für Mahlzeiten oder Warengutscheins für Mitarbeiter)
- Steuerliche Bewertung erfolgt anhand des marktüblichen Preises oder mit einem 4-%-Bewertungsabschlag
- Rabatte von Dritten können ebenfalls steuerpflichtig sein, wenn der Arbeitgeber daran mitwirkt
In der Sozialversicherung sind steuerpflichtige Rabatte auch beitragspflichtig.
Definition
Was ist ein Rabatt?
Ein Rabatt ist ein Preisnachlass auf Waren oder Dienstleistungen, der unter bestimmten Bedingungen auch für Mitarbeiter eines Unternehmens gewährt werden kann. Rabatte für Mitarbeiter zählen damit zu beliebten Mitarbeitervorteilen bzw. Mitarbeiterangeboten und können die Mitarbeiterbindung an das Unternehmen stärken. In steuerlicher Hinsicht sind Rabatte als geldwerter Vorteil zu behandeln, wenn sie durch das Arbeitsverhältnis bedingt sind. Es gibt steuerfreie und steuerpflichtige Rabatte, die je nach Höhe und Art der Vergünstigung unterschiedlich bewertet werden.
Mitarbeiterrabatt und Steuer: Steuerliche Behandlung
Belegschaftsrabatte und Freibeträge
Arbeitgeber dürfen ihren Mitarbeitern Waren oder Dienstleistungen vergünstigt oder kostenlos anbieten. Dabei gibt es zwei steuerliche Freibeträge:
- Rabattfreibetrag: Bis zu 1.080 EUR jährlich bleibt ein Rabatt steuerfrei.
- Freigrenze von 44 EUR pro Monat: Kleinere Sachbezüge sind steuer- und sozialversicherungsfrei.
Bewertung des geldwerten Vorteils
Die Berechnung des Rabatts erfolgt anhand des marktüblichen Preises, wobei zwei Methoden zur Anwendung kommen:
- Üblicher Endpreis: Der Preis, den Letztverbraucher am häufigsten zahlen
- 4 %-Bewertungsabschlag: Reduzierung des üblichen Endpreises um 4 % zur Vereinfachung
Beispielrechnung für einen Möbelkauf
Ein Mitarbeiter eines Möbelhauses kauft eine Schrankwand für 3.000 EUR. Der übliche Endpreis beträgt 4.500 EUR.
- Bewertungsabschlag (4 % von 4.500 EUR) = 180 EUR
- Steuerpflichtiger geldwerter Vorteil: 4.500 EUR - 180 EUR - 3.000 EUR = 1.320 EUR
- Steuerpflichtiger Anteil nach Abzug des Rabattfreibetrags von 1.080 EUR: 240 EUR
Gesetzliche Grundlagen für Rabatte für Mitarbeiter
Wichtige gesetzliche Regelungen
Die steuerliche Behandlung von Rabatten für Mitarbeiter basiert auf folgenden Vorschriften:
- § 8 EStG: Bewertung des geldwerten Vorteils
- R 8.1 und R 8.2 LStR: Regelungen zum Rabattfreibetrag
- § 14 SGB IV und § 1 Abs. 1 SvEV: Sozialversicherungsrechtliche Beitragspflichten
Arbeitsrechtliche Grundlage
Ein Mitarbeiter hat Anspruch auf Personalrabatte, wenn:
- dies im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung festgelegt ist
- der Rabatt aus einer betrieblichen Übung entstanden ist
- ein Tarifvertrag oder der Gleichbehandlungsgrundsatz dies vorsieht
Steuerliche Besonderheiten und Wahlrechte
Arbeitnehmerwahlrecht bei der Steuererklärung
Mitarbeiter können den geldwerten Vorteil in ihrer Einkommensteuererklärung anhand des günstigsten Marktpreises berechnen lassen, auch wenn der Arbeitgeber eine andere Bewertungsmethode angewendet hat.
Arbeitgeberwahlrecht im Lohnsteuerverfahren
Der Arbeitgeber kann zwischen zwei Methoden wählen:
- Rabattfreibetrag mit Bewertungsabschlag von 4 %
- Günstigster Marktpreis (ohne Bewertungsabschlag)
Rabatte für Mitarbeiter von Dritten
Wann sind Rabatte für Mitarbeiter von Dritten steuerpflichtig?
Rabatte für Mitarbeiter, die von externen Unternehmen oder Fremdfirmen gewährt werden – sogenannte Firmenrabatte für Mitarbeiter – sind nur dann steuerpflichtig, wenn der Arbeitgeber aktiv daran mitwirkt, z. B.:
- Vertragsvereinbarungen über Rabatte für Mitarbeiter
- Inkassotätigkeiten oder wirtschaftliche Verflechtungen mit dem Rabattgeber
Beispiel: Reisebranche
Ein Reisebüro bietet Mitarbeitern von Partnerunternehmen spezielle Rabatte für Mitarbeiter. Falls das Unternehmen an der Rabattgewährung beteiligt ist, muss dieser geldwerte Vorteil versteuert werden.
Sozialversicherungsrechtliche Regelungen
Beitragspflichtige Rabatte für Mitarbeiter
Steuerpflichtige Rabatte für Mitarbeiter sind grundsätzlich auch sozialversicherungspflichtig. Eine Ausnahme besteht bei pauschal versteuerten Sachbezügen und Rabatten für Mitarbeiter anderer Unternehmen.
Pflichten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern
- Arbeitnehmer müssen erhaltene Rabatte für Mitarbeiter bei ihrem Arbeitgeber melden.
- Arbeitgeber sind verpflichtet, die steuerpflichtigen Rabatte ordnungsgemäß zu dokumentieren.
Rabattfreibetrag bei besonderen Fällen
Doppelter Freibetrag bei Ehepartnern
Sind beide Ehepartner bei demselben Arbeitgeber beschäftigt, verdoppelt sich der Rabattfreibetrag auf 2.160 EUR, wenn das Produkt gemeinsam erworben wird.
Personalrabatte im Ruhestand
Auch Rentner können Mitarbeiterrabatte ihres früheren Arbeitgebers steuerfrei in Anspruch nehmen.
Fazit: Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Rabatte für Mitarbeiter können attraktive Preisvorteile bieten, erfordern aber eine genaue steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Prüfung. Arbeitgeber sollten die Bewertungsmethoden sorgfältig dokumentieren und Arbeitnehmer können durch Wahlrechte ihre Steuerlast optimieren.
