Die häufigsten Fehler bei der Einladung zur Gesellschafterversammlung

Gesellschafterversammlung, bei der Einladung kommt es häufig zu Fehlern
Aktualisiert am: 19.06.2017

Wird bei der Einberufung der Gesellschafterversammlung ein Fehler begangen, sind die Beschlüsse der nachfolgenden Versammlung unter Umständen nichtig, also ungültig. Das gilt auch für die Einberufung einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung. Deshalb ist es wichtig, dass Sie bei der Einladung zur Gesellschafterversammlung alle Formalien beachten.

5 Typische Fehler bei der Einladung zur Gesellschafterversammlung


1. Die Einladungsfristen wurden nicht eingehalten

Jeder Gesellschafter muss die Gelegenheit haben, sich hinreichend auf die Gesellschafterversammlung und die darin zu fassenden Beschlüsse vorzubereiten. Soweit die Einladung dem Gesellschafter die Teilnahme und Vorbereitung erschwert, wird davon ausgegangen, dass dem Gesellschafter die Ausübung eines unverzichtbaren Gesellschafterrechts entzogen wird. Dies ist immer dann der Fall, wenn die im Gesellschaftsvertrag vorgesehenen Einladungsfristen nicht eingehalten worden sind. Ist im Gesellschaftsvertrag keine längere Frist vorgesehen, beträgt die gesetzliche Mindestfrist eine Woche.Folge der Fristversäumnis: Nichtigkeit und auch Anfechtbarkeit.

Achtung: Bei der außerordentlichen Gesellschafterversammlung gelten Besonderheiten

2. Eine unbefugte Person hat eingeladen

Nicht jeder ist zur Einladung berechtigt. In der Regel lädt der Geschäftsführer zur Gesellschafterversammlung ein. Jeder Geschäftsführer kann die Einberufung allein vornehmen, auch wenn er nur gesamtvertretungsberechtigt ist. Das Einberufungsrecht kann nicht generell für alle Geschäftsführer ausgeschlossen werden. Eine Beschränkung auf die Gesamtvertretung ist im Grundsatz möglich, jedoch bleibt die Einzelzuständigkeit bestehen, sofern Einberufungspflicht besteht.

Der Aufsichtsrat ist für die Einberufung der Gesellschafterversammlung zuständig:

  • bei der mitbestimmten GmbH, wenn das Wohl der Gesellschaft es fordert
  • wenn die Satzung einer nicht mitbestimmten GmbH dem Aufsichtsrat die Zuständigkeit für die Einberufung der Gesellschafterversammlung zuordnet

Ein generelles Einberufungsrecht steht ihm nicht zu.

Gesellschafter mit einer mindestens 10 %-igen Beteiligung am Stammkapital sind zur Einberufung der Gesellschafterversammlung berechtigt, wenn

  • sie die Einberufung einer Gesellschafterversammlung beim zuständigen Organ beantragt haben und dieses dem Verlangen nicht in angemessener Frist nachgekommen ist (der BGH hat sieben Wochen zugelassen) oder
  • das zuständige Organ nicht vorhanden ist, also etwa der letzte Geschäftsführer sein Amt niedergelegt hat.

Die Einladung durch eine nicht berechtigte Person (z. B. durch den Prokuristen oder einen nicht zur Einladung befugten Gesellschafter) ist unzulässig.Folgen: Nichtigkeit und auch Anfechtbarkeit.

3. Nicht alle Gesellschafter wurden eingeladen

Wer zur Teilnahme berechtigt ist, muss auch eingeladen werden. Dies gilt ganz unabhängig davon, ob die betroffene Person ein Stimmrecht hat (stiller Gesellschafter) oder bei der Abstimmung ins Gewicht fällt (Minderheitsgesellschafter). Wird einer vergessen oder ignoriert, sind die Folgen: Nichtigkeit und auch Anfechtbarkeit.

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4. Eine andere teilnahmeberechtigte Person nicht eingeladen

Soweit eine Person, die zwar nicht Gesellschafter, aber kraft Sonderrechts teilnahmeberechtigt ist (z. B. ein vorhandener Beirat), nicht eingeladen wurde, ist der Beschluss fehlerhaft zustande gekommen. Folge:  lediglich Anfechtbarkeit.

5. Angaben in der Einladung sind fehlerhaft oder fehlen

Die Einladung zur Gesellschafterversammlung muss mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Identität der einladenden GmbH
  • Person des Einberufenden
  • Die Angabe, dass zu einer Gesellschafterversammlung geladen wird.
  • Ort, Datum und Uhrzeit der Versammlung

Achtung: Wird die Tagesordnung allerdings nicht mit der Einberufung bekanntgegeben, so muss sie mit einer Frist von mindestens drei Tagen vor der Gesellschafterversammlung angekündigt werden. Wird z.B. ein falscher Versammlungsort angegeben (Adressfehler) oder ein falsches Datum der Versammlung, führt der Fehler immer zum gravierenden EinladungsmangelFolgen: Nichtigkeit und auch Anfechtbarkeit.

Konsequenzen bei Nichtigkeit des Gesellschafterbeschlusses

Nichtige Beschlüsse sind grundsätzlich nicht wirksam gefasst. Werden sie nicht geheilt, können sie durch die sog. Nichtigkeitsrüge oder die Anfechtungsklage angegriffen werden. Anfechtungsberechtigt ist jeder Gesellschafter, auch wenn er nicht unmittelbar von dem Beschluss betroffen ist. Eine Nichtigkeitsfeststellungklage kann hingegen nur der betroffene Gesellschafter geltend machen.

Beruht die Nichtigkeit auf einem Einberufungsmangel, so kann der betroffene Gesellschafter die Nichtigkeit dadurch heilen, indem er den nichtigen Beschluss nachträglich genehmigt.

Praxis-Tipp: Im Falle einer Vollversammlung können die Gesellschafter auch vorsorglich geschlossen auf die Form und Frist der Einberufung verzichten, um eventuellen Fehlern bei der Einberufung vorzubeugen.

Wird ein nichtiger Beschluss nicht geheilt, kann seine Umsetzung durch Erhebung einer Nichtigkeitsrüge angegriffen werden.Hilft die Gesellschaft der Rüge nicht ab (z. B. durch erneute Ladung und Beschlussfassung), so kann Rechtssicherheit nur noch durch eine Feststellungsklage herbeigeführt werden. Im Falle der Nichtigkeit gelten hierfür keine gesonderten Fristen.

Werden unwirksame Beschlüsse trotzdem ins Handelsregister eingetragen, wird die Nichtigkeit 3 Jahre nach Eintragung automatisch geheilt.

Konsequenzen bei Anfechtbarkeit des Gesellschafterbeschlusses

Im Gegensatz zu nichtigen Beschlüssen sind anfechtbare Beschlüsse grundsätzlich wirksam, bis sie angefochten werden. Werden sie nicht angefochten, werden sie nach Ablauf der Anfechtungsfrist (ca. 1 Monat, s. u.) endgültig wirksam.

Wie auch im Falle der Nichtigkeit wird ein anfechtbarer Beschluss durch Bestätigung oder Verzicht auf Rechtsmittel geheilt. Die Anfechtungsklage sollte innerhalb von 1 Monat nach Beschlussfassung vor dem Landgericht am Sitz der Gesellschaft erhoben werden.
Zwar gibt es hier keine festen Fristen, es gilt aber die Maxime, dass der Anfechtende die Klage mit aller ihm zumutbaren Beschleunigung erheben muss.

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