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Die Schlussbesprechung der Betriebsprüfung: Verhandlungsspielraum und Rechtsmittel

Verhandlungsspielraum und Rechtsmitteloptionen nach der Betriebsprüfung
Von Bernhard Köstler
Aktualisiert am: 10.10.2017

Nach einer Betriebsprüfung steht fast immer ein abschließendes Gespräch an, in dem noch einmal alle Feststellungen und Beanstandungen des Prüfers diskutiert werden. Ausnahmen: Wenn der Prüfer keine Feststellungen hat (die Buchhaltung also einwandfrei ist), oder wenn der Unternehmer auf die Schlussbesprechung verzichtet. Das sollten Sie aber nur dann tun, wenn der Prüfer nichts zu beanstanden hat. Denn die Schlussbesprechung bietet noch einmal Gelegenheit, den Prüfer von Ihrer Sicht der Dinge zu überzeugen.

Anspruch auf eine Schlussbesprechung der Betriebsprüfung

Als Unternehmer haben Sie Anspruch auf eine abschließende Schlussbesprechung im Anschluss an eine Betriebsprüfung, bei der noch einmal alle Feststellungen zur Sprache kommen. Die Schlussbesprechung ist stets empfehlenswert, weil es sich hier um eine der letzten Möglichkeiten handelt, den Prüfer von Ihrer Sichtweise zu überzeugen und die Aufnahme bestimmter Feststellungen in den Prüfungsbericht zu verhindern. Hier gibt es Verhandlungsspielraum – und diese Chance sollten Sie nutzen.

Tipp: An der Schlussbesprechung sollte immer auch Ihr Steuerberater teilnehmen. Denn er kann auf Überraschungsfeststellungen des Prüfers entsprechend reagieren oder Schlimmeres durch geschicktes Taktieren verhindern.

Termin zur Schlussbesprechung der Betriebsprüfung nicht überhastet vereinbaren

Händigt Ihnen der Prüfer seine schriftlich mit Fundstellen begründeten Feststellungen und die sich hieraus ergebenden steuerlichen Konsequenzen aus, sollten Sie sich Zeit nehmen, diese genau zu lesen. Die Schlussbesprechung sollte also frühestens 2-3 Wochen nach Erhalt der Feststellungen des Prüfers stattfinden. Während dieser Phase empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

  • Legen Sie die Feststellungen Ihrem Steuerberater vor.
  • Gehen Sie Punkt für Punkt mit Ihrem Steuerberater durch; fragen Sie ihn, wo sich Gegenwehr lohnt und wo nicht.
  • Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater ab, welche entlastenden Unterlagen Sie bis zur Schlussbesprechung noch heraussuchen können.
  • Klären Sie mit Ihrem Steuerberater die Taktik, mit der Sie in die Schlussbesprechung gehen – und spielen Sie dieses Szenario mindestens einmal theoretisch durch.

Tipp: Eine ausführliche Vorbereitung auf die Schlussbesprechung ist die halbe Miete dafür, dass Sie mit dem Prüfer des Finanzamts einen für beide Seiten akzeptablen Kompromiss finden. Schließlich sind beide Seiten an einer schnellen Beendigung der Betriebsprüfung ohne zeitaufwändiges Einspruchsverfahren interessiert.

Vereinzelt werden Prüfer sich weigern, ihre Feststellungen schriftlich vorzulegen (als Unternehmer haben Sie darauf auch keinen gesetzlichen Anspruch). In diesem Fall sollten Sie den Prüfer darauf hinweisen, dass es sich bei dem Treffen nicht um eine Schlussbesprechung handelt, sondern lediglich um ein informelles Treffen, das nicht die Beendigung der Prüfung darstellt. Schließlich möchten Sie sich vorbehalten, auf Feststellungen reagieren zu können, die Ihres Erachtens nicht richtig sind. Da Prüfer meist an einer zügigen Beendigung der Prüfung interessiert sind, wird er Ihnen die Feststellungen nach einem solchen Hinweis schriftlich vor der Schlussbesprechung mitteilen.

In der Schlussbesprechung ist Verhandlungsgeschick gefragt

Schlussbesprechungen einer Betriebsprüfung sind häufig Verhandlungssache, an deren Ende meist ein für beide Seiten annehmbarer Kompromiss steht. Der Prüfer seinerseits wird selbst die schwächsten Feststellungen präsentieren, die er im Zweifel vor Gericht nur schwer durchsetzen kann. Diese Feststellungen wird er im Rahmen der Schlussbesprechung „großzügig“ fallen lassen, wenn Sie dafür andere Feststellungen akzeptieren.

Doch auch Sie und Ihr Steuerberater sollten in der Schlussbesprechung vorbereitet sein: Sagen Sie dem Prüfer, wenn Sie mit einer bestimmten Feststellung überhaupt nicht einverstanden sind und dass Sie dagegen auf jeden Fall Einspruch einlegen oder sogar klagen werden. Wenn Sie überzeugend genug sind, sieht sich der Prüfer schon am Schreibtisch Stellungnahmen schreiben und vor Gericht als Zeuge aussagen. Dabei geht auch für ihn viel Zeit verloren – Zeit, die der Prüfer nach Abschluss der Prüfung eigentlich nicht hat. Jetzt kann sich auch Ihr Steuerberater einmischen und dem Prüfer anstatt eines zeitraubenden Einspruchs- oder Klageverfahrens einen Kompromiss vorschlagen, der zu einer signifikanten Reduzierung der Steuernachzahlungen führt. Im Gegenzug lassen Sie den Einspruch gegen eine bestimmte Feststellung fallen.

Tipp: Haben Sie Unterlagen und Argumente gefunden, die einzelne Feststellungen des Prüfers entkräften oder widerlegen, empfiehlt es sich, diese Unterlagen erst am Ende der Schlussbesprechung in den Ring zu werfen. Zu diesem Zeitpunkt wird der Prüfer angesichts neuer Diskussionen oder Überprüfungen ggf. eher zu einem Kompromiss bereit sein. 

Prüfungsbericht: Die vorletzte Möglichkeit zur Gegenwehr

Ist die Schlussbesprechung beendet, wird der Prüfer sich daran machen, die Feststellungen in einem Prüfungsbericht zusammenzuführen. In diesem Prüfungsbericht werden dann die steuerlichen Konsequenzen sichtbar, die einzelne Feststellungen auslösen. Bitten Sie den Prüfer um eine Einwendungsfrist zu diesem Prüfungsbericht. Diese Einwendungsfrist (auf die Sie einen gesetzlichen Anspruch haben) beträgt zwischen 2 und 4 Wochen. Sollten Sie noch Änderungswünsche oder Probleme haben, können Sie dem Prüfer diese während dieser Einwendungsfrist mitteilen. Er kann seinen Bericht dann noch ändern.

Tipp: Der Prüfungsbericht ist kein Verwaltungsakt. Sie haben deshalb nicht die Möglichkeit, gegen die Feststellungen im Prüfungsbericht Einspruch einzulegen. Sie können Ihre Änderungswünsche nur an den Prüfer schicken und hoffen, dass er diese umsetzt. Er muss aber nicht. Geht er nicht auf Ihre Änderungswünsche ein, müssen Sie auf die geänderten Steuerbescheide warten und gegen diese mit einem Einspruch vorgehen.

Geänderte Steuerbescheide: Diese Einspruchsmöglichkeiten haben Sie

Ist die Einwendungsfrist gegen den Prüfungsbericht abgelaufen, wird der Prüfer den Bericht an die Veranlagungsstelle schicken, die für die Bearbeitung der Steuererklärungen Ihres Unternehmens zuständig sind. Der Sachbearbeiter im Finanzamt wertet dann den Bericht aus und erstellt anschließend die geänderten Steuerbescheide auf Basis der Feststellungen des Betriebsprüfers.

Gegen diese geänderten Steuerbescheide können Sie mit einem Einspruch vorgehen. Das ist selbst dann erlaubt, wenn Sie im Rahmen der Schlussbesprechung zu einem für beide Seiten annehmbaren Kompromiss gekommen sind. Sie sind an diesen Kompromiss nicht gebunden. Ein Einspruch gegen einen (nach einer Betriebsprüfung geänderten) Steuerbescheid kann folgende Konsequenzen haben:

  • Der Betriebsprüfer wird vom Sachbearbeiter im Finanzamt über den Einspruch informiert und dazu aufgefordert, eine Stellungnahme abzugeben.
  • Gilt der Einspruch einem ausgehandelten Kompromiss, wird der Prüfer nach Feststellungen zu Ihren Ungunsten suchen und versuchen, eine höhere Steuerlast zu erreichen als vor dem Einspruch. Dieses Szenario können Sie dann nur durch Rücknahme des Einspruchs verhindern.
  • Ziehen Sie den Einspruch nicht zurück, geht der Streitfall in die Rechtsbehelfsstelle im Finanzamt. Kann auch hier keine Einigung erzielt werden, hilft gegen eine Einspruchsentscheidung nur noch die Klage beim Finanzgericht.

Tatsächliche Verständigung: Planungssicherheit für Folgejahre

Haben Sie für den Prüfungszeitraum einen für Sie günstigen Kompromiss mit dem Prüfer des Finanzamts zu einem schwer ermittelbaren Sachverhalt erzielt (z. B. Zuschätzungen zum Gewinn und Umsatz wegen Mängeln in der Buchführung), sollten Sie diesen Kompromiss möglichst auch auf andere, bereits abgelaufene Geschäftsjahre ausdehnen, die nicht Teil der Prüfung waren. Möglich wird das durch die sogenannte „tatsächliche Verständigung“. Diese Sonderform der Einigung für schwer ermittelbare Sachverhalte ist in einem BMF-Schreiben aus dem Jahr 2008 geregelt (BM, Schreiben v. 30.7.2008, Az. IV A 3 - S 0223/07/10002).

Beispiel: Ein Betriebsprüfer stellt die Buchführung wegen Mängeln für die Jahre 2011 bis 2013 in Frage und nimmt nach einem Kompromiss mit dem Unternehmer Zuschätzungen zum Gewinn in Höhe von 10 Prozent pro Jahr vor. Die Prüfung endet im Januar 2016. Da der Unternehmer den Kompromiss als für sich günstig einschätzt und Rechtssicherheit haben will, bittet er für die bereits abgelaufenen Geschäftsjahre 2014 und 2015 um eine tatsächliche Verständigung. Damit würde er erreichen, dass das Finanzamt auch für die Jahre 2014 und 2015 den Gewinn um die ausgehandelten 10 Prozent erhöht. Ohne tatsächliche Verständigung riskiert er, dass ein anderer Betriebsprüfer zu einem späteren Zeitpunkt zu einem für ihn deutlich schlechteren Ergebnis kommt.

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