Öffentlichkeitsarbeit für kleine Unternehmen

Die Organisation von Öffentlichkeitsarbeit in kleinen Unternehmen
Aktualisiert am: 28.09.2015

Hat Ihr Unternehmen bei Kunden, Freunden und Geschäftspartnern den Ruf, den Sie sich wünschen? Falls ja, sollten Sie ihn hegen und pflegen. Falls nein, müssen Sie daran arbeiten. Öffentlichkeitsarbeit ist zu beidem der Schlüssel. Und nebenbei ist Öffentlichkeitsarbeit eine "billige" Form der Werbung - gewusst wie.

So organisieren Sie Öffentlichkeitsarbeit

  • Öffentlichkeitsarbeit ist Chefsache. Denn der Chef ist das „Gesicht“ der Firma nach außen.
  • Wenn Sie als Unternehmer diese Arbeit nicht übernehmen wollen oder können, bestimmen Sie einen geeigneten Mitarbeiter in der Firma dafür. Jede Kommunikation nach außen muss über den Tisch des Verantwortlichen laufen.
  • Öffentlichkeitsarbeit will gelernt sein – schulen Sie den zuständigen Mitarbeiter entsprechend, oder kaufen Sie das Wissen von einem PR-Berater ein. Denn gegenüber Journalisten müssen Sie anders argumentieren als gegenüber Kunden. Hier zählen Fakten und sachliche Erklärungen und keine verkaufsfördernden Marketing-Formulierungen. Das Wichtigste: Bleiben Sie freundlich und authentisch.

Auch in schwierigen Zeiten braucht Ihre Firma einen guten Kontakt zu den Medien. Entwerfen Sie daher einen Krisenplan – zum Beispiel:

  • Welche Krisen-Szenarien könnten eintreten (Umweltschutzprobleme, Rufschädigung, Entlassungen etc.)? Welche Reaktionen wären dann im Einzelfall sinnvoll?
  • Wer ist im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit wofür zuständig und kann im Notfall wie erreicht werden? (Lassen Sie sich private Telefonnummern geben, benennen Sie Stellvertreter etc.)
  • Über welche Kanäle soll in einem solchen Fall kommuniziert werden (z. B. aktuelle Infos auf der Homepage)?

Warum Öffentlichkeitsarbeit?

Öffentlichkeitsarbeit oder auch Public Relations (PR) ist jegliche Kommunikation eines Unternehmens nach außen. Sie kann sich direkt an die Bevölkerung oder an Journalisten richten. Besonders für regional tätige Firmen ist das oft sehr wichtig. Ein öffentlich gut angesehener Handwerker muss um seine Aufträge nicht fürchten; gerät er aber in den Ruf, unzuverlässig zu arbeiten, bekommt er ein ernstes Problem.

Bei Öffentlichkeitsarbeit geht es nicht um einen „Schnellschuss“, sondern darum, eine dauerhafte vertrauliche Arbeitsatmosphäre mit den Medien aufzubauen und systematisch ein positives Bild des Unternehmens nach außen zu tragen.

Berater und Agenturen beauftragen

Externe Beratung in Anspruch zu nehmen, sollte nicht von der Unternehmensgröße, sondern vom PR-Wissen im Unternehmen abhängen. Doch Vorsicht: Öffentlichkeitsarbeit als Ganzes ist nicht delegierbar! Lediglich klar definierte Aufgaben können an Agenturen und Berater vergeben werden.

Setzen Sie Öffentlichkeitsarbeit richtig ein

Mit Pressemitteilungen informieren Sie Journalisten über Neuigkeiten aus Ihrem Unternehmen. Sie sollten regelmäßig, aber nicht übermäßig oft verschickt werden und stets einen Anlass haben, der zum Beispiel eine Zeitung interessiert. Als kostengünstiges Versandmedium bietet sich die E-Mail an.

Hintergrundgespräche und persönliche Treffen, meist mit Journalisten oder Entscheidungsträgern, können Sie gezielt und themenbezogen nutzen. Besonders für Kleinunternehmen ist dieses PR-Instrument sehr gut geeignet, da es mit vergleichsweise geringem Aufwand und Kosten einsetzbar ist. Auch Jahresgespräche sind möglich.

Redaktionsgespräche bieten sich an, um ein neues Thema in Redaktionen zu präsentieren. Sie sind insbesondere für erklärungsbedürftige Themen gut geeignet. Da der Besuch in der Redaktion stattfindet, vereinfacht dies die Terminplanung der Journalisten.

Einen Tag der offenen Tür können Sie veranstalten, wenn Sie das Image Ihres Unternehmens in der Bevölkerung stärken und regionale Verbundenheit zeigen möchten.

Das Sponsoring von Wohltätigkeitsveranstaltungen – z. B. des örtlichen Kindergartens, Altenheims oder der freiwilligen Feuerwehr – hebt das Ansehen Ihrer Firma in der Öffentlichkeit beträchtlich. Im Rahmen öffentlicher Vorträge und Referate können Sie um das Vertrauen für bestimmte Projekte werben bzw. Verständnis für bestimmte Unternehmensziele schaffen.

Mit Flyern und Broschüren können Sie Ihr Unternehmen auf vielfältige Weise positiv darstellen, beispielsweise auf offene Ausbildungsstellen hinweisen oder über Umweltprojekte informieren.

Die interne Kommunikation darf nicht vernachlässigt werden. Was nach außen kommuniziert wird, muss auch in der Firma bekannt sein. Es schadet dem Betriebsklima, wenn Mitarbeiter Firmen-Nachrichten aus der Zeitung erfahren. Intranet und Schwarze Bretter können für die innerbetriebliche Kommunikation ebenso genutzt werden wie klassische Meetings und interne Newsletter. Was sich am besten eignet, hängt von der Unternehmensgröße und der -struktur ab.

Tipps für Öffentlichkeitsarbeit im Alltag

  • Nutzen Sie Ihre Netzwerkmöglichkeiten vor Ort: Halten Sie Kontakt zu Lokalpolitikern, besuchen Sie Stammtische etc.
  • Engagieren Sie sich für einen guten Zweck in Ihrer Region und reden Sie darüber.
  • Laden Sie wichtige Persönlichkeiten zu einem Firmenbesuch ein, und stellen Sie Ihre Positionen dar.
  • Bieten Sie Referate für lokale Vereine oder Schulen an.
  • Betreiben Sie Sachlichkeit statt Schönfärberei: Unangenehme Fakten selbst zu benennen, ist besser, als wenn sie von Außenstehenden ans Licht gebracht werden.
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