Rückstellungen: So nutzen Sie diesen steuerlichen Gestaltungsspielraum

Mit Rückstellungen beeinflussen bilanzierende Unternehmer gezielt Gewinn und Steuerlast
Aktualisiert am: 03.05.2017

Das Thema Rückstellungen steht beim Sachbearbeiter des Finanzamts weit oben auf der Prüfungsliste. Kein Wunder: Mit Rückstellungen können Sie als bilanzierender Unternehmer ganz gezielt Ihren Gewinn und somit Ihre Steuerlast beeinflussen. Was bei der Bildung von Rückstellungen alles erlaubt ist, welche Nachweise Sie vorhalten sollten und wann das Finanzamt nicht mehr mitspielt: diese Steuertipps finden Sie in diesem Beitrag.

Was sind Rückstellungen?

Bei Rückstellungen handelt es sich um ungewisse Verbindlichkeiten, die bei Ihrem Unternehmen nach dem Bilanzstichtag zu einer Gewinnminderung führen können. Rückstellungen werden stets in der Bilanz auf der Passivseite ausgewiesen, wenn ungewiss ist, ob, wann und in welcher Höhe Zahlungen auf den Betrieb zukommen. Die Entstehung muss zudem wahrscheinlich sein. Mit der Bilanzierung einer Rückstellung mindern Sie Ihren Gewinn schon heute.

Ermitteln Sie Ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, ist die Bildung von gewinnmindernden Rückstellungen dagegen ausgeschlossen. Bei dieser Gewinnermittlungsmethode zählen nur die tatsächlichen Zu- und Abflüsse von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Wechseln Sie dagegen von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Bilanzierung, können Sie dem Finanzamt für Ihre betrieblichen Risiken Rückstellungen präsentieren und so Ihren Übergangsgewinn deutlich mindern.

Eine Rückstellung ist ausgeschlossen, wenn es sich bei den ungewissen Zahlungsverpflichtungen um aktivierungspflichtige Kosten handelt. Konkret: Sie bilden eine Rückstellung, weil Sie an Ihrem Firmengebäude einen Anbau planen. Zwar ist die Höhe der Kosten am Bilanzstichtag noch ungewiss. Trotzdem muss der Anbau bei Fertigstellung aktiviert und abgeschrieben werden, die Bildung einer Rückstellung für diese Kosten ist nicht möglich.

Wie verbuche ich Rückstellungen?

Liefern Sie Waren aus und haben gegenüber den Abnehmern ein Garantierisiko, dürfen Sie hierfür Rückstellungen in der Bilanz ausweisen. Die Höhe der Rückstellung hängt von Ihren eigenen Erfahrungswerten zu Garantieleistungen oder von der durchschnittlichen Garantieleistung der Branche ab, in der Sie tätig sind. Die Buchung der Rückstellung führt zu einem Aufwand im Jahr der erstmaligen Bilanzierung der Rückstellungen und zu einer neutralen Verbuchung, wenn es zum Verbrauch (Aufwand für Garantien) der Rückstellungen kommt. Tritt die erwartete Zahlungsverpflichtung nicht ein, werden die bereits gebildeten  Rückstellungen erfolgswirksam wieder aufgelöst – sie erhöhen dann den Gewinn in dem Jahr, in dem sie aufgelöst werden.

Die Schritte im Detail:

Schritt 1: Aufwandsbuchung bei Bildung der Rückstellungen

Aufwand für Garantieleistungen => Rückstellungen für Garantieleistungen

Schritt 2: Neutrale Buchung (Verbrauch der Rückstellungen)

Rückstellungen für Garantieleistungen => Bank/Kasse

Schritt 3: Gewinnwirksame Buchung (bei Auflösung der Rückstellungen)

Rückstellungen für Garantieleistungen => Aufwand für Garantieleistungen

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Das eBook Kontieren und buchen erklärt Ihnen nicht nur, welche verschiedenen Konten es gibt und wie mit ihnen zu verfahren ist, es zeigt auch, wie Erlöse, Kosten, Zinsen und Aufwendungen richtig zu verbuchen sind. Darüber hinaus lernen Sie, betriebliche Vorgänge nachzuvollziehen und einzuordnen.

Nachweise und Checkliste für die Bildung von Rückstellungen

Weisen Sie in der Bilanz gewinnmindernde Rückstellungen aus, sollten Sie sich gegen kritische Nachfragen des Finanzamts mit folgenden Aufzeichnungen und Nachweisen wappnen:

  • Schritt 1: Grund für die Rückstellungen: Halten Sie den Grund für die Rückstellungen schriftlich fest (zu erwartende Garantieleistungen; drohende Inanspruchnahme wegen Patentverletzungen, drohende Zahlungsverpflichtungen aus einem Prozess etc.).

  • Schritt 2: Höhe der Rückstellungen: Konnten Sie das Finanzamt dem Grunde nach von der Bildung der Rückstellungen überzeugen, ist das erst die halbe Miete. Nun geht es um die Höhe. Bewahren Sie hierzu Nachweise wie Erfahrungswerte aus der Vergangenheit, Erfahrungswerte aus der Branche, Höhe der Schadensersatzforderungen etc. auf.

  • Schritt 3: Dauer der Rückstellungen: Ist der Grund für die Bilanzierung von Rückstellungen weggefallen, müssen Sie diese gewinnerhöhend wieder auflösen. Sonst wird das Finanzamt auch die Bildung weiterer Rückstellungen anzweifeln oder kürzen und Ihnen unterstellen, dass die Rückstellungen nur als Instrument zur Steuerersparnis eingesetzt werden.
Rückstellungen: Investitionsabzugsbetrag und Sonderabschreibung

Mit Rückstellungen können Sie nicht nur den Gewinn Ihres Unternehmens gezielt mindern und Steuern sparen. Sie können damit auch gezielt den Wert Ihres Betriebsvermögens herabsetzen. Durch die Bildung von Rückstellungen können Sie beispielsweise den Wert Ihres Betriebsvermögens eventuell unter 235.000 EUR drücken. Dadurch winken folgende Vergünstigungen:

  • Investitionsabzugsbetrag. Beträgt der Wert des Betriebsvermögens zum Bilanzstichtag nicht mehr als 235.000 EUR, können Sie in diesem Jahr für geplante Investitionen 40 Prozent der voraussichtlichen Investitionskosten vom Gewinn abziehen.

  • Sonderabschreibung. Beträgt der Wert des Betriebsvermögens zum Bilanzstichtag des Vorjahrs nicht mehr als 235.000 EUR, darf bei Kauf von beweglichem Anlagevermögen neben der linearen Abschreibung noch eine Sonderabschreibung von 20 Prozent vorgenommen werden.

Steuertipp: Rückstellung für Gewerbesteuer
Sie sollten unbedingt auch für die Gewerbesteuer für Jahre von 2008 an auf die Bildung einer Rückstellung pochen. Zwar ist die Gewerbesteuer von 2008 an nicht mehr als Betriebsausgabe abziehbar. Trotzdem ist die Bildung einer Rückstellung obligatorisch. Der Steuerbilanzgewinn mindert sich um diese Rückstellung und Sie schaffen es dadurch möglicherweise, den Wert des Betriebsvermögens von 235.000 EUR zu unterschreiten.

Beispiel: Rückstellung der Gewerbesteuer

Der Wert des Betriebsvermögens von Marvin Müllers Einzelunternehmen beträgt zum 31. Dezember 240.000 EUR. Zwar kann er die Gewerbesteuer für dieses Jahr nicht mehr als Betriebsausgabe abziehen. Dennoch bildet er eine Rückstellung für Gewerbesteuer in Höhe von 18.000 EUR.

Folge: Da der Wert des Betriebsvermögens durch die Bildung dieser Rückstellung auf 222.000 EUR sinkt, profitiert Müller in diesem Jahr von den Vergünstigungen rund um den Investitionsabzugsbetrag und im nächsten Jahr von der 20-prozentigen Sonderabschreibung. Auf das zu versteuernde Einkommen hat die Bildung der Gewerbesteuerrückstellung keine Auswirkung. Zwar mindert sich der Gewinn durch die Gewerbesteuerrückstellung in der Bilanz, diese 18.000 EUR sind dem Gewinn jedoch außerhalb der Bilanz wieder hinzuzurechnen.

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