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Sammelposten bei Wirtschaftsgütern: Poolabschreibung muss über fünf Jahre aufgelöst werden

Bei der Poolabschreibung von Sammelposten müssen Sie einiges beachten
Von Wilhelm Krudewig
Aktualisiert am: 02.01.2018

Wirtschaftsgüter, die zwischen 250 und 1000 Euro liegen, können je Wirtschaftsjahr in einen Sammelposten aufgenommen werden. In diesem Beitrag lesen sie, was Sie dabei beachten sollten - inklusive vieler Praxis-Beispiele.

Poolabschreibung von Wirtschaftsgütern

Wirtschaftsgüter, die zwischen 250 EUR (bis 31.12.2017: 150 EUR) und 1.000 EUR liegen, können bei einer Poolabschreibung (Anwendung des § 6 Abs. 2a EStG) in einen Sammelposten aufgenommen werden. Dieser Sammelposten ist über 5 Jahre aufzulösen. Die Buchung erfolgt dann auf das Konto „Abschreibungen auf den Sammelposten Wirtschaftsgüter“ 4862 (SKR 03) bzw. 6264 (SKR 04).

Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens sollten Sie verteilt über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abschreiben. Bei der Festlegung der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer können Sie von den amtlichen AfA-Tabellen ausgehen. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer spielt dabei keine Rolle, wenn es sich

  • um geringwertige Wirtschaftsgüter bis 250 EUR netto handelt. Diese können Sie im Jahr der Anschaffung oder Herstellung sofort zu 100% als Betriebsausgaben abziehen.
  • um Wirtschaftsgüter handelt, deren Anschaffungskosten mehr als 250 EUR aber nicht mehr als 1.000 EUR betragen (Sammelposten). Diese müssen Sie bei Anwendung der Poolabschreibung verteilt über 5 Jahre als Betriebsausgaben abziehen.

Alternativ zu diesen Varianten können Sie Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis 800 EUR (bis 31.12.2017: 410 EUR) netto auch als geringwertige Wirtschaftsgüter im Jahr der Anschaffung zu 100% abschreiben.

Bei der Poolabschreibung müssen Sie alle Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens zu einem Sammelposten zusammengefassen,

  • deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten netto (also ohne Umsatzsteuer) mehr als 250 EUR, aber nicht mehr als 1.000 EUR betragen, und die
  • beweglich, abnutzbar und
  • selbstständig (= für sich allein) nutzbar sind.

Dieser Sammelposten müssen Sie im Jahr der Bildung und in den folgenden 4 Jahren mit jeweils 1/5 gewinnmindernd auflösen. Die Regelung ist zwingend anzuwenden, Ausnahmen existieren nicht. Für die Anschaffungen müssen Sie für jedes Jahr bei Anwendung der Poolabschreibung jeweils ein eigener Sammelposten bilden.

Wann die Einstellung in den Sammelposten erfolgen muss

1. Variante: Unternehmer können selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens sofort im Jahr der Anschaffung oder Herstellung zu 100% abschreiben, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten für das einzelne Wirtschaftsgut nicht mehr als 800 EUR netto betragen. Bei dieser Variante entfällt die Möglichkeit Wirtschaftsgüter bis 1.000 EUR gem. § 6 Abs. 2a EStG in einen Sammelposten einzustellen.

2. Variante: Unternehmer, die selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens anschaffen oder herstellen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten nicht mehr als 250 EUR betragen, dürfen diese sofort im Jahr der Anschaffung oder Herstellung zu 100% abschreiben. Wenn sie mehr als 250 EUR und nicht mehr als 1.000 EUR betragen, müssen sie diese dann in einen Sammelposten einstellen, der gleichmäßig auf 5 Jahre verteilt wird (= Poolabschreibung). Statt der Poolabschreibung können also Wirtschaftsgüter bis 800 EUR voll abgeschrieben werden. Wer sich für die 800-EUR-Abschreibung entscheidet, muss Wirtschaftsgüter mit darüber hinausgehenden Anschaffungskosten über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abschreiben.

Bei der Anwendung der Poolabschreibung werden alle Anschaffungen von mehr als 250 EUR und nicht mehr als 1.000 EUR auf das Konto „Wirtschaftsgüter größer 250 bis 1.000 EUR (Sammelposten)“ gebucht.

Für die Einstellung in den Sammelposten ist immer der Nettobetrag maßgebend. Das gilt auch für nicht zum Vorsteuerabzug berechtigte Unternehmer. So schließen z.B. Umsätze für die Heilbehandlungen durch einen Arzt den Vorsteuerabzug aus. Die Auflösung sieht dann wie unten dargestellt aus. Diese Buchung wiederholt sich in jedem Jahr über den 5-Jahres-Zeitraum. Einmal in den Sammelposten eingestellte Wirtschaftsgüter verbleiben auch dort. Der Sammelposten bleibt auch dann unverändert, wenn das Wirtschaftsgut vor Ablauf von 5 Jahren aus dem Betriebsvermögen ausscheidet. Es spielt keine Rolle, ob es unbrauchbar ist oder verkauft wird. Die Nutzungsdauer der einzelnen Wirtschaftsgüter spielt ebenfalls keine Rolle. So werden in den Sammelposten auch Büromöbel mit einer Nutzungsdauer von 13 Jahren aufgenommen und auch ein PC mit einer Nutzungsdauer von nur 3 Jahren.

Übersichtstabelle: In den Sammelposten einstellbare Wirtschaftsgüter

Anschaffungskosten
Anschaffungskosten 1. Variante Abschreibung (§ 6 Abs. 2 EStG) 2. Variante Abschreibung (§ 6 Abs. 2a EStG 3. Variante Wahlmöglichkeit: Nur anstelle der 1. Variante
bis 250 € sofort sofort Abschreibung nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer
mehr als 250 € bis 800 € sofort Poolabschreibung über 5 Jahre Abschreibung nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer
mehr als 800 € bis 1000 € Abschreibung nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer Poolabschreibung über 5 Jahre Abschreibung nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer
über 1000 € Abschreibung nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer Abschreibung nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer Abschreibung nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer
Berechtigung zum Vorsteuerabzug Keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug
Gesamtbetrag des Sammelpostens 3.067,00 EUR 3.649,73 EUR
1. Auflösung (AfA) 1/5 in 01 613,40 EUR 729,95 EUR
2. Auflösung (AfA) 1/5 in 02 613,40 EUR 729,95 EUR
3. Auflösung (AfA) 1/5 in 03 613,40 EUR 729,95 EUR
4. Auflösung (AfA) 1/5 in 04 613,40 EUR 729,95 EUR
5. Auflösung (AfA) 1/5 in 05 613,40 EUR 729,95 EUR
Ausweis am 31.12.05 0,00 EUR 0,00 EUR

Buchungsvorschlag: Auflösung mit 1/5

Konto SKR 03 Soll
Konto SKR 03 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4862 Abschreibung auf den Sammelposten Wirtschaftsgüter 613,40 EUR 0485 Wirtschaftsgüter größer 250 bis 1000 EUR (Sammelposten) 613,40 EUR

Praxis-Beispiel: Sammelposten

Unternehmer Hans Groß kauft im April 01 einen neuen Schreibtisch für 800 EUR netto ohne Umsatzsteuer ein. Die Nutzungsdauer nach der amtlichen Abschreibungstabelle für die allgemein verwendbaren Wirtschaftsgüter beträgt 13 Jahre. Bei einer Abschreibung über 13 Jahre würde die jährliche Abschreibung 61,54 EUR betragen, die sich im ersten Jahr wegen der zeitanteiligen Berücksichtigung noch auf 46,15 EUR reduzieren würde.

Nach § 6 Abs. 2a EStG werden pro Jahr 160 EUR als Aufwand erfasst, ohne dass der Betrag zeitanteilig – abhängig vom Datum der Anschaffung – gekürzt werden muss.

Übersicht über die Auswirkungen:

Auswirkungen durch Einstellung in Sammelposten Auswirkungen, die sich ohne Einstellung ergeben würden
Anschaffungskosten 800 EUR 800 EUR
Auflösung des Sammelpostens 1/5 Abschreibung, ND 13 Jahre, zeiteinteilig 160 EUR 46,15 EUR
Auflösung des Sammelpostens 1/5 Abschreibung, ND 13 Jahre 160 EUR 61,54 EUR

Der Sammelposten wirkt sich nachteilig aus bei einer Nutzungsdauer von weniger als 5 Jahren und im Falle des Ausscheidens des Wirtschaftsguts vor Ablauf von 5 Jahren.

Vor- und Nachteile der Sammelposten

Der neue Sammelposten ist vorteilhaft bei Wirtschaftsgütern, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten zwischen 250 EUR und 1.000 EUR liegen und deren betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer mehr als 5 Jahre beträgt. Nur Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens dürfen in den Sammelposten eingestellt werden. Umlaufvermögen scheidet dagegen aus. Auch unbewegliche Wirtschaftsgüter werden nicht einbezogen. Zu den unbeweglichen Wirtschaftsgütern gehören z.B. Gebäudeteile, An- und Ausbauten, Platzbefestigungen, Ladeneinbauten und immaterielle Wirtschaftsgüter.

Die Einstellung in den Sammelposten setzt voraus, dass es sich um selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter handelt. Ein Wirtschaftsgut ist zu „einer selbstständigen Nutzung“ nicht fähig, wenn es nach seiner betrieblichen Zweckbestimmung nur zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens genutzt werden kann und die in den Nutzungszusammenhang eingefügten Wirtschaftsgüter technisch aufeinander abgestimmt sind. Bei vielen gleichartigen Gegenständen kann jeder Gegenstand ein selbstständig nutzbares Wirtschaftsgut sein. Das gilt z.B. für Bestecke in Gaststätten, Hotels und Kantinen, für Bücher einer Leihbücherei und für die Grundausstattung einer Werkstatt mit Werkzeugen. Jedes einzelne Werkzeug ist für sich nutzbar.

Wirtschaftsgüter, die selbstständig bewertet und abgeschrieben werden können, sind dann nicht in den Sammelposten einzustellen, wenn diese nicht auch selbstständig genutzt werden können. Bei der Beurteilung ist darauf abzustellen, ob das Wirtschaftsgut

  • zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens einen gemeinsamen Zweck erfüllt,
  • fest mit anderen Wirtschaftsgütern verbunden ist,
  • zu einer einheitlichen Nutzung über einen längeren Zeitraum mit anderen Wirtschaftsgütern fest verbunden ist und
  • nach dem äußeren Erscheinungsbild als Einheit erscheint.

Es ist von einem einheitlichen Wirtschaftsgut auszugehen, wenn ein einzelner Gegenstand für sich genommen unvollständig oder ohne eine Verbindung mit anderen Gegenständen in seiner Verwendbarkeit beeinträchtigt ist.

Anschaffungs- oder Herstellungskosten

Für die Beurteilung, ob ein Wirtschaftsgut in einen Sammelposten eingestellt werden kann, ist immer der Nettobetrag maßgebend. Ob der Unternehmer die in Rechnung gestellte Vorsteuer in vollem Umfang, teilweise oder überhaupt nicht als Vorsteuer abziehen kann, spielt keine Rolle. Für die Beurteilung, ob ein geringwertiges Wirtschaftsgut vorliegt, sind die Anschaffungskosten ohne Umsatzsteuer maßgebend. Da Skonti und Rabatte die Anschaffungskosten mindern, ist der Betrag maßgebend, der sich nach deren Abzug ergibt.

Investitionsabzugsbetrag

Hat der Unternehmer einen steuerlich zulässigen Investitionsabzugsbetrag gebildet, muss er ihn im Investitionsjahr wieder auflösen. Dabei kann er für steuerliche Zwecke die Gewinnerhöhung wieder rückgängig machen, indem er den Investitionsabzugsbetrag von den Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzieht. Durch den Abzug des Investitionsabzugsbetrags können steuerlich Wirtschaftsgüter entstehen, die in den Sammelposten einzustellen sind.

Einlagewert

Überschreitet der Einlagewert den Grenzwert von 250 EUR, nicht aber den Betrag von 1.000 EUR, können die eingelegten Wirtschaftsgüter (z.B. Aktenregal, Tisch, Stühle) in den neuen Sammelposten eingestellt werden. Der Wert der Einlage wird dann so angesetzt:

  • Anschaffungskosten, abzüglich AfA, wenn die Einlage innerhalb von 3 Jahren nach Anschaffung erfolgt;
  • Teilwert, wenn zwischen Anschaffung und Einlage mehr als 3 Jahre liegen. Teilwert ist der Betrag, der im Verkaufsfall erzielt werden würde.

Werden bei einer Betriebsgründung Wirtschaftsgüter in das Betriebsvermögen eingebracht, gelten dieselben Grundsätze. Danach richtet sich dann die Einstufung als Wirtschaftsgut, das in den Sammelposten einzustellen ist.

Aufzeichnungspflichten

Soweit sich die betreffenden Angaben nicht aus der Buchführung ergeben, müssen Aufzeichnungen über die Wirtschaftsgüter geführt werden, deren Anschaffungskosten über 250 EUR liegen.

Gestaltungsvarianten

Es kommt darauf an, ausstehende Investitionen im richtigen Jahr zu tätigen. Mithilfe eines 3-Konten-Modells, ist auf einen Blick erkennbar, welche Variante für den Unternehmer tatsächlich optimal ist.

Bei der Planung kommt es auf Folgendes an:

  • Die Sammelposten-Variante sollte gewählt werden, wenn vorwiegend Wirtschaftsgüter angeschafft werden, die mehr als 800 EUR und nicht mehr als 1.000 EUR netto kosten und die amtliche Abschreibungsdauer mehr als 5 Jahre beträgt.
  • In allen anderen Situationen sollte die Variante mit dem Grenzwert von 800 EUR gewählt werden, sodass die Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter bis zum Grenzwert von 800 möglich ist.

Praxis-Beispiel: Skonto

Unternehmer Hans Groß kauft einen Schreibtisch für 1.020,00 EUR netto. Bei der Zahlung zieht er 2% Skonto ab.

Sie rechnen dann wie folgt:

Kauf eines Schreibtischs:

Rechnung über (netto) 1.020 EUR
abzüglich 2% Skonto 20,40 EUR
Anschaffungskosten netto 999,60 EUR
19% Umsatzsteuer (Vorsteuer) 189,92 EUR
gezahlter Betrag 1.189,52 EUR

Ergebnis: Nach Abzug von Skonto ergibt sich ein Betrag, der 1.000 EUR nicht überschreitet. Es handelt sich um ein Wirtschaftsgut, das in den Sammelposten eingestellt werden kann und gleichmäßig über 5 Jahre gewinnmindernd aufzulösen ist.

Liegt beim Jahreswechsel die Anschaffung vor dem 1.1. und der Abzug des Skontobetrags nach dem 31.12., kann er im abgelaufenen Jahr nicht mehr berücksichtigt werden. Schafft der Unternehmer das Wirtschaftsgut z.B. noch im Jahr 01 für netto 1.020 EUR an und zahlt er erst unter Abzug von Skonto nach dem 31.12., dann ist der Betrag von 1.020 EUR maßgebend, sodass das Wirtschaftsgut nicht in den Sammelposten eingestellt werden kann. Die Anschaffungskosten mindern sich erst im Zeitpunkt der Zahlung, d.h. im neuen Jahr. Das neue Jahr ist jedoch nicht mehr das Jahr der Anschaffung.

Bei Lieferantenrabatten kann entsprechend verfahren werden. Anders als das Skonto ist der Rabatt eine Preisminderung, die mit dem Händler von vornherein ausgehandelt wird. Somit besteht die Möglichkeit, die Verteilung des Rabatts von vornherein zu steuern.

Praxis-Beispiel: Minderung der Anschaffungskosten durch einen Investitionsabzugsbetrag

Unternehmer Huber hat für die Anschaffung eines Notebooks im Jahresabschluss 01 einen Investitionsabzugsbetrag gebildet (voraussichtliche Anschaffungskosten von 1.600 EUR x 40% = 640 EUR). Im Jahr 03 hat er das Notebook für brutto 1.904 EUR angeschafft. Er rechnet wie folgt:

Bruttobetrag 1.904 EUR
abzüglich Umsatzsteuer (Vorsteuer) 304 EUR
- Nettobetrag 1.600 EUR
abzüglich Investitionsabzugsbetrag 640 EUR
maßgebende Anschaffungskosten 960 EUR

Konsequenz: Die Anschaffungskosten überschreiten nicht den Grenzwert von 1.000 EUR, sodass der Unternehmer das Notebook sofort als geringwertiges Wirtschaftsgut abschreiben darf.

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