Sonderzahlungen für Geschäftsführer: Ansprüche schriftlich festhalten

Geschäftsführer können sich entspannt zurücklehnen, wenn Sonderzahlungen schriftlich vereinbart wurden
Aktualisiert am: 08.12.2015

Für alle Gesellschafter-Geschäftsführer von GmbHs ist klar: Alleine schon aus steuerlichen Gründen müssen alle Vergütungsbestandteile (Festgehalt, Tantieme, Sonderzahlungen und Zusatzleistungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld) schriftlich im Anstellungsvertrag vereinbart werden.

Sonderzahlungen an Geschäftsführer korrekt festhalten

 

Die Vergütungsbestandteile inklusive Sonderzahlungen an der Gesellschafter-Geschäftsführer sollten eindeutig nach Anlass, Höhe und Fälligkeit ausgewiesen werden. Nur dann ist sichergestellt, dass das Finanzamt die Vergütung und Sonderzahlungen an den Gesellschafter-Geschäftsführer nicht als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) behandelt und zusätzlich mit Körperschaft- und Gewerbesteuer veranlagt.

Achtung: Sonderzahlungen an den GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer gehören regelmäßig zum Prüfungs-Schwerpunkt einer Steuerprüfung.

Ist hier eine Sonderzahlung (z.B. Weihnachts- oder Urlaubsgeld) vorgesehen, dann hat der Geschäftsführer einen eindeutigen Anspruch auf diese Sonderzahlung und das Finanzamt hat keinen Grund zur Beanstandung. Was aber, wenn es kein eindeutiges Vertragswerk zur Sonderzahlung gibt?

Dazu gibt es jetzt ein Urteil des Oberlandesgerichts (OLG) München. Das bringt insbesondere Klarheit für alle Fremd-Geschäftsführer, die keinen umfangreichen schriftlichen Anstellungsvertrag abgeschlossen haben, oder Minderheits-Gesellschafter-Geschäftsführer, die sich aufgrund jährlicher Übung ein Weihnachtsgeld auszahlen, eigentlich aber keinen schriftlichen Anspruch auf die Sonderzahlung haben. Dazu die Münchner Richter: „Es ist Sache des Geschäftsführers dazulegen und ggf. zu beweisen, dass er einen Zahlungsanspruch hat“ (OLG München, Urteil vom 22.10.2015, 23 U 4861/14).

Existiert kein schriftlicher Anstellungsvertrag (und damit keine Regelung zur Sonderzahlung), kann der Geschäftsführer wie folgt argumentieren:

  • Erhielt er schon über Jahre das Weihnachtsgeld als Sonderzahlung, kann man davon ausgehen, dass die Gesellschafter von der Sonderzahlung wussten. Haben Sie das geduldet, ist davon auszugehen, dass der Sonderzahlung ein Anspruch des Geschäftsführers zugrunde lag.
  • Erhält der Geschäftsführer erstmals die Sonderzahlung in Form von Weihnachtsgeld und widersprechen der oder die Gesellschafter, muss man davon ausgehen, dass es keinen Rechtsanspruch auf diese Sonderzahlung gibt.

Praxis-Tipp: Im Zweifel müssen Sie die Sonderzahlung zurückzahlen

Auch wenn sich der Geschäftsführer die Sonderzahlung Weihnachtsgeld bereits mit dem Novembergehalt angewiesen hat, hat die GmbH dann einen Rückzahlungsanspruch. Der Geschäftsführer muss das Gehalt zurücküberweisen oder mit dem nächsten Gehalt verrechnen. Wenn Sie sich im nächsten Jahr den Anspruch auf Weihnachtsgeld als Sonderzahlung sichern wollen, sollten Sie eine entsprechende Änderung des Anstellungsvertrages mit den Gesellschaftern vereinbaren bzw. als Allein-Gesellschafter-Geschäftsführer protokollieren. Die gleiche Rechtslage gilt auch für die Sonderzahlung Urlaubsgeld.

Formulierung zur Sonderzahlung für den Geschäftsführer-Anstellungsvertrag

„Der Geschäftsführer erhält eine monatliche Brutto-Vergütung von € ... ,--. Darüber hinaus werden dem Geschäftsführer Sonderzahlungen in Form von Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld jeweils in Höhe eines Monatsgehaltes gewährt, das jeweils am 30.05. bzw. 31.11. eines jeden Jahres ausgezahlt wird.“

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