Wie können Unternehmer ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch führen?

Als Kleinunternehmer kennen Sie Ihre Mitarbeiter persönlich. Mit allen haben Sie Kontakt, mit den meisten arbeiten Sie eng zusammen. Diesen Vorteil können Sie aber noch ausbauen, indem Sie Mitarbeitergespräche führen. In diesem Austausch können Sie Leistungen anerkennen, konstruktive Kritik üben oder Hindernisse ausräumen. Erfahren Sie im folgenden Beitrag, wie Sie Mitarbeitergespräche richtig führen und wie Sie diese zielgerichtet aufbauen.

Hinweis: Gendergerechte Sprache ist uns wichtig. Daher verwenden wir auf diesem Portal, wann immer möglich, genderneutrale Bezeichnungen. Daneben weichen wir auf das generische Maskulinum aus. Hiermit sind ausdrücklich alle Geschlechter (m/w/d) mitgemeint. Diese Vorgehensweise hat lediglich redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung.

Call-Center-Mitarbeiter vor einem Monitor
© Contrastwerkstatt - stock.adobe.com
Zuletzt aktualisiert am:17.10.2023

Warum sollten Sie Mitarbeitergespräche führen?

Als Unternehmer haben Sie Ihre persönliche, durch Erfahrungen geprägte Sicht der Dinge. Die Ansicht Ihrer Mitarbeiter kann aber eine ganz andere sein. Folgende Gründe zeigen, weshalb Sie regelmäßige Gespräche mit Ihren Angestellten führen sollten:

  • Einblick in Ihr Team: In Mitarbeitergesprächen können Sie das Unternehmen oder Ihre Abteilung auch vom Standpunkt Ihrer Mitarbeiter sehen und potenzielle Konflikte erkennen.
  • Kommunikation: Durch den Dialog verbessern Sie die Zusammenarbeit mit Ihren Arbeitnehmern und räumen bestehende Missverständnisse aus.
  • Personalentwicklung: Indem Sie Personalgespräche führen, kennen Sie die Ziele und Herausforderungen Ihrer Mitarbeiter und helfen Ihnen, diese zu erreichen bzw. zu überwinden.
  • Mitarbeitermotivation: Wenn Sie Feedbackgespräche richtig führen, steigern Sie die Zufriedenheit und Produktivität Ihrer Team-Mitglieder.

Auch wenn es keinen aktuellen, dringenden Gesprächsbedarf gibt, ist es sinnvoll, mit jedem Mitarbeiter ein Jahresgespräch zu führen.

Info

Pflicht zur Durchführung von Mitarbeitergesprächen

Als Arbeitgeber bzw. Führungskraft sind Sie gemäß § 82 des Betriebsverfassungsgesetzes dazu verpflichtet, Ihren Angestellten Mitarbeitergespräche anzubieten.

Ein Arbeitnehmer darf jederzeit um eine Unterredung mit einem Vorgesetzten bitten, wenn es dabei um betriebliche Angelegenheit geht, die ihn persönlich betreffen.“

Checkliste zum Führen von Mitarbeitergesprächen

Gerade als junger Unternehmer arbeiten Sie vielleicht noch nicht lange als Führungskraft. Steht der erste Termin mit einem Ihrer Angestellten an, ergibt sich die Frage „Wie führe ich ein Personalgespräch?“. Unsere Checkliste versorgt Sie mit den notwendigen Informationen, damit Sie Ihre Mitarbeitergespräche erfolgreich führen.

1. Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs

Auch wenn Sie mit vielen, operativen Aufgaben beschäftigt sind, sollten Sie Ihre Mitarbeitergespräche gut vorbereiten. Beachten Sie im Vorfeld folgende Punkte:

  • Planen Sie genügend Zeit ein. Ihr Mitarbeiter soll nicht den Eindruck erhalten, dass Sie ihn zwischen Terminen abfertigen.
  • Legen Sie fest, wo Sie das Gespräch führen wollen. Findet es in Ihrem Büro statt, sollten Sie sich keinesfalls hinter Ihrem Schreibtisch verschanzen. Das betont die Hierarchie unnötig und erschwert es dem Mitarbeiter, offen mit Ihnen zu reden. Schaffen Sie eine gute Gesprächsatmosphäre.
  • Sie sollten Ihren Mitarbeiter rechtzeitig informieren, dass Sie ein Mitarbeitergespräch führen wollen. Teilen Sie ihm Zeitpunkt, Ort und Anlass des Gesprächs mit, damit er sich ebenfalls vorbereiten kann.
  • Legen Sie fest, was Sie erreichen möchten. Je genauer Sie Ihr Ziel kennen, umso besser wird es Ihnen gelingen, das Gespräch darauf auszurichten. Das Ziel muss erreichbar und zumutbar sein; und es muss rechtlich erlaubt sein.
  • Müssen Sie die Zielvereinbarungen verhandeln, sollten Sie für sich selbst Ober- und Untergrenzen festlegen. Bei allen Gesprächsinhalten kann es sinnvoll sein, ein Alternativziel parat zu haben.
  • Sammeln Sie schlüssige Argumente für Ihre Ziele und überlegen Sie, welche Fragen Sie Ihrem Mitarbeiter stellen möchten.

2. Führung des Mitarbeitergesprächs

Als Teamleiter wünschen Sie sich, dass der Termin mit Ihrem Angestellten zwar ergebnisorientiert, aber auch harmonisch abläuft. Damit beide Bedingungen eintreten, gibt es einige Aspekte zu beachten, während Sie Mitarbeitergespräche führen.

  • Ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch braucht eine Struktur. Sie müssen vorher in groben Zügen den Ablauf planen. Das Vorgehen erläutern Sie Ihrem Mitarbeiter, damit auch er sich darauf einstellen kann. Am besten orientieren Sie sich an einem Gesprächsleitfaden.
  • Gehen Sie offen und ohne Vorurteil ins Gespräch. Für den Gesprächseinstieg können Sie mit dem Anlass und den Zielen der Besprechung starten und Erfolge des Mitarbeiters hervorheben.
  • Achten Sie darauf, dass Ihr Mitarbeiter beim Thema bleibt. Werden Sie nicht ungeduldig: Ihr Mitarbeiter ist vielleicht ungeübt darin, seine Interessen im Gespräch zu vertreten.
  • Wenn Sie Mitarbeitergespräche führen, sollten beide Parteien zu Wort kommen. Hierbei darf Ihrem Angestellten gerne ein höherer Redeanteil zukommen. Mit der 70-30-Regel spricht der Mitarbeiter zu 70 % und die Führungskraft zu 30 %.
  • Konzentrieren Sie sich voll auf Ihren Gesprächspartner und schenken Sie Ihre volle Aufmerksamkeit. Fragen Sie gegebenenfalls nach und vermeiden Sie Unterbrechungen. Dieses „aktive Zuhören“ hilft Ihnen, persönlichen Kontakt zum Mitarbeiter herzustellen, seine Interessen und Vorstellungen besser zu erkennen und leichter gemeinsame Lösungen zu finden.
  • Reden Sie keinesfalls über abwesende Mitarbeiter.
  • Sorgen Sie für einen sachlichen Ablauf des Personalgesprächs. Wenn das gar nicht funktioniert, brechen Sie das Gespräch ab, und unternehmen Sie später einen neuen Versuch. 

Info

Das Mitarbeitergespräch dokumentieren

Machen Sie sich stichwortartig Notizen zum Gesprächsinhalt. So gehen Sie sicher, dass Sie nichts Wichtiges vergessen.

3. Gesprächsstrategien und Situationen vorhersehen

Manche Angestellte tendieren dazu, innerhalb der Konversation vom Thema abzulenken oder kommen gar nicht erst auf den Punkt. Bei solchen Mitarbeitern müssen Sie die Gesprächsführung übernehmen. Dies gelingt Ihnen mit folgenden Maßnahmen:

  • Mit den richtigen Fragen können Sie geschickt das Gespräch lenken, unsichere Mitarbeiter zum Reden bringen und allzu redselige zurück zum Thema führen.
  • Falls Sie sich von einer Frage Ihres Mitarbeiters oder Einwänden überrumpelt fühlen: Wiederholen Sie wichtige Aussagen mit eigenen Worten; damit gewinnen Sie wertvolle Zeit, in der Sie sich eine Antwort überlegen können.
  • Bei einem impulsiven Mitarbeiter müssen Sie auch mit aggressiven Reaktionen rechnen. Bleiben Sie ruhig, spiegeln Sie sein Verhalten wider, fragen Sie ihn nach der Ursache für sein Aufbrausen. Lässt er sich gar nicht beruhigen, brechen Sie besser das Gespräch ab und schlagen einen neuen Termin vor.

Die Nachbearbeitung des Personalgesprächs

Wenn Sie Mitarbeitergespräche führen, sind diese meistens mit dem Ziel der Verbesserung verbunden. Daher geht mit jedem Mitarbeitergespräch die Nachbereitung einher. Folgende Aspekte sollte Sie durchführen:

  • Reflektieren Sie das Gespräch. Was haben Sie gut oder nicht so gut gemacht? Welchen Eindruck haben Sie von Ihrem Mitarbeiter erhalten?
  • Erörtern Sie, welche Ziele Sie im Termin erreicht haben und welche noch offen sind.
  • Setzen Sie die erarbeiteten Absprachen um. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer verlassen das Personalgespräch mit dem Ziel auf Veränderung bzw. Verbesserung. Daher sollten Sie die getroffenen Vereinbarungen auch einhalten.

Weitere Gesprächstypen

Neben dem regelmäßigen Mitarbeitergespräch gibt es noch andere Varianten von Beurteilungsgesprächen. Diese können zwar dem gleichen Gesprächsleitfaden (s. o.) folgen, aber meist einen konkreten Anlass haben. Das sind:

  • das Anerkennungsgespräch
  • das Kritikgespräch
  • das Konfliktgespräch

Das Anerkennungsgespräch

Anerkennung und Lob werden vielfach vernachlässigt, weil gute Leistungen schnell zur Selbstverständlichkeit werden. Man geht davon aus, dass der Mitarbeiter doch weiß, dass man ihn schätzt. Dabei wird vergessen, dass viele Mitarbeiter ausgesprochene Anerkennung benötigen, um sich weiter anspornen zu können. Darum sollten Sie besondere Leistungen und Kompetenzen in einem Mitarbeitergespräch würdigen. Auf diese Weise erhalten Sie die Mitarbeitermotivation aufrecht oder können diese noch steigern.

Das Kritikgespräch

Im Alltag von Abteilungsleitern gehört es auch dazu, schwierige Mitarbeitergespräche zu führen. Das Kritikgespräch ist daher eines der wichtigsten Führungsinstrumente. Nur wenn Sie mit Ihrem Mitarbeiter über Probleme reden, ihm Fehler und Schwächen vorhalten und gemeinsam nach Lösungen suchen, können Sie Besserung erwarten. Das Kritikgespräch ist aber auch unangenehm. Sie müssen damit rechnen, dass Ihr Mitarbeiter mit Widerwillen reagiert oder in eine Verteidigungshaltung gerät. Deshalb sollten Sie ein Kritikgespräch stets sachlich und ruhig führen. Bereiten Sie im Vorfeld Formulierungen für dieses Mitarbeitergespräch vor, die das Thema zwar genau benennen, den Mitarbeiter aber nicht kränken. Erklären Sie Ihrem Mitarbeiter die Situation genau; versuchen Sie, Einsicht und das Versprechen von Besserung zu erhalten.

Das Konfliktgespräch

Konflikte unter Mitarbeitern können das Betriebsklima und die Leistung der Mitarbeiter erheblich beeinträchtigen. Sie sollten umgehend geklärt und konstruktiv gelöst werden. Mit einem Mitarbeitergespräch können Sie Konflikte rasch, auf Dauer und für alle Beteiligten zufriedenstellend lösen. Beim Konfliktgespräch ist es besonders wichtig, dass sich am Ende keiner als Verlierer fühlt und keiner „sein Gesicht verliert“. Gesprächsziel muss sein, gemeinsam eine Lösung zu finden, mit der alle Beteiligten gut leben können. Im Konfliktmanagement ist es für Führungskräfte wichtig, eine neutrale Haltung einzunehmen. Beim Konfliktgespräch sollten Sie aufpassen, sich nicht auf die Seite eines Mitarbeiters ziehen zu lassen.

Praxis-Beispiel: Gehaltsgespräch

Mitarbeiter M bittet Unternehmer U um ein persönliches Gespräch. Um sich darauf vorbereiten zu können und den Zeitbedarf abschätzen zu können, fragt U nach dem Anlass. M erklärt, Grund sei sein Gehalt, das seit 2 Jahren unverändert sei. Er glaubt, eine Gehaltserhöhung verdient zu haben. In einem Mitarbeitergespräch möchte er um mehr Gehalt verhandeln.

U, dessen Unternehmen nicht tarifgebunden ist, hat sich die Gehälter vor einigen Monaten angesehen. Er hat festgestellt, dass Ms Gehalt im Vergleich zu dem anderer Mitarbeiter angemessen ist. Er weiß, dass seine Mitarbeiter im vorigen Jahr gut gearbeitet haben, und hätte gerne eine allgemeine Gehaltserhöhung gewährt. Er musste jedoch erkennen, dass sich das Unternehmen, im Zusammenhang mit den anderen Personalkosten, eine spürbare Gehaltserhöhung derzeit nicht leisten kann

Auch M hat in den vergangenen Monaten gut gearbeitet, sogar mehr geleistet als die anderen. Er hat den Auftrag mit dem Kunden K1 zügig und eigenverantwortlich abgearbeitet. K1 hat sich ausdrücklich beim Unternehmer U für die rasche und erfolgreiche Arbeit bedankt. U überlegt, wie er Ms Leistung anerkennen könnte, ohne sein Gehalt zu erhöhen. Ihm fällt ein, dass M einen verhältnismäßig kleinen Firmenwagen fährt und sich wegen seiner 2 Kinder schon häufiger den Kombi eines Kollegen geliehen hat.

So könnten der Unternehmer und sein Angestellter das fiktive Mitarbeitergespräch führen:

U: „Guten Tag, Herr M. Bevor wir hier mit dem eigentlichen Thema beginnen, möchte ich Sie fragen, wie es Ihrem Nachwuchs geht?“
M: „Guten Tag, Herr U. Meiner Familie geht es gut. Die Jungs sind halt jetzt in einem schwierigen Alter und halten uns ganz schön auf Trab…“
U: „Das kenne ich. Also unsere Jungs…. Aber Sie sind ja aus einem anderen Grund hier. Sie wollten mich ja wegen Ihres Gehalts sprechen. Sie meinen, ich sollte Ihr Gehalt erhöhen?“
M: „Ja, ich arbeite jetzt schon 2 Jahre bei Ihnen, und mein Gehalt ist unverändert. Sie waren doch bisher mit meiner Arbeit sehr zufrieden. Den Auftrag mit K1 habe ich vollkommen selbstständig und pünktlich abgeschlossen, obwohl der Zeitplan sehr eng war.“
U: „Das stimmt. Ich weiß, dass Sie noch keine Gehaltserhöhung bekommen haben, seit Sie bei mir sind, und ich weiß auch, dass Sie den Auftrag mit K1 hervorragend abgewickelt haben. Dafür möchte ich mich bei der Gelegenheit noch einmal bedanken.“

– U macht eine kleine Pause und trinkt einen Schluck Kaffee –
„Wie jedes Jahr habe ich mir im Januar die Gehälter aller Mitarbeiter angesehen. Ich hätte sie gerne erhöht, aber wir können uns das gerade einfach nicht leisten. Sie wissen, dass wir voriges Jahr erhebliche Verluste wegen der Insolvenz von K3 hatten. Wenn ich jetzt nur Ihr Gehalt erhöhe, würde ich alle anderen benachteiligen. Das möchte ich natürlich nicht.“
– U macht wieder eine kleine Pause –
„Ich mache Ihnen aber einen anderen Vorschlag: Was halten Sie davon, wenn Sie statt einer Gehaltserhöhung einen größeren Dienstwagen bekommen? Ich dachte mir, dass die Fahrt in den Urlaub vielleicht entspannter ist, wenn die Jungs etwas mehr Platz haben.“
M: „Einen Kombi vielleicht? Wir hatten schon überlegt, privat einen zu kaufen; das war mir aber bisher zu teuer. Also, das wäre schon was.“
U: „Gut, dann schlage ich vor, ich hole mal 2, 3 Angebote ein und komme auf Sie zu.“
M: „Das hört sich gut an …“
U: „Ich denke, das lässt sich machen. Dann verbleiben wir für heute so. Danke für das angenehme Gespräch, und grüßen Sie Ihre Frau von mir.“
M verabschiedet sich.

Lexware Newsletter

Möchten Sie zukünftig wichtige News zu Gesetzes­änderungen, hilfreiche Praxis-Tipps und kostenlose Tools für Unternehmen erhalten? Dann abonnieren Sie unseren Newsletter.