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Wie führe ich ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch in kleinen Unternehmen?

Lassen Sie sich durch Arbeitszeugnis-Formulierungen auf die Sprünge helfen
Aktualisiert am: 23.03.2017

Als Kleinunternehmer kennen Sie Ihre Mitarbeiter persönlich. Mit allen haben Sie Kontakt, mit den meisten arbeiten Sie eng zusammen. Diesen Vorteil können Sie aber noch ausbauen: durch Mitarbeitergespräche, in denen Sie Leistungen anerkennen, konstruktive Kritik üben oder Hindernisse ausräumen.

Als Unternehmer haben Sie Ihre persönliche, durch Erfahrungen geprägte Sicht der Dinge. Die Ansicht Ihrer Mitarbeiter kann aber eine ganz andere sein. In Mitarbeitergesprächen können Sie das Unternehmen auch vom Standpunkt Ihrer Mitarbeiter aus sehen; sie verbessern die Zusammenarbeit und räumen bestehende Missverständnisse aus. Auch wenn es keinen aktuellen, dringenden Gesprächsbedarf gibt, ist ein Jahresgespräch mit jedem Mitarbeiter sinnvoll.

Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs

  • Planen Sie genügend Zeit ein.
  • Legen Sie fest, wo Sie das Gespräch führen wollen. Findet es in Ihrem Büro statt, sollten Sie sich keinesfalls hinter Ihrem Schreibtisch verschanzen. Das betont die Hierarchie unnötig und erschwert es dem Mitarbeiter, offen mit Ihnen zu reden. Schaffen Sie eine gute Gesprächsatmosphäre.
  • Informieren Sie Ihren Mitarbeiter rechtzeitig, dass Sie mit ihm sprechen möchten. Teilen Sie ihm Zeitpunkt, Ort und Anlass des Gesprächs mit, damit er sich vorbereiten kann.
  • Legen Sie fest, was Sie erreichen möchten. Je genauer Sie Ihr Ziel kennen, umso besser wird es Ihnen gelingen, das Gespräch darauf auszurichten. Das Ziel muss erreichbar und zumutbar sein; und es muss rechtlich erlaubt sein.
  • Muss das Ziel verhandelt werden, sollten Sie für sich selbst Ober- und Untergrenzen festlegen. Bei allen Gesprächsinhalten kann es sinnvoll sein, ein Alternativziel parat zu haben.
  • Sammeln Sie schlüssige Argumente für Ihre Ziele, und überlegen Sie, welche Fragen Sie Ihrem Mitarbeiter stellen möchten.

Tipp: Machen Sie sich stichwortartig Notizen zum Gesprächsinhalt. So gehen Sie sicher, dass Sie nichts Wichtiges vergessen.

Führung des Gesprächs

  • Ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch braucht eine Struktur. Sie müssen vorher in groben Zügen den Ablauf planen. Das Vorgehen erläutern Sie Ihrem Mitarbeiter, damit auch er sich darauf einstellen kann. Am besten orientieren Sie sich an einem Gesprächsleitfaden.
  • Gehen Sie offen und ohne Vorurteil ins Gespräch.
  • Achten Sie darauf, dass Ihr Mitarbeiter beim Thema bleibt. Werden Sie nicht ungeduldig: Ihr Mitarbeiter ist vielleicht ungeübt darin, seine Interessen im Gespräch zu vertreten.
  • Reden Sie keinesfalls über abwesende Mitarbeiter.
  • Konzentrieren Sie sich voll auf Ihren Gesprächspartner, fragen Sie gegebenenfalls nach, und  vermeiden Sie Unterbrechungen. Dieses „aktive Zuhören“ hilft Ihnen, persönlichen Kontakt zum Mitarbeiter herzustellen, seine Interessen und Vorstellungen besser zu erkennen und leichter gemeinsame Lösungen zu finden..
  • Sorgen Sie dafür, dass das Gespräch sachlich bleibt. Wenn das gar nicht klappt, brechen Sie  das Gespräch ab, und unternehmen Sie später einen neuen Versuch. 

Gesprächsstrategien und Situationen vorhersehen

  • Mit den richtigen Fragen können Sie das Gespräch geschickt lenken, unsichere Mitarbeiter zum Reden bringen und allzu redselige zurück zum Thema führen.
  • Falls Sie sich von einer Frage Ihres Mitarbeiters oder Einwänden überrumpelt fühlen: Wiederholen Sie wichtige Aussagen mit eigenen Worten; damit gewinnen Sie wertvolle Zeit, in der Sie sich eine Antwort überlegen können.
  • Bei einem impulsiven Mitarbeiter müssen Sie auch mit aggressiven Reaktionen rechnen. Bleiben Sie ruhig, spiegeln Sie sein Verhalten wider, fragen Sie ihn nach der Ursache für sein Aufbrausen. Lässt er sich gar nicht beruhigen, brechen Sie besser das Gespräch ab und schlagen einen neuen Termin vor.

Weitere Gesprächstypen

Neben dem regelmäßigen Mitarbeitergespräch gibt es noch andere Gesprächstypen, die zwar dem gleichen Gesprächsleitfaden (s. o.) folgen können, aber meist einen konkreten Anlass haben. Das sind:

  • das Anerkennungsgespräch
  • das Kritikgespräch
  • das Konfliktgespräch

Das Anerkennungsgespräch

Anerkennung und Lob werden vielfach vernachlässigt, weil gute Leistungen schnell zur Selbstverständlichkeit werden. Man geht davon aus, dass der Mitarbeiter doch weiß, dass man ihn schätzt. Dabei wird vergessen, dass viele Mitarbeiter ausgesprochene Anerkennung benötigen, um sich weiter anspornen zu können. Darum sollten Sie besondere Leistungen umgehend in einem Mitarbeitergespräch würdigen.

Lesen Sie dazu auch diesen Beitrag: Mitarbeitermotivation: So steigern Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter

Das Kritikgespräch

Das Kritikgespräch ist eines der wichtigsten Führungsinstrumente. Nur wenn Sie mit Ihrem Mitarbeiter über Probleme reden, ihm Fehler und Schwächen vorhalten und gemeinsam nach Lösungen suchen, können Sie Besserung erwarten. Das Kritikgespräch ist aber auch unangenehm. Sie müssen damit rechnen, dass Ihr Mitarbeiter gekränkt oder mit Widerwillen reagiert oder in eine Verteidigungshaltung gerät. Deshalb sollten Sie ein Kritikgespräch stets sachlich und ruhig führen. Erklären Sie Ihrem Mitarbeiter die Situation genau; versuchen Sie, Einsicht und das Versprechen von Besserung zu erhalten.

Das Konfliktgespräch

Konflikte unter Mitarbeitern können das Betriebsklima und die Leistung der Mitarbeiter erheblich beeinträchtigen. Sie sollten umgehend geklärt und konstruktiv gelöst werden. Mit einem Mitarbeitergespräch können Sie Konflikte rasch, auf Dauer und für alle Beteiligten zufriedenstellend lösen. Beim Konfliktgespräch ist es besonders wichtig, dass sich am Ende keiner als Verlierer fühlt und keiner „sein Gesicht verliert“. Ziel muss es sein, gemeinsam eine Lösung zu finden, mit der alle Beteiligten gut leben können. Beim Konfliktgespräch sollten Sie aufpassen, sich nicht auf die Seite eines Mitarbeiters ziehen zu lassen.

Praxis-Beispiel: Gehaltsgespräch

Mitarbeiter M bittet Unternehmer U um ein persönliches Gespräch. Um sich darauf vorbereiten zu können und den Zeitbedarf abschätzen zu können, fragt U nach dem Anlass. M erklärt, Grund sei sein Gehalt, das seit 2 Jahren unverändert sei. Er glaubt, eine Gehaltserhöhung verdient zu haben.

U, dessen Unternehmen nicht tarifgebunden ist, hat sich die Gehälter vor einigen Monaten angesehen. Er hat festgestellt, dass Ms Gehalt im Vergleich zu dem anderer Mitarbeiter angemessen ist. Er weiß, dass seine Mitarbeiter im vorigen Jahr gut gearbeitet haben, und hätte gerne eine allgemeine Gehaltserhöhung gewährt. Er musste jedoch erkennen, dass sich das Unternehmen eine spürbare Gehaltserhöhung derzeit nicht leisten kann. 

Auch M hat in den vergangenen Monaten gut gearbeitet, sogar mehr geleistet als die anderen. Er hat den Auftrag mit dem Kunden K1 zügig und eigenverantwortlich abgearbeitet. K1 hat sich ausdrücklich beim Unternehmer U für die rasche und erfolgreiche Arbeit bedankt. U überlegt, wie er Ms Leistung anerkennen könnte, ohne sein Gehalt zu erhöhen. Ihm fällt ein, dass M einen verhältnismäßig kleinen Firmenwagen fährt und sich wegen seiner 2 Kinder schon häufiger den Kombi eines Kollegen geliehen hat.

Lesen Sie dazu auch diesen Beitrag: Gehaltsgestaltung: Diese Möglichkeiten gibt es

So könnte das Mitarbeitergespräch verlaufen:

U: „Guten Tag, Herr M. Bevor wir hier mit dem eigentlichen Thema beginnen, möchte ich Sie fragen, wie es Ihrem Nachwuchs geht?“
M: „Guten Tag, Herr U. Meiner Familie geht es gut. Die Jungs sind halt jetzt in einem schwierigen Alter und halten uns ganz schön auf Trab…“
U: „Das kenne ich. Also unsere Jungs…. Aber Sie sind ja aus einem anderen Grund hier. Sie wollten mich ja wegen Ihres Gehalts sprechen. Sie meinen, ich sollte Ihr Gehalt erhöhen?“
M: „Ja, ich arbeite jetzt schon 2 Jahre bei Ihnen, und mein Gehalt ist unverändert. Sie waren doch bisher mit meiner Arbeit sehr zufrieden. Den Auftrag mit K1 habe ich vollkommen selbstständig und pünktlich abgeschlossen, obwohl der Zeitplan sehr eng war.“
U: „Das stimmt. Ich weiß, dass Sie noch keine Gehaltserhöhung bekommen haben, seit Sie bei mir sind, und ich weiß auch, dass Sie den Auftrag mit K1 hervorragend abgewickelt haben. Dafür möchte ich mich bei der Gelegenheit noch einmal bedanken.“

– U macht eine kleine Pause und trinkt einen Schluck Kaffee –
„Wie jedes Jahr habe ich mir im Januar die Gehälter aller Mitarbeiter angesehen. Ich hätte sie gerne erhöht, aber wir können uns das gerade einfach nicht leisten. Sie wissen, dass wir voriges Jahr erhebliche Verluste wegen der Insolvenz von K3 hatten. Wenn ich jetzt nur Ihr Gehalt erhöhe, würde ich alle anderen benachteiligen. Das möchte ich natürlich nicht.“
– U macht wieder eine kleine Pause –
„Ich mache Ihnen aber einen anderen Vorschlag: Was halten Sie davon, wenn Sie statt einer Gehaltserhöhung einen größeren Dienstwagen bekommen? Ich dachte mir, dass die Fahrt in den Urlaub vielleicht entspannter ist, wenn die Jungs etwas mehr Platz haben.“
M: „Einen Kombi vielleicht? Wir hatten schon überlegt, privat einen zu kaufen; das war mir aber bisher zu teuer. Also, das wäre schon was.“
U: „Gut, dann schlage ich vor, ich hole mal 2, 3 Angebote ein und komme auf Sie zu.“
M: „Das hört sich gut an …“
U: „Ich denke, das lässt sich machen. Dann verbleiben wir für heute so. Danke für das angenehme Gespräch, und grüßen Sie Ihre Frau von mir.“
M verabschiedet sich.

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