Vorlage für ein Mitarbeitergespräch: Ideal zur Dokumentation und als Checkliste

Lob und positives Feedback sind für die Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeitermotivation unabdingbar. Möchtest du Talente in deinem Unternehmen binden, solltest du diesen Aspekt nicht vernachlässigen. Hat ein Mitarbeiter eine besondere Leistung erbracht, ist es Zeit für ein Anerkennungsgespräch. Passende Beispiele für ein solches Mitarbeitergespräch sind beispielsweise eine gute Idee für eine Produktentwicklung oder eine hohe Verkaufsquote. In dem Gespräch hast du die Möglichkeit, den Wert seiner Arbeit zu betonen und weiterführende Schritte zu besprechen.

Als starke Führungskraft musst du in der Lage sein, konstruktive Kritik zu äußern. Nutze die Vorlage des Feedbackgesprächs dazu, dich auf diese herausfordernde Situation vorzubereiten. Wir empfehlen dir, vorab bestimmte Aussagen und spezifische Kritikpunkte vorzuformulieren. Während des Gesprächs darfst du auf keinen Fall persönlich oder beleidigend werden. Sachliche und klar benennbare Kritikpunkte sind essenziell. Der Mitarbeiter muss genau wissen, was an seiner Leistung verbesserungswürdig ist und was er in Zukunft ändern kann.

Nach einem Projekt oder nach Ablauf der Probezeit sind gute Zeitpunkte für ein Beurteilungsgespräch. Hier kannst du zum Beispiel prüfen, ob vorab definierte Ziele erreicht wurden oder eine allgemeine Einschätzung zur Leistung abgeben. Ein Beurteilungsgespräch bietet sich außerdem dazu an, die Entwicklung des Mitarbeiters zu reflektieren. Je nach Unternehmen finden solche Gespräche jährlich oder halbjährlich statt.

Nicht selten kommt es in einem Unternehmen zu Spannungen und Konflikten. Von Unklarheiten über Aufgabenverteilungen bis hin zu Mobbing gibt es zahlreiche schwierige Situationen. Eine gute Vorbereitung ist bei einem Konfliktgespräch ebenso das A und O. Als Führungskraft musst du das Gespräch moderieren und eine passende Lösung für alle Parteien finden.

Bekommt ein Mitarbeiter einen neuen Aufgabenbereich oder wurde er gerade eingestellt, ist ein einführendes Gespräch hilfreich. Darin stellst du die Verantwortlichkeiten und Aufgaben klar sowie notwendige Informationen zur Verfügung. Gleichzeitig hat der Mitarbeiter die Chance, Fragen zu stellen.

Mit wachsender Berufserfahrung und Dauer der Beschäftigung im Unternehmen steigt auch die Gehaltserwartung von Arbeitnehmern. Überlege dir vorab gut, was du dem jeweiligen Mitarbeiter bieten kannst und möchtest. Insbesondere gut ausgebildete Fachkräfte haben oftmals die Möglichkeit, zu besser zahlenden Unternehmen zu wechseln. Ein adäquates Gehalt fördert dagegen die Mitarbeiterbindung.

Seminare, Fortbildungen und Umschulungen sind Bestandteil vieler Karrierewege. Es kann durchaus vorkommen, dass deine Mitarbeiter das Gespräch mit dir suchen, um ihre Weiterbildung zu besprechen. Du positionierst dich dabei als attraktiver Arbeitgeber, wenn du diese Wünsche erfüllst und die persönliche Entwicklung deiner Mitarbeiter förderst.

Wir haben die Arten des Mitarbeitergesprächs bereits aufgelistet, aber natürlich gibt es innerhalb dieser Arten noch Variationen und auch ist es nicht immer so, dass ein Gespräch nur ein Thema beinhaltet. 

Du musst dir also zuerst im Klaren darüber sein, welche Themen im Gespräch vorkommen sollen und auch, in welcher Reihenfolge du diese am besten hervorbringst. Oft gibt es dabei gute Möglichkeiten, von einem Thema zum nächsten überzuleiten, was das Gespräch im Fluss hält und nicht unnötig in die Länge zieht. Erstelle dir dafür am besten einen Bogen mit den Inhalten des Personalgesprächs.

Die Länge des Gesprächs kann entscheidend dafür sein, wie motiviert man am Ende wieder herauskommt. „So kurz wie möglich, aber so lang wie nötig“ ist dabei eine gute Richtlinie, um alle wichtigen Themen unterzubringen, aber sich nicht gegenseitig auszulaugen.

Bedenke dabei auch immer, dass zu einem Gespräch zwei Personen gehören. Du sprichst also nicht alleine, sondern musst auch einplanen, dass dein Gesprächspartner auch etwas zum Gespräch beitragen wird in Form von Anliegen, Argumenten und Aussagen.

Die Art des Gesprächs gibt im Prinzip bereits vor, worum es dabei geht, aber manchmal kann das Ziel, das mit dem Gespräch erreicht werden soll, ein anderes sein. Lege klare Ziele fest, die am Ende des Gesprächs erreicht werden sollen, und bereite das komplette Gespräch mit allen Argumenten und Aussagen in diese Richtung vor. 

Das Sprichwort „der Ton macht die Musik“ ist zwar ziemlich verbraucht, aber deshalb nicht weniger wahr. Unabhängig vom Thema muss die Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Angestellten natürlich immer auf einer respektvollen Ebene stattfinden.

Aber es ist auch nicht unwichtig, dass du dir im Vorfeld Gedanken darum machst, wie du bestimmte Informationen vermittelst. Die Wirkung ist schließlich oft entscheidend. Fällst du direkt mit der Tür ins Haus oder baust du das Thema langsam auf? Bleibst du möglichst auf einer sachlichen Ebene oder kann es auch ein wenig persönlicher sein? Je nach Thema und Informationsgehalt gibt es viele Abstufungen. 

Die meisten Gespräche finden vermutlich einfach im Büro der Führungskraft statt, aber das ist nicht immer die sinnvollste Umgebung. Vor allem bei „schlechten Nachrichten“ oder ernsteren Gesprächen ist ein neutraler Ort vorzuziehen.

Ein Besprechungszimmer mit ein paar Getränken und etwas Komfort ist eigentlich für jede Art von Mitarbeitergespräch die richtige Wahl, da es eine andere Wirkung hat. 

Eine geschlossene Frage lässt als Antwort nur ein „ja“ oder ein „nein“ zu. Damit steuert man das Gespräch und hält den Redeanteil vom Gesprächspartner knapp. Dadurch kann schnell der Eindruck entstehen, dass das Gespräch nur einseitig verläuft, und die Motivation kann sinken. 

„Hast du bereits Erfahrungen mit X gemacht?“ 

Eine offene Frage gibt Spielraum bei der Beantwortung und kann nicht einfach mit „ja“ oder „nein“ beantwortet werden. Meistens dienen Sie der Informationsbeschaffung, aber sie geben Mitarbeitern auch die Möglichkeit, ein wenig über Erfahrungen und Ansichten zu sprechen.

„Was glaubst du, wie dir diese Ausbildung weiterhelfen wird?“ 

Eine Steuerungsfrage wirkt meistens manipulativ und sollte deshalb nur eingeschränkt verwendet werden.

„Was fällt dir zum Thema X ein?“ 

Mit Kontrollfragen wird schlicht kontrolliert, ob man sich einig ist.

„du denkst doch auch, dass …?“ 

Bei Suggestivfragen steht die Meinung bereits fest und sie zielen einzig auf Bestätigung ab.

„Es macht dir doch sicherlich nichts aus, Aufgabe X zu erledigen?“ 

Bei Alternativfragen bekommt der Gesprächspartner eine Wahl.

„Für was würdest du dich zwischen X und Y entscheiden?“