Konfliktmanagement in Unternehmen: Konflikte erkennen und lösen

Menschen, die zusammenarbeiten, werden wohl oder übel zu irgendeinem Zeitpunkt auf Menschen mit anderen Meinungen treffen. So entstehen schnell Konflikte in Unternehmen. Im beruflichen Umfeld müssen solche Streitigkeiten schnell aus der Welt geschaffen werden, damit die Firma nicht darunter leidet. Am besten ist es daher, wenn Sie ein geeignetes Konfliktmanagement aufbauen, das Ihnen dabei hilft, Konflikte zu erkennen und erfolgreich zu lösen. Erfahren Sie hier, wie Ihnen das gelingt.

Definition

Was ist Konfliktmanagement?

Zum Konfliktmanagement zählen sowohl das Verhindern als auch das Lösen einer Auseinandersetzung. Es geht also nicht nur darum, bestehende Streitigkeiten aufzulösen, sondern bereits lange vorher darauf zu achten, dass Kommunikationsprobleme gar nicht erst entstehen.

Zusätzlich versucht das Konfliktmanagement aufzudecken, um welche Konfliktart es sich handelt. Eine Auseinandersetzung, die auf einem Verständnisproblem beruht, ist durch ein klärendes Gespräch schnell gelöst. Jedoch gestaltet es sich schon ganz anders, wenn es um unterschiedliche Meinungen und Interessen geht.

Unterschiedliche Methoden des Konfliktmanagements im Überblick

Eine Vielzahl an Wissenschaftler:innen hat sich mit Konfliktmanagement am Arbeitsplatz auseinandergesetzt. Daher gibt es mittlerweile einige Ansätze dazu. So zeigt Friedrich Glasl in seinem Phasenmodell der Eskalation keine Lösungsstrategien für das Konfliktmanagement auf, sondern beschreibt die verschiedenen Phasen eines Streits, die bei der letzten Stufe zu keiner Auflösung mehr führen können.

Wie löst man solche Konflikte am besten?

  • Die Harvard-Methode: Das Ziel ist nicht nur einen Kompromiss zu schaffen, sondern beiden Konfliktparteien einen möglichst großen Nutzen zu bieten.
  • Das KULT-Modell: Mithilfe des Akronyms werden die Etappen beschrieben, die zur Konfliktbewältigung absolviert werden müssen.
  • Das Eisberg-Modell: Dem Namen entsprechend geht es hierbei vorwiegend um die Aufdeckung der Quelle des Streits.
  • Gewaltfreie Kommunikation (GFK): Grundlage bilden bei dieser Methode Empathie und Wertschätzung, sodass Gefühle im Vordergrund stehen.

Alle Methoden sehen dabei die Selbstreflexion sowie eine geänderte Perspektive als besonders erfolgversprechend an.

Tipp

Weiterbildungen zum Konfliktmanagement lohnen sich

Um verschiedene Modelle kennenzulernen und die optimalen Verhaltensweisen zu verinnerlichen, helfen spezielle Weiterbildungen. Diese bringen sowohl Ihren Mitarbeiter:innen als auch Ihnen die unterschiedlichen Vorgehensweisen näher. Schulungen zum Konfliktmanagement sind also für den gesamten Betrieb nützlich. So lernen Sie beispielsweise das Konfliktmanagement von Gerhard Schwarz kennen, bei dem Sie in verschiedene Rollen schlüpfen und Übungen schauspielerisch absolvieren.

Wo kommt Konfliktmanagement im Unternehmen zum Einsatz?

Es gibt mehrere Bereiche, bei denen das betriebliche Konfliktmanagement beinahe auf der Tagesordnung steht. Dies gilt zum Beispiel für:

  • Mitarbeiterführung
  • Personalmanagement
  • Einkauf
  • Vertrieb

Auf jeder Ebene, die mit menschlichen Beziehungen zu tun hat, können Konflikte bestehen, die der Firma schaden. Besonders heikel gestalten sich zudem Konflikte zwischen Führungskräften und Mitarbeiter:innen, da das unterschiedliche Machtverhältnis die Ausgangslage erschwert.

Konflikte in der Geschäftsführung vorbeugen, erkennen und lösen

Ein geeignetes Konfliktmanagement ist auch auf der Führungsebene wichtig. Statistisch betrachtet entstehen alle zwei Jahre in kleinen und mittleren GmbHs, die mehrere Gesellschafter:innen oder Geschäftsführer:innen haben, Konflikte. Interessengegensätze auf dieser Ebene schaden dem Unternehmen besonders stark Deshalb sollte schnellstmöglich ein Konfliktmanagement eingeleitet.

Wo gibt es in GmbHs die meisten Konflikte?

Vor allem Zwei-Personen-GmbHs sind besonders häufig von Meinungsverschiedenheiten betroffen. Die Herausforderung bei Konflikten zwischen zwei gleichberechtigten Partner:innen liegt darin, dass das Tagesgeschäft weiter geht, obwohl sie sich bei bestimmten Aspekten uneinig sind. Dabei drehen sich die häufigsten Streitpunkte um folgende Themen:

  • unterschiedliche Arbeitsstile
  • abweichende Auffassungen über die Zukunft des Unternehmens
  • Differenzen über konkurrierende geschäftliche Aktivitäten sowie Nebentätigkeiten
  • unterschiedlicher Umgang mit dem Vermögen der GmbH

Vor allem bei mündlichen Vereinbarungen kann eine abweichende Haltung zu rechtsverbindlichen Problemen innerhalb des Unternehmens führen. Daher sollten alle Abmachungen stets schriftlich erfolgen. Mustervorlagen sowie Verträge dafür finden Sie in unserem Programm Lexware gmbH wissen.

10 Regeln für gute Zusammenarbeit in der Geschäftsführung

In der Praxis bewährt sind die folgenden 10 Regeln für die Zusammenarbeit zwischen den Gesellschafter:innen bzw. Geschäftsführer:innen eines Unternehmens.

1. Regel: Mit Zielvereinbarungen arbeiten

In der Zielvereinbarung legen alle Gesellschafter:innen/Geschäftsführer:innen gemeinsam als ersten Schritt feststehende W-Fragen fest:

  • Wer?
  • Welche Ziele?
  • Bis wann?
  • Mit welchen Ressourcen?

Sobald jemand von Ihnen Anzeichen dafür sieht, ein vereinbartes Ziel nicht zu erreichen, müssen Sie Ihre Partner:innen darüber informieren. Alle Zielvereinbarungen werden:

  • in einem Katalog zusammengefasst
  • laufend aktualisiert
  • allen Gesellschafter:innen/Geschäftsführer:inenn zur Verfügung gestellt

2. Regel: Zuständigkeiten klar abgrenzen

Die Aufgabenbereiche der Geschäftsführer:innen müssen klar abgegrenzt werden. Dabei können Sie sich an der fachlichen Qualifikation orientieren, aber auch an der betriebswirtschaftlich gängigen Verteilung der Ressorts wie:

  • Kaufmännische Leitung
  • Produktion/Entwicklung
  • Marketing/Vertrieb
  • Personal
  • IT

Die jeweiligen Gesellschafter:innen/Geschäftsführer:innen sind dabei für alle üblicherweise im Ressort anfallenden Aufgaben zuständig. Zur Aufgabe gehört es auch, dass Sie die Ressorts ständig an die sich ändernden Bedürfnisse der Gesamtorganisation anpassen. Das Konfliktmanagement ist beweglich und so sollten auch die Zuständigkeiten regelmäßig überprüft werden.

3. Regel: Transparenz und Offenheit

Alle Gesellschafter:innen bzw. Geschäftsführer:innen müssen die Mit-Gesellschafter:innen über ihr eigenes Ressort so gut wie möglich informieren. Auftretende Probleme sollten Sie offen besprechen und den Rat der Kolleg:innen dazu einholen. Geschäftsführer:innen sollten lieber zu viel als zu wenig informieren. Nachrichten sind grundsätzlich immer in den dazugehörenden Zusammenhang zu stellen, damit die Mit-Gesellschafter:innen/Geschäftsführer:innen jederzeit die Bedeutung der Information richtig einschätzen können.

4. Regel: Absprachen und Vereinbarungen vollständig dokumentieren

Trotz des Aufwands müssen grundsätzlich alle geschäftsbezogenen Absprachen und Vereinbarungen zwischen den GmbH-Chef:innen vollständig und inhaltlich nachvollziehbar dokumentiert werden. Das betrifft:

  • Gesellschafterversammlungen
  • Ressortsitzungen
  • Abteilungen
  • Abteilungsübergreifende Projektarbeit

Damit ist sichergestellt, dass im Konfliktfall oder bei späteren gerichtlichen Auseinandersetzungen auf eine lückenlose Dokumentation der betrieblichen Abläufe zurückgegriffen werden kann. Falls Sie trotz Konfliktmanagement keine zufriedenstellende Lösung finden, haben Sie so im Vorfeld alle Unklarheiten beseitigt.

5. Regel: Arbeitstechniken ständig verbessern

Ruhen Sie sich nicht auf einer einmal eingeführten Arbeitstechnik aus. Die technische Entwicklung ermöglicht laufend neue Kommunikations- und Arbeitstechniken im Betrieb. Das Thema Arbeitstechnik ist ein ständiges, persönliches Weiterbildungsthema. Alle Angestellten müssen in diesen Prozess einbezogen werden.

6. Regel: Kontrolle muss sein

Zielvereinbarungen dürfen und müssen gegenseitig kontrolliert werden. Dies ist kein Ausdruck von Misstrauen, sondern wichtiger Bestandteil gemeinsamen Handelns – nicht nur im Bereich des Konfliktmanagements. Kontrollen beinhalten:

  • konstruktive Verständnisfragen
  • gezielte Zusatzfragen
  • Einsicht in Unterlagen und Dokumente, die für die eigene Meinungsbildung wichtig sind

Achtung

Auf das Maß kommt es an

Zu beachten ist aber, dass überzogene Kontrollen als Gängelung verstanden werden können und immer im Verhältnis zum damit verbundenen Aufwand gesehen werden müssen.

7. Regel: Konflikte offen ansprechen

Meinungsverschiedenheiten gehören zur Arbeits- bzw. Ressortteilung. Wichtig ist, dass Sie diese zeitnah, direkt und ohne Polemik ansprechen. Dazu gehört auch, Fehler und Pannen offen zu benennen und Maßnahmen zur Abhilfe vorzuschlagen. Die meisten Konflikte lassen sich entschärfen, indem sie von allen Beteiligten gemeinsam und direkt angesprochen werden. Gruppen- und Untergruppenbildung sollten sich gar nicht erst entwickeln, sodass niemand eine feste Position einnehmen kann.

8. Regel: Bei Bedarf externe Berater:innen einschalten

Sind Sie sich bei der Beurteilung einer Sachfrage nicht einig, sollten Sie externe Fachleute und Berater:innen in die Entscheidungsfindung mit einbeziehen. Bei diesen kann es sich um folgende Personen handeln:

  • Mitglieder des Beirats
  • ausgewiesene Spezialist:innen außerhalb der GmbH

Erfahrungsgemäß erhöhen Sie damit die Qualität der Entscheidung für die GmbH deutlich.

9. Regel: Zustimmung zum Mediationsverfahren

Bevor Konflikte zwischen den Gesellschafter:innen gerichtlich entschieden werden, sollten Sie sich darauf verständigen, schlichtende Einigungsgespräche unter externer Vermittlung durchzuführen (Mediationsverfahren). Das Verfahren ist in der Regel kostengünstiger als die sofortige gerichtliche Auseinandersetzung und führt zu vergleichbaren Ergebnissen. Mithilfe eines oder einer Konfliktmanager:in können Sie Konfliktmanagement auch schon vor einer Mediation erlenen. Erst wenn hier keine einvernehmliche Lösung gefunden werden kann, sollte eine gerichtliche Klärung zugelassen sein.

10. Regel: Teamgeist fördern

Der Umgang mit Konflikten im Team kann herausfordernd sein. Darum sollten Sie sich ganz bewusst Zeit nehmen, Teamgeist und Teamfähigkeiten zu verbessern. Dazu geeignet sind gemeinsame Brainstorming-Wochenenden, an denen auch GmbH-übergreifende Themen angesprochen werden. Als sinnvoll hat sich Konfliktmanagement als Ereignis für das ganze Team erwiesen, wie sie von Eventagenturen angeboten werden. Solche Maßnahmen sind nicht nur für angestellte Mitarbeiter:innen oder Abteilungen wertvoll. Auch die Qualität der Tätigkeit des Gremiums kann dadurch nachhaltig verbessert werden. Daher ist ein Training für Konfliktmanagement auch für Führungskräfte äußerst sinnvoll.

Auflösung und Ausschluss sind immer nur das letzte Mittel

Ist der Konfliktfall in der GmbH vertraglich nicht geregelt und einigen sich die Gesellschafter:innen nicht auf eine einvernehmliche Lösung, werden die Streitigkeiten meist vor Gericht ausgetragen.

Dabei gilt: Der Ausschluss einer Person oder die Auflösung der GmbH durch Gerichtsbeschluss ist immer nur das letzte Mittel. Idealerweise wenden Sie sich vor dem Gang zum Gericht an einen oder eine Steuerberater:in, der oder die etwaige Herausforderungen im Vorfeld durch Konfliktmanagement lösen kann.

In der Regel entscheidet das Gericht nur dann, wenn es „wichtige Gründe“ dafür gibt. Dabei müssen diese objektiv nachvollziehbar sein. Gründe, die sich auf die Person eines Gesellschafters oder einer Gesellschafterin beziehen, sind für sich genommen nicht geeignet, um eine Auflösung der GmbH durch gerichtlichen Beschluss zu erreichen.

Achtung

Laut OLG Naumburg müssen Sie aber beachten:

„Besteht ein tief greifendes und offensichtlich unheilbares Zerwürfnis, das in den letzten Jahren verhindert hat, dass die nach dem Gesellschaftsvertrag vorgeschriebene einstimmige Beschlussfassung zustande kommt, liegt darin ein wichtiger Grund zur Auflösung der GmbH“.

So können Sie Konflikte in GmbHs vorbeugen

Nutzen Sie bestimmte Regelungen im GmbH-Gesellschaftsvertrag und treffen Sie die richtigen Vorkehrungen. So sorgen dynamische Regelungen im Fall einess Zerwürfnisses für Konfliktlösungen, wie zum Beispiel bei der Abfindung ausscheidender Gesellschafter:innen.

Vereinbaren Sie folgende Vorkehrungen, die für Gleichberechtigung sorgen:

  • Eine Klausel für die Kündigung mit einer Option zur Auflösung oder zur Fortsetzung.
  • Eine:n Schiedsrichter:in bei Streitigkeiten. Diesen oder diese benennen Sie bereits bei Vertragserstellung. Hierbei kann es sich zum Beispiel um einen Anwalt oder eine Anwältin, eine:n Steuerberater:in oder eine:n Mediator:in handeln.
  • Eine Geschäftsordnung, in welcher Sie die Rechte und Pflichten formal vorgeben. So wissen Sie und Ihre Partner:innen genau, wie Sie korrekt vorgehen dürfen.

Mitarbeiter:innen: Konflikte erkennen und erfolgreich lösen

Herausforderungen im Arbeitsalltag führen häufig zu Konfliktenzwischen Mitarbeiter:innen, die nicht einfach zu lösen sind. Diesen sollten Sie sich stellen, statt ihnen aus dem Weg zu gehen. Vor allem Personengruppen, die regelmäßig miteinander arbeiten, erleben ansonsten große Zerwürfnisse, die einen Streit eskalieren lassen. Eine Zusammenarbeit ist dann kaum mehr möglich, der Kontakt wird vollständig abgebrochen und Sie verlieren dadurch möglicherweise:

  • Kolleg:innen
  • Angestellte
  • Kund:innen

Damit es nicht so weit kommt, müssen alle Mitarbeiter:innen in Ihrem Unternehmen Konfliktmanagement lernen.

Mit Kommunikationsregeln Konflikte erfolgreich meistern

Sind zwei Parteien anderer Meinung, kann das schnell zu einem Konflikt führen. Um dies zu vermeiden, helfen einfache Kommunikationsregeln des Konfliktmanagements, mit denen Sie schwierige Konfliktsituationen erfolgreich überstehen – unabhängig davon, ob es sich um zwischenmenschliche oder geschäftliche Beziehungen handelt. Dabei müssen Sie in der Lage sein,

  • Konflikte am Arbeitsplatz zu erkennen
  • die Ursachen herauszufinden
  • gemeinsam Lösungen zu finden

Regel-Katalog zur konfliktfreien Kommunikation

Vor allem in der Geschäftswelt ist es entscheidend, dass sich alle Mitarbeitenden in der Firma ständig austauschen. Doch damit Gespräche nicht eskalieren, gibt es einfache Regeln, die Sie in Ihrem Unternehmen umsetzen können. Geben Sie dieses Konfliktmanagement an alle Beschäftigten weiter, um eine positive Kommunikation zu fördern.

Regel 1: Konflikte frühzeitig erkennen und Streit vermeiden

Konflikte so schnell wie möglich zu klären, ist äußerst hilfreich. Ansonsten gären diese im Inneren der beteiligten Personen und die Emotionen können sich eventuell in einem großen Streitgespräch Bahn brechen. Versuchen Sie daher, solche Bedrohungen früh auszumachen und diesen nicht aus dem Weg zu gehen. Stattdessen passen Sie einen geeigneten Moment ab, um die Konflikte anzusprechen. Ein Gespräch zu erzwingen, bringt jedoch nichts, denn das Gegenüber muss ebenfalls gewillt sein, zu sprechen und die nötige Zeit dafür haben.

Regel 2: Den richtigen Zeitpunkt wählen

Wenn Sie harmoniesüchtig sind und einen Konflikt sofort aus der Welt schaffen möchten, kann dies schlimme Folgen haben. Ihr Gegenüber stimmt eventuell nur widerwillig zu und ist dann zu Kompromissen bereit, die er oder sie später wieder bereut. Oder noch schlimmer: Der Streit eskaliert. Der richtige Zeitpunkt kann viel dazu beitragen, Meinungsverschiedenheiten optimal zu lösen.

Tipp

Vermeiden Sie eine schriftliche Lösung des Konflikts

Versuchen Sie niemals, Konfliktmanagement über E-Mail oder andere schriftliche Wege anzuwenden, da das geschrieben Worte häufig zu noch mehr Missverständnissen führen kann.

Regel 3: Ruhig atmen und entspannen

Machen Sie sich den „cooling down“-Effekt zunutze. Wütende Menschen atmen häufig schneller, doch eine ruhige Atmung entspannt Körper und Geist sofort. Wenn Sie ruhiger atmen:

  • Beruhigen Sie sich.
  • Die Stimme wird automatisch entspannter.
  • Die Gesichtszüge werden sanfter.
Regel 4: Den anderen ausreden lassen und zuhören

Richtiges Zuhören hilft Ihnen in allen Lebenslagen. Und auch bei einem Konflikt sollten Sie genau hinhören, was die Gesprächspartner:in sagt. Unterbrechen Sie diese:n nicht, sondern halten Sie sich an das bekannte Sprichwort: Reden ist Silber, Schweigen ist Gold. Allerdings sollten Sie irgendwann auch zu Wort kommen. Ansonsten können Sie Menschen noch wütender machen, wenn Sie sich vollständig in Schweigen hüllen.

Regel 5: Die anderen Personen nicht persönlich angreifen oder Vorwürfe machen

Bleiben Sie sachlich, damit der Streit nicht eskaliert bzw. zu nicht enden wollenden Diskussionen führt. Vermeiden Sie daher Phrasen, mit denen Sie die andere Person persönlich angreifen wie: „Du bist schuld, weil…“, „Du hast vergessen, dass…“, „Du hast nur an Dich selbst gedacht“.

Regel 6: Bei sich selbst bleiben

Drehen Sie Ihre Formulierungen stattdessen um und beziehen Sie diese auf sich selbst. Sprechen Sie an, was Sie:

  • verletzt
  • stört
  • bei der Arbeit behindert
  • nicht weiter bringt

Benennen Sie Ihre eigenen Bedürfnisse. Vor allem wenn es um Projekte geht, hilft das Konfliktmanagement, die temporäre Zusammenarbeit zu festigen.

Regel 7: Lösung anstreben

Schlussendlich sollten Sie nur einen Konflikt in einem Mitarbeitergespräch zur Sprache bringen, wenn Sie gemeinsam eine Lösung finden möchten. Dafür müssen Sie allerdings häufig Ihre Forderungen und Bedingungen anpassen, damit alle Beteiligten mit dem Ergebnis leben können.

Achten Sie darauf, dass machthungrige oder rechthaberische Menschen gerne Streitgespräche suchen, ohne eine Lösung finden zu wollen. In solchen Fällen sollten Sie sich von den entsprechenden Personen besser distanzieren oder über eine Kündigung nachdenken.