Zuschlagskalkulation Excel: So bestimmen Sie Ihren Preis

Aktualisiert am: 11.05.2017

Um den tatsächlichen Preis Ihres Produktes oder Angebots zu kalkulieren, müssen viele direkte und indirekte Kosten einbezogen werden. Der Rechner zur Zuschlagskalkulation aus excel im unternehmen unterstützt sie dabei, alle Variablen im Blick zu behalten.

Zuschlagskalkulation (Excel): Wann sie wichtig ist

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie die Preise zustande kommen, die Sie für Produkte im Laden bezahlen? Oder anders gefragt: Wie kalkulieren Sie die Preise für Ihre eigenen Produkte? Die Antwort sollte in beiden Fällen sein: mit der Zuschlagskalkulation (Excel). Die Zuschlagskalkulation ist ein weit verbreitetes Kostenrechnungsverfahren. Es unterstützt Unternehmer dabei, einen Bruttoverkaufs- oder Ladenpreis zu ermitteln, der sich weniger an den Preisen der Konkurrenz orientiert, sondern vielmehr daran, welche Kosten bei der Produktion entstehen und in den Preis mit einfließen müssen, damit das Produkt kein Minusgeschäft wird.

Die Zuschlagskalkulation (Excel) wird in vielen Betrieben angewandt, um die Preise für Produkte zu ermitteln. Da es sich nicht um eine Technik handelt, die sich auf bestimmte Branchen fokussiert, kann sie entsprechend meist sehr flexibel an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden. Allerdings setzt die Durchführung voraus, dass der Betrieb in Bereiche oder Kostenstellen eingeteilt ist, und dass die Kosten im Vorfeld auf die Kostenstellen verteilt werden müssen. Diese Verteilung erfolgt mithilfe des Betriebsabrechnungsbogens (BAB).

Unser Rechner zur Zuschlagskalkulation aus excel im unternehmen basiert auf Microsoft Excel und ist ein sehr wichtiges Werkzeug für jeden Unternehmer, mittels dessen er die Preise seiner Produkte so kalkulieren kann, dass alle Kosten, die bei ihrer Fertigung entstehen, berücksichtigt werden.

Clevere Zuschlagskalkulation (Excel) mit Betriebsabrechnungsbogen (BAB)

Zuschlagskalkulation Excel: Betriebsabrechnungsbogen

Der Betriebsabrechnungsbogen (BAB) spielt bei der Zuschlagskalkulation (Excel) eine wichtige Rolle. Es handelt sich bei ihm um ein Werkzeug, das insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen im Rahmen der Kosten- und Leistungskalkulation Verwendung findet. Der Betriebsabrechnungsbogen dient dazu, bestimmte Kostenarten über die Kostenbereiche auf die einzelnen Kostenstellen zu verteilen. Insbesondere gilt das für Gemeinkosten, die oft bei der Kalkulation von Bruttopreisen vergessen werden und später das Unternehmensergebnis nach unten drücken.

Um mit dem Rechner für die Zuschlagskalkulation (Excel) arbeiten zu können, muss das jeweilige Unternehmen zwingend mit verschiedenen Kostenstellen arbeiten. Eine Kostenstelle im Sinne des Betriebsabrechnungsbogens beschreibt dabei eine „Verbrauchsstelle“ der Kosten. So werden zum Beispiel allgemeine Kosten wie Miete, Strom oder Verwaltungskosten tatsächlich von allen Kostenstellen anteilig verbraucht.

Der Rechner für die Zuschlagskalkulation (Excel) bietet dementsprechend die Möglichkeit, die verschiedenen Kostenarten wie Personalkosten (ohne Löhne), Mieten, Werbung, Abschreibungen, Reparaturen, Büromaterial und einiges mehr getrennt voneinander zu erfassen. Natürlich besteht auch die Möglichkeit, die einzelnen Posten umzubenennen und, den eigenen Bedürfnissen entsprechend, weitere Punkte hinzuzufügen. Aus den im Betriebsabrechnungsbogen eingegebenen Werten ergeben sich die für die Zuschlagskalkulation nötigen Werte der verschiedenen Gemeinkosten wie Materialgemeinkosten, Fertigungsgemeinkosten oder Verwaltungsgemeinkosten.

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Zuschlagskalkulation Excel: Sie müssen die Arbeitszeit ermitteln

Neben den Gemeinkosten ist es wichtig, dass Sie die tatsächliche Arbeitszeit ermitteln. Der Rechner für die Zuschlagskalkulation ist ein Excel-Werkzeug und verfügt als solches über verschiedene Tabs oder Reiter. Einer davon ist der Reiter „Arbeitszeit“, in dem Sie nicht nur die tatsächliche Anzahl der Kalendertage aufnehmen (365 oder 366 im Schaltjahr), sondern von diesen auch die Samstage, Sonntage, Feiertage, Urlaubstage, Krankheitstage und sonstigen Abwesenheitstage abziehen. So ergeben sich die tatsächlichen Anwesenheitstage. In einem Jahr mit 365 Tagen ziehen Sie also 52 Samstage, 52 Sonntage und 12 Feiertage ab. Zusätzlich hat ihre Belegschaft pro Kopf vielleicht 30 Urlaubstage, ist im Schnitt fünf Tage krank und aus anderen Gründen im Schnitt zwei weitere Tage abwesend.

Im Ergebnis haben Sie und Ihre Belegschaft 211 Anwesenheitstage, die Sie mit 8 Stunden Arbeitszeit füllen, was im Jahr 1688 Stunden sind. Natürlich sind diese Stunden nicht alle produktiv, weshalb sie den Prozentsatz der unproduktiven Stunden abziehen, beispielsweise 25 Prozent oder 422 Stunden. Die produktive Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter beträgt also pro Kopf 1266 Stunden pro Jahr.

Der zweite Teil der Arbeitszeitermittlung bei der Zuschlagskalkulation (Excel) umfasst die Aufgabe, die produktive Zeit für den Betrieb insgesamt zu ermitteln. Hierfür werden die einzelnen Bereiche zusammengenommen, also beispielsweise Geschäftsführung, Verwaltung/Vertrieb, Fertigung, Aushilfen und anderes. In unserem Beispiel ergeben sich 12 Stellen, die, multipliziert mit der produktiven Zeit pro Mitarbeiter (1266 Stunden pro Jahr), eine Gesamtzahl von 15192 produktiven Stunden pro Jahr für das Unternehmen ergeben.

Maschinenzeit in die Zuschlagskalkulation (Excel) einbeziehen

Natürlich gehört in die Zuschlagskalkulation (Excel) auch die Maschinenzeit, also die Zeit, in denen Ihre Maschinen für Sie arbeiten. Denn die wenigsten Maschinen laufen 365 Tage im Jahr und oder 24 Stunden am Tag. Und selbst wenn die Maschinen dazu bereit und in der Lage wären, müssen Sie auch Mitarbeiter haben, die die Maschinen rund um die Uhr bedienen. Wenn das bei Ihnen nicht der Fall ist, unterstützt Sie der Reiter „Maschinenzeit“ dabei, einerseits die Grunddaten für alle Maschinen und andererseits die individuelle Maschinenlaufzeit in Stunden zu berechnen.

Zuschlagskalkulation in Excel: Maschinenzeit berechnen

Für den ersten Teil der Kalkulation der Maschinenzeit, die Berechnung der Grunddaten für alle Maschinen, gehen Sie so vor, dass von den 365 Tagen des Kalenderjahres die Tage abgezogen werden, in denen die Maschine voraussichtlich nicht laufen wird. Das können Samstage, Sonntage und Feiertage sein, aber auch Betriebsferien, geplante Stillstandstage für Wartung und Instandhaltung oder sonstige geplante Stillstandstage wie zum Beispiel ein Tag der offenen Tür.

Maschinenausfälle in die Zuschlagskalkulation einbeziehen

In unserem Beispiel ergeben sich so 234 Tage möglicher Laufzeit der Maschine pro Jahr. Diese Zahl wird mit der Anzahl der Stunden pro Schicht oder alternativ mit der Laufzeit in Stunden pro Tag angegeben. Bei zehn Stunden pro Schicht und einer Schicht pro Tag ergeben sich 2340 Stunden, die Ihre Maschine für Sie produktiv sein kann.

Der zweite Teil der Maschinenzeitberechnung, nämlich die Berechnung der individuellen Maschinenlaufzeit in Stunden, wird für jede Maschine einzeln durchgeführt. Zwar kann theoretisch jede Maschine in der gleichen Anzahl an Stunden von Ihren Mitarbeitern bedient werden, aber verschiedene Maschinen haben unterschiedliche ungeplante Stillstandszeiten, etwa durch Reparaturen, Rüstzeiten oder ähnliches. Hier geben Sie eine Schätzung der durchschnittlichen ungeplanten Stillstandzeiten in Prozent an, die dann entweder für alle Maschinen übernommen oder individuell eingestellt werden können.

Zuschlagskalkulation Excel: Alle Teile werden zusammengeführt
Preis berechnen: Zuschlagskalkulation Excel

Die eigentliche Zuschlagskalkulation hat im Excel-Rechner einen eigenen Reiter, in den die oben genannten Daten aus der Arbeitszeitkalkulation, der Maschinenzeitkalkulation und dem Betriebsabrechnungsbogen automatisch einfließen. Sie geben den Wert des Fertigungsmaterials in Euro ein, dem automatisch ein Prozentsatz des Materialgemeinkostenzuschlags hinzugefügt wird. In der Summe ergeben sich so die Materialkosten. Hinzu kommen die verschiedenen Fertigungslöhne, je nachdem, wie viele verschiedene Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen an der Produktion beteiligt sind. Zusätzlich zu den Löhnen werden Fertigungsgemeinkosten addiert, woraus sich die gesamten Fertigungskosten aus den Löhnen ergeben.

Im Rechner der Zuschlagskosten taucht auch die Maschinenzeit auf, weshalb die Maschinenkosten ebenfalls eingerechnet werden. Aus den Fertigungskosten und den Maschinenkosten ergeben sich die Gesamtfertigungskosten, die zusammen mit den Materialkosten die Herstellkosten ergeben. Werden hierzu noch die Verwaltungsgemeinkosten, die Vertriebsgemeinkosten und die Sondereinzelkosten des Vertriebs addiert, ergibt die Summe die Selbstkosten des Auftrags. Jetzt erst wissen Sie dank der Zuschlagskalkulation, was Sie für den Auftrag berechnen müssen, um ein schwarze Null zu erwirtschaften.

Nun kommt der schöne Teil: Ihre Vorstellungen und Wünsche, die Sie in Form von Gewinnzuschlag, Skonto, Rabatt und Mehrwertsteuer hinzuzählen oder abziehen, um den Bruttoverkaufspreis oder Ladenpreis Ihres Angebots oder Produkts zu erhalten.

Sie sehen, der Rechner für die Zuschlagskalkulation aus excel im unternehmen ist ein wichtiger Begleiter im unternehmerischen Alltag. Dadurch, dass es ein Werkzeug für Microsoft Excel ist, ist die Benutzerfreundlichkeit bereits integriert. Nachdem Sie einmal die wichtigen Daten eingegeben haben, müssen Sie für jeden neuen Auftrag nur noch ein paar wenige Variablen ändern, um so sehr schnell die Bruttopreise für weitere Angebote oder Produkte zu kalkulieren. Wenn Sie den Bruttopreis errechnet haben, können Sie beispielsweise direkt mit der Break-Even-Analyse des Produktes weitermachen, wofür excel im unternehmen natürlich auch ein praktisches Werkzeug bietet. Worauf warten Sie noch?


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