Definition
Was ist eine Auftragsbestätigung?
Nach DIN-Norm 69905 ist die Auftragsbestätigung eine „Mitteilung über die Annahme eines Auftrags“. Mit ihr erklärt ein Unternehmen also, dass es einen Auftrag annimmt und ausführt. Dabei kann es sich sowohl um eine Warenlieferung als auch um eine Dienstleistung handeln.
Vor der Auftragsbestätigung erfolgt in der Regel zunächst das Angebot eines Unternehmens. Dieses enthält konkrete Angaben zu:
- Ware
- Preis (ggf. spezielle Regelungen für die Bezahlung, z. B. Raten oder Abschläge)
- Lieferung
Sind Sie Kunde und nehmen das Angebot an, stellt der Auftraggeber anschließend eine Auftragsbestätigung aus.
Angebot und Auftragsbestätigung sind identisch
Stimmen das ursprüngliche Angebot und die schriftliche Auftragsbestätigung überein, kommt der Vertrag zustande. In diesem Fall bestätigt der Auftraggeber, dass er den Auftrag annimmt und zu den vereinbarten Konditionen ausführt.
Angebot und Auftragsbestätigung sind nicht identisch
Entspricht die Auftragsbestätigung nicht dem zuvor besprochenen Angebot, kommt ein Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer nicht zustande (§ 150 Abs. 2 BGB). Eine geänderte Auftragsbestätigung gilt als Ablehnung des zuvor erstellten Angebots. In diesem Fall müssen sich Lieferant und Kunde erneut austauschen.
Info
Keine Vorgaben für Auftragsbestätigungen
Für die Auftragsbestätigung gibt es keine Vorgaben. Sie können sie theoretisch sogar mündlich erteilen. Aufgrund der fehlenden Beweiskraft ist dies aber nicht empfehlenswert. Wählen Sie für die AB daher am besten immer die Schriftform. Für die Auftragsbestätigung reicht prinzipiell eine einfache E-Mail aus. Bei umfangreicheren Aufträgen ist ein separates Dokument (ggf. mit Unterschrift) allerdings die bessere Lösung, damit es keine Missverständnisse gibt.
Wann ist eine Auftragsbestätigung notwendig?
Die schriftliche Willenserklärung des Lieferanten oder Dienstleisters ist grundsätzlich nicht verpflichtend. Sie kann aber wichtig sein, wenn die genauen Details eines Auftrags nicht hundertprozentig klar sind oder nur mündlich besprochen wurden. Im geschäftlichen Alltag ist sie daher üblich. Gerade bei größeren Aufträgen dient sie außerdem als zusätzliche Sicherheit. In diesen Fällen macht eine schriftliche Auftragsbestätigung Sinn:
- Der Kunde hat den Auftrag nur telefonisch bzw. mündlich erteilt.
- Eine schriftliche Bestätigung ist sinnvoll, wenn wesentliche Inhalte des Auftrags (z. B. Umfang, Preis oder Liefertermin) unklar sind.
- Ohne schriftliche AB besteht das Risiko eines Missverständnisses (z. B. erster Auftrag eines Neukunden).
- Mit der schriftlichen Auftragsbestätigung zeigen Sie dem Kunden, dass Sie den Auftrag nicht einfach stillschweigend angenommen haben.
- Sie können veränderte Angebote nochmals bestätigen.
- Mit dem Schreiben können Sie explizit auf die AGB verweisen.
- Ein Kunde bestellt etwas, ohne dass dieser zuvor ein Angebot dafür erhalten hat.
Info
Unterschied Auftragsbestätigung und Rechnung
Eine Auftragsbestätigung ist keine Rechnung. Sie gibt lediglich den Preis für die Bestellung an. Nur die Rechnung können Sie für die Buchhaltung verwenden.
Rechtliche Bedeutung der Auftragsbestätigung
Auftragsbestätigungen sind üblich, wenn die Lieferung oder Leistung nicht sofort erfolgen kann. Durch die Auftragsbestätigung kommt der Vertrag zustande und ist rechtlich bindend.
Lesen Sie die Bestätigung eines Auftrags daher immer genau durch. Hat der Lieferant alles richtig verstanden und wiedergegeben? Stimmen die vereinbarten Konditionen? Wenn Sie hier nicht genau aufpassen, kann es sonst sein, dass er Ihnen einen abweichenden Liefertermin oder ein verändertes Angebot unterjubeln will.
Gleiches gilt natürlich auch, wenn Sie die Bestätigung verschicken. Auch für Sie ist die Auftragsbestätigung rechtlich bindend. Das heißt, Sie müssen den Auftrag zu den vereinbarten Konditionen ausführen.
Tipp
Aufbewahrungspflicht für die AB
Juristisch gesehen ist die Auftragsbestätigung ein Handelsbrief. Für diesen gilt eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Darüber hinaus müssen Sie die Auftragsbestätigung zu Ihren rechnungslegungsrelevanten Unterlagen ablegen. Das ist wichtig, um den Geschäftsvorfall bei einer eventuellen Betriebsprüfung nachvollziehen zu können (Nachweispflichten nach GoBD).
Inhalt einer Auftragsbestätigung
Auftragsbestätigungen sind zwar nach DIN 69905 normiert, eine feste Vorgabe für den Inhalt gibt es jedoch nicht. Was muss eine Auftragsbestätigung also enthalten?
Liegt bisher nur ein mündlicher Auftrag vor, sollten Sie in der Bestätigung alle Auftragsdaten wie Preis, Menge oder Geschäftsbedingungen festhalten. Bei einer vollständigen Auftragsbestätigung sind folgende Angaben empfohlen:
- Die Bezeichnung „Auftragsbestätigung“, damit direkt klar ist, um was es in dem Dokument geht.
- Namen und Adressen von Auftraggeber und Auftragnehmer sowie ggf. die Namen der Geschäftspartner
- Datum der Auftragserteilung
- Genaue Bezeichnung der beauftragten Produkte oder Dienstleistungen mit Art und Menge (u. a. Waren- oder Leistungsbezeichnungen, Einzelpreise, Gesamtpreis, Umsatzsteuer, Liefer- und Zahlungsmodalitäten)
- Voraussichtlicher Liefer- oder Leistungstermin
- Zahlungsbedingungen, Rabatte oder sonstige Nebenabreden
- Gerichtsstand
- Hinweis zum Eigentumsvorbehalt
- Optional: Angabe einer Kundennummer
- Optional: Hinweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen
- Optional: Dankeschön für die Bestellung bzw. Zusammenarbeit
Liegt bereits ein schriftlicher Auftrag vor, können Sie sich auch auf diesen beziehen. In diesem Fall muss die Auftragsbestätigung nicht mehr alle Informationen enthalten. Schaden tut dies aber nicht.
Wer darf eine Auftragsbestätigung unterschreiben?
Müssen Sie eine Auftragsbestätigung also überhaupt unterschreiben? Nein. Denn da es keine formalen Regeln für den Inhalt einer AB gibt, bedarf es auch nicht zwingend einer Unterschrift.
Natürlich dürfen Sie eine Auftragsbestätigung trotzdem unterschreiben. Sie können auch Ihren Kunden bitten, diese zu unterschreiben. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie sichergehen möchten, dass Ihr Kunde mit den Konditionen einverstanden ist.
Formulierungsbeispiele für die Auftragsbestätigung
Eine Auftragsbestätigung hat keine festen sprachlichen Vorgaben. Sie sind also völlig frei bei der Gestaltung der Bestätigung. Für den Einstieg haben wir Ihnen einige mögliche Formulierungen zusammengefasst:
- Vielen Dank für Ihren Auftrag vom…
- Hiermit bestätigen wir Ihren Auftrag vom…
- Die Lieferung erfolgt am…
- Wie telefonisch vereinbart, senden wir Ihnen hiermit die Bestätigung für …
- Wir freuen uns über Ihre Bestellung.
Wie lange haben Sie für eine Auftragsbestätigung Zeit?
Da eine Auftragsbestätigung nicht verpflichtend ist, gibt es auch keinen festen Zeitrahmen, an dem Sie diese verschicken müssen. Im Regelfall sollten Sie die AB aber, wenn möglich, innerhalb von zwei bis drei Tagen erstellen und verschicken.
Können Sie dieses Zeitfenster nicht einhalten, sollten Sie sich noch einmal mit Ihrem Kunden austauschen. Dann hat dieser nicht das Gefühl, dass Sie ihn vergessen haben.
Rücktritt von einer Auftragsbestätigung
Sie wissen bereits: Mit der Auftragsbestätigung sind Sie verpflichtet, den Auftrag zu den vereinbarten Konditionen verbindlich auszuführen. Ihr Kunde erhält damit die Sicherheit, dass der Auftrag wie gewünscht durchgeführt wird. Bei einem eventuellen Rechtsstreit dient die Auftragsbestätigung außerdem als Beweis zur Klärung der Angelegenheit.
Eine Stornierung beziehungsweise einen Rücktritt von der Auftragsbestätigung gibt es in diesem Sinne also eigentlich nicht. Kommt der Vertrag mit der Auftragsbestätigung zustande, so gelten auch die in der Bestätigung genannten Vereinbarungen. Sie haben dann nur noch die Möglichkeit, den Auftrag zu kündigen.
Je nachdem wer den Auftrag gekündigt hat, bezahlt eine der beiden Parteien in der Regel eine Entschädigung. Hier kommt es aber darauf an, ob tatsächlich ein gültiger Kauf- oder Werkvertrag zustande gekommen ist. Im Zweifelsfall sollten Sie hier die Hilfe eines Anwalts in Anspruch nehmen, um ein böses Erwachen zu vermeiden.
