Welche Vorteile hat ein elektronisches Terminvergabesystem?
Selbstständige, die eine Online-Terminvergabe anbieten, ermöglichen es ihren Kunden, sich ihre Termine ganz bequem im Netz zu reservieren. Meist sind die Tools zur Online-Terminvergabe auf der Webseite der jeweiligen Dienstleister eingebunden. Dieser Service eignet sich hervorragend für Sie, wenn Sie beispielsweise einen Frisörsalon, ein Kosmetikstudio oder eine Arztpraxis betreiben. Auch Handwerksbetriebe sowie Dienstleister in Bereichen wie Marketing und Webdesign profitieren davon.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Weniger administrativer Aufwand: Terminmanagement, Telefonate und Abstimmungen – all das gehört zum Alltag von Unternehmern jeder Branche dazu. Tools zur Online-Terminvereinbarung können Ihnen helfen, den damit verbundenen administrativen Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren. Da alles automatisiert und elektronisch abläuft, gewinnen Sie wertvolle Zeit für Ihre Kerntätigkeit.
- Zugang zu mehr Kundschaft: Die Hemmschwelle, einen Online-Termin zu vereinbaren, ist im Vergleich zu einem Anruf wesentlich geringer. Hinzu kommt, dass zur Online-Terminvergabe mehr Personen Ihrer Zielgruppe auf Ihrer Website sind und Sie diese somit rund um die Uhr ansprechen können. Im besten Fall erhöht das Ihre Conversion Rate und Umsätze.
- Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit: Die Konkurrenz ist groß und lauert überall. Vielleicht nutzen noch nicht alle Ihre Mitbewerber Tools zur Online-Terminvergabe, einige jedoch mit Sicherheit. Um keine potenziellen Kunden an sie zu verlieren, sollten Sie Ihrer Zielgruppe mindestens den gleichen Komfort bieten.
- Guter Eindruck: Eine Webseite mit Onlinediensten wie Terminbuchungen hinterlässt bei Ihren Besuchern einen guten Eindruck. Zum einen schenkt es ihnen mehr Flexibilität und Komfort, zum anderen zeigt es, dass Sie mit den neuesten digitalen Standards vertraut sind. Besonders, wenn Sie in Branchen wie dem digitalen Marketing tätig sind, sollten Sie diese Professionalität umsetzen.
Was können Tools zur Online-Terminvereinbarung?
Die Entscheidung, eine Online-Terminvergabe einzurichten, ist bereits der erste Schritt, um Ihr Selbstmanagement zu optimieren. Gute Online-Tools zeichnen sich durch vielfältige und effiziente Funktionen aus. Hier ein Überblick:
- Echtzeitbuchung: Terminreservierungen sollten in Echtzeit gebucht werden. Schließlich möchten Sie nicht, dass sich plötzlich zwei Kunden zur gleichen Uhrzeit ankündigen. Solche Tools zeigen Kunden an, welche Daten und Uhrzeiten noch frei sind.
- Individualisierung: Damit Ihr Corporate Design sich auch in Ihrem Terminbuchungstool zeigt, sollten Sie mit dem Tool Farben, Schriften und Logos individualisieren können. Funktionen z. B. zur Auswahl der Terminart sind ebenfalls sinnvoll. So lassen sich Termine besser koordinieren und notwendige Zeitfenster dafür reservieren. Beispielsweise macht es für Fotografen einen Unterschied, ob sie ein Familienshooting oder lediglich Passfotos einplanen müssen.
- Responsivität: Achten Sie darauf, dass Ihr gewähltes Tool auf allen gängigen Geräten funktioniert. Responsivität ist in Zeiten von „Mobile first“ besonders wichtig, da die meisten Online-Nutzer auf Webseiten über ihre Handys oder Tablets zugreifen.
- Synchronisierung: Damit Sie immer Bescheid wissen, welche Termine online bereits vergeben sind, sollte sich das Buchungstool mit Ihrem Kalender synchronisieren – und zwar unabhängig davon, ob Sie Google, iCloud oder einen anderen Terminkalender nutzen.
- Automatische Benachrichtigungen: Eine Software zur Online-Terminvergabe sollte Bestätigungsmails sowie Terminerinnerungen an Kunden versenden. Das reduziert Ihre Bearbeitungszeit sowie Umsatzausfälle, die durch die Nichteinhaltung von Terminen entstehen können. Bestätigungsmails bieten den Empfängern meist auch die Möglichkeit, den Termin in ihren Kalender zu übertragen.
- Zahlungsoption: Vielen Dienstleistern ist es wichtig, vorab Zahlungen entgegenzunehmen. Auch Kunden schätzen es immer häufiger, auf Barzahlung zu verzichten. Bei einigen Tools gibt es nach der Reservierung von Online-Terminen deshalb die Option zum Log-in bei PayPal, Apple Pay und anderen gängigen Zahlungsschnittstellen.
Welche Tools gibt es?
Es gibt eine große Auswahl kostenpflichtiger sowie kostenloser Online-Tools zur Terminvergabe. Bevorzugen Sie eine kostenlose Lösung, können Sie beispielsweise über Doodle Termine vergeben. Umfassendere Tools sind SimplyBook.me oder Calendly. Es gibt sie als kostenlose Basis-Versionen. Für Funktionen wie Gutscheinausgaben und die Personalisierung der Bestätigungsmails müssen Sie allerdings zahlen. Vergleichen Sie am besten vorab alle Funktionen und Preise Ihrer favorisierten Buchungstools miteinander, bevor Sie sich entscheiden.
Welche datenschutzrechtlichen Vorgaben sind bei der Online-Terminvergabe zu beachten?
Datenschutz wird in Europa großgeschrieben. Daher empfehlen wir: Wenn Sie eine Online-Terminvergabe einrichten möchten, dann entscheiden Sie sich für eine Software eines Unternehmens, das in der Europäischen Union ansässig ist. Der Grund: Sie können in dem Fall sicher davon ausgehen, dass sich das Unternehmen an die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hält.
Doch es gibt einige Kriterien, die Sie bei der Einrichtung Ihres Buchungstools für Online-Termine beim Log-in beachten sollten, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie eine Online-Terminvereinbarung für Kunden aus dem B2C- oder B2B-Bereich anbieten.
Beachten Sie diese rechtlichen Kriterien:
Die DSGVO untersagt es Ihnen, Kundendaten ohne Zustimmung an Dritte weiterzugeben. Da das Tool zur Online-Terminvergabe aber in Ihrem Interesse und Auftrag genau das tut, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen Ihnen und dem jeweiligen Unternehmen notwendig. Dieser Vertrag wird von seriösen Firmen normalerweise bereitgestellt: Er regelt unter anderem, dass Kundendaten auf Anfrage unverzüglich gelöscht werden.
Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Website mit einer sogenannten SSL-Verschlüsselung zu versehen, um den Datenschutz bei der Online-Terminvergabe sicherzustellen.
Grundsätzlich dürfen Sie Daten von Ihren Kunden erfassen und sie im Rahmen des Termins kontaktieren. Die DSGVO besagt aber auch, dass Sie nur solche Daten abfragen dürfen, die für den jeweiligen Termin tatsächlich notwendig sind. So ist zum Beispiel bei einem Firsörbesuch die Rufnummer von Kunden erforderlich, die Adresse jedoch nicht.
Sie müssen Besucher Ihrer Website zwingend darüber informieren, dass ihre Daten verarbeitet werden. Ein kurzer Hinweis zur Anmeldung zum Online-Terminreicht völlig aus. Ein ausdrückliches Zustimmungsverfahren (Opt-in) ist hierfür nicht notwendig. Es genügt allerdings nicht, den Hinweis unter der Dateneingabe zu platzieren – das gilt datenschutzrechtlich nicht als Zustimmung.
Außerdem müssen Sie Ihre Kunden genau informieren, welche Daten Sie auf welche Weise verarbeiten werden und an wen Sie diese weiterleiten. Damit das Feld der Online-Terminvergabe nicht zu lang wird, hinterlegen Sie einfach ein Kästchen zum Anklicken und verlinken daneben Ihre Datenschutzerklärung, in der all nötigen Informationen gelistet sind. Durch das Anklicken stimmen die Nutzer der Datenverarbeitung zu.
Möchten Sie die Kontaktdaten Ihrer Zielgruppe für werbliche Zwecke wie E-Mail-Marketing oder Telefonate nutzen, müssen Sie über ein Double-Opt-in-Verfahren ihre ausdrückliche Zustimmung einholen.
Tipp
Webseite rechtlich prüfen lassen
In der Regel stellen Anbieter von Tools zur Online-Terminvergabe vorgefertigte Text-Passagen zur Datenverarbeitung bereit, die Sie dann in Ihre Datenschutzerklärung einfügen. Um rechtlich komplett abgesichert zu sein, empfehlen wir Ihnen aber, Ihre Webseite von einem Rechtsanwalt oder spezialisierten Rechtshilfevereinigungen prüfen zu lassen.
Wie richten Sie eine Online-Terminvereinbarung ein?
Die gute Nachricht zuerst: Um ein Buchungstool für Terminanfragen einzurichten, brauchen Sie nicht viel Zeit und auch keine Programmierkenntnisse. Nachdem Sie sich für ein Tool entschieden haben, gibt es einige Aspekte, die bei der Einrichtung wichtig sind:
- Anmeldung: Bei der erstmaligen Anmeldung müssen Sie grundlegende Daten wie Ihren Namen, Ihre Öffnungszeiten und Website-URL sowie sämtliche Informationen zu Ihrer Firma oder Tätigkeit angeben. Hier empfiehlt sich auch eine Verlinkung Ihrer Social-Media-Profile sowie die Synchronisierung mit Ihrem Kalender. Welche Angaben Sie machen müssen, hängt vom jeweiligen Tool-Anbieter ab.
- Logo: Bei zahlreichen Tools zur Online-Terminvergabe können Sie Ihr Logo und eigene Hintergrundbilder hochladen. Das Angebot sollten Sie auf jeden Fall wahrnehmen, um einen stringenten Markenauftritt sicherzustellen. So hinterlassen Sie einen professionellen Eindruck bei Ihren Kunden.
- Farben und Schriften: Nutzen Sie alle Optionen zur Individualisierung und stimmen Sie die Farb- und Schriftwelt des Tools auf Ihre Website und Marketingmaterialien ab.
- Benachrichtigungen: Hier hinterlegen Sie die Texte, die in den Bestätigungs- und Erinnerungsmails an Ihre Kunden gehen sollen.
- Einbindung: Im finalen Schritt binden Sie das Tool auf Ihrer Webseite und gegebenenfalls auch auf Social Media ein. Buttons mit der Aufschrift wie „Jetzt Termin buchen“ vermitteln dabei eine klare Handlungsaufforderung und können zu effektiven Ergebnissen führen.
Wie lassen sich Stornierungen abbilden?
Nachdem Sie die Einrichtung der Software für die Online-Terminvergabe abgeschlossen haben, müssen Ihre Kunden nur noch ihre Online-Termine mit dem Tool buchen. Dafür suchen sie sich einen verfügbaren Termin aus, hinterlassen ihre Kontaktdaten und erhalten eine Bestätigungsmail. Dabei kann es immer passieren, dass Termine nicht zu halten sind. Damit Ihre Kund:en gebuchte Termine frühzeitig absagen oder verlegen können, sollten Sie beispielsweise einen Link in der Bestätigungsmail anbieten, den sie im Falle eines Stornierungswunsches nutzen können. Müssen Sie als Dienstleister selbst absagen, melden Sie sich am besten früh genug, entschuldigen sich und schlagen dem Kunden eine Alternative vor.
Zusammenfassung
Online-Terminvergabe: Das Wichtigste zusammengefasst
- Mithilfe von Online-Terminvergaben können Ihre Kunden ganz bequem online einen Termin bei Ihnen buchen.
- Es gibt zahlreiche Tools zur Online-Terminvergabe. Diese reduzieren Ihren administrativen Aufwand und wirken sich positiv auf Ihre Wettbewerbsfähigkeit aus.
- Gute Tools bieten Funktionen wie Echtzeitbuchungen, Individualisierungen und Synchronisierung.
- Es gibt sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Tools. Vergleichen Sie vor Ihrer Anmeldung Funktionen und Preise miteinander.
- Tools aus Europa berücksichtigen in der Regel die DSGVO. Zudem sollten Sie selbst einige Anforderungen zur Rechtssicherheit beachten, wie z. B. der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit Ihrem Tool-Anbieter.
- Integrieren Sie beim Einrichten der Online-Terminvergabe Ihr Logo sowie Ihre Schriften und Farben.
