Online-Terminvergabe: Welche Vorteile bietet sie und was gilt es als Unternehmer zu beachten?

Selbstständige, die eine Online-Terminvergabe anbieten, ermöglichen es ihren Kunden, sich ihre Termine ganz bequem im Netz zu reservieren. Meist sind die Tools zur Online-Terminvergabe auf der Webseite der jeweiligen Dienstleister eingebunden. Dieser Service eignet sich hervorragend für dich, wenn du beispielsweise einen Frisörsalon, ein Kosmetikstudio oder eine Arztpraxis betreibst. Auch Handwerksbetriebe sowie Dienstleister in Bereichen wie Marketing und Webdesign profitieren davon.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Weniger administrativer Aufwand: Terminmanagement, Telefonate und Abstimmungen – all das gehört zum Alltag von Unternehmern jeder Branche dazu. Tools zur Online-Terminvergabe reduzieren deinen administrativen Aufwand erheblich. Da alles automatisiert und elektronisch abläuft, gewinnst du wertvolle Zeit für deine Kerntätigkeit.
• Zugang zu mehr Kundschaft: Die Hemmschwelle, einen Online-Termin zu vereinbaren, ist im Vergleich zu einem Anruf wesentlich geringer. Hinzu kommt, dass zur Online-Terminvergabe mehr Personen deiner Zielgruppe auf deiner Website sind und du diese somit rund um die Uhr ansprechen kannst. Im besten Fall erhöht das deine Conversion Rate und Umsätze.
• Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit: Die Konkurrenz ist groß und lauert überall. Vielleicht nutzen noch nicht alle deine Mitbewerber Tools zur Online-Terminvergabe, einige jedoch mit Sicherheit. Um keine potenziellen Kunden an sie zu verlieren, solltest du deiner Zielgruppe mindestens den gleichen Komfort bieten.
• Guter Eindruck: Eine Webseite mit Onlinediensten wie Terminbuchungen hinterlässt bei deinen Besuchern einen guten Eindruck. Zum einen schenkt es ihnen mehr Flexibilität und Komfort, zum anderen zeigt es, dass du mit den neuesten digitalen Standards vertraut bist. Besonders, wenn du in Branchen wie dem digitalen Marketing tätig bist, solltest du diese Professionalität umsetzen.

Die Entscheidung, eine Online-Terminvergabe einzurichten, ist bereits der erste Schritt, um dein Selbstmanagement zu optimieren. Gute Online-Tools zeichnen sich durch vielfältige und effiziente Funktionen aus. Hier ein Überblick:

• Echtzeitbuchung: Terminreservierungen sollten in Echtzeit gebucht werden. Schließlich möchtest du nicht, dass sich plötzlich zwei Kunden zur gleichen Uhrzeit ankündigen. Solche Tools zeigen Kunden an, welche Daten und Uhrzeiten noch frei sind.
• Individualisierung: Damit dein Corporate Design sich auch in deinem Terminbuchungstool zeigt, solltest du mit dem Tool Farben, Schriften und Logos individualisieren können. Funktionen z. B. zur Auswahl der Terminart sind ebenfalls sinnvoll. So lassen sich Termine besser koordinieren und notwendige Zeitfenster dafür reservieren. Beispielsweise macht es für Fotografen einen Unterschied, ob sie ein Familienshooting oder lediglich Passfotos einplanen müssen.
• Responsivität: Achte darauf, dass dein gewähltes Tool auf allen gängigen Geräten funktioniert. Responsivität ist in Zeiten von „Mobile first“ besonders wichtig, da die meisten Online-Nutzer auf Webseiten über ihre Handys oder Tablets zugreifen.
• Synchronisierung: Damit du immer Bescheid weißt, welche Termine online bereits vergeben sind, sollte sich das Buchungstool mit deinem Kalender synchronisieren – und zwar unabhängig davon, ob du Google, iCloud oder einen anderen Terminkalender nutzt.
• Automatische Benachrichtigungen: Eine Software zur Online-Terminvergabe sollte Bestätigungsmails sowie Terminerinnerungen an Kunden versenden. Das reduziert deine Bearbeitungszeit sowie Umsatzausfälle, die durch die Nichteinhaltung von Terminen entstehen können. Bestätigungsmails bieten den Empfängern meist auch die Möglichkeit, den Termin in ihren Kalender zu übertragen.
• Zahlungsoption: Vielen Dienstleistern ist es wichtig, vorab Zahlungen entgegenzunehmen. Auch Kunden schätzen es immer häufiger, auf Barzahlung zu verzichten. Bei einigen Tools gibt es nach der Reservierung von Online-Terminen deshalb die Option zum Log-in bei PayPal, Apple Pay und anderen gängigen Zahlungsschnittstellen.

Es gibt eine große Auswahl kostenpflichtiger sowie kostenloser Online-Tools zur Terminvergabe. Bevorzugst du eine kostenlose Lösung, kannst du beispielsweise über Doodle Termine vergeben. Umfassendere Tools sind SimplyBook.me oder Calendly. Es gibt sie als kostenlose Basis-Versionen. Für Funktionen wie Gutscheinausgaben und die Personalisierung der Bestätigungsmails musst du allerdings zahlen. Vergleiche am besten vorab alle Funktionen und Preise deiner favorisierten Buchungstools miteinander, bevor du dich entscheidest.

Datenschutz wird in Europa großgeschrieben. Daher empfehlen wir: Wenn du eine Online-Terminvergabe einrichten möchtest, dann entscheidest du dich für eine Software eines Unternehmens, das in der Europäischen Union ansässig ist. Der Grund: Du kannst in dem Fall sicher davon ausgehen, dass sich das Unternehmen an die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hält.

Doch es gibt einige Kriterien, die du bei der Einrichtung deines Buchungstools für Online-Termine beim Log-in beachten solltest, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Dabei spielt es keine Rolle, ob du eine Online-Terminvereinbarung für Kunden aus dem B2C- oder B2B-Bereich anbietest.

Beachte diese rechtlichen Kriterien:

Die gute Nachricht zuerst: Um ein Buchungstool für Terminanfragen einzurichten, brauchst du nicht viel Zeit und auch keine Programmierkenntnisse. Nachdem du dich für ein Tool entschieden hast, gibt es einige Aspekte, die bei der Einrichtung wichtig sind:

• Anmeldung: Bei der erstmaligen Anmeldung musst du grundlegende Daten wie deinen Namen, deine Öffnungszeiten und Website-URL sowie sämtliche Informationen zu deiner Firma oder Tätigkeit angeben. Hier empfiehlt sich auch eine Verlinkung deiner Social-Media-Profile sowie die Synchronisierung mit deinem Kalender. Welche Angaben du machen musst, hängt vom jeweiligen Tool-Anbieter ab.
• Logo: Bei zahlreichen Tools zur Online-Terminvergabe kannst du dein Logo und eigene Hintergrundbilder hochladen. Das Angebot solltest du auf jeden Fall wahrnehmen, um einen stringenten Markenauftritt sicherzustellen. So hinterlässt du einen professionellen Eindruck bei deinen Kunden.
• Farben und Schriften: Nutze alle Optionen zur Individualisierung und stimme die Farb- und Schriftwelt des Tools auf deine Website und Marketingmaterialien ab.
• Benachrichtigungen: Hier hinterlegst du die Texte, die in den Bestätigungs- und Erinnerungsmails an deine Kunden gehen sollen.
• Einbindung: Im finalen Schritt bindest du das Tool auf deiner Webseite und gegebenenfalls auch auf Social Media ein. Buttons mit der Aufschrift wie „Jetzt Termin buchen“ vermitteln dabei eine klare Handlungsaufforderung und können zu effektiven Ergebnissen führen.

Termine werden abgesagt – das gehört dazu. Wichtig ist, wie du damit umgehst.

Stornierung durch Kunden: Biete in der Bestätigungsmail einen 'Termin absagen'-Link. So können Kunden selbst stornieren, ohne anzurufen. Setze eine Frist (z.B. 24 Stunden vorher). Bei späteren Absagen kannst du eine Gebühr erheben.

No-Shows reduzieren: Versende automatische Erinnerungen 24 und 2 Stunden vor dem Termin. Bei teuren Dienstleistungen verlange eine Anzahlung. Das reduziert No-Shows um bis zu 70%.

Eigene Absagen: Falls du absagen musst, informiere sofort per E-Mail und Telefon. Biete 2-3 Ersatztermine an und entschuldige dich. Ein kleiner Rabatt als Wiedergutmachung schadet nicht.