Projektplanung: Definition, Ablauf, Aufgaben

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Ihr Projekt vorzubereiten, bestimmte Vorgänge zu planen und durchzuführen. Die Regel: 25 bis 35 % der voraussichtlichen Projektgesamtdauer sollten Sie für die Planung aufwenden. Denn je klarer Sie Ziele, Rahmenbedingungen und Anforderungen beschreiben, desto einfacher und schneller lässt sich das Projekt später umsetzen. Desto geringer ist auch das Risiko, dass Fehler oder Engpässe auftreten. Eine ausgeklügelte Projektplanung ist demnach das A und O Ihres Erfolgs. Folgende Schritte können Sie zum Beispiel unternehmen:

• Bei externen Projekten/Aufträgen: Klären Sie mit dem Auftraggeber genau, was er sich wünscht, welche Anforderungen er an einen Auftrag hat, etwa den Bau einer großen Maschine nach individuellen Kundenwünschen.
• Bei internen Projekten: Formulieren Sie genau, was Sie erreichen möchten, zum Beispiel ein Qualitätsmanagement-System einführen oder die Kundenbetreuung verbessern.
• Konkretisieren Sie das Projektziel nach und nach. Am besten eignen sich dazu ein Lasten- und ein Pflichtenheft, die immer wieder abgeglichen werden.
• Im Lastenheft beschreibt der Auftraggeber genau das gewünschte Ergebnis.
• Im Pflichtenheft beschreibt der Aufragnehmer, was er konkret erstellt.
  Erstellen Sie auch für interne Projekte ein Pflichtenheft, um Missverständnisse und Fehlinterpretationen zu vermeiden. Um die Projektplanung sinnvoll zu gestalten, sollten Sie einen detaillierten Projektablaufplan erstellen.
• Erstellen Sie eine Planung mit Aussagen zu folgenden Punkten:
• Ressourcen (Personal, Fremdleistungen, Maschinenbedarf, Sachmittel)
• Budgets
• Meilensteinen und Terminen
• Unterteilen Sie das Projekt, wenn nötig, in kleinere Arbeitspakete, um einen besseren Überblick zu erhalten und eine genauere Planung und Steuerung vornehmen zu können. Am besten eignet sich hierfür ein sogenannter Meilensteinplan. Im Rahmen der Projektplanung setzen Sie Zwischenziele, die Sie terminieren. Durch diese Terminplanung behält jeder den Überblick, was bis wann fertig sein muss und welche Teile einander bedingen oder aufeinander aufbauen.
• Prüfen Sie, ob Ihre Mitarbeiter ausreichend befähigt sind. Qualifizieren Sie sie bei Bedarf (und wenn noch ausreichend Zeit vorhanden ist) weiter. Ansonsten sollten Sie Leistungen von Dritten zukaufen.
• Ernennen Sie einen Projektleiter, wenn Sie nicht selbst diese Aufgabe übernehmen, und stellen Sie ein Projektteam zusammen, das das Projekt umsetzen soll.
• Prüfen Sie auch vorhandene Risiken, zum Beispiel:
• fehlende Ressourcen
• ungenügendes Fachwissen
• fehlende technische Möglichkeiten
• Engpässe bei Fremdleistern
• mögliche Auswirkungen bei Terminüberschreitungen, etwa Konventionalstrafen oder Kundenverluste

Ein ausgeklügeltes Risikomanagement hilft Ihnen dabei, alle Faktoren zu berücksichtigen.

• Bei starken Unsicherheiten: Versuchen Sie, einen Puffer für Unvorhergesehenes einzuplanen und die Termine in Absprache mit dem Kunden möglichst nach hinten zu schieben. Vermeiden Sie Zusagen innerhalb der Projektplanung, die Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht werden einhalten können.
• Führen Sie eine Wirtschaftlichkeits- bzw. Kosten-Nutzen-Betrachtung durch. Bei externen Projekten: Ziehen Sie von den Erlösen die Kosten ab, und prüfen Sie, ob in Ihrer Kostenplanung noch ausreichend Gewinn verbleibt.
• Prüfen Sie, ob und in welchem Umfang das Projekt Ihre Liquidität zumindest zeitweise belastet. Bei den meisten Projekten fallen in der ersten Projektphase mehr Ausgaben als Erlöse an. Sorgen Sie dafür, dass ausreichende Mittel bereitstehen, indem Sie etwa mit der Bank über eine Ausweitung des Kontokorrents oder mit dem Auftraggeber über eine höhere Anzahlung verhandeln.
• Erstellen Sie einen Projektstrukturplan (PSP) (z.B. mit Excel), der die zentralen Aufgaben und Arbeitspakete mit Terminen und wenn möglich Ressourcen- und Kostenbedarf enthält. Weisen Sie die Mitarbeiter den Aufgaben und Arbeitspakten zu.
• Legen Sie fest, in welcher Form und in welchen Abständen Sie über den Stand des Projekts informiert werden möchten, beispielsweise wöchentliche schriftliche Statusberichte, monatliche Meetings, Projektberichte und Kennzahlen. Ein ausgeklügeltes Projektmanagement hilft Ihnen hier bei der Umsetzung.
• Erstellen Sie einen Projektauftrag, der alle wichtigen Punkte noch einmal festhält: Kunde, Projektbezeichnung, Ziele, Termine, Budgets, Ressourcen.
• Legen Sie auch fest, mit wem und wie Sie sich abstimmen wollen.

Ergebnis: Nach dieser Vorarbeit liegen Ihnen nun ein Projektauftrag und ein vollständigerProjektplan vor: mit allen wichtigen Inhalten, Arbeitspaketen, Meilensteinen und Budgets, dem Projektteam sowie der Ressourcenplanung.

Stimmen Sie Ihre Projektplanung mit dem Auftraggeber ab. Dann starten Sie mit der Umsetzung.