Zusammenfassung
Das virtuelle Büro im Überblick
- Virtuelle Büros bieten eine repräsentative Geschäftsadresse, die den seriösen Auftritt eines Unternehmens unterstützt.
- Professionelle Büroservices wie Korrespondenz und Sekretariatsdienste werden durch den Bürodienstleister übernommen.
- Unternehmen können bei Bedarf Konferenz- und Tagesbüros flexibel nutzen.
- Durch ein virtuelles Büro lassen sich Kosten für Büroausstattung und Personal erheblich reduzieren.
- Im Vergleich zum Homeoffice sorgt ein virtuelles Büro für eine klare Trennung zwischen Beruf und Privatleben.
- Kunden und Geschäftspartner profitieren von einer verbesserten Erreichbarkeit des Unternehmens.
- Unternehmen, die ein virtuelles Büro mieten, können es offiziell als Firmensitz ins Handelsregister eintragen lassen.
Definition
Was ist ein virtuelles Büro?
Ein virtuelles Büro – auch virtuelle Firmenadresse oder virtuelles Office genannt – ist eine moderne Büroform, bei der ein Unternehmer die Leistungen eines Bürodienstleisters beansprucht. Er muss dafür nicht physisch vor Ort sein. Typische Dienste, die eine solche Lösung anbieten, sind Postbearbeitung, Telefonservice und Terminmanagement.
Was zeichnet ein virtuelles Büro aus?
Ein virtuelles Büro ist mit einem klassischen Büro vergleichbar, jedoch ist der nutzende Unternehmer mit seinen Mitarbeitern nicht persönlich im Büro vor Ort, sondern beansprucht die Leistungen eines entsprechenden Bürodienstleisters. Virtuelle Offices sind in der Regel an repräsentativen Anschriften zu finden. Mit diesen Adressen vereinfachen Firmen ihr Tagesgeschäft, ohne selbst ein Büro anzumieten und selbst oder durch Mitarbeiter führen zu müssen. Das virtuelle Büro ist somit die Bürozentrale für mehrere Unternehmen, welche die Büroarbeiten aus dem Tagesgeschäft outsourcen. Dabei sollte diese Form der Büroführung nicht mit einer Briefkastenfirma verwechselt werden. Bei der reinen Briefkastenfirma mieten Sie einen Firmensitz ohne Büro.
Der Bürodienstleister als Betreiber des virtuellen Büros übernimmt je nach Vertrag sämtliche Arbeitsaufträge, die normalerweise im Büro des Unternehmens vorgenommen werden würden:
- Schriftliche und mündliche Korrespondenz (Postannahme, Telefonate)
- Terminvergaben
- Vorbereitungen für Meetings, sofern im virtuellen Büro auch Konferenzräume und Besprechungszimmer vorhanden sind.
Beschränkt sich die Arbeit des virtuellen Büros auf die Korrespondenz, wird auch von virtueller Assistenz gesprochen. Wenn Sie eine virtuelle Geschäftsadresse mieten, können Sie teilweise auswählen, welche Leistungen Sie beanspruchen möchten. Den Leistungsumfang können Sie individuell festlegen.
Info
Ist ein virtuelles Büro eigentlich legal?
Im Internet kursieren viele Halbwahrheiten, wenn es um die Frage geht, ob es in Deutschland legal ist, ein virtuelles Büro zu mieten. Häufig liest man, dass Finanzämter eine virtuelle Geschäftsadresse nicht anerkennen. Das stimmt allerdings nicht. In Deutschland können Sie problemlos ein virtuelles Büro als Firmensitz nutzen. Die Finanzämter erkennen dies in der Regel an.
Bei reinen Briefkastenfirmen hingegen stellt sich das Finanzamt häufig quer. Dort liegen Ihnen weder Meetingräume, echte Mietverträge noch eine Arbeitsplatzinfrastruktur vor. Es ist also in gewisser Weise ein Firmensitz, an dem Sie Briefe empfangen können, aber ohne echtes Büro – ein Büro ist eine der Grundvoraussetzungen für die Anerkennung durch das Finanzamt.
Welchen Nutzen bringt es, ein virtuelles Büro zu mieten?
Kleine Unternehmen wie Existenzgründer, Start-ups und Handwerker müssen sich für den Erfolg des Unternehmens zumeist personell einschränken. In der Folge müssen die Verantwortlichen neben der eigentlichen Tätigkeit die Büroarbeit zusätzlich machen. Zudem kommen räumliche Einschränkungen hinzu. Gerade Einzelunternehmer und Firmen, die ihre Arbeiten direkt beim Kunden vor Ort erledigen, haben entsprechend meist nur einen Homeoffice-Arbeitsplatz, in dem Arbeitszeit und Freizeit kaum mehr eine klare Grenze haben, sondern fließend ineinander übergehen. Die Erreichbarkeit für die Kunden ist zudem meist nur via Handy gegeben, was wiederum zu zeitlichen Problemen führen kann, wenn der Unternehmer gerade bei einem anderen Kunden tätig ist.
An diesem Punkt ist es häufig sinnvoll, sich eine virtuelle Geschäftsadresse bzw. ein virtuelles Büro zu mieten. Das virtuelle Büro vereinfacht und professionalisiert die Büroarbeiten maßgeblich und dient dem Unternehmen als echte Entlastung. Nicht nur junge Unternehmen profitieren vom Angebot eines gut organisierten, virtuellen Büros. Durch die Nutzung der professionellen Assistenz sparen Unternehmen Arbeitszeit, Personal und Kosten. So muss weder eine eigene Büroausstattung angeschafft werden, noch müssen eigene Büroräume angemietet werden.
Im virtuellen Büro werden all diese Aspekte durch die Ausstattung und Räumlichkeiten des Anbieters bereitgestellt und die individuell zu vereinbarenden Leistungen gegen einen feststehenden Betrag umfassend übernommen. Je nach Anbieter können auch gut ausgestattete Tagesbüros und Konferenzräume in Anspruch genommen werden, um besondere Termine, Geschäftstreffen und Kundengespräche in einem professionellen Rahmen umzusetzen.
Die Vorteile eines virtuellen Büros im Überblick
- seriöser Unternehmensauftritt, meist mit repräsentativer Anschrift
- gute Erreichbarkeit für Kunden und Geschäftspartner
- professionelle Services für Post und Telefongespräche
- Sekretariatsarbeiten
- optional: Nutzung von Tagesbüros und Konferenzräumen
- geringere Kosten für Personal
- günstigere Miete im Vergleich zu klassischen Büroräumen
- keine bis geringfügige Kosten für die Büroausstattung
- Trennung von beruflichen und privaten Aspekten (im Vergleich zum Homeoffice)
Die Nachteile eines virtuellen Büros im Überblick
- Weniger vertrauenswürdig, da Verwechslungsgefahr mit Briefkastenfirma besteht
- Der Datenschutz liegt teilweise in den Händen des externen Dienstleisters
- Das Unternehmen lässt sich nicht durch die Mitarbeiter positiv repräsentieren
Die virtuelle Geschäftsadresse eignet sich somit für alle kleineren Unternehmen, die durch das virtuelle Büro Kosten einsparen können und wollen. Abgesehen von den genannten Nachteilen kann es für Unternehmen, die sehr erklärungsbedürftige Leistungen anbieten, zu Problemen kommen. Hier kann es zu Einschränkungen in der Beratungsqualität kommen, wenn die Mitarbeiter des virtuellen Büros sich nicht ausreichend mit dem Unternehmen identifizieren oder mit dem Angebot auskennen. Dennoch kann es sinnvoll sein, eine virtuelle Firmenadresse zu mieten, um zumindest im Bereich der Büroarbeiten entlastet zu werden.
Info
Mit welchen Kosten muss ich für ein virtuelles Büro rechnen?
Die Kosten für ein virtuelles Büro variieren zwischen 50 und 300 Euro pro Monat. Wählen Sie ein virtuelles Büro mit einer einfachen Postweiterleitung, fallen die Kosten deutlich geringer aus, als wenn Sie einen umfangreichen Service aus Telefondienst, Meetingräumen und Co-Workings-Space-Zugang nutzen. Sie sehen also: Die Kosten variieren stark und hängen von den gewählten Leistungen ab.
Virtuelle Assistenz: Selbstständigkeit mit dem virtuellen Büro
Möchten Sie selbst die Unternehmensgründung mit einer virtuellen Firmenadresse verwirklichen, ist dies in Zeiten der wachsenden Digitalisierung eine vielversprechende Option für eine erfolgreiche Selbstständigkeit. Wichtig ist, dass Sie umfassende Kenntnisse in der Büroführung mitbringen und neben der notwendigen Ausstattung auch über die geeigneten Räumlichkeiten verfügen, um Ihren Kunden den besonderen Mehrwert eines virtuellen Büros zu bieten.
Zunächst sollten Sie sich Gedanken über die Inhalte eines Businessplans machen: Ihr Angebot, die angedachte Zielgruppe und die entsprechenden Voraussetzungen. Auf Basis der Planung können Sie dann Ihr Unternehmen als Einzelunternehmen, in Zusammenarbeit mit einer oder mehreren anderen Personen als GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) oder auch als UG (Unternehmergesellschaft) bzw. GmbH (Gesellschaft mit begrenzter Haftung) gründen, sofern das nötige Eigenkapital für eine GmbH bereits verfügbar ist. Die richtige Rechtsform finden Sie am besten in Zusammenarbeit mit einem Unternehmensberater, der Ihnen dabei hilft, Ihre Geschäftsidee in die passenden Bahnen zu lenken.
Voraussetzungen für die Geschäftsgründung mit einem virtuellen Büro
Damit das virtuelle Büro erfolgreiche Zukunftsaussichten hat, ist je nach Art des Angebotes ein ausreichend großes Büro zu mieten, in dem Sie entweder die Büroarbeiten für Ihre Kunden selbst übernehmen können, oder weiterführende Leistungen wie die Bereitstellung von Tagesbüros oder Konferenzräumen möglich ist. Sinnvoll ist, in beiden Varianten auch die geeigneten sanitären Anlagen und eine gut ausgestattete Büroküche zu berücksichtigen. Der Komfort und die Flexibilität, die Sie als virtuelles Büro für Ihre Kunden anbieten, sorgen für eine hohe Zufriedenheit mit Ihrer Dienstleistung.
Alle Räumlichkeiten sollten mit geeignetem Equipment ausgestattet sein.
- So sollte in der Büroküche eine Möglichkeit zum Vorbereiten von Heiß- und Kaltgetränken zur Verfügung stehen und kleine Snacks nach Bedarf zuzubereiten oder bereitzuhalten sein (z.B. Catering).
- Wichtiger jedoch ist die gute Ausstattung der Büros mit Computerarbeitsplätzen, Internettechnik (WLAN, gegebenenfalls. Konferenztechnik), weshalb am angedachten Standort in jedem Fall eine gute Internetverbindung verfügbar sein sollte.
- Viele Aspekte sind heute über moderne Leasingangebote erhältlich. Ist dies nicht gewünscht, muss das Eigenkapital entsprechend hoch und eine solide Finanzierung auf der Basis des Businessplans aufgebaut werden.
Persönliche Eignung für die Gründung eines virtuellen Büros
Um ein virtuelles Büro als Assistenz führen zu können, sind grundlegende Kenntnisse in der Büroorganisation und in den kaufmännischen Aspekten als Selbstständiger unabdingbar. Für die eigentliche Tätigkeit mit dem virtuellen Büro bedarf es einer fachlichen Expertise. Optimal ist mindestens eine Ausbildung als Sekretär, als Fachkraft für Büromanagement oder in einer vergleichbaren Tätigkeit. Zu den grundlegenden Eigenschaften einer professionellen Assistenz für andere Unternehmen gehören Eigenschaften wie:
- Zuverlässigkeit
- Selbstdisziplin
- Organisationstalent
- Kundenfreundlichkeit
- Beschwerde- und Stressmanagement
Herzstück für ein virtuelles Büro: Gute Software als essenzielle Basis
Während für Unternehmen eine gute Bürosoftware eine wertvolle Basis darstellt, zeigt sich die gute Wahl der Software für den Arbeitsalltag im virtuellen Büro als Kernstück des Erfolges. Neben den klassischen Funktionen für den Schriftverkehr benötigt das virtuelle Büro zusätzlich eine übersichtliche Archiv-Funktion, in der alle Arbeiten für die einzelnen Mandanten sauber voneinander getrennt dokumentiert werden können. Dies betrifft neben der Zeiterfassung auch die Ablage in den Ordnern, die auch bei einem größeren Umfang noch eine gute Übersicht bieten.
Darüber hinaus benötigen Sie als Inhaber eines virtuellen Büros auch eine eigene Buchhaltung, die nicht nur individuelle Aspekte einstellen lassen sollte, sondern obendrein mit einer Schnittstelle zum Steuerberater oder dem Finanzamt ausgestattet sein muss. Nur durch passende Bürosoftware gewährleisten Sie die guten Abläufe für Ihre Mandanten und Ihr eigenes Unternehmen für den bestmöglichen Erfolg Ihres Unternehmens als virtuelles Büro.
