Zeiterfassung: Was Arbeitgeber über die Arbeitszeitserfassung wissen müssen

Ob Vollzeit, Teilzeit oder Minijob, die erlaubte Dauer und Lage der Arbeitszeit ist gesetzlich vorgegeben. Viele Arbeitgeber etwa im Bau- oder Gaststättengewerbe sind seit langem verpflichtet, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter aufzuzeichnen. Ob alle Arbeitgeber jetzt schon zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet sind oder erst, wenn das erwartete Zeiterfassungsgesetz in Kraft tritt, ist unklar. Sicher ist, nur mit genauer Arbeitszeiterfassung sind Sie im Streitfall auf der sicheren Seite.

Zeiterfassung: Das gibt es zu beachten

Bei der Zeiterfassung gibt es für Sie als Arbeitgeber einiges zu beachten. Vor allem die rechtlichen Vorschriften bestimmen Spielräume und Möglichkeiten, die Sie bereits vor der Implementierung genau kennen sollten.

Arbeitszeiterfassung und Betriebsrat

Auch moderne Arbeitszeiterfassung unterliegt bestimmten rechtlichen Vorgaben. Dazu gehört neben den Datenschutzregeln auch das Mitbestimmungsrecht. Hat Ihr Unternehmen einen Betriebsrat, dürfen Sie moderne Arbeitszeiterfassung nur mit seiner Zustimmung einführen. Der Grund: Mit dieser „technischen Einrichtung“ können Sie auch das Verhalten und die Leistung Ihrer Mitarbeiter kontrollieren.

Info

Mitbestimmung des Betriebsrats nur bei Umsetzung

Ob Sie moderne Arbeitszeiterfassung einführen und welches Produkt entscheiden Sie. Bei der Frage, wie es eingesetzt werden soll, bestimmt der Betriebsrat mit. 

Am besten schließen Sie mit dem Betriebsrat eine sogenannte Betriebs-vereinbarung zur Zeiterfassung. Diese sollte klären,

  • welche Art der Arbeitszeiterfassung geplant ist.
  • welche Daten dokumentiert und ausgewertet werden.
  • zu welchem Zweck das geschieht.
  • wer Zugriff auf welche Daten hat.
  • wie lange die Daten gespeichert werden.

Stellen Sie Ihren Mitarbeiter monatlich einen Ausdruck über die Arbeitszeiten zur Verfügung. So können eventuelle Unstimmigkeiten frühzeitig geklärt werden.

Zeiterfassung und Datenschutz

Sie als Arbeitgeber müssen z. B., Überstunden aufzeichnen oder – nach dem Mindestlohngesetz – Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit festhalten. Dennoch ist Arbeitszeiterfassung nicht grenzenlos erlaubt, weil die Arbeitszeiterfassung auch zur Überwachung des Mitarbeiters eingesetzt werden kann. Da Sie personenbezogene Daten erheben und verarbeiten, müssen Sie die Einhaltung der Datenschutzregeln gewährleisten. Große Unternehmen müssen dazu einen sogenannten Datenschutzbeauftragten haben.

Tipp

Datenschutz setzt Grenzen - das müssen Sie wissen

  • Sie dürfen Ihre Mitarbeiter mit der Zeiterfassung nicht lückenlos überwachen, z. B. ihren jeweiligen Aufenthaltsort per GPS verfolgen. Es sei denn, sie haben ausdrücklich zugestimmt.
  • Zugriff auf die Daten darf nur derjenige haben, der sie für seine Arbeit braucht. Ein Vorgesetzter darf z. B. nur auf die Abwesenheitsdaten der ihm unterstellten Mitarbeiter Zugriff haben.
  • Sie dürfen Abwesenheitszeiten erfassen, aber nicht z. B. die Art der Erkrankung
  • Die Daten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden. 

Rechtliches: Darum ist die korrekte Zeiterfassung so wichtig

Viele Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter heute schon umfangreich erfassen. Anhand der Daten überprüfen kontrollierende Behörden z. B. die Einhaltung folgender gesetzlicher Vorgaben:

  • die Regelungen zum Mindestlohn 
  • die Arbeitszeitvorschriften
  • die Lenk- und Ruhezeiten im Straßenverkehr

Auch Kontrollbehörden können Arbeitszeiterfassung anordnen, z. B. das Gewerbeaufsichtsamt, wenn ein konkreter Verdacht besteht, dass gegen gesetzliche Höchstarbeitszeiten verstoßen wird.

Gerichtsurteil des EUGH

Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter vollständig erfassen müssen. Folgendes muss festgehalten werden:

  • die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden
  • ihre zeitliche Lage
  • die über die gewöhnliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit (Überstundenerfassung)

Im Ergebnis hat der EuGH festgelegt, dass die Mitgliedsstaaten der EU ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einrichten müssen, mit dem die tägliche Arbeitszeit aller Arbeitnehmer gemessen werden kann.

Gleichzeitig hat der EuGH aber darauf hingewiesen, dass die Mitgliedstaaten bei der Umsetzung dieser Aufgabe einen Gestaltungsspielraum haben, um auf die Besonderheiten und Eigenarten bestimmter Unternehmen, z. B. deren Größe, Rücksicht zu nehmen.

Grundregeln zur Arbeitszeit

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) enthält derzeit zwei Vorschriften zur Zeiterfassung:

  1. Stunden, die über die an Werktagen erlaubten 8 Stunden hinausgehen (Mehrarbeit) sind festzuhalten. Aufzuzeichnen ist auch die Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen.
  2. Bei Kraftfahrern ist die gesamte Arbeitszeit, d. h. Beginn, Pausen und Ende, festzuhalten.

Die Aufzeichnungen sind in beiden Fällen mindestens zwei Jahre aufzubewahren und bei Kontrollen vorzulegen.

Die Pflicht zur Zeiterfassung kann sich auch ergeben aus dem

  • Arbeitnehmerentsendegesetz, § 19 AEntG
  • Mindestlohngesetz, § 17 MiLoG

Danach müssen Sie als Arbeitgeber – innerhalb einer bestimmten Frist – Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter aufzeichnen. Betroffen sind vor allem die vom Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz erfassten Branchen, wie beispielsweise:

  • das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • das Handwerk
  • das Baugewerbe
  • die Fleischwirtschaft 
  • die Gebäudereinigung

Auch für geringfügig Beschäftigte sind Arbeitszeitnachweise zu führen. Bei der Arbeitnehmerüberlassung können Aufzeichnungspflichten aus mehreren Rechtsquellen bestehen.

Übersicht der unterschiedlichen Arbeitszeiten

Der Gesetzgeber legt die Form der Zeiterfassung nicht fest und gibt auch keine Vorgaben. Allerdings ist es sinnvoll, besondere Arbeitszeiten aufzuzeichnen, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen. Diese Zeiterfassungen können besonders hilfreich für interne Abläufe sein.

Schichtarbeit

Beginn und Ende einer Schicht kann beispielsweise mit einer Stempeluhr einfach erfasst werden. Außerdem wird damit ersichtlich, wer in welcher Schicht anwesend ist.

Gleitzeit

Eine einfache Arbeitszeiterfassung macht es Arbeitnehmer und -geber einfacher, die tatsächliche Arbeitszeit zu erfassen. In vielen Unternehmen ist dadurch ein kulanter Umgang mit Stunden ermöglicht worden. Gerade bei Vertrauensarbeitszeiten und Gleitzeit ist das ein nützliches Tool, das Vertrauen auf beiden Seiten schafft.

Abrufarbeit, Rufbereitschaft, Bereitschaftsdienst

Diese Arbeitszeiten lassen sich mit einer Zeiterfassung ebenfalls gut abbilden und nachvollziehen.

Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit

Da in der Regel in diesen Zeiten Zuschläge bezahlt werden, ist auch hier eine Zeiterfassung sinnvoll.

Vorteile der Zeiterfassung

Erfassung von Fehlzeiten und Übersicht über Krankheiten, Urlaube und Elternzeiten

Ein modernes Arbeitszeiterfassungssystem unterstützt Sie in vielen Bereichen. Es hilft bei der Personalplanung und liefert Ihnen wichtige Informationen für Ihre Arbeit als Unternehmer. Daten, die Sie bisher mühsam zusammensuchen mussten, stehen mit wenigen Klicks zur Verfügung. So können Sie z. B. Zeiterfassungsdaten zur Produktivität oder zum Verlauf einzelner Projekte direkt am Bildschirm abfragen. Moderne Arbeitszeiterfassung liefert Ihnen automatisch Auswertungen und Statistiken zur Stundenaufzeichnung, die Sie ohne zusätzlichen Aufwand in andere Anwendungen wie z. B. Microsoft® Excel exportieren können.

  • Krankheit mit und ohne Entgeltfortzahlung, Abwesenheit wegen Erkrankung eines Kindes
  • Urlaub, Zusatzurlaub, Sonderurlaub, Bildungsurlaub
  • Berufsschultage
  • Elternzeit
  • Dienstreisen
  • Weiterbildung

Absicherung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Die Daten- und Zeiterfassung kann über einen oder mehrere Rechner, stationär oder mobil (online) erfolgen. Moderne Arbeitszeiterfassung macht viele, bisher zeitraubende Verwaltungsaufgaben leichter und schneller. Dazu gehören z. B.

  • eine automatische Arbeitszeit- und Überstundenberechnung
  • aussagekräftige Arbeitszeitkonten für jeden einzelnen Mitarbeiter
  • die exakte und einfache Fehlzeitenverwaltung
  • eine zügige und transparente Urlaubsplanung und -genehmigung
  • aktuelle Auswertungen zu Urlaubs- und Fehlzeiten

Eine korrekte Erfassung der Arbeitszeit ist sowohl für Sie als Arbeitgeber als auch für Ihre Arbeitnehmer sinnvoll, da sie beide Seiten unkompliziert absichert.

Achtung

Arbeitszeitbetrug ist ein Kündigungsgrund

Arbeitszeitbetrug rechtfertigt eine Kündigung des Mitarbeiters, in besonderen Fällen sogar eine fristlose Kündigung ohne vorhergehende Abmahnung.

Leichte Personalplanung

Die Eingabe in grafisch übersichtlich aufbereitete „Kalenderblätter“ zeigt Ihnen bereits erfasste Abwesenheiten aller Mitarbeiter – z. B. einer Abteilung oder einer Arbeitsgruppe – in einem bestimmten Zeitraum. Planen Sie die Abarbeitung einzelner Aufträge oder neuer Projekte, sehen Sie auf einen Blick in der Zeiterfassung, welcher der dafür erforderlichen Mitarbeiter an welchen Tagen zur Verfügung steht. Die Hinterlegung von Vertretungsregelungen oder Mindestbesetzungen macht Sie frühzeitig auf eventuelle Engpässe aufmerksam.

Optimierung von Prozessen, Strategie und Planung

Mit moderner Arbeitszeiterfassung ist die Urlaubsplanung und der Abbau von Gleitzeit papierlos, zügig und sicher möglich, denn

  • jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf sein aktuelles Urlaubskonto.
  • jeder Mitarbeiter kann seinen Urlaubsantrag über die Zeiterfassung online stellen und versenden.
  • dem Entscheider stehen über eine Urlaubsgruppenverwaltung, die Regelungen zur Mindestbesetzung und Vertretung berücksichtigt, alle entscheidungsrelevanten Daten zur Verfügung –  z. B. bereits feststehende Abwesenheiten der Kollegen des Antragstellers.
  • der Urlaub wird online genehmigt und damit automatisch im Urlaubsplan vermerkt.
  • der Genehmigungsvorgang wird nachvollziehbar dokumentiert.

Das optimiert Prozesse, gibt eine gute Übersicht über verfügbares Personal und lässt so eine kurz- sowie langfristige Strategie bei der Projekt- und Personalplanung zu.

Zeiterfassung in Kleinbetrieben

Auch wenn kleine Unternehmen zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet werden sollten, ist das kein Grund zur Panik. Dass Arbeitszeiterfassung mit akzeptablem Aufwand auch in Kleinbetrieben bis zu 20 Personen elektronisch machbar ist, zeigen zahlreiche Unternehmen, die schon lange durch andere Vorschriften dazu verpflichtet sind. Moderne auch für kleine Unternehmen gedachte Zeiterfassungssysteme bieten zudem zahlreiche Zusatznutzen, mit der Sie an anderer Stelle viel Zeit sparen können.

Zeiterfassungssysteme

Die bereits bestehenden gesetzlichen Regelungen legen nur fest, welche Daten Sie als Arbeitgeber dokumentieren müssen. In welcher Form die Zeiterfassung erfolgt, entscheiden Sie. Zur Wahl stehen die unterschiedlichsten Systeme:

Klassische vs. moderne Zeiterfassung: Vor- und Nachteile

Klassische und digitale Zeiterfassungssysteme haben unterschiedliche Vor- und Nachteile. Während die Papier-Variante zum Beispiel deutlich günstiger ist, ist sie allerdings datenschutzrechtlich als riskanter anzusehen. Werfen wir einen genaueren Blick auf verschiedene Systeme und Zeiterfassungsgeräte:

Stempeluhr vs. Stechuhr

Simple Stech- oder Stempeluhren, die es zu kaufen gibt, sind eine einfache Variante, um die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter im Büro oder der Produktion elektronisch und automatisch zu erfassen. Sie dokumentieren die Arbeitszeit und werden per individueller Stempelkarte, die für jeden Mitarbeiter angelegt wird, oder per Fingerabdruck bedient. Es gibt sie in unterschiedlichen Ausführungen von einfacher Arbeitsstundenerfassung und Stundenabrechnung in Excel bis hin zu Uhren mit Rechenfunktion, die Tages- und Monatsstunden summiert. Der Nachteil: Der Mitarbeiter muss zur Uhr am Zeiterfassungsterminal kommen. Bei Arbeitsbeginn wird eingestempelt, bei Ende ausgestempelt. Besonders in Zeiten von Homeoffice und flexibler Arbeitszeitgestaltung sind diese Systeme daher weniger interessant für Arbeitgeber, die moderne Arbeitszeiten ermöglichen.

Zeiterfassung in Papierform

Diese Variante ist nicht nur altmodisch, sie kostet auch viel Zeit. Nichts kann mit einem Klick ausgewertet werden und oftmals nimmt das Zettelchaos seinen Lauf. Besonders Selbstständige greifen auf diese Methode zurück. In großen Unternehmen ist das allein schon wegen des Aufwandes nicht mehr machbar. Außerdem ist der datenschutzrechtliche Aspekt bei Zeiterfassung in Papierform nicht einfach abzuhandeln.

Excel und Co.

Kleine Teams und Selbstständige haben die Möglichkeit, auf eine einfache Projektzeiterfassung und Arbeitszeiterfassung in Excel zurückzugreifen. Verschiedene Stundenzettel-Vorlagen in Excel ermöglichen eine schnelle und effektive Implementierung der Zeiterfassung, die individuell angepasst werden kann. Auch die Berechnung von Urlaubsansprüchen gelingt damit. 

Digitale Zeiterfassung mit Zeiterfassungssoftware

Der Markt für moderne und erschwingliche Zeiterfassungssysteme ist auch für kleine Unternehmen groß. Ihre Bedienung kann z. B. über einen Laptop oder per App mit elektronischer „Stechuhr“ erfolgen. Sie sind leicht zu installieren und zu bedienen. Meist bieten sie neben der eigentlichen Zeiterfassung praktische, zeitsparende Tools, z. B.

  • kundenbezogene Zeiterfassung zur schnellen Rechnungserstellung
  • integrierte Urlaubsplanung, Urlaube und Fehlzeiten können verwaltet werden
  • Schnittstellen zur Lohnabrechnung, z. B. zur Berechnung von Zulagen oder der Lohnfortzahlung
  • zahlreiche, aussagekräftige Auswertungen und Statistiken auf Knopfdruck

Spezielle Projektlösungen bieten auch praktische Auswertungen zum Projektcontrolling und -management, z. B. Daten zu geleisteten Projektstunden, angefallenen Personalkosten und zum aktuellen Restbudget.

Tipp

Zeiterfassung und Lohnabrechnung in einer Software

Es gibt auch moderne Software-Lösungen, die beides können: Zeiterfassung und Lohnabrechnung. So werden alle Daten in einer Datenbank gespeichert, was viel Zeit spart. Die professionelle Lohnbuchhaltungssoftware von Lexware beispielsweise ermöglicht neben der Zeiterfassung und Urlaubsplanung die rechtssichere Durchführung der Lohnbuchhaltung und Reisekostenabrechnung.

Mobile Zeiterfassung in der Cloud

Mit neuen Arbeitsgewohnheiten kommt auch eine moderne Arbeitszeiterfassung immer mehr zum Einsatz: bequem, mobil und per Smartphone oder Laptop bedienbar. Immer mehr digitale Systeme bieten Zeiterfassung in der Cloud an. Die Daten werden zentral in einer App gespeichert.

Wichtig dabei: Die Software sollte dringend eine Synchronisation mit einer Desktop-Version bieten. Sonst gelangen die Daten nicht zentral zur Auswertung.