Coworking Space
In unserem Beitrag bieten wir Ihnen eine Definition von Coworking Spaces und informieren darüber was Coworking ist. Sie sind als Freiberufler oder Einzelunternehmer auf der Suche nach Büroräumen, ein eigenes Büro ist Ihnen aber zu teuer? Und Ihr Homeoffice ist auf Dauer nichts für Sie, weil Ihnen der Austausch mit anderen Menschen fehlt? Erfahren Sie mehr über die Vorteile und Rahmenbedingungen der Open Space Büros.
Hinweis: Gendergerechte Sprache ist uns wichtig. Daher verwenden wir auf diesem Portal, wann immer möglich, genderneutrale Bezeichnungen. Daneben weichen wir auf das generische Maskulinum aus. Hiermit sind ausdrücklich alle Geschlechter (m/w/d) mitgemeint. Diese Vorgehensweise hat lediglich redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung.
Zusammenfassung
Coworking Spaces im Überblick
In Coworking Spaces kommen Personen unterschiedlicher beruflicher Hintergründe zusammen, um Ihren Tätigkeiten in einem gemeinsamen Coworking Room nachzugehen.
Arbeitsplätze in Coworking Spaces können über mehrere Stunden, Tage, Wochen oder Monate gebucht werden. Wenn ein Unternehmen mit einer nachweisbaren Regelmäßigkeit einen Coworking Space nutzt, kann dieser als Betriebstätte gelten.
Vorteile der Open Space Büros sind der offene Austausch mit anderen und die flexible Buchbarkeit der Räumlichkeiten.
Definition
Was sind Coworking Spaces und wer kann sie nutzen?
Coworking Spaces sind per Definition Orte, die Kreativität und hervorragende Arbeitsergebnisse optimal fördern sollen. Der Namenbestandteil „Coworking“ ist das, was die Essenz des Konzepts ausmacht: gemeinsames Arbeiten von mehreren unterschiedlichen Personen – an einem Ort, aber an verschiedenen Aufgaben und Projekten, in einer speziellen Art der Community.
Die Community besteht aus denjenigen, die an diesem Ort ihrem Business nachgehen. Ort ist hier nicht gleichzusetzen mit Büro oder Office. Ort meint hier einen oder mehrere Plätze, an denen Ideen besonders gut gedeihen. Kreativität entsteht also am Arbeitsplatz, in der Coffeelounge, auf dem Sofa in der Relaxzone, beim Tischfußball oder auf der Dachterrasse.
Coworking: Was ist das Besondere an den New Working Spaces?
Besonders beliebt sind sie bei Startup-Gründern, Freelancern und Freiberuflern. Aber auch Studierende verlegen ihren Arbeitsplatz mitunter in ein Coworking Space zur Prüfungsvorbereitung oder um die Bachelor- oder Masterarbeit dort zu schreiben anstatt in der lauten, wuseligen WG.
Es nutzen auch angestellte und selbstständige Geschäftsreisende sowie Außendienstmitarbeiter diese flexible Möglichkeit, wenn das Hotelzimmer zu klein ist oder nicht die gewünschte Arbeitsatmosphäre bietet. Oftmals haben Hotelzimmer keinen arbeitstauglichen Tisch, sondern nur ein ablageähnliches, schmales Board, das gerade mal Tablets Platz bietet, aber schon für die gewohnte Arbeitsweise mit einem Laptop zu klein ist. Da bietet es sich an, stunden- oder tageweise ein Coworking Space zu mieten.
Tipp
Coworking Spaces gibt es weltweit
Coworking ist auch etwas für ein Sabbatical: Wer im Sonderurlaub auf Weltreise ist und nicht ganz vom Business abgeschnitten sein und Projekte im Auge behalten will, für den bietet sich Coworking Space an. Denn Coworking Space ist weltweit verfügbar.
Für wen sind Coworking Spaces optimal geeignet?
Als Solo-Selbständige oder Remote-Arbeitende haben Sie die größtmögliche Entscheidungsfreiheit und können wählen, wo Sie arbeiten möchten und wie. Vorausgesetzt, Sie haben kein produzierendes Gewerbe bzw. Business und sind an keine Produktionsstätte oder einen bestimmten Standort gebunden. Dann können Sie den Ort, Raum und die Zeit der beruflichen Tätigkeit sehr flexibel gestalten. Insbesondere für Webworker und Creatives, also kreative Berufe z. B. in der Online- und Medienbranche, reicht ein Internet tauglicher Laptop mit entsprechender Software, um arbeitsfähig zu sein. Aber nicht für jeden sind Coworking Spaces optimal.
Checkliste: Ist Coworking etwas für mich?
Diese Checkliste zeigt Ihnen, ob Sie ein Coworking Space-Typ sind oder nicht:
Arbeitsumfeld: Brauchen Sie Gespräche mit anderen Coworkern und eine inspirierende Atmosphäre durch Lounge-Ecken, Tischfußball oder ähnliche Trigger, die Sie anderswo nicht haben?
Kommunikation: Können Sie dauerhaft gut damit umgehen, dass es Ihrer Arbeitsumgebung das typische Grundrauschen gibt, wenn mehrere Personen anwesend sind und nicht gerade im Flüsterton sprechen?
Arbeitsdisziplin & Motivation: Sie können sich nicht gut selbst zu disziplinierter Arbeit motivieren und brauchen hierzu einen Anstoß von außen?
Arbeitsproduktivität: Möchten Sie mitunter bei geringer Konzentration arbeiten? Erreichen Sie Ihre Arbeitsergebnisse auch dann, wenn Ablenkungs- oder Lautstärke-Booster vorhanden sind?
Räumliches Wohlbefinden: Ein ständiges Kommen und Gehen im Raum stört Sie nicht beim Arbeiten, sondern bietet Ihnen inspirierende Abwechslung?
Raumklima: Sind Sie Klimaanlagen gewohnt? Oder: Können Sie lange bei geschlossenen Fenstern arbeiten und gut damit umgehen, wenn nur temporär frische Luft im Raum ist bzw. Sie sich übers Lüften mit anderen abstimmen müssen? Und haben Sie ggf. Freude an einem Bürohund im Raum oder Coworking-Großraumbüro?
Wenn Sie die meisten bzw. am besten alle Fragen mit „ja“ beantworten können, erfüllen Sie die Grundvoraussetzungen zum Arbeiten in Coworking Spaces mit Open Space-Büro-Konzept.
Info
Prüfen, ob Hunde zugelassen sind
Übrigens müssen Sie nicht auf Coworking Space verzichten, wenn Sie eine Hundehaarallergie haben. Sie sollten dann nur vor der Anmietung prüfen, ob Hunde zugelassen sind. Denn einige Coworking Spaces dulden nicht nur Hunde, sondern sehen sie als Bereicherung für alle an und fördern daher bewusst die Anwesenheit von Vierbeinern im Büro.
Wenn Sie die meisten oder alle Fragen mit „nein“ beantworten:
Ist Open-Space-Coworking nichts, was sich für Sie lohnt. Eine Alternative wären flexible Büroarbeitsplätze in Einzel-, Zweier- oder Dreierbüros, wie sie z.B. Anbieter von flexiblen Bürolösungen seit vielen Jahren zur Verfügung stellen. Denn in diesen Coworking Spaces finden Sie definitiv eine andere Arbeitsatmosphäre vor, die sich flexibler an Ihre Bedürfnisse anpassen lässt. Schließlich steht da nicht das Zusammenarbeiten im Vordergrund – vielmehr gehen alle ihrem Business nach. Und es kann gut sein, dass man an einem Tag der oder die Einzige auf der Büroetage ist.
Trotzdem können Sie auch hier von einem Gedankenaustausch profitieren. Nur anders als im Coworking Space müssen Sie sich hier verabreden und können nicht erwarten, dass gerade irgendjemand in der Lounge-Ecke auf dem Sofa oder an der Espressomaschine ist, wenn Sie gerade kommen und Gesprächsbedarf haben.
Info
Coworking Spaces auf dem Land
Maßgeblich bei der Wahl eines geeigneten Coworking Space können auch geografische Faktoren bzw. örtliche Gegebenheiten sein. Wenn Sie beispielsweise auf dem Land leben, wo noch kein flächendeckendes Glasfasernetz für Highspeed-Internet verfügbar ist und Sie Ihren Wohnsitz nicht verlegen möchten, sind Coworking Rooms in der Stadt eine Alternative. Denn inzwischen gibt es Angebote für Coworking nicht nur in Metropolen, sondern auch in mittleren und kleinen Städten und sogar in ausgewählten Dörfern.
Welche Vorteile bietet das Arbeiten in einem Coworking Space?
Neben der Möglichkeit, mit anderen Menschen in Gedanken- und Ideenaustausch zu treten, bietet ein Coworking Space auch noch folgenden Vorteil: Sie können einen Coworking Arbeitsplatz sowohl kurzfristig, also von „sofort auf gleich“, als auch kurzzeitig, also nur vorübergehend z. B. für einen Tag, eine Woche oder einen Monat, mieten. Das heißt, Sie müssen keine lange Vertragsbindung eingehen wie bei einer Bürogemeinschaft oder einem klassischen Gewerberaummietvertrag, die auf Dauer angelegt sind.
Tipp
Der neue Trend: Die Steigerung von Coworking
Kennen Sie schon Coliving? Hier wird nicht zusammen in einem Coworking-Space gearbeitet, sondern auch unter einem Dach gewohnt.
Was spricht dagegen, in einem Coworking Space zu arbeiten?
Wenn Sie spezielles Equipment für Ihre Arbeit benötigen, und nicht nur einen Laptop, dann sollten Sie genau prüfen, ob ein Coworking Space in klassischer Definition tatsächlich das Richtige für Sie ist. Etwa wenn Sie neben einem Desktop-Bildschirm auch noch einen Großbildschirm verwenden, der auf einem normalen Schreibtisch wegen der Platzverhältnisse ungeeignet ist und für den zusammen mit dem Desktop-Bildschirm der Platz fehlt. Oder wenn Sie einen Holographie-Tisch benötigen, um mit einem Hologramm zu interagieren. Die Nutzung besonderer Ausstattung ist etwas, das auch beim Coworking möglich ist, sollte aber gut geplant bzw. vorher abgewogen werden. Denn wenn ein Holographie-Tisch durch unsachgemäße Benutzung seitens Dritter plötzlich defekt ist, haben Sie ein Problem. Und da sich Equipment von dieser Größe auch nicht einfach wegräumen bzw. -schließen lässt, müssen hier entweder intelligente Lösungen gefunden werden oder Sie mieten im Coworking Space einen abschließbaren Coworking Room und verzichten auf das Arbeiten im Open Space Büro.
Ist ein Coworking Space nur für bestimmte Berufsgruppen geeignet?
Es gibt Berufsgruppen bzw. Branchen, an die besondere Anforderungen gestellt werden. Hierzu zählen beispielsweise:
Rechts- und steuerberatende Berufe, also Anwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
Berufe in der Gesundheits- und Medizinbranche
Berufe in der IT-Security
Anwälte müssen vertrauliche Gespräche mit Mandanten führen können. Ein Gespräch ist aber nicht vertraulich, wenn andere Zuhörer im Raum sind. Dass es sich dabei um passive Zuhörer handelt, die sich vielleicht gar nicht dafür interessieren, was beim Telefonat oder in der Videokonferenz besprochen wird, ist unerheblich. Deshalb scheinen Open-Coworking-Spaces ihrer Definition nach nicht für diese Berufsgruppen geeignet. Natürlich können Sie als Anwalt zum Telefonieren auch den Raum verlassen. Nur müssen Sie dann das Laptop mit der elektronischen Mandanten-Akte mitnehmen. Sowie weitere Unterlagen, die für das Telefonat notwendig sind.
Dasselbe gilt für Gesundheitsberufe, z. B. einen Gesundheitscoach, der höchst persönliche Lebenssituationen und -umstände mit seinen Klienten bespricht. Auch hier muss Privatsphäre gewahrt werden, weil sensible Informationen ausgetauscht werden. Darüber hinaus gilt sowohl für die rechts- und steuerberatenden Berufe als auch für die Gesundheitsberufe ein besonders hoher Datenschutz. Auch das muss bedacht werden, wenn die berufliche Tätigkeit ausschließlich im Coworking Space verrichtet werden soll.
Davon betroffen sind auch Berufe in der IT-Sicherheit. Ein IT-Security-Spezialist kann sensible Informationen und Arbeitsergebnisse mit Auftraggebern nicht in einer Videokonferenz in einem Open Space Office mit mehreren fremden Personen (also potenziellen Zuhörern) besprechen. Prüfen Sie daher genau, was beim Coworking vertraulich zu behandeln ist.
Natürlich gibt es fast immer eine Lösung. Dennoch sollten Sie Folgendes bedenken, wenn Sie in einem der oben genannten Berufen tätig sind:
Bei vertraulichen Daten genügt eine Tastensperre am Rechner nicht um Zugriffe zu verhindern, wenn Sie den Raum verlassen.
Auf dem Schreibtisch dürfen Dokumente in Papierform nicht einsehbar für Dritte liegen gelassen werden.
Es ist sicherzustellen, dass kein Datenverkehr mitgelesen werden kann. Eventuell müssen Sie passende Sicherheitsmaßnahmen auf Ihrem Laptop einrichten.
Ein offenes WLAN ist bei Berufen mit besonderen Anforderungen an Datensicherheit tabu. Hier sind spezielle Maßnahmen zum technischen und organisatorischen Datenschutz erforderlich. Denn die engen Vorschriften bezüglich Datenschutz, Schweigepflicht und die damit verbundene notwendige Privatsphäre sind zwingend einzuhalten.
Danach ist dann konkret zu prüfen, ob diese je nach Anforderungen an die jeweilige Berufsgruppe oder Branche im Coworking auch erfüllbar sind.
Welche Ausstattung hat ein Coworking Space und mit welchen Kosten ist zu rechnen?
Wie bei jedem Produkt bzw. jeder Dienstleistung gibt es unterschiedliche Ausstattungen bzw. Leistungsmerkmale. Beim Coworking Space nach klassischer Definition, können Sie einen einfachen Schreibtisch mit Internet-Anschluss mieten oder ein voll ausgestattetes Büro – manchmal auch mit Service-Dienstleistungen von virtuellen Büros wie Telefonservice, Geschäftsadresse, Postservice usw.
Coworking Spaces können von der Ausstattung eher schlicht, aber auch High-Tech sein, mit High-End-Leistungen:
Büroausstattung: vom Schreibtisch mit Container und Drucker im Open Space Office mit mehreren anderen Personen bis zu Einzel-, Zweier-, Dreier- oder größeren Büros mit kompletter Infrastruktur (abschließbare Schränke, Whiteboards, Standbildschirme, separatem Besprechungstisch).
Meetingräume: bei Bedarf zu buchbare Besprechungsräume unterschiedlicher Größe und Ausstattung.
Coffeelounge: mit Möglichkeiten zur Kaffee- und Teezubereitung sowie einem Angebot an Kaltgetränken.
Food Court: mit Obst, kalten und warmen Snacks und kleineren Gerichten.
Abgetrennte Bereiche & Relaxzonen: von der Sofa-Ecke bis zur Dachterrasse mit Zonen zum Entspannen wie auch zum Arbeiten.
Sport & Gym: von der Tischtennisplatte auf der Etage bis zum Gym mit Möglichkeiten, an Geräten zu trainieren und Trainingskurse zu besuchen.
Mobilität: mit Tiefgaragen-Stellplätze für Kfz und Fahrräder bis zu E-Ladestationen und Carsharing-Angeboten.
Smartbuilding-Technologie: mit vernetzter Gebäudeautomation und Gebäudesteuerung per App vom Gebäudezutritt bis zur Raumklimatisierung.
Technische Infrastruktur auf höchstem Niveau: mit 10 GB WLAN und Top-Vernetzung über den neuen Mobilfunkstandard 5G.
IT-Sicherheit: von Netzwerken mit keiner oder nur geringer Standardabsicherung bis zum hoch abgesicherten Netzwerk mit entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen für Datensicherheit und Anonymität.
Kinderbetreuung & Kita: Einzel- oder Gruppenbetreuung von Kindern bis hin zur eigenen Kita als Unterstützung für Ihre Arbeitsform.
Es liegt auf der Hand: Die Kosten für ein Coworking Space sind anhängig davon, was geboten wird:
Ein Coworking Space, zu dem Sie Zugang mit einem klassischen Schlüssel haben, wird einen niedrigeren Preis haben als im Smartbuilding mit kompletter Gebäudeautomation.
Ein Coworking Space ohne Kita und Gym wird kostenmäßig geringer zu Buche schlagen, als wenn diese Leistungen angeboten werden.
Gleiches gilt für die IT-Infrastruktur: Ein Coworking Space mit hohen Sicherheitsvorkehrungen für Datensicherheit wird sich finanziell auf Ihr Budget anders auswirken als eines mit offenem WLAN mit durchschnittlichen Sicherheitsstandards.
Wie lässt sich der passende Coworking Space finden?
Überlegen Sie sich bei der Standortwahl, ob Sie flexibel sein können. Insbesondere in Metropolregionen bzw. Großstädten dürfte mit preislichen Unterschieden zu rechnen sein.
Gibt es eine staatliche Förderung für Coworking Spaces?
Viele Städte und Gemeinden fördern Coworking Spaces im Rahmen der Wirtschafts- und Mittelstandsförderung und wollen diese modernen Bürokonzepte oder „New Working Spaces“ auch für spezielle Zielgruppen nutzbar machen. Etwa an Orten in landschaftlich schöner Umgebung. Denn für solche „Workation Retreats“ können sie werben mit „Hier kreativ werden und sich zur Entwicklung neuer Geschäftsideen inspirieren lassen, wo die Natur am schönsten ist!“ Diese naturnahen Rückzugsorte auf dem Land oder auch Coworking Spaces in Städten bekommen aber nur eine Förderung bei Entstehung oder Betrieb der Räumlichkeiten.
Das heißt: Deren Betreiber können von Fördermöglichkeiten profitieren, nicht aber die Mieter vom Coworking Space. Wenn Sie also überlegen, selbst einen Coworking Space anzubieten, dann sollten Sie sich in Ihrer Region beim Amt für Wirtschaftsförderung erkundigen, ob und welche Fördermöglichkeiten für Locations zu dieser neuen Art der Zusammenarbeit existieren. Die Förderung in Deutschland ist von Bundesland zu Bundesland und auch innerhalb eines Bundeslandes von Kommune zu Kommune individuell.
Tipp: Wenn Sie einen Coworking Space nutzen möchten, können Sie die hierfür anfallenden Kosten als Betriebsausgabe steuerlich geltend machen – wie bei jeder klassischen Gewerbemiete auch.
Info
Ist ein Coworking Space eine Betriebsstätte?
Eine Betriebsstätte ist, nach der Abgabenordnung (§ 12 Satz 2 AO) jede feste Geschäftseinrichtung oder Anlage, die der Tätigkeit eines Unternehmens dient. Hierzu zählen neben dem Ort der Geschäftsleitung auch Zweigniederlassungen sowie andere Geschäftsstellen. Darüber hinaus muss eine gewisse Regelmäßigkeit der Nutzung der Räumlichkeiten durch das jeweilige Unternehmen nachweisbar sein, um von einer Betriebsstätte ausgehen zu können. Zu beachten sind auch die Pflicht zur Zahlung der Gewerbesteuer für Betriebsstätten und die Rechte des Betriebsrats bei der Ordnung des Betriebs (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG) und der Planung der Arbeitsplätze (§ 90 BetrVG).
