Die Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG
In Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes (kurz: UStG) ist geregelt, wann eine Rechnung erstellt werden muss und welche Inhalte dabei auf keinen Fall fehlen dürfen. In diesem Beitrag erfahren Sie daher alles Wichtige zur Rechnungsausstellung nach § 14 UStG.
Hinweis: Gendergerechte Sprache ist uns wichtig. Daher verwenden wir auf diesem Portal, wann immer möglich, genderneutrale Bezeichnungen. Daneben weichen wir auf das generische Maskulinum aus. Hiermit sind ausdrücklich alle Geschlechter (m/w/d) mitgemeint. Diese Vorgehensweise hat lediglich redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung.
Zusammenfassung
§ 14 UStG im Überblick
Jeder Unternehmer in Deutschland muss beim Verkauf von Waren oder bei Erbringung von Dienstleistungen eine Rechnung ausstellen.
Bei sogenannten Kleinstbetragsrechnungen bis 250 € müssen inAusgangsrechnungen weniger Angaben enthalten sein.
Auch für umsatzsteuerliche Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt die Rechnungspflicht. Sie dürfen jedoch keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen auf ihre Umsatzsteuerbefreiung hinweisen.
Definition
Was besagt § 14 UStG
Der Paragraph 14 UStG legt im deutschen Umsatzsteuergesetz fest, was als Rechnung gilt und wann ein Unternehmer eine solche erstellen und dem Leistungsempfänger zukommen lassen muss. Zudem definiert der Paragraph auch, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und wie sie dem Empfänger zur Verfügung gestellt wird.
Wann muss nach § 14 UStG eine Rechnung ausgestellt werden?
Zunächst einmal ist es wichtig, zu verstehen, wann genau eine Rechnung ausgestellt werden muss. Laut §§ 14 und 14a UStG gilt für jeden Unternehmer dazu die Verpflichtung, eine Rechnung auszustellen, wenn er eine in Deutschland steuerbare Waren- oder Dienstleistung an eine andere Person erbringt. Einfach ausgedrückt bedeutet das: immer Sie als Unternehmer Umsätze erzielen, auf die Steuern anfallen, muss eine Rechnung geschrieben werden.
Rechnungen dienen vor allem als Leistungsbeleg und machen es dem Leistungsempfänger möglich, die gezahlte Umsatzsteuer im Rahmen des Vorsteuerabzugs – falls er dazu berechtigt ist – vom Finanzamt zurückzufordern.
Die Frist für die Rechnungsstellung beträgt laut § 14 Absatz 2 Nr. 2 sechs Monate. Entsprechend muss die Rechnung spätestens sechs Monate nach Leistungserbringung beim Kunden vorliegen.
Befreiung von der Rechnungspflicht
Verkaufen Sie als Unternehmer aber eine Leistung, die steuerpflichtig ist, müssen Sie eine Rechnung nach § 14 UStG erstellen.
Die Veräußerung von Waren und Dienstleistungen, die nicht versteuert werden müssen (nicht umsatzsteuerbar), bedarf ebenfalls keiner Rechnung nach § 14 UStG. Ausnahme sind grenzüberschreitende Leistungen nach § 4 Nr. 1-7 UStG. Für sie muss eine Rechnung mit Hinweis auf die Steuerfreiheit ausgestellt werden.
Rechnungsangaben nach § 14 UStG
Der § 14 UStG enthält eine Liste von Pflichtangaben für Ihre Rechnung. Sie müssen unbedingt von Ihnen als Rechnungsaussteller auf dem Rechnungsdokument vermerkt werden, ansonsten drohen Geldstrafen.
Folgende Angaben wurden zu diesem Zweck in Paragraph 14 Abs. 4 UStG vermerkt und dürfen auf Ihren Rechnungen nicht fehlen:
- Name und Anschrift vom Leistungsempfängers und vom leistenden Unternehmer
- Steuernummer Ihres Unternehmens oder die Ihnen zugeteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- eine eindeutig zuordenbare Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
- Lieferdatum
- nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die erbrachten Leistungen
- der angewandte Steuersatz bzw. der Hinweis auf eine Steuerbefreiung inklusive des relevanten Paragraphen im UStG
- ggf. ein Hinweis auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
Diese Angaben führen dazu, dass die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit des Inhalts bei einer Rechnung gewährleistet werden kann.
Achtung
Nicht alle Pflichtangaben müssen sich auf einem Dokument befinden
Die für Rechnungen vorgeschriebenen Angaben dürfen sich auch auf mehreren Dokumenten aufgeteilt befinden. So beziehen sich Rechnungen in der Praxis oft direkt auf Lieferscheine, die das Lieferdatum sowie genaue Mengenangaben und Warenbezeichnungen enthalten.
Info
Sonderfall: Kleinbetragsrechnung
Angesichts dessen, wie groß der Verwaltungsaufwand für Unternehmen ist, die zur Rechnungsstellung verpflichtet sind, hat der Gesetzgeber eine Vereinfachung der Vorschriften für sogenannte Kleinbetragsrechnungen vorgesehen – allerdings findet sich der entsprechende Abschnitt nicht direkt in § 14 UStG, sondern in § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (kurz: USt-DV). Diese festgelegte Regelung bezieht sich auf Rechnungen, deren Betrag die Höchstgrenze von 250 € nicht überschreitet. Auf solchen Rechnungen müssen lediglich enthalten sein:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
- das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt
§ 14a UStG: Weitere Pflichten für die Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen
In diesem Paragraphen ist festgehalten, welche Regeln bei der Leistung im innergemeinschaftlichen Ausland gelten, also wenn das leistende Unternehmen eine Leistung in einem anderen EU-Mitgliedsstaat erbringt und der Leistungsempfänger seinen Sitz im innereuropäischen Ausland hat.
§ 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen
Hier wird die Aufbewahrungspflicht, die für Rechnungsdokumente gilt, noch einmal genauer aufgeschlüsselt. Der Gesetzestext erläutert die richtige Archivierung von Rechnungsdokumenten. Auch finden sich Hinweise zur Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen und etwaige Sonderregelungen.
§ 14 UStG für Kleinunternehmer
Obwohl sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind, müssen auch Kleinunternehmer Rechnungen für ihre Kunden ausstellen. Kleinunternehmer ist, wer die in § 19 UStG festgelegten Voraussetzungen erfüllt. Hierbei darf der Jahresumsatz im aktuellen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überschreiten und muss im kommenden Kalenderjahr voraussichtlich unter 50.000 Euro liegen. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann man beim Finanzamt die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.
Für sie gelten alle oben genannten Pflichten zur Rechnungserteilung. Nur die Umsatzsteuer darf nicht in der Rechnung ausgewiesen werden, wenn sie auch nicht abgeführt wird. Allerdings muss sich ein entsprechender Hinweis zur Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung befinden, zum Beispiel der Satz: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
Tipp
Sonderfall: Dauerrechnung nach § 14 UStG
Für Leistungen, die von einem Unternehmer regelmäßig und immer zum gleichen Preis erbracht werden, können Dauerrechnungen ausgestellt werden. Solche Dauerrechnungen kommen vor allem bei gewerblichen Dauerschuldverhältnissen wie Miete, Pacht oder Leasing zum Einsatz und verringern den bürokratischen Aufwand bei der Abrechnung.
Eine Dauerrechnung unterscheidet sich formal kaum von einer normalen Rechnung. Sie muss alle gesetzlichen Pflichtangaben einer Rechnung enthalten.
Allerdings sollte der Leistungsempfänger darauf hingewiesen werden, dass es sich bei einem Dokument um eine Dauerrechnung handelt. Ein Hinweis wie zum Beispiel: „Dies ist eine Dauerrechnung nach § 14 UStG“ reicht hierfür vollkommen aus. Außerdem sollten Sie nicht vergessen, den Gültigkeitszeitraum der Rechnung mit anzugeben. Das Kalenderjahr ist hier das am häufigsten genutzte Intervall.
Auch für die Dauerrechnung gilt eine gesetzliche Ausstellungsfrist. Die Rechnung muss spätestens sechs Monate nach Leistungserbringung beim Leistungsempfänger eingehen.
Die Rechnungskorrektur nach § 14 UStG
Fehler unterlaufen auch dem besten Unternehmer. So passiert es jedem einmal, dass eine fehlerhafte Rechnung an den Kunden gesendet wird. Ist dies der Fall, muss eine Rechnungskorrektur vorgenommen werden. Wichtig ist der korrekte Steuerausweis, damit das leistende Unternehmen die richtigen Steuerbeträge an das Finanzamt abführt und der Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug wie gewünscht vornehmen kann.
Ist eine Rechnung noch nicht gebucht, kann dem Rechnungsempfänger eine Korrektur auf demselben Weg zugesandt werden, auf dem ihm auch die Originalrechnung erreicht hat. Eine solche Korrektur muss folgende Angaben erhalten:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Bezug auf die ursprüngliche Rechnung, normalerweise in Form der fortlaufenden, eindeutig zuordenbaren Rechnungsnummer
- Berichtigung des Fehlers
Ist die Rechnung bereits gebucht worden, kann die Fehlerkorrektur nicht mehr ganz so einfach vorgenommen werden. In diesem Fall muss die Originalrechnung storniert und eine neue Rechnung ausgestellt werden.
Eine solche Stornierung muss eindeutig bezeichnet werden. Zulässig sind die Begriffe Stornorechnung, Korrekturrechnung oder Rechnungskorrektur. Der Begriff Gutschrift ist nach § 14 UStG 2022 nicht mehr gültig. Die Korrekturrechnung enthält die fortlaufende Rechnungsnummer der Originalrechnung und einen Hinweis auf die Stornierung. Anschließend wird eine neue, korrekte Rechnung unter einer neuen Rechnungsnummer ausgestellt.
Die Aufbewahrungspflicht erstreckt sich in diesem Fall auf die fehlerhafte Originalrechnung, die Korrekturrechnung und die neue Rechnung.
§ 14 UStG: Rechnungen elektronisch übermitteln
Normalerweise wird eine Rechnung per Post versandt und geht beim Leistungsempfänger als Papierdokument ein. Mit der Digitalisierung werden aber immer häufiger auch elektronische Rechnungen versendet.
Dies ist nur möglich, wenn das leistende Unternehmen und sein Kunde dieser Form der Rechnungsübermittlung zustimmen. Dabei sollte auch gleich geklärt werden, in welchem Dateiformat die Rechnung zugestellt werden soll.
Wenn die Rechnung alle gesetzlichen Angaben nach § 14 UStG enthält, ist sie auch in elektronischer Form gültig und für beide Parteien bindend.
§ 14c UStG: Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
Dieser Paragraph beschreibt, wie Sie als Unternehmer damit umgehen, wenn auf einer Rechnung versehentlich ein falscher Steuerbetrag ausgewiesen wurde.
