Rechnungsabgrenzungsposten
Eine Bilanz zu erstellen, klingt erst einmal nicht sonderlich kompliziert. Sie notieren, was Ihr Unternehmen in einem Wirtschaftsjahr eingenommen und was es ausgegeben hat, und halten das Ganze gemäß den gängigen Vorschriften fest. Sobald sich allerdings BWL-Laien näher mit der Materie beschäftigen, stellen sie fest, dass der Teufel im Detail steckt. Denn wie Sie was buchen, hängt oft von verschiedenen Faktoren ab. Warum das so ist, erfahren Sie in diesem Artikel. Außerdem liefern wir eine Definition für Rechnungsabgrenzungsposten und zeigen Ihnen, wie Sie die Posten in Ihrer Bilanz vermerken.
Hinweis: Gendergerechte Sprache ist uns wichtig. Daher verwenden wir auf diesem Portal, wann immer möglich, genderneutrale Bezeichnungen. Daneben weichen wir auf das generische Maskulinum aus. Hiermit sind ausdrücklich alle Geschlechter (m/w/d) mitgemeint. Diese Vorgehensweise hat lediglich redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung.
Zusammenfassung
Rechnungsabgrenzungsposten im Überblick
- Rechnungsabgrenzungsposten sind buchhalterische Positionen, die dazu dienen, Zahlungen oder Einnahmen periodengerecht auf den entsprechenden Zeitraum zu verteilen.
- Bei der Rechnungsabgrenzung können Sie zwischen aktiven und passiven sowie transitorischen und antizipativen Posten unterscheiden. Für die verschiedenen Arten von Rechnungsabgrenzungsposten nutzen Sie jeweils einen anderen Buchungssatz.
- Das Prinzip der Rechnungsabgrenzung soll dabei helfen, ein möglichst vollständiges Bild der finanziellen Lage von Unternehmen zu verzeichnen. Ab einer bestimmten Höhe des Abgrenzungsbetrags ist die Rechnungsabgrenzung Pflicht.
- Für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2021 enden, gilt eine Vereinfachungsregelung. Nur wenn ein Rechnungsabgrenzungsposten mehr als 800 Euro beträgt, muss er bilanziell erfasst werden.
Definition
Was sind Rechnungsabgrenzungsposten?
Rechnungsabgrenzungsposten sind Buchungsposten, welche die zeitlichen Differenzen zwischen der erbrachten Leistung und der entsprechenden Zahlung oder Rechnungsstellung ausgleichen. Die Posten kommen vor allem bei Jahresabschlüssen zum Einsatz, um das Ergebnis des laufenden Geschäftsjahres korrekt auszuweisen.
Zeit und Zahlungen: Aktive und passive Rechnungsabgrenzung
Ein typisches Beispiel für einen Rechnungsabgrenzungsposten ist die Vorabzahlung für eine Dienstleistung oder Ware, die Sie erst im nächsten Geschäftsjahr erbringen oder liefern werden. Die Vorabzahlung verbuchen Sie allerdings in diesem Jahr und weisen sie als Rechnungsabgrenzungsposten aus. Im nächsten Geschäftsjahr lösen Sie den Posten dann auf und buchen die tatsächliche Leistungserbringung.
Dabei ist es wichtig, zwischen aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten zu unterscheiden:
- Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) sind Zahlungen, die vor dem Bilanzstichtag bereits geleistet wurden, sich aber auf die nächste Periode beziehen. In der Buchhaltung gelten sie als Vermögensgegenstand, da Sie noch Anspruch auf die entsprechenden Leistungen in Höhe des Abgrenzungsbetrags haben. Klassische Beispiele für aktive Rechnungsabgrenzungsposten sind unter anderem im Voraus gezahlte Mieten und Mietkautionen, vorab beglichene Zinsen oder Abonnements.
- Passive Rechnungsabgrenzungsposten (pRAP) funktionieren andersherum: Sie haben bereits Zahlungen erhalten, die betreffende Leistung wird aber erst nach dem Bilanzstichtag erbracht (z.B. eine erhaltene Mietzahlung für mehrere Monate).
Info
Was ist eine Rechnungsabgrenzung?
Die Rechnungsabgrenzung ist eine Bilanzierung, bei der Sie Einnahmen und Ausgaben zeitlich dem jeweils relevanten Wirtschaftsjahr zuordnen – unabhängig davon, ob die Zahlungen dafür auch in jenem Jahr getätigt wurden. Dadurch erhalten Sie ein korrektes Bild zur finanziellen Lage Ihres Unternehmens.
Rechnungsabgrenzungsposten wiederum sind Buchungskonten, die im Rahmen dieses Vorgangs eingesetzt werden. Die Rechnungsabgrenzung ist also ein Buchhaltungsprinzip, die Posten sind die Umsetzung dieser Idee. Weil Sie die Posten verschiedenen Geschäftsjahren zuordnen, gehört die Rechnungsabgrenzung zum Konzept der Jahresabgrenzung.
Alles zu seiner Zeit: Transitorische und antizipative Rechnungsabgrenzung
Neben der Unterteilung in aktiv und passiv lassen sich Einnahmen und Ausgaben auch transitorischen und antizipativen Rechnungsabgrenzungsposten zuordnen. Lassen Sie sich von den umständlichen Begriffen nicht täuschen. Wie die aktive und passive ist auch die transitorische und antizipative Rechnungsabgrenzung leicht erklärt:
- Transitorische Rechnungsabgrenzungsposten beziehen sich vereinfacht gesagt immer auf das abzuschließende Wirtschaftsjahr. Die Posten umfassen Zahlungen, die Sie bereits getätigt oder erhalten haben und gleichzeitig erst nach dem Stichtag Ihrer Bilanz als Aufwand oder Ertrag verbuchen können. Das ist der Fall, wenn Sie Leistungen im Voraus bezahlen (beziehungsweise bezahlt bekommen), zum Beispiel wenn Ihr Unternehmen eine Softwarelizenz im aktuellen Geschäftsjahr kauft und erst im folgenden Jahr nutzt. Ein transitorischer Posten kann sowohl ein aktiver als auch ein passiver Rechnungsabgrenzungsposten sein.
- Antizipative Rechnungsabgrenzungsposten dagegen sind Erträge und Aufwendungen, die Sie erst nach dem Abschlussstichtag zahlen beziehungsweise erhalten. Diese weisen Sie in Ihrer Bilanz als Forderung oder Verbindlichkeit aus. Ein gutes Beispiel für antizipative Rechnungsabgrenzungsposten sind Zinserträge: Diese entstehen im zu bilanzierenden Jahr, werden aber in der Regel erst im darauffolgenden Jahr ausgeschüttet.
Info
Vorsicht bei der Vorsteuer
Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmen für den Einkauf von Waren oder Dienstleistungen zahlt. Auch wenn Sie den besteuerten Betrag über mehrere Perioden aufteilen: Die Vorsteuer wird vollständig und ohne Aufteilung im Jahr ihrer Zahlung abgezogen und in der Bilanz vermerkt.
Wozu dienen Rechnungsabgrenzungsposten?
Der Sinn und Zweck von Rechnungsabgrenzungsposten besteht darin, eine vollständige und periodengerechte Erfassung von Einnahmen und Ausgaben sicherzustellen. Durch die Abgrenzung von Zahlungsströmen, die in einem anderen Zeitraum entstanden sind als die dazugehörigen Leistungen, können Sie die Gewinne und Verluste Ihres Unternehmens korrekt ausweisen.
Ohne Rechnungsabgrenzungsposten würden Sie eventuell zu falschen Schlüssen kommen. Schließlich erfassen Sie bereits Einnahmen in einem Geschäftsjahr, obwohl die dazugehörige Leistungserbringung erst im nächsten Jahr erfolgt. Rechnungsabgrenzungsposten helfen somit dabei, ein möglichst genaues Bild der wirtschaftlichen Lage Ihres Unternehmens zu zeichnen.
Daher sind Sie dazu verpflichtet, die Rechnungsabgrenzung bei der Bilanzerstellung anzuwenden. Die gesetzlichen Grundlagen dafür finden sich in §250 HGB (Handelsgesetzbuch) für handelsrechtliche Abschlüsse und in §5 EStG (Einkommensteuergesetz) für steuerrechtliche Abschlüsse.
Info
Weniger Bürokratie dank der Wesentlichkeitsgrenze
Nicht in jedem Fall müssen Sie aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten bilden: Erst wenn der jeweilige Betrag die sogenannte Wesentlichkeitsgrenze übersteigt, sind Sie zur Rechnungsabgrenzung verpflichtet.
Richtig bilanzieren: Buchungssatz für Rechnungsabgrenzungsposten
Rechnungsabgrenzungsposten können Sie sowohl in der Handelsbilanz als auch in der Steuerbilanz nutzen. In der Handelsbilanz haben sie das Ziel, den Jahresabschluss periodengerecht zu gestalten. In der Steuerbilanz wiederum geht es darum, die steuerliche Gewinnermittlung zu korrigieren und so eine Besteuerung auf Basis der wirtschaftlichen Verhältnisse Ihres Unternehmens zu gewährleisten. Um die Rechnungsabgrenzung einheitlich und strukturiert anzuwenden, greifen Sie auf den eigens dafür vorgesehenen Spezialkontenrahmen zurück.
Die Buchungssätze für die verschiedenen Arten von Rechnungsabgrenzungsposten lauten wie folgt:
| Aktive Rechnungsabgrenzungsposten | Passive Rechnungsabgrenzungsposten | Transitorische Rechnungsabgrenzungsposten | Antizipative Rechnungsabgrenzungsposten | |
|---|---|---|---|---|
| Für die ursprüngliche Buchung | Aufwandskonto an passives Konto | Aktives Konto an Ertragskonto | Aktives Konto an passives Konto | Aufwandskonto an aktives Konto |
| Für die Auflösung am Ende der Periode | Passives Konto an Aufwandskonto | Ertragskonto an aktives Konto | Passives Konto an aktives Konto | Aktives Konto an Aufwandskonto |
Um eine korrekte Darstellung in der Bilanz zu gewährleisten, ist es wesentlich, die Buchungen zum richtigen Zeitpunkt vorzunehmen. Führen Sie die Buchungen sorgfältig und systematisch durch und überprüfen Sie regelmäßig Ihre Buchhaltungskonten. Damit dies reibungslos gelingt, können unsere Buchhaltungslösungen von Lexware hilfreich für Sie sein.
Um Vorgänge zu vereinfachen, können ähnlich wie bei der Berechnung der Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer auch Buchungsprozesse mit Rechnungsabgrenzungsposten automatisiert und beschleunigt werden. Die Steuerautomatik optimiert in diesem Fall die zeitliche Zuordnung von Aufwendungen und Erträgen und stellt somit eine korrekte Gewinnermittlung sicher.
Gesetzliche Neuregelung beachten
Für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2021 enden, gilt eine neue Vereinfachungsregelung, § 5 Abs. 5 Satz 2 EStG. Ein passiver oder aktiver Rechnungsabgrenzungsposten muss nicht gebildet werden, wenn die einzelne Ausgabe oder Einnahme den Betrag von 800 Euro nicht überschreitet.
