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Arbeitsvertrag: Welche Zusatzvereinbarungen können sinnvoll sein?

Zusatzvereinbarungen: Diese Dinge müssen Sie beachten
Von Birgit Gaiser
Aktualisiert am: 20.06.2017

Ob Sie Ihrem Mitarbeiter einen Dienstwagen stellen, seine Weiterbildungskosten übernehmen oder verhindern möchten, dass er Betriebsgeheimnisse ausplaudert – in jedem Fall sollten Sie solche Vereinbarungen in einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag schriftlich festhalten. Nur so können Sie die Abmachungen im Streitfall auch durchsetzen.

Dienstwagen als Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag

Die private Nutzung eines Dienstwagens durch den Arbeitnehmer endet häufig im Streit, weil die Nutzungsbedingungen nicht klar geregelt wurden. In die Vereinbarung im Arbeitsvertrag gehören z. B.

  • der Zeitraum der Überlassung,
  • die Beschreibung des Fahrzeugs ( z. B. Typ, Art, Ausstattung, neues oder gebrauchtes Fahrzeug),
  • die Möglichkeit der Überlassung des Fahrzeugs an Dritte (z. B. Ehefrau ja, andere Dritte nicht),
  • der eingeschränkte Gebrauch für Urlaubsreisen (z. B. nur in EU-Länder),
  • die Haftung für Fahrzeugschäden.

Regeln Sie auch, wer welche Kosten tragen muss, z. B. für Wartung, Reparatur und Benzin.

Tipp: Widerruf vorbehalten
Sie können die private Nutzung des Dienstwagens zu einem späteren Zeitpunkt untersagen, wenn Sie sich den Widerruf vorbehalten haben. Dabei muss genau geregelt sein, in welchen Fällen Sie widerrufen dürfen. Fälle für den Widerruf können z. B. sein:

  • der Verlust der Fahrerlaubnis,
  • eine wesentlichen Änderung des Aufgabenbereiches oder
  • wirtschafliche Gründe. 

Weiterbildungskosten als Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrags

Macht ein Mitarbeiter auf Kosten des Betriebs eine teure Fortbildung, können Sie sich gegen eine frühzeitige Kündigung absichern. Sie können vereinbaren, dass der Mitarbeiter die Weiterbildungskosten zurückzahlen muss, wenn er das Unternehmen bis zu einem bestimmten Datum verlässt. Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter durch die Fortbildung bei Ihnen oder einem anderen Arbeitgeber mehr verdienen kann. Zudem müssen der Vorteil der Weiterbildung und die Dauer der Bindung ans Unternehmen in einem angemessenen Verhältnis stehen.

Beispiel: Faustregel für erlaubte Bindung
Bei einer Fortbildungsdauer von bis zu 1 Monat darf der Mitarbeiter z. B. 6 Monate an den Betrieb gebunden werden. Bei einer Fortbildungsdauer von 3 bis 4 Monaten ist eine Bindung von 2 Jahren möglich.

Die Rückzahlungssumme muss sich während der Laufzeit der Vereinbarung für jeden Monat oder jedes weitere Jahr der Betriebszugehörigkeit reduzieren. Die Rückzahlung darf nicht für jeden Fall der Arbeitnehmerkündigung vorgesehen werden. Erlaubt ist die Vereinbarung für den Fall, dass der Mitarbeiter auf eigenen Wunsch oder aufgrund seines Verschuldens aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet.

Private Internetnutzung als Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag

Als Arbeitgeber können Sie den Mitarbeitern verbieten, den betrieblichen Internetanschluss privat zu nutzen. Sie können es auch erlauben. Wichtig ist, dass Sie eine klare Regelung treffen – am besten schriftlich.

In die Regelung gehört der erlaubte Umfang der privaten Nutzung. Die private Nutzung kann z. B. auf die Pausen beschränkt sein und kostenpflichtige Internetseiten ausschließen.

Tipp: Sicherheit geht vor
Schon aus Sicherheitsgründen sollten Sie das Installieren betriebsfremder Software und das Herunterladen von Dateien untersagen.

Reisekosten als Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag

Unternehmer, deren Mitarbeiter regelmäßig dienstlich reisen, sollten die Erstattung der Reisekosten vorab klar regeln. Gesetzlich ist nur festgelegt, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die für die Dienstreise erforderlichen Aufwendungen erstatten muss (§ 670 BGB).

Übernachtungskosten muss der Arbeitgeber in Höhe des durch Vorlage der Rechnung nachgewiesenen Betrags erstatten.

Tipp: Kosten begrenzen
Sie können festlegen, dass z. B. nur die Fahrtkosten für die Bahnfahrt 2. Klasse übernommen werden oder ein Hotelzimmer höchstens den Betrag X kosten darf.

Verpflegungsmehraufwendungen werden in den meisten Betrieben im Rahmen der steuerfreien pauschalen Sätze erstattet.

Teure Arbeitsmittel als Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag

Wenn Sie als Arbeitgeber Ihrem Mitarbeiter teure Arbeitsmittel übergeben, z. B. einen Laptop oder ein kostspieliges Werkzeug, sollten Sie das in einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag regeln. Nehmen Sie auf, welches Arbeitsmittel Sie in welchem Zustand, z. B. neu oder gebraucht, überlassen. Legen Sie fest, ob der Mitarbeiter das zur Verfügung gestellte Arbeitsmittel nur beruflich oder auch privat nutzen darf. Vereinbaren Sie, dass er eventuelle Schäden sofort zu melden hat.

Tipp: Liste unterzeichnen lassen
Nur wenn Sie genau festhalten, welche Gegenstände und Geräte Sie dem Mitarbeiter in welchem Zustand übergeben haben, können Sie im Streitfall belegen, was Sie herausverlangen dürfen. Erstellen Sie deshalb eine Liste der überlassenen Arbeitsmittel mit genauen Angaben zum jeweiligen Zustand und lassen Sie diese vom Mitarbeiter unterschreiben.

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Schweigepflicht als Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag

Grundsätzlich hat jeder Mitarbeiter eine sog. Verschwiegenheitspflicht. Er darf Geschäftsgeheimnisse nicht ausplaudern, auch wenn das nicht ausdrücklich im Arbeitsvertrag steht. Mitarbeiter, die mit besonders sensiblen Daten umgehen, wie z. B. Personaldaten oder geheimen Produktionsmethoden, sollten regelmäßig schriftlich auf ihre besondere Verschwiegenheitspflicht hingewiesen werden.

Auch wenn ein Mitarbeiter den Betrieb verlassen hat, muss er Betriebsgeheimnisse für sich behalten. Allerdings darf er die bei Ihnen erworbenen Kenntnisse weiter nutzen, auch wenn er Ihnen damit Konkurrenz macht. Verhindern können Sie das nur mit einem sog. nachvertraglichen Wettbewerbsverbot. Das nachvertragliche Wettbewerbsverbot muss schriftlich vereinbart werden und darf die Dauer von 2 Jahren nicht überschreiten.

Achtung: Wettbewerbsverbot kann teuer werden
Der Abschluss eines Wettbewerbsverbots sollte gut überlegt sein, weil Sie sich zu einer Entschädigungszahlung verpflichten müssen. Die sog. Karenzentschädigung beträgt für jedes Jahr des Verbots die Hälfte des letzten Entgelts des Mitarbeiters.

Dazu kommt, dass Sie auf ein einmal eingegangenes Wettbewerbsverbot nicht mehr verzichten können. Besteht das Arbeitsverhältnis noch, gilt das Verbot ab dem Verzicht des Arbeitgebers noch 1 Jahr weiter. Verzichtet der Arbeitgeber erst nach Austritt des Mitarbeiters auf das Wettbewerbsverbot, muss er für die volle Zeit des Verbots Entschädigung zahlen.

Praxis-Beispiel: Kostenerstattung einer Weiterbildung bei Kündigung

Unternehmer U. möchte seinem Mitarbeiter M. eine 4-wöchige teure Weiterbildung finanzieren. Da der Mitarbeiter die dort erworbenen Kenntnisse in seinem Betrieb nutzen soll, schließt er mit M. eine Rückzahlungsvereinbarung. Er vereinbart, dass M. die Weiterbildungskosten zurückzahlen muss, wenn er vor Ablauf von 2 Jahren aus dem Unternehmen ausscheidet. Als M. 1 Jahr später kündigt, verlangt U. Kostenerstattung in voller Höhe. Darf er das?

Lösung: Nein, U. darf keine Rückzahlung verlangen. Bei einer Fortbildung bis zu 1 Monat darf der Mitarbeiter höchstens 6 Monate an den Betrieb gebunden werden. Durch die viel zu lange Bindung ist die gesamte Vereinbarung hinfällig. Damit ist gar keine Rückzahlungsvereinbarung zustande gekommen.

Auch wenn die Vereinbarung gültig wäre, dürfte U. höchstens die Hälfte der Weiterbildungskosten zurückverlangen, weil die Hälfte der Bindungszeit schon abgelaufen ist.


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