Inventur: So gelingt die Bestandsaufnahme mit minimalem Aufwand /fileadmin/_processed_/e/4/csm_Inventur_6ba3c66e2e.jpg 2017-02-09 Lexware

Inventur: So gelingt die Bestandsaufnahme mit minimalem Aufwand

Erfolgreiche Bewältigung der jährlichen Inventur
Von Elmar Goldstein
Aktualisiert am: 09.02.2017

Jeder Kaufmann ist im Rahmen der ordnungsmäßigen Buchführung zur Inventur (Bestandsaufnahme) verpflichtet. Vielen Unternehmern graut vor dem Aufwand für die Jahresinventur. Doch je besser Sie die Inventur vorbereiten, desto weniger Arbeit kommt am Bilanzstichtag auf Sie zu. Oft sind es nur Kleinigkeiten, die am Inventurtag zu unnötigen Verzögerungen führen. Wenn dann noch Fehler bei wesentlichen Formvorschriften passieren, kommt zu der Mehrarbeit noch der Ärger mit dem Finanzamt. Dieser Beitrag zeigt ganz praktisch, wie Sie die Jahresinventur erfolgreich bewältigen.

Wer eine Inventur machen muss

Jeder Kaufmann muss jährlich seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines Bargelds sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände im sog. Inventar aufnehmen. Die Inventur dient neben der Feststellung des richtigen Jahresergebnisses auch der Überprüfung und eventuell notwendigen Richtigstellung der buchhalterischen Bestände. Was vielleicht als eine beiläufige Bestätigung der Zahlen aus der Buchhaltung erscheint, ist tatsächlich eine gesetzliche Verpflichtung, bei der Formvorschriften peinlich genau eingehalten werden sollten.

Achtung: Keine Inventur bei EÜR

Freiberufler und sämtliche Unternehmer, die ihren Gewinn aufgrund einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln (dürfen), müssen keine Inventur durchführen.

So bereiten Sie die Inventur vor

Bevor Sie die Inventur starten, sollten Sie zuerst überlegen, ob Sie sich nicht von einem smarten Software-Tool helfen lassen wollen. Lexware faktura+auftrag bietet eine Inventur-Funktion, mit der Sie sich eine Inventurliste erstellen können, um den Abgleich mit dem Bestand durchzuführen. Jetzt kostenlos testen!

1. Legen Sie den Termin fest

In vielen Unternehmen wird die Inventur pünktlich zum Jahresende durchgeführt. Es ist aber zulässig, die verschiedenen gesetzlichen Vorgaben für die Inventur so miteinander zu kombinieren, dass die Arbeitsbelastung und der organisatorische Aufwand für jedes Unternehmen so gering wie möglich werden. Möglich sind:

  • die Stichtagsinventur,
  • die verlegte Inventur und
  • die permanente Inventur.

Beispiel: Kombination von verschiedenen Inventurmethoden
Im Autohaus XY findet die Jahresinventur von Fahrzeugen und Zubehör in der ruhigen Zeit gegen Ende Februar statt. Die Erfassung und Verwaltung der Ersatzteile und Betriebsstoffe erfolgt in einer Lagerbuchhaltung. Diese Bestände können deshalb über die permanente Inventur kontrolliert werden.

2. Erstellen Sie einen klaren Zeitplan

Vor der Inventur müssen Sie klären:

  • Kann die Bestandsaufnahme bei laufender oder reduzierter Produktion durchgeführt werden? Oder muss der Betrieb während der Inventur geschlossen werden?
  • Wie viel Zeit nimmt die Inventur voraussichtlich in Anspruch?

Termine und Verantwortlichkeiten für alle Einzeltätigkeiten legen Sie als Unternehmer im Inventurkalender fest. Wenn Sie die Inventur nicht selbst leiten, bestimmen Sie einen Inventurleiter. Der Inventurleiter legt die Inventurbereiche fest und erstellt einen Personal- und Zeitplan.

3. Diese Vorbereitungen müssen Sie treffen

Je besser Sie die Inventur vorbereiten, desto weniger Arbeit haben Sie am Inventurtag selbst. Und desto weniger Ärger riskieren Sie mit dem Finanzamt. Diese Aufgaben stehen z. B. an:

Tipp: Lexware faktura+auftrag

Mit Lexware faktura+auftrag können Sie nicht nur Ihre Aufträge und Rechnungen hervorragend meistern, sondern auch die spezielle Inventur-Funktion nutzen. So erhalten Sie Ihre Artikelliste automatisch und können später einen automatischen Abgleich durchführen lassen.

Inventurbereiche vorbereiten:
Inventurbereiche vorbereiten:
Lager, Verkaufsflächen usw. aufräumen
Bestände zusammenstellen, stapeln und übersichtlich ordnen
Gleichartige Artikel zusammenstellen
Defekte oder beschädigte Waren separat stellen
Verdorbene Waren oder solche mit (in Kürze) abgelaufenem Verfallsdatum separat stellen
Fremde Vorräte getrennt stellen und kennzeichnen
Überzählige und unentgeltlich erworbene Bestände getrennt stellen und kennzeichnen
Korrekte Kennzeichnung der Artikel kontrollieren
Aufnahmebereiche und -felder mit den zugeordneten Nummern kennzeichnen
Aufnahmeverfahren je nach Artikel bestimmen (zählen, wiegen, messen, schätzen)
Geeignete Materialien zur Abgrenzung (z. B. Trennung einer Regalreihe) bereitstellen
Vorbereitungen in den auswärtigen Aufnahmebereichen berücksichtigen
Hilfsmittel vorbereiten bzw. bereitstellen:
Aufnahmeformulare mit den notwendigen Feldern erstellen
Ausfüllanweisungen für die Aufnahmeformulare erstellen
Bestands-(Artikel-)listen (evtl. aus der EDV-Buchführung) vorbereiten
Bestandslisten auf vergessene Zu- oder Abgänge kontrollieren
Formular für Inventurprotokoll anfertigen
Warenzugangslisten für während der Inventur eingehende Waren erstellen
Warenverkaufslisten für während der Inventur verkaufte Waren erstellen
Ausgabelisten erstellen
Rücklauflisten erstellen
Inventuranweisungen für Personal erstellen
Erfassungsgeräte, Scanner etc. bereitstellen
Hilfsmittel wie Taschenrechner, Rechenmaschinen, Stifte, Notizzettel, Steighilfen, Waagen, Kisten etc. bereitstellen
Inventurpersonal:
Aushilfen suchen
Inventurpersonal schulen
Abgezählte Löhne für Aushilfen bereitstellen

So führen Sie die Inventur durch

Aufnahme und Kontrolle müssen spätestens 4 Stunden vor Beginn der Hauptinventur durchgeführt sein. Ab erfolgter Aufnahme und Kontrolle müssen die Aufnahmebereiche verschlossen bzw. Waren gegen Entnahme gesichert sein. Unmittelbar vor Durchführung der Inventur müssen Sie dafür sorgen, dass die Aufnahmebereiche sauber und übersichtlich geordnet sind. Es darf sich keine Ware außerhalb der durch Raum- und Lagerverzeichnis gekennzeichneten Bereiche befinden.

Regeln für die Warenaufnahme

Aufgenommen wird der gesamte Warenbestand:

  • Verdorbene Ware (Ware mit abgelaufenem Verfallsdatum) wird auf gesonderten Aufnahmeblättern notiert.
  • Die Zählung erfolgt zunächst von links nach rechts auf einer Ebene, danach eine Ebene tiefer und wieder von links nach rechts.
  • Artikel, die sich in mehreren Aufnahmebereichen befinden, werden im jeweiligen Aufnahmebereich aufgenommen; eine bereichsübergreifende Aufnahme der Artikel ist nicht zulässig.
  • Ist eine Aufnahme durch Messen oder Wiegen notwendig und muss dabei gerundet werden, gilt: von 1 bis 4 abrunden, von 5 bis 9 aufrunden.
  • Ein Zähler gibt an: Artikelbezeichnung, Warengruppen-Nummer, Alter, Menge, Preis. Der Schreiber übernimmt die Angaben.
  • Aufgenommene Ware wird durch den Zähler gekennzeichnet.
  • Ist der Aufnahmebereich abgearbeitet, wird die Kennzeichnung des Bereichs durch den Schreiber durchgestrichen.
  • Der nächste Aufnahmebereich wird aufgenommen.
  • In Gegenwart des Zählers und Schreibers erfolgt eine Kontrolle bzgl. Vollständigkeit und Lesbarkeit.

Die Mengenerfassung der Vorräte geschieht auch mit Geräten der mobilen Datenerfassung. Die durch Tastatureingabe, Lichtstifte oder Scanner erfassten Daten sind als ausgedruckte Inventurlisten auszuwerten und von den Aufnehmenden abzuzeichnen. Auch hier sind handschriftliche Einträge mit Kugelschreiber o. Ä. auf nummerierten und von der Aufnahmeperson quittierten Aufnahmevordrucken zu machen. Unrichtige Einträge sind so zu streichen, dass sie noch lesbar bleiben. Vermerkt wird das Datum der Aufnahme, ggf. Ansager und Schreiber sowie der Prüfer. Wertmindernde Faktoren nimmt der Abteilungsleiter in der dafür vorgesehenen Spalte vor, unter Berücksichtigung von

  • Mode,
  • technischem Stand,
  • Alter und Beschaffenheit,
  • Gängigkeit und Ladenhüter und
  • je nach fachmännischer Einschätzung.

Tipp: Steuern sparen
Die genaue Abgrenzung und Differenzierung einzelner Warengruppen ermöglicht eventuell erhebliche Bewertungsabschläge und damit Steuerersparnisse.

Abschluss und Kontrollen

Nach Beendigung der Inventuraufnahme gibt der Empfänger der Inventurunterlagen die empfangenen Belege vollständig und unterschrieben zurück. Der Inventurleiter prüft:

  • Vollständigkeit der zurückgegebenen Belege
  • richtige und vollständige Eintragungen
  • Vorhandensein der notwendigen Unterschriften
  • Anzahl der beschriebenen und unbeschriebenen Belege
  • Vollständigkeit der Aufnahme aller Aufnahmeorte anhand der aufgenommenen Aufnahmebereichsnummern und des Aufnahmeplans.

Der Inventurleiter kontrolliert, ob alle Aufnahmeorte erfasst sind, und zwar durch einen Rundgang und eine Nachprüfung, ob alle Aufnahmebereichsnummern durchgestrichen sind.

Zusammenstellung der Inventurunterlagen

Nach vollständigem Rücklauf aller Inventurbelege und dem Abheften im Ordner werden die Blätter mit einer fortlaufenden Nummer gestempelt. Die Belege sind zusammenzufassen, zu addieren oder ggf. in die EDV einzugeben. Wenn Sie Lexware faktura+auftrag nutzen, können Sie nach Eingabe der Inventur-Daten eine aktualisierte Bestandsliste erstellen lassen.

Achtung: Aufbewahrungsfrist einhalten
Aufnahmebelege, Protokolle, Inventuranweisungen und Inventurkalender müssen wie andere gesetzlich vorgeschriebene oder relevante Buchhaltungsunterlagen auch 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

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