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Jahresabschlussprüfung: Wann ist eine freiwillige Prüfung für kleine GmbHs sinnvoll?

Das bringt die in der kleinen GmbH freiwillige Jahresabschlussprüfung
Von Lothar Volkelt
Aktualisiert am: 04.04.2019

Als Geschäftsführer einer mittelgroßen oder großen GmbH sind Sie verantwortlich dafür, dass der Jahresabschluss, wie gesetzlich vorgeschrieben, geprüft wird. Kleine GmbHs sind nicht prüfpflichtig, allerdings sprechen unter Umständen gute Gründe für eine freiwillige Jahresabschlussprüfung.

Gründe für eine freiwillige Prüfung

Laut gesetzlicher Vorschrift müssen nur mittelgroße und große GmbHs den Jahresabschluss und den Lagebericht durch einen Abschlussprüfer prüfen lassen. Hat keine Abschlussprüfung stattgefunden, darf der Jahresabschluss von den Gesellschaftern nicht festgestellt werden. Beschließen die Gesellschafter trotzdem über den Jahresabschluss, dann ist dieser Beschluss „nichtig“.

Auch die Geschäftsführer und Gesellschafter einer kleinen GmbH können eine unabhängige Prüfung des Jahresabschlusses ansetzen (vgl. § 267 HGB). Obwohl sie dazu nicht verplfichtet sind, gibt es dafür gute Gründe:

  • Mit einer Prüfung gewährleistet man die Vollständigkeit und Richtigkeit des Jahresabschlusses (Lageberichtes). Da Buchungs- und Bilanzierungsfehler gerade bei kleinen GmbHs häufig vorkommen, geht man damit auf Nummer sicher.
  • Die Gesellschafter veranlassen eine Abschlussprüfung zur Kontrolle der von ihnen eingesetzten Geschäftsführung. Das geschieht z. B. sehr häufig durch ausländische Unternehmen, die im Inland Tochtergesellschaften unterhalten.
  • Die Geschäftsführung veranlasst eine Abschlussprüfung zu ihrer eigenen Entlastung.
  • Die Prüfung soll Schwachstellen im Unternehmen (insbesondere bezüglich des internen Kontrollsystems) aufdecken.
  • Durch die Abschlussprüfung sollen die davon betroffenen Mitarbeiter des Unternehmens zu genauer und korrekter Pflichterfüllung motiviert werden. Unterschlagungen sollen mittels der Abschlussprüfung erschwert oder vorbeugend verhindert werden.
  • Vertragliche Prüfung vor dem Kauf einer GmbH: Unternehmer, die sich mit einer Minderheits-Beteiligung an einer GmbH beteiligen und dabei sichergehen wollen, dass der Jahresabschluss vorschriftsmäßig erstellt wird, sind gut beraten, wenn sie zusätzlich im Gesellschaftsvertrag der GmbH vereinbaren, dass der Jahresabschluss freiwillig von einem dazu qualifizierten Prüfer geprüft wird.
  • Vertragliche Prüfung aus einem Kreditvertrag: Den Gläubigern (vor allem Banken) ist bei Gewährung größerer Kredite an der Vorlage einwandfreier Jahresabschlüsse sehr gelegen. Sie machen deshalb die Kreditvergabe von jährlichen Abschlussprüfungen abhängig. Das gilt insbesondere dann, wenn das Unternehmen oder seine Gesellschafter nur unzureichende Kreditsicherheiten bereitstellen können.
  • Gesellschafter sind geschäftlich unerfahren und wollen sich zusätzlich von der Richtigkeit des Jahresabschlusses absichern, z. B. wenn das Unternehmen vererbt wird.

Was steht im Prüfungsbericht?

Das Ergebnis der (Pflicht-)Prüfung fasst der Abschlussprüfer in einem Prüfungsbericht und im Bestätigungsvermerk zusammen. Der Bestätigungsvermerk richtet sich in erster Linie an die Öffentlichkeit und signalisiert: Hier ist alles in Ordnung.

So lesen Sie den Prüfungsbericht

Der ausführliche Prüfungsbericht ist vertraulich und für die Organe der Gesellschaft bestimmt (Geschäftsführung, Gesellschafter, Beirat, Aufsichtsrat). Die Vertraulichkeit des Prüfungsberichts ist notwendig, damit der Abschlussprüfer seine Feststellungen offen und rückhaltlos darlegen kann. Der Prüfungsbericht stellt eine sachverständige und von den gesetzlichen Vertretern der Gesellschaft unabhängige Unterrichtung der Gesellschafter und eines eventuellen Aufsichtsgremiums über die Rechnungslegung des Unternehmens dar.

Zusätzlich vermittelt der Prüfungsbericht ein Bild von der Entwicklung der wirtschaftlichen Verhältnisse. Er dient damit der Vorbereitung der Beschlüsse über die Feststellung des Jahresabschlusses und die Entlastung der Geschäftsführer.

Tipp: Die Angaben im Prüfungsbericht können aber auch für die Geschäftsführer der GmbH erhebliche Bedeutung haben. Es werden Schwachstellen und Mängel erwähnt sowie Anregungen zu ihrer Beseitigung gegeben. Bei geteilten Verantwortungsbereichen ermöglicht der Prüfungsbericht eine objektive Information speziell jener Geschäftsführer, die nach dem Geschäftsverteilungsplan nicht für Rechnungswesen und Finanzen zuständig sind, denen aber gleichwohl diesbezüglich Mitverantwortung auferlegt ist. Darüber hinaus ist der Prüfungsbericht aber auch für die Kredit gewährenden Banken wichtig.

Der Abschlussprüfer muss den von ihm unterzeichneten Bericht den Geschäftsführern vorlegen. Die Geschäftsführer sind verpflichtet, den Prüfungsbericht den Gesellschaftern zur Verfügung zu stellen. Prüfungspflichtige Unternehmen müssen den Bericht auch der Finanzbehörde vorlegen. Die Geschäftsführer des geprüften Unternehmens dürfen den Prüfungsbericht auch an Dritte (z. B. Kreditgeber) weitergeben.

Einflussmöglichkeiten als Geschäftsführer  

Form und Inhalt des Prüfungsberichts legt der Abschlussprüfer in eigener Verantwortung fest. Er wird aber grundsätzlich bereit sein, Wünsche des geprüften Unternehmens zu berücksichtigen, sofern diese nicht mit den gesetzlichen Berichtspflichten kollidieren. Das bezieht sich z. B. auf die Darstellung der wirtschaftlichen Lage.

Der Geschäftsführer kann ein Vorwegexemplar des Berichts zur Stellungnahme erbitten. Er muss den Berichtsentwurf sorgfältig prüfen, um Fehler und unzutreffende Beurteilungen noch rechtzeitig korrigieren zu lassen und um Beanstandungen durch den Prüfer noch vor Beendigung der Abschlussprüfung entsprechend zu ändern.

Das steht im Testat (Bestätigungsvermerk)  

Hat der Abschlussprüfer seine Prüfung beendet, ist er verpflichtet, die Gesetz- und Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung zu bestätigen, wenn nach dem abschließenden Ergebnis der Prüfung keine Einwendungen zu erheben sind. Der Text für den Bestätigungsvermerk (auch «Testat» genannt) ist gesetzlich vorgeschrieben. Der Abschlussprüfer muss ihn unter Angabe von Ort und Tag unterzeichnen.

Hinweis: Der Bestätigungsvermerk bezieht sich nur auf die Rechnungslegung des geprüften Unternehmens und kann deshalb auch dann uneingeschränkt erteilt werden, wenn es dem Unternehmen wirtschaftlich schlecht geht oder wenn sogar Insolvenzgefahren drohen.

In einem solchen Fall setzt jedoch ein uneingeschränkter Bestätigungsvermerk voraus, dass die schlechte Situation des Unternehmens im Jahresabschluss und im Lagebericht zutreffend berücksichtigt wird. Das bedeutet z. B. im Falle einer baldigen Liquidation des Unternehmens, dass die Wertansätze in der Bilanz nicht mehr unter der Annahme der Unternehmensfortführung, sondern unter der Annahme der Unternehmenszerschlagung zu bestimmen sind.

Welche Aussagekraft hat die Prüfung in der Praxis?

Die Jahresabschlussprüfung erstreckt sich nur auf die Richtigkeit der Rechnungslegung. Es handelt sich um eine Gesetz- und Ordnungsmäßigkeitsprüfung. 

Sie umfasst nicht die Zweckmäßigkeit der von der Geschäftsführung getroffenen unternehmenspolitischen Entscheidungen. Durch die Jahresabschlussprüfung sollen die Partner geschützt werden, deren Interessen durch das zu prüfende Unternehmen berührt sind (vor allem Kreditgeber, Gesellschafter, Arbeitnehmer und die Öffentlichkeit).

Achtung: Wenn eine GmbH einen testierten Jahresabschluss vorlegen kann, heißt das aber nicht, dass die GmbH allein schon deswegen kreditwürdig ist. Wer als Außenstehender die Kreditwürdigkeit des Unternehmens richtig einschätzen will, muss deshalb den Jahresabschluss genau studieren und gegebenenfalls versuchen, von der Geschäftsführung zusätzliche Auskünfte zu erhalten.

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