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Liquidität sichern: So stellen Sie eine einfache Cashflow-Rechnung auf

So einfach geht’s: Ausbau von Rücklagen und Liquidität mit der Cashflow-Rechnung
Von Jörgen Erichsen
Aktualisiert am: 13.08.2015

Sie erzielen mit Ihrem Unternehmen oder Ihrer Selbstständigkeit einen Gewinn, der Sie zufriedenstellt? Und dennoch haben Sie häufiger Probleme, Ihren Zahlungsverpflichtungen nachzukommen, weil Ihnen vorübergehend Liquidität fehlt? Dann sollten Sie eine einfache Cashflow-Rechnung aufstellen. Denn nur so können Sie messen, wie viel Geld Ihnen aus der betrieblichen Tätigkeit zugeflossen ist, wofür Sie es verwendet haben und was am Ende noch übrig bleibt, um Rücklagen beziehungsweise Liquidität aufzubauen.

Als Unternehmer oder Selbstständiger möchten Sie ordentliche Gewinne erzielen. Doch Sie sollten nicht ausschließlich auf den Buchgewinn schauen. Mindestens ebenso wichtig ist, dass Ihnen in einem bestimmten Zeitraum auch tatsächlich so viel Geld zufließt, dass Sie Ihren Zahlungsverpflichtungen jederzeit nachkommen können. In der Praxis kann es passieren, dass es zu Konflikten kommt: Ihre Gewinn- und Verlustrechnung  bzw. Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung zeigt, dass Sie profitabel arbeiten. Gleichzeitig haben Sie zu wenig Geld auf dem Konto, um alle Rechnungen begleichen zu können. Welche Ursachen stecken hinter diesem Phänomen? Gründe sind z. B., dass der erzielte Umsatz nicht mit dem Zahlungseingang identisch ist oder dass der erwirtschaftete Gewinn schlecht verwendet wird.

Tipp: Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag Wie kann ich eine funktionierende Liquiditätsplanung erstellen?

Beispiel: Unternehmer Müller hat im vergangenen Monat mit einem Umsatz von 100.000 EUR einen Gewinn von 10.000 EUR erzielt. Müller verkauft nur gegen Rechnung und gewährt seinen Kunden ein Zahlungsziel von 30 Tagen; daher gehen rund 30.000 EUR erst im nächsten Monat auf seinem Konto ein. Gleichzeitig hat Müller ein Angebot seines Lieferanten genutzt und Material im Wert von 20.000 EUR zu besonders günstigen Konditionen auf Vorrat gekauft. Da er das Material noch nicht für die Produktion benötigt und daher lagert, geht dieser Betrag nicht in die Kosten ein, reduziert also nicht den Gewinn – wohl aber die Liquidität. So fehlen Müller trotz ausgewiesenem Gewinn zirka 50.000 EUR. Diesen Betrag muss er aus eigenen Mitteln vorstrecken oder den Kontokorrentkredit bei der Bank in Anspruch nehmen, was sehr teuer ist.

Der Cashflow hilft Ihnen dabei, den Geldfluss nachzuvollziehen

Wenn Sie solche Situationen mit unerwarteten Zahlungsengpässen vermeiden möchten, sollten Sie nicht nur den Gewinn im Auge behalten, sondern auch die Auswirkungen Ihrer betrieblichen Tätigkeiten auf Ihr Konto. Dabei kann Ihnen der Cashflow helfen. In seiner einfachsten Form errechnen Sie ihn, indem Sie alle betrieblichen zahlungswirksamen Einnahmen und Ausgaben einer Periode (z. B. eines Monats oder eines Quartals) erfassen und dann die (nicht zahlungswirksamen) Abschreibungen wieder addieren.

Zu den zahlungswirksamen betrieblichen Einnahmen gehören z. B. fällige Umsatzerlöse. Auch Einzahlungen aus neutralen Geschäftsfällen, z. B. Dividenden oder Mieten, sollten Sie berücksichtigen. Zu den zahlungswirksamen Ausgaben gehören z. B. alle Kosten ohne Abschreibungen. Analog zu den Einzahlungen sollten Sie auch Auszahlungen aus neutralen Geschäftsfällen, z. B. Begleichung Garantieleistungen, Ersatz verdorbener Ware etc. aufnehmen.

Wenn Sie diese und ggf. weitere Positionen aus Ihrem Betrieb in der Cashflow-Rechnung ansetzen, wissen Sie schon, wie viel Geld Ihnen in einer Periode aus Ihrer betrieblichen Tätigkeit zu- oder abgeflossen ist. Man spricht vom Cashflow im engeren Sinn. Allerdings gibt es in jedem Betrieb weitere Geschäftsfälle, die zahlungsrelevant sind und die die Liquidität oft nachhaltig verändern. Diese Geschäftsfälle und deren Auswirkungen sollten Sie erfassen, um zu sehen, wofür Sie Ihren Gewinn verwendet haben. Dazu müssen Sie die Cashflow-Rechnung erweitern.

So stellen Sie eine erweiterte Cashflow-Rechnung auf

Zunächst sollten Sie weitere Positionen erfassen, die aus Ihrer betrieblichen Tätigkeit heraus entstehen. Hierzu zählt z. B. der Auf- bzw. Ausbau oder der Abbau von Forderungen und Vorräten. Der Aufbau muss vom Cashflow abgezogen werden, da hierdurch Kapital gebunden wird, das Ihnen für andere Zwecke nicht mehr zur Verfügung steht. Haben Sie z. B. für 50.000 EUR Waren gekauft, ist dieses Geld „gebunden“; Sie können es nicht anders verwenden, etwa für Investitionen. Ähnliches gilt für offene Forderungen: solange das Geld nicht auf Ihrem Konto eingeht, haben Sie keinen Zugriff darauf. Steigen Vorräte und Forderungen, ist das grundsätzlich negativ zu bewerten. Umgekehrt ist es ein positives Signal, wenn beide Positionen sinken. Der Saldo aus diesen Positionen wird im Cashflow berücksichtigt; der Cashflow aus betrieblicher Tätigkeit zeigt, wie erfolgreich Sie gewirtschaftet haben.

Aber damit noch nicht genug: Es fallen noch weitere zahlungsrelevante Vorgänge an, die Ihre Liquidität verändern. Dazu gehören beispielsweise Investitionen, Steuerzahlungen, Kreditaufnahmen oder -tilgungen, Gesellschafterentnahmen oder -einlagen. Diese müssen Sie ebenfalls berücksichtigen. Erst dann wissen Sie genau, wohin der erzielte Gewinn „verschwunden“ ist und ob noch Geld übrig ist, um z. B. neue Produkte zu entwickeln oder Rücklagen zu bilden. Nicht zuletzt müssen Sie den verfügbaren Finanzmittelbestand, etwa Bankguthaben, als Summe ebenfalls ansetzen.

Hier ein Beispiel für eine mehrstufige Cashflow-Betrachtung. Die Beispielzahlen dienen der Orientierung, die restlichen Felder können für eigene Eingaben genutzt werden.

Praxis-Tipp: Bei der Cashflow-Betrachtung müssen Sie nicht jeden EUR akribisch erfassen. Meist genügt es, wenn Sie mit gerundeten Werten arbeiten, etwa vollen 100 EUR. Wichtig ist, dass Sie erkennen können, wo Sie in etwa stehen. Versuchen Sie, aufbauend auf den Daten der Buchhaltung oder des Steuerberaters, den Cashflow mehrmals pro Jahr, am besten einmal pro Quartal zu erstellen. Dann erhalten Sie schnell ein Gefühl dafür, ob Sie gut oder weniger gut dastehen und wie sich die Zukunft voraussichtlich entwickeln wird.

So beurteilen Sie Ihre Leistungs- und Zahlungsfähigkeit mit Cashflow-Kennzahlen

Grundsätzlich gilt, dass der Cashflow so hoch wie möglich ausfallen bzw. über mehrere Perioden betrachtet steigen sollte. Allerdings ist die absolute Höhe oft wenig aussagekräftig, wenn Vergleichswerte fehlen. Wie erfolgreich Sie gewirtschaftet haben und ob der Cashflow eher gut oder eher mäßig ist, können Sie mit ausgewählten Kennzahlen beurteilen. In der Praxis sind vor allem folgende Kenngrößen relevant:

  • Der Cashflow-Abdeckungsgrad zeigt, wie viel Prozent der Auszahlungen Sie im Schnitt noch ohne weitere Einzahlungen abdecken können (Sicherheitspuffer). Je höher der Abdeckungsgrad, desto besser; 20 Prozent sollten es wenigstens sein.
  • Die Cashflow-Marge entspricht im Kern der Umsatzrendite, ist aber aussagekräftiger, weil sie sich auf zugeflossene Mittel bezieht. Die Marge sollte mindestens 5 Prozent betragen.
  • Der Cashflow-Kapitalrückfluss zeigt, inwieweit Sie mit dem Cashflow das im Betrieb eingesetzte Kapital wieder „erwirtschaften“. Je größer der Wert, desto besser; 5 Prozent sollten es mindestens sein.
  • Die Kennzahl Cashflow-Investitionsdeckung zeigt, wie viel Prozent der geplanten Investitionen durch den Cashflow abgedeckt sind. Je höher der Prozentwert, desto geringer die Summe, die Sie z. B. in Form von Krediten aufnehmen müssen; 80 Prozent sollten es daher schon sein.
  • Die Schuldentilgungsdauer zeigt, wie viele Jahre es dauert, bis alle Schulden beglichen sind, wenn Sie den Cashflow nur hierfür einsetzen. Bis 5 Jahre sind günstig, bis 10 Jahre mittelmäßig. Mehr als 10 Jahre gelten als ungünstig.

Beispielrechnung 2 zeigt die genannten Kennzahlen, die Ihnen bei der Leistungsbeurteilung Hilfestellung und Orientierung bieten. Die Werte bauen auf den Zahlen der Beispielrechnung 1 auf.

Tipp: Die empfohlenen günstigen Ausprägungen der Kennzahlen sind – mit Ausnahme der Schuldentilgungsdauer – nicht absolut zu verstehen. Je nach Branche gibt es hier deutliche Unterschiede. Informieren Sie sich im Zweifel bei Ihrem Branchenverband oder Ihrer Hausbank, welche Referenzwerte für Ihre Branche gelten.

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So können Sie Cashflow und Kennzahlen verbessern

Stellt sich heraus, dass Ihr Cashflow und die Ausprägungen der Kennzahlen ungünstig sind, haben Sie u. a. folgende Reaktionsmöglichkeiten:

  • Einzahlungsseite verbessern (etwa über Umsatzerhöhungen, Verkürzung von Zahlungszielen, vermehrte Barverkäufe)
  • Umsetzung von Kostensenkungsmaßnahmen
  • Investitionen prüfen (verschieben, reduzieren)
  • Privat-/Gesellschafterentnahmen reduzieren
  • Verzicht auf übermäßigen Aufbau von Vorräten

Beispiel aus der Praxis

Peter Gerber hat häufig Liquiditätsprobleme, obwohl sein Betrieb stets Gewinn abwirft. Er möchte der Sache auf den Grund gehen. Von einem befreundeten Unternehmer erhält er den Tipp, eine vereinfachte Cashflow-Rechnung für den Betrieb zu erstellen. Der Freund gibt ihm dafür auch gleich ein geeignetes Tool mit. Gerber trägt für das abgelaufene Quartal seine Zahlen ein. Sowohl der Cashflow insgesamt als auch die Kennzahlen fallen schlecht bis sehr schlecht aus.

Hier rufen Sie die Cashflow-Berechnung unseres Praxisbeispiels auf.

Der Nutzen, den Gerber von der Berechnung hat, ist mehr Klarheit und Transparenz über Zusammenhänge und Auswirkungen zahlungswirksamer Positionen auf seine Liquidität. Er beschließt, Verbesserungen umzusetzen. Beispielsweise will er kurzfristig Investitionen und Privatentnahmen um 20–30 Prozent reduzieren. Außerdem plant er, künftig stärker darauf zu achten, nicht mehr so viel Material auf Vorrat „en bloc“ einzukaufen. Mittelfristig möchte er sich um Verbesserungen beim Forderungsmanagement kümmern und säumige Kunden konsequenter mahnen. Neukunden werden durchgängig auf Bonität geprüft und es wird über kürzere Zahlungsziele, Lastschrifteinzug und Barverkäufe verhandelt. Schon nach kurzer Zeit verbessert sich die Liquidität und Gerber benötigt weniger Kredite als zuvor. Das schont den Geldbeutel.

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