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Kassenführung: Neue Regelungen zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)

Von Bernhard Köstler
Aktualisiert am: 26.08.2020

Nutzen Sie in Ihrem Betrieb eine elektronische Registrierkasse oder eine PC-Kasse, hätten Sie diese Kasse bereits zum 1. Januar 2020 aufrüsten lassen müssen. Und zwar um eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Aufgrund von Liefer- und Entwicklungsengpässen dieser TSE wurde bis Ende September 2020 aber eine Nichtbeanstandungsfrist beschlossen. Diese Frist wurde nun wegen Corona verlängert. Was Sie zu den neuen Regelungen wissen müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Darum geht es

Wird in einem Unternehmen ein elektronisches Kassensystem eingesetzt, müssen alle Einzeldaten der Kasse unveränderbar und maschinell auswertbar gespeichert werden. Um Manipulationen an diesen Grundaufzeichnungen zu verhindern, sollen die Kassendaten durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt werden (§ 146a Abs. 1 Satz 2 Abgabenordnung).

Das Finanzamt wird mit der TSE in der Lage sein, mit speziell geschultem Personal den Kassenspeicher auszulesen und mögliche Manipulationen zu lokalisieren. Damit soll sichergestellt werden, dass die Kassendaten nicht nachträglich verändert werden.

Aufrüstung der Kasse mit der TSE: Vorgaben und Fristen

Ursprüngliche Frist: Ursprünglich sollte jedes elektronische Kassensystem bis zum 1. Januar 2020 mit der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zum Schutz der Daten aufgerüstet werden (§ 146a Abs. 1 Satz 1 Abgabenordnung in Verbindung mit § 1 Satz 1 Kassensicherungs-Verordnung).

Nichtbeanstandungsregelung I: Da die Hersteller der TSE nicht sicherstellen konnten, die Nachfrage zur Aufrüstung der elektronischen Aufzeichnungssysteme bis zum 1.1.2020 zu bedienen, hat das Bundesfinanzministerium eine sogenannte Nichtbeanstandungsregelung beschlossen. Demnach wird es steuerlich keine negativen Konsequenzen haben, wenn elektronische Aufzeichnungssysteme bis zum 30. September 2020 noch nicht über die TSE verfügen (BMF, Schreiben v. 6.11.2019, Az. IV A 4 – S 0319/19/10002:001).

Nichtbeanstandungsregelung II: Nachdem das Bundesfinanzministerium eine über den 30.9.2020 hinausgehende Nichtbeanstandungsregelung abgelehnt hat, haben bisher zumindest 15 Bundesländer (ohne Bremen) eine weitere Nichtbeanstandungsregelung bis zum 31. März 2021 beschlossen. Begründung der Verlängerung der Nichtbeanstandungsregelung: Die Verzögerungen in Herstellung, Auftragsvergabe und Installation der TSE aufgrund der Corona-Krise und die noch fehlende Möglichkeit, die Daten der TSE in einer Cloud zu speichern. Damit dieser erneute Aufschub zur Anwendung kommt, müssen allerdings bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.

Voraussetzungen für die TSE-Nichtbeanstandungsregelung bis zum 31. März 2021

Um von der Nichtbeanstandungsregelung bis zum 31. März 2021 profitieren zu können, müssen Sie je nach Bundesland, in dem Ihr Unternehmen steuerlich erfasst ist, folgende Voraussetzungen erfüllen:

Baden-Württemberg

  • Nachweis, dass die Aufrüstung bis 30.9.2020 nicht möglich ist.
  • Nachweis, dass vor dem 1.10.2020 eine verbindliche Bestellung der TSE oder ein Auftrag zur Aufrüstung um die TSE erfolgt ist.

Berlin, Brandenburg

  • Nachweis, dass bis zum 31.8.2020 ein konkreter Termin zur Aufrüstung der elektrischen Kassensysteme vereinbart wurde.
  • Bescheinigung der Fachfirma, dass die Aufrüstung um die TSE bis zum 30.9.2020 nicht umgesetzt werden kann.

Bayern, Hamburg, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saarland, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein, Thüringen

  • Nachweis, dass bis zum 30.9.2020 bei einem Hersteller die Aufrüstung der TSE bestellt bzw. beauftragt wurde.
  • Nachweis, dass die Installation einer cloudbasierten TSE vorgesehen ist, eine solche Lösung allerdings noch nicht verfügbar ist.
  • Ausnahme Sachsen: Hier muss die Bestellung bzw. Beauftragung bereits bis zum 31.8.2020 erfolgen.

Praxis-Tipp: Antrag auf Fristverlängerung beim Finanzamt

Erfüllen Sie die einzelnen Voraussetzungen, müssen Sie beim Finanzamt übrigens keinen Antrag auf Fristverlängerung zur Aufrüstung Ihrer elektronischen Kassensysteme um die TSE stellen.

Können Sie die erforderlichen Nachweise nicht erbringen – insbesondere die frühzeitige Beauftragung eines Fachunternehmens mit der Nachrüstung oder die Bestellung – sollten Sie einen Antrag auf Anwendung der Nichtbeanstandungsregelung bis zum 31. März 2021 beim Finanzamt stellen. Begründen Sie in diesem Antrag ausführlich, warum es Ihnen nicht möglich war, die Beauftrag bzw. die Bestellung bis zu den genannten Terminen zu erteilen.

Insbesondere wenn die Verzögerung plausibel mit der Corona-Krise begründet wird, dürfte der Erteilung der Nichtbeanstandungsregelung nichts im Wege stehen.

Was passiert, wenn meine Kasse nicht mit der TSE aufrüstbar ist?

Wurden nach dem 26.11.2010 und vor dem 1. 1.2020 elektronische Registrierkassen angeschafft, die zwar den Anforderungen des Schreibens des Bundesfinanzministeriums vom 26.11.2010 entsprechen, aber bauartbedingt nicht um die TSE aufgerüstet werden können, dürfen diese Kassen ausnahmsweise ohne TSE bis einschließlich 31.12.2022 weiterverwendet werden.

Wie viel kostet mich die Aufrüstung meiner Kasse um die TSE?

Wieviel die Umrüstung des elektronischen Aufzeichnungssystems um die TSE kostet, hängt davon ab, um welches Kassensystem es sich handelt. Doch durchschnittlich müssen mit Umrüstkosten von ca. 300 EUR je elektronischem Kassensystem kalkuliert werden. Nutzen Sie in Ihrem Betrieb also zehn elektronische Kassen, müssen Sie in die Umrüstung ca. 3.000 EUR investieren.

Wie werden die Kosten der erstmaligen Implementierung einer TSE steuerlich behandelt?

Dazu, wie die Kosten der erstmaligen Implementierung der TSE steuerlich behandelt werden, hat das Bundesfinanzministerium klare Vorstellungen. Nach einem aktuellen Schreiben vom 21.8.2020 gilt hinsichtlich der Kosten Folgendes:

Vereinfachungsregelung: Sofortabzug aller Kosten für die Implementierung der TSE

Es wird vom Bundesfinanzministerium nicht beanstandet, wenn Sie die Kosten für die nachträgliche Aufrüstung Ihrer Kassensysteme mit einer TSE und die Kosten der Schnittstelle für die erstmalige Implementierung der einheitlichen digitalen Schnittstelle in voller Höhe als Betriebsausgaben geltend machen.

Machen Sie von dieser Ausnahmeregelung – aus welchen Gründen auch immer – keinen Gebrauch, gilt steuerlich bezüglich der anfallenden Kosten im Zusammenhang mit der TSE Folgendes:

Steuerliche Behandlung der TSE als USB-Stick/micro SD-Karte

Wird die aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle bestehenden TSE als USB-Stick oder als (micro)-SD-Karte angeboten, handelt es sich hierbei um ein eigenständiges Wirtschaftsgut, dessen Anschaffungskosten auf drei Jahre verteilt abgeschrieben werden müssen. Ein Sofortabzug als geringwertiges Wirtschaftsgut scheidet aus, weil die TSE ohne das Kassensystem nicht eigenständig nutzbar ist.

Steuerliche Behandlung der TSE mit festem Einbau

Wird die TSE direkt als Hardware fest in das Kassensystem eingebaut, handelt es sich bei den Kosten um nachträgliche Anschaffungskosten der Kasse. Ist die Kasse noch nicht vollständig abgeschrieben, sind die Kosten der TSE dem Restbuchwert der Kasse hinzu zu aktivieren und auf die Restnutzungsdauer abzuschreiben.

Weitere Kosten im Zusammenhang mit der TSE

Laufende Zahlungen für sogenannte Cloud-Lösungen dürfen sofort als Betriebsausgabe abgezogen werden. Kosten für die Implementierung der digitalen Schnittstelle stellen Anschaffungsnebenkosten der TSE dar und sind abzuschreiben.

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