Rechnung und Forderungsmanagement: So profitieren Sie von einem Warenwirtschaftssystem

Rechnung- und Forderungsmanagement per Knopfdruck
Aktualisiert am: 10.08.2015

Natürlich kann man Rechnungen auch in Excel-Tabellen oder sogar handschriftlich erstellen und dokumentieren. Doch ein gutes Warenwirtschaftssystem erleichtert Ihnen die Arbeit in vielerlei Hinsicht: Warenbestandsabfrage, Rechnungsstellung, Forderungsmanagement und die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung funktionieren per Knopfdruck.

Beispiel aus der Praxis: Die Rechnung im Vergleich

Neben dem einfachen Erstellen von Rechnungen (mit vorangelegten Format- oder Stilvorlagen) bieten gute Warenwirtschaftssysteme auch die automatische Überwachung des Zahlungseingangs. Ist die Zahlungsfrist überschritten, erhalten Sie auf Knopfdruck ein vorbereitetes Mahnschreiben. Das Programm erleichtert Ihnen also auch das Forderungsmanagement.

Folgender Praxisfall zeigt den Unterschied zwischen dem Profi, der ein Warenwirtschaftssystem einsetzt, und demjenigen, der seine Rechnungen mit selbst gestrickten Dateien aufzeichnet:

Frau Huber und Herr Maier machen sich gleichzeitig selbstständig. Da sie als Existenzgründer monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen müssen, ist gerade am Abgabetag um den 10. des Monats herum Stress pur angesagt. Frau Huber nutzt deshalb ein Warenwirtschaftssystem, Herr Maier zeichnet seine Einnahmen in einer Tabelle auf.

Tätigkeit
Tätigkeit Frau Huber mit Warenwirtschaftssystem Herrn Maier ohne Warenwirtschaftssystem
Rechnungsstellung Die Rechnung wird über das Programm eingegeben. Es wird ein selbst entworfenes Rechnungsschreiben genutzt.
Entgelte für Umsatzsteuervoranmeldung Die Entgelte werden auf Knopfdruck erstellt. Die Entgelte müssen zeitaufwendig in einer Datei zusammengestellt werden.
Umsatzsteuervoranmeldung Kaum Zeitaufwand Hoher Zeitaufwand

Vorteil Warenwirtschaft: Ladenhüter ausfindig machen

Ein weiterer wichtiger Vorteil des Warenwirtschaftsprogramms ist die genaue Analyse der Warenbestände und des Warenverkaufs. Die Auswertungen, die jederzeit vorgenommen werden können, zeigen sofort, ob bestimmte Artikel sich gut verkaufen oder nicht.

Außerdem schlägt das Programm sofort Alarm, wenn sich der Warenbestand für eine Produktgruppe dem Ende zuneigt. Diese Früherkennung ermöglicht es Ihnen, rechtzeitig wichtige betriebliche Entscheidungen zu treffen:

  • Gefragte Produkte können nachbestellt werden.
  • Ladenhüter sind leichter identifizierbar und werden nicht mehr bestellt.
  • Ladenhüter können steuerlich auf 0 EUR abgewertet werden.
  • In Sonderfällen (saisonale Artikel, Ausverkauf bestimmter Produktgruppen etc.) können gezielte Werbeaktionen rechtzeitig gestartet werden.

Problemlose Inventurdarstellung und Hilfe bei der Betriebsprüfung

Als bilanzierender Unternehmer müssen Sie jedes Jahr eine Inventur vornehmen. Die rechnerische Inventur erhalten Sie bei Einsatz eines Warenwirtschaftssystems wiederum auf Knopfdruck. Bei der Warenverwaltung mit Excel-Tabellen müssen Sie häufig verschiedene Tabellen und Dokumente auswerten. In jedem Fall sollten Sie eine Inventur aber auch immer zum Anlass nehmen, folgende Fragen zu beantworten:

  • Wurde Ware gestohlen? Falls ja, sollten Sie darüber nachdenken, die Überwachungsmaßnahmen zu steigern.
  • Ist Ware verdorben oder beschädigt worden? Wie kann dies reduziert werden?

Der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems kann Ihnen auch im Fall einer Betriebsprüfung wertvolle Dienste leisten. Da vor allem bargeldintensive Branchen mit Registrierkassenseinsatz im Visier des Finanzamts stehen und die Prüfer der Einnahmenseite besondere Aufmerksamkeit widmen, sollten die Einnahmen und Ausgaben lückenlos über das Warenwirtschaftsprogramm erfasst werden. So lassen sich Fragen des Betriebsprüfers sehr einfach klären.

Achtung: Das Finanzamt kann bei Betriebsprüfungen den digitalen Datenzugriff auf das Warenwirtschaftssystem verlangen. Das gilt sogar dann, wenn Sie dieses System freiwillig und neben der normalen Buchhaltung als Überwachungsinstrument einsetzen (FG Münster, Urteil v. 1.7.2010,  6 K 357/10).

Mindestvoraussetzungen für ein effektives Warenwirtschaftssystem

Große Warenmengen, hohes Auftrags- und Rechnungsvolumen, große Datenmengen – für ein Warenwirtschaftssystem sollte das kein Problem sein. Auf folgende Mindestvoraussetzungen sollten Sie jedoch achten:

  • Achten Sie darauf, dass das Programm von mehreren Arbeitsplätzen aus betrieben werden kann. Schließlich sind in den verschiedenen Stufen des An- und Verkaufs von Waren eventuell verschiedene Mitarbeiter tätig.
  • Funktionserweiterungen sollten möglich sein (z. B. Stapelverarbeitung von Belegen).
  • Ein regelmäßiger Newsletter sollte Sie über gesetzliche Neuerungen oder über technische Besonderheiten unterrichten.
  • Testen Sie das Warenwirtschaftssystem erst einmal 2 Wochen, bevor Sie es kaufen.

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