Reisekostenreform 2014: Die wichtigsten Änderungen auf einen Blick

Auf einen Blick: Neue Regelungen bei der Abrechnung von Reisekosten
Aktualisiert am: 12.08.2015

Bei der Abrechnung von Reisekosten gelten seit dem Jahr 2014 neue Regeln. Kernpunkte der Reisekostenreform sind Änderungen bei Übernachtungskosten und Verpflegungspauschalen. Außerdem wurde der Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte" durch die Bezeichnung "erste Tätigkeitsstätte" ersetzt. Welche Änderungen Sie in Sachen Reisekostenreform sonst noch beachten sollten, lesen Sie in unserem Beitrag.

Bis Ende 2013 hatte ein Arbeitnehmer eine bzw. mehrere regelmäßige Arbeitsstätten. Seit dem 1.1.2014 kann er nur noch keine oder eine (= erste) Tätigkeitsstätte pro Dienstverhältnis haben. Wird diese aufgesucht, gibt es dafür keine Verpflegungspauschalen und nur eingeschränktes Kilometergeld (= Abzug der Entfernungspauschale).

Bei der ersten Tätigkeitsstätte handelt es sich um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung, welcher der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Daher können Fahrzeuge oder Schiffe sowie das häusliche Arbeitszimmer keine Tätigkeitsstätte darstellen.

Laut BMF-Schreiben muss die Zuordnung durch den Arbeitgeber (auch Zeitarbeiter) zu einer Tätigkeitsstätte auf Dauer angelegt sein (Prognose). Die typischen Fälle einer dauerhaften Zuordnung sind:

  • die unbefristete Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer bestimmten betrieblichen Einrichtung
  • die Zuordnung für die gesamte Dauer des - befristeten oder unbefristeten - Dienstverhältnisses
  • die Zuordnung über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus
  • die Zuordnung „bis auf Weiteres“ ist eine Zuordnung ohne Befristung und damit dauerhaft.

Für die Beurteilung, ob eine dauerhafte Zuordnung vorliegt, ist die auf die Zukunft gerichtete prognostische Betrachtung maßgebend. Im Gegensatz zur bisherigen Regelung, kann durch die Tätigkeit bei einem Kunden bzw. einem verbundenen Unternehmen ab 2014 eine Tätigkeitsstätte angenommen werden. Wird ein Arbeitnehmer, auch Zeitarbeiter, bei einem Unternehmen länger als 48 Monate eingesetzt, wird dort die erste Tätigkeitsstätte begründet.

Hat der Arbeitnehmer mehrere Tätigkeitsorte, bestimmt der Arbeitgeber (schriftlich oder mündlich) eine davon als „erste“ Tätigkeitsstätte. Es spielt dabei keine Rolle, ob er an dieser die meiste Zeit verbringt, sie regelmäßig aufsucht oder sich der qualitative Schwerpunkt seiner Arbeit befindet. Der Arbeitgeber kann damit eigentlich nach Belieben die Stätte wählen. Aus diesem Grund wird besonders bei Familienunternehmen auf § 42 der Abgabenordnung AO hingewiesen.

Wenn keine erste Tätigkeitsstätte bestimmt wurde, wird die quantitative Zuordnung anhand messbarer Kriterien vorgenommen. Die erste Tätigkeitsstätte ist dann die betriebliche Einrichtung, an der er

  • normalerweise täglich arbeitet oder
  • je Arbeitswoche mindestens zwei volle Arbeitstage verbringt oder
  • mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll.

Wenn der Arbeitnehmer jedoch an der betrieblichen Einrichtung nicht seine eigentliche berufliche Tätigkeit ausübt, sondern lediglich z. B. sein Fahrzeug oder Material abholt oder Auftragsbestätigungen, Stundenzettel etc. abgibt, wird sie nicht seine erste Tätigkeitsstätte.

Verpflegungspauschalen

Die bisherige dreistufige Staffelung für Verpflegungspauschalen wird auf eine zweistufige reduziert. Bei der Gewährung von Verpflegungspauschalen gibt es drei Konstellationen:

  1. Eintägige Reise. Bei einer Abwesenheit von mehr als (bisher ab) 8 Stunden kann eine steuerfreie Verpflegungspauschale von 12 EUR (bisher 6 EUR) gezahlt werden. Für eintägige Reisen gibt es also entweder 0 oder 12 EUR.

  2. Reise über Nacht (Nachtreise/ Brummi-Regelung). Bei einer Reise, die zwar zwei Tage dauert, aber ohne Übernachtung durchgeführt wird, werden die Zeiten zusammengezählt. Dauert eine solche Reise mehr als 8 Stunden kann eine steuerfrei Verpflegungspauschale von 12 EUR angesetzt werden. Im Gegensatz zu früher spielt es keine Rolle, wann diese Nachtreise begann (früher nach 16 Uhr am ersten Tag und Ende am zweiten Tag vor 8 Uhr) und am nächsten Tag endet. Aber auch hier gilt, es kann entweder 0 oder 12 EUR an Verpflegungspauschale ergeben, auch wenn die Reise mehr als 24 Stunden dauern sollte.

  3. Mehrtägige Reise. Eine mehrtägige Reise liegt vor, wenn es sich mindestens um eine zweitägige Reise mit Übernachtung handelt. Es spielt dabei keine Rolle, ob für die Übernachtung Kosten entstanden sind. Für den Anreisetag gibt es dann immer 12 EUR, egal wann die Reise begann. Für den Abreisetag gibt es ebenfalls immer 12 EUR, egal wann die Reise beendet wird. Bei einer mindestens drei Tage dauernden Reise gibt es für die sogenannten Zwischentage 24 EUR.

Diese neuen Regelungen gelten auch für Reisen ins Ausland. Aufgrund der nun nur noch zweitägigen Staffelung werden durch das BMF für Auslandsreisen ab 1.1.2014 neue Auslandspauschalen veröffentlicht.

Gegenüberstellung der Verpflegungspauschalen-Regelungen

Abwesenheit
Abwesenheit Pauschale
Bis 31.12.2013
weniger als 8 Stunden 0 EUR
mindestens 8 und weniger als 14 Stunden 6 EUR
mindestens 14 und weniger als 24 Stunden 12 EUR
24 Stunden 24 EUR
Ab 01.01.2014
Eintägige Reise: 8 Stunden und weniger 0 EUR
Eintägige Reise: mehr als 8 Stunden 12 EUR
Mehrtägige Reisen:
Anreisetag ohne Zeitvorgaben 12 EUR
Abreisetag ohne Zeitvorgaben 12 EUR
24 Stunden (Zwischentag) 24 EUR

Verpflegungspauschalen im Ausland

Diese neuen Regelungen gelten auch für Reisen ins Ausland. Aufgrund der nun nur noch zweitägigen Staffelung wurden durch das BMF für Auslandsreisen ab 01.01.2014 neue Auslandspauschalen veröffentlicht. Die Übersicht kann hier heruntergeladen werden.

Mahlzeiten als Sachbezug oder Verpflegungskürzung

Erhielt der Arbeitnehmer auf seiner Reise von seinem Arbeitgeber eine Mahlzeit, wurde diese in der Regel mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet und entweder von der Reisekostenerstattung einbehalten oder lohnversteuert. Dies ist künftig so nicht mehr möglich.

Ab 2014 sind die Verpflegungspauschalen zu kürzen, wenn dem Arbeitnehmer eine teilentgeltliche oder unentgeltliche Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde. Das ist in folgenden Fällen denkbar:

  • Arbeitnehmer ist höchstens 8 Stunden weg, erhält daher keine Verpflegungspauschale und hat eine oder mehrere Mahlzeiten erhalten.
  • Arbeitgeber verzichtet auf die Aufzeichnung von Reisekosten oder der Arbeitnehmer ist länger als 3 Monate am selben auswärtigen Einsatzort tätig (Dreimonatsfrist).
  • Arbeitnehmer ist mehr als 8 Stunden weg, erhält daher eine Verpflegungspauschale und hat eine oder mehrere Mahlzeiten erhalten.


Arbeitnehmer ist höchstens 8 Stunden weg

Die neue Vorschrift orientiert sich an den Verpflegungspauschalen. Ist der Arbeitnehmer höchstens 8 Stunden auf der Reise, gibt es jedoch keine Verpflegungspauschalen und ohne Pauschale auch keine Kürzung. In diesem Fall wird der amtliche Sachbezugswert herangezogen, wenn eine Mahlzeitgestellung vorliegt. Die amtlichen Sachbezugswerte betragen ab 01.01.2014 für ein Frühstück 1,63 EUR und 3,00 EUR für ein Mittag- bzw. Abendessen. Der amtliche Sachbezugswert gilt jedoch „nur“, wenn die Mahlzeit nicht mehr als 60 EUR (bis 2104 nicht mehr als 40 EUR) gekostet hat. Kostet die Mahlzeit über 60 EUR ist sie mit ihrem tatsächlichen Betrag als Arbeitslohn zu versteuern. Soll die Mahlzeit mit dem Sachbezugswert als Arbeitslohn versteuert werden, kann die Lohnversteuerung mit 25 % pauschal erfolgen.

Arbeitgeber verzichtet auf die Aufzeichnung von Reisekosten oder die Dreimonatsfrist ist abgelaufen

Wenn der Arbeitgeber keine Aufzeichnungen über die Reisen führt und somit auch keine Pauschalen erstattet, ist ebenfalls der amtliche Sachbezugswert heranzuziehen, wenn eine Mahlzeitgestellung (unter 60 EUR) vorliegt. Das Gleiche gilt, wenn der Dreimonatszeitraum überschritten wurde und daher keine Verpflegungspauschalen mehr erstattet werden dürfen.

Arbeitnehmer ist mehr als 8 Stunden weg

Ist der Arbeitnehmer mehr als 8 Stunden unterwegs oder auf einer mehrtägigen Reise (mit oder ohne Übernachtung) und erhält dafür eine steuerliche Verpflegungspauschale, ist diese um erhaltene Mahlzeiten zu kürzen. Folgende Kürzungsbeträge sind dafür festgeschrieben:

  • Frühstück: Für ein Frühstück werden 20 Prozent des Tagessatzes für eine 24-stündige Abwesenheit (im Inland also 20 % von 24 EUR = 4,80 EUR) angesetzt.
  • Mittag- oder Abendessen: Bei einem Mittag- oder Abendessen werden jeweils 40 Prozent des Tagessatzes für eine 24-stündige Abwesenheit (im Inland 40 % von 24 EUR = 9,60 EUR) angesetzt.Die Kürzung der Verpflegungspauschale erfolgt dabei tagesgenau. Erhält der Reisende bei einer 2-tägigen Reise am ersten Tag keine Mahlzeit und dafür am letzten Tag Frühstück, Mittag- und ein Abendessen, so wird nur die Verpflegungspauschale des zweiten Tages gekürzt. Die Kürzung kann die (Tages-) Verpflegungspauschale maximal auf 0,00 EUR reduzieren.
Lohnsteuer-Bescheinigungspflicht „M“

Wird dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit gestellt, für die der amtliche Sachbezugswert anzusetzen ist, muss dies im Lohnkonto mit dem Großbuchstaben „M“ aufgezeichnet und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden. Diese Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht gilt unabhängig von der Anzahl der Mahlzeitengestellungen an den Arbeitnehmer im Kalenderjahr.

Änderungen bei Übernachtungskosten

Unterkunftskosten an ein und derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte können nur noch bis zu 48 Monate lang uneingeschränkt in Höhe der tatsächlich angefallenen Kosten abgezogen werden. Danach dürfen monatlich nur maximal 1.000 Euro (wie bei der doppelten Haushaltsführung) angesetzt werden.

Übernachtungskosten im Hotel. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die gesamten (dienstlichen) Kosten für die Übernachtung steuerfrei erstatten. Der Selbstständige kann die Übernachtungskosten als Betriebsausgabe abziehen.

Ist beim Arbeitnehmer in der Hotelrechnung ein Frühstück enthalten spielt es keine Rolle, ob dies in einer Service-Pauschale enthalten ist oder offen ausgewiesen wird. Die Mahlzeiten werden entsprechend von den Verpflegungspauschalen gekürzt.

Beim Unternehmer wird nur dann die Kürzung von den Verpflegungspauschalen vorgenommen, wenn das Frühstück nicht offen ausgewiesen wird. Denn er kann im Gegensatz zum Arbeitnehmer keinen Sachbezug geltend machen.

Laut BMF-Schreiben ist es unerheblich, ob die Kürzung von der Hotelrechnung oder den Verpflegungspauschalen vorgenommen wird.

Dreimonatsfrist

Es gilt immer noch, dass die Zahlung von steuerfreien Verpflegungspauschalen auf die ersten drei Monate an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt ist. Vereinfacht wurden die Regelungen, wann die Dreimonatsfrist unterbrochen wird. Zukünftig gibt es nur noch eine zeitliche Komponente (ob Urlaub/Krankheit) spielt keine Rolle mehr. Wird die Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte für mehr als vier Wochen unterbrochen, beginnt die Dreimonatsfrist wieder von vorne.

Wie bisher auch, können zur Ermittlung der steuerfreien Leistungen für Reisekosten die einzelnen Aufwendungsarten zusammengefasst werden. Die Leistungen sind steuerfrei, soweit sie die Summe der zulässigen steuerfreien Leistungen nicht übersteigen. Hierbei können mehrere Reisen zusammengefasst abgerechnet werden.

Wird mehr bezahlt als steuerfrei zulässig ist, kann die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent erhoben werden, wenn dem Arbeitnehmer Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen gezahlt werden, soweit diese die danach dem Arbeitnehmer zustehenden Verpflegungspauschalen ohne Anwendung der Kürzungsregelung um nicht mehr als 100 Prozent übersteigen.

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