Unternehmensnachfolge: So organisieren Sie die Übergabe Ihres Unternehmens

Aktualisiert am: 28.08.2015

Für die meisten Unternehmer ist die Übergabe des eigenen Unternehmens nicht nur eine gewaltige organisatorische Aufgabe, sondern auch ein emotionaler Einschnitt. Wenn Sie sich mit der Frage befassen, wie Sie die Nachfolge oder Übergabe Ihres Betriebs organisieren, müssen Sie eine Vielzahl von Dingen bedenken, mit denen Sie sich bislang eher nicht beschäftigt haben. Sie sollten deshalb eine längere Bearbeitungszeit einplanen, als Faustregel gilt: Für eine erfolgreiche Unternehmensübergabe, die alle Aspekte einbezieht und das operative Geschäft nicht beeinträchtigt, sollten Sie fünf Jahre einplanen. Der Beitrag zeigt, wie Sie vorgehen sollten und worauf Sie achten müssen.

Organisieren Sie Ihre Unternehmensnachfolge in 3 Schritten

Schritt 1: Klarheit verschaffen und Zeithorizont bestimmen

Bevor Sie das Thema angehen, sollten Sie sich überlegen, welche Vorbereitungen Sie für eine systematische und geregelte Übergabe treffen müssen. Folgende Punkte sind dabei wichtig:

  • Überlegen Sie sich, wann Sie die Nachfolge oder Übergabe umsetzen wollen. Gehen Sie vom Jahresende aus, z. B. Ende 2020. Von da an rechnen Sie mindestens 5 Jahre zurück und beginnen mit den ersten Arbeiten, in diesem Fall also Anfang 2014.
  • Erstellen Sie sich einen groben Zeitplan mit Meilensteinen, den Sie mit der Zeit vervollständigen.
  • Treffen Sie die grundsätzliche Entscheidung, ob Sie einen internen (Familienmitglieder, Mitarbeiter) oder externen Nachfolger suchen wollen früh genug. Überlegen Sie auch, wann Sie die Entscheidung mit welchen Betroffenen (Familie, Mitarbeiter, Geschäftspartner) besprechen wollen. Sie sollten nicht zu lange warten, aber schon in der Lage sein, einen groben „Fahrplan“ zu präsentieren und grundlegende Fragen zu beantworten, z. B. wann Sie ausscheiden oder wie es weitergehen soll.
  • Klären Sie, ob und in welchem Umfang Familienmitglieder Ansprüche erheben können, z. B. Auszahlung von Pflichtanteilen. Denken Sie daran, dass unter Umständen erhebliche Emotionen im Spiel sein können. Überlegen Sie auch, ob Sie einen externen Moderator hinzuziehen wollen.
  • Entscheiden Sie sich, ob Sie die Firma verkaufen, verpachten oder vererben wollen.
  • Überlegen Sie sich, was Sie selbst nach dem Ausscheiden aus der Firma tun wollen, um nicht in ein Loch zu fallen.
  • Prüfen Sie, wer Sie in steuerlichen und rechtlichen Dingen beraten und unterstützen kann. Vor allem auf diesen beiden Gebieten gibt es – abhängig von Größe und Tätigkeitsfeld Ihres Unternehmens, aber auch von Ihren individuellen Absichten – zahlreiche Aspekte, die beachtet werden müssen und die hier nicht besprochen werden können.

Schritt 2: Eigentliche Arbeitsinhalte und -schritte festhalten

Halten Sie fest, welche Arbeiten Sie zu welchem Zeitpunkt mindestens durchführen müssen. Dazu können gehören:

  • Firma auf Stärken und Schwächen überprüfen (Due-Dilligence), um Verkaufsargumente zu finden und Schwachstellen noch beseitigen zu können.
  • Kostenrahmen überschlagen, z. B. für Gutachten, Bewertungen, Moderationen, Beratung, Notar, Unternehmenswertermittlung. Selbst bei kleinen Unternehmen kommen hier schnell 20.000 EUR und mehr zusammen.
  • Steuerberater und/oder Anwalt einbeziehen (spätestens zu Beginn der Umsetzung!)
  • Prüfen Sie, welche Dokumente (Verträge, Vollmachten, Berechtigungen etc.) geändert oder angepasst werden müssen.
  • Ermitteln Sie den Unternehmenswert.
  • Kriterien für Nachfolgerauswahl bestimmen, z. B. berufliche und persönliche Fähigkeiten, Führungserfahrung, Zeugnisse, Referenzen, Sympathie.
  • Nachfolger suchen und auswählen.
  • Bei Familienmitgliedern: Welche potenziellen Streitpunkte gibt es? Wie lassen sich diese lösen? Wer muss eventuell ausgezahlt werden? Woher kommen die notwendigen Mittel?
  • Konzept zur Einarbeitung des Nachfolgers entwickeln, z. B. parallele Einarbeitung (Handlungsrahmen klären), Übergabe zum Stichtag, Übergabe mit anschließendem Beratervertrag für Sie etc.
  • Ausscheiden aus dem Betrieb vorbereiten
  • Unternehmen verkaufen/vererben
  • Aktivitäten als Meilensteine in den Zeitplan aufnehmen
  • Wer kann vor allem in der Startphase kostengünstig unterstützen (z. B. IHK)?

Schritt 3: Umsetzungsphase gestalten

Sind alle Fragen geklärt, beginnen Sie mit der Umsetzung. Dabei können folgende Punkte wichtig sein:

  • Führen Sie eine Bestandsaufnahme der Stärken und Schwächen der Firma durch, z. B. eine Due-Dilligence-Prüfung. Dabei werden u. a. Finanzen, Mitarbeiter, Führung, Märkte, Produkte, Wettbewerb, Innovationen, wirtschaftliche Lage oder Prozesse geprüft. Dies können Sie z.B. mit Ihren Mitarbeitern vornehmen. Stellen Sie zu jedem Teilgebiet Fragen zur Qualität, z. B. bei Finanzen zum Jahresabschluss, zur Planung oder zum Investitionsbedarf. Die Prüfung kann mehrere Monate dauern. Erstellen Sie ein Dokument mit den wichtigsten Ergebnissen. Entwickeln Sie Maßnahmen, um erkannte Schwächen vor den Verhandlungen oder der Übergabe zu beseitigen.
  • Bestimmen Sie den Unternehmenswert. Es gibt verschiedene Verfahren, etwa Discounted-Cashflow-, Substanzwert- oder Ertragswert-Methode. Letztere ist in der Praxis weit verbreitet. Mit der Ertragswert-Methode ermitteln Sie den Unternehmenswert, indem Sie die Betriebsergebnisse für die kommenden 5-10 Jahre planen. Diese Werte zinsen Sie einem grundsätzlich frei zu wählenden Kalkulationszinsfuß ab, und Sie erhalten einen Richtwert als Basis für Ihre Verkaufspreisverhandlungen.
  • Beginnen Sie parallel zu diesen Arbeiten mit der Nachfolgersuche. Externe Kandidaten finden Sie auch über öffentliche Stellen, z. B. unter www.nexxt.org/. Zur Kandidatenauswahl sollten Sie ein Anforderungsprofil erstellen, das der potenzielle Inhaber möglichst gut ausfüllen sollte.
  • Führen Sie mit jedem Kandidaten mindestens jeweils 3 Gespräche, um ihn und seine Vorstellungen genau kennenzulernen. Die wichtigsten Fragen dabei sind: Passt er zu Ihrer Firma? Hat er das Zeug dazu, die Firma weiter zu entwickeln? Wird er sich mit Beschäftigten und Geschäftspartnern verstehen? Können Sie sich über den Kaufpreis einigen? Auch die Auswahl des Nachfolgers kann einige Monate dauern.
  • Steht der Nachfolger fest, müssen Sie gemeinsam entscheiden, wie Sie die Einführung gestalten und Mitarbeiter und Geschäftspartner informieren möchten.
  • Wichtig: Geben Sie zusammen ein Bekenntnis zum Bestehen der Firma ab, um die Mitarbeiter zu beruhigen und gegenüber den Geschäftspartnern ein klares Signal zu senden.
  • Entwickeln Sie gemeinsam ein detailliertes Konzept, wie die Unternehmensübergabe gestaltet wird: Wer soll bis/ab wann welche Aufgaben übernehmen? Wie werden Unterschriftenbefugnis und Vollmachten geregelt? Wie können Sie den Nachfolger in der ersten Phase unterstützen, ohne sich operativ zu sehr einzumischen? Bis wann wollen Sie sich endgültig aus der Firma zurückziehen? Wie wollen Sie bei Differenzen eine Lösung finden, z. B. durch einen Moderator?

Tipp: Gleiches Recht für alle
Wenn Sie die Firma an Familienangehörige übergeben, sollten Sie genauso vorgehen wie bei Dritten, um Missverständnisse und Ärger zu vermeiden. Sobald die Übergabe abgeschlossen ist, gilt das übrigens auch für Sie: Akzeptieren Sie, dass andere Menschen, v. a. jüngere, die Dinge oft anders handhaben wollen als Sie es getan haben. Auch das gehört zur Unternehmensnachfolge. Sorgen Sie dafür, dass Sie sich rechtzeitig neue Themenfelder erschließen, etwa ein Hobby intensiv betreiben oder ein Ehrenamt übernehmen.

Tipp: Leitfaden für Firmenverkäufer

Praxis-Beispiel: Unternehmensnachfolge Schreinerei

Peter Hansen, 63 Jahre alt, ist Inhaber und Geschäftsführer einer Schreinerei mit 12 Mitarbeitern. Er möchte die Firma Ende 2014 verkaufen, um seinen Ruhestand zu finanzieren. Mit der Organisation der Übergabe hat er 2010 begonnen, weil er von anderen Unternehmern wusste, dass sich der Prozess über 5 Jahre und mehr hinziehen kann. In der Familie gab es niemanden, der die Schreinerei übernehmen wollte. Somit musste ein externer Nachfolger gefunden werden. Hansen hat schon 2010 einen groben Zeitplan erstellt, in den er den Endtermin und das Datum, an dem er erste Überlegungen zur Nachfolge angestellt hat, als Startpunkt eingetragen hat. Sein Ziel war es, bis Ende 2013 einen Nachfolger zu finden, um ihn ein Jahr einarbeiten zu können. Hansen wollte die Nachfolge strukturiert umsetzen und hat früh seine Kammer kontaktiert. Diese gab ihm den Tipp, dass er einen Unternehmens-Check durchführen, eine Bewertung des Betriebes vornehmen und dann den Nachfolger suchen sollte. Nach Ansicht der Kammer sollte Hansen für die reine Nachfolgersuche 1 bis 2 Jahre einplanen. Nach den Gesprächen hat Hansen ein Profil erstellt, das der Kandidat erfüllen muss, z. B. in Bezug auf fachliche und persönliche Eignung. Parallel hat er seine Mitarbeiter informiert, dass er Ende 2014 aus der Firma ausscheidet, und einen Nachfolger sucht, der die Schreinerei in seinem Sinn fortführt. Niemand müsse sich Sorgen um seinen Arbeitsplatz machen. Er hat den Beschäftigten die nächsten Schritte erläutert und versprochen, sie regelmäßig über den Fortgang zu informieren. Gemeinsam mit einigen Beschäftigten hat er ein detailliertes Stärken-Schwächen-Profil der Firma erstellt und eine Wertberechnung mit der Ertragswertmethode durchgeführt.

Hansen war klar, dass er so nur einen groben Anhaltspunkt für den Firmenwert hat, der aber als Basis für die Kaufpreisverhandlungen genügt. In 2011 hat Hansen mit der Nachfolgersuche begonnen und sich auch bei der Kammer nach Kandidaten umgehört. Auch auf der Nachfolgebörse „Nexxt“ hat er recherchiert. Im Laufe der Zeit hat er mit 7 potenziellen Kandidaten gesprochen und sich Ende 2012 für einen Bewerber entschieden. Gemeinsam haben beide ein Übergabekonzept entwickelt. Demnach soll der neue Inhaber den Betrieb nach den Sommerferien 2013 sukzessive übernehmen. Darüber hinaus haben beide eine Regelung getroffen, wer bis wann welche Aufgaben übernehmen und Handlungsvollmachten erhalten soll. Bereits im März 2014 soll die Übergabe abgeschlossen sein und Hansen aus der Firma ausscheiden. Beide haben Mitarbeiter und Geschäftspartner nach dem Vertragsabschluss informiert und ein klares Bekenntnis zur Weiterführung der Schreinerei im bisherigen Umfang gegeben.

Alle rechtlichen und steuerlichen Fragen wurden mit externen Experten (Rechtsanwalt, Steuerberater, Notar) geklärt. Für die Nachfolge hat Hansen rund 25.000 EUR an Honoraren, Gutachterkosten und Gebühren gezahlt. Der passionierte Segler Hansen freut sich schon darauf, nach der Übergabe endlich einen ausgedehnten Segeltörn mit seiner Frau in der Karibik machen zu können.

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