Sozialversicherungsbeiträge: Beitragsanspruch
Sobald ein Arbeitnehmer regelmäßig mehr als 538 Euro monatlich verdient besteht im Regelfall für ihn Versicherungspflicht. Sie melden den Arbeitnehmer bei seiner Krankenkasse an. Diese Anmeldung betrifft die folgenden Versicherungszweige:
- Krankenversicherung
- Pflegeversicherung
- Rentenversicherung
- Arbeitslosenversicherung
Die Beiträge für diese 4 Versicherungszweige werden als Gesamtsozialversicherungsbeitrag (GSV-Beitrag) bezeichnet. Sie zahlen den GSV-Beitrag insgesamt an die Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer versichert ist.
Ansprüche auf Beiträge entstehen für die Krankenkasse mit Beginn der versicherungspflichtigen Beschäftigung. Allerdings zahlen Sie die Beiträge insgesamt für einen Kalendermonat zum Fälligkeitstermin.
Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge
Der GSV-Beitrag ist spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig.
→ Der Beitrag für den Monat Januar 2023 ist damit am 27. Januar 2023 fällig.
Sie rechnen die Löhne und Gehälter vor dem Fälligkeitstermin der Sozialversicherungsbeiträge ab?
Wenn Sie die Lohnabrechnung Ihrer Arbeitnehmer bereits vor dem Fälligkeitstermin vornehmen, ist die Bestimmung der zu zahlenden Beitragshöhe unproblematisch.
Beispiel: Erhalten Ihre Arbeitnehmer die Lohn- oder Gehaltszahlung für Januar 2023 zum Beispiel bereits am 15. Januar 2023, zahlen Sie zum Fälligkeitstag am 27. Januar 2023 die daraus resultierenden Sozialversicherungsbeiträge.
Tipp
Nutzen Sie ein Lohnabrechnungsprogramm für die Entgeltabrechnung
Unsere Lohnprogramme Lexware lohn+gehalt oder lexoffice Lohn & Gehalt machen die Abrechnung der Löhne und Gehälter Ihrer Mitarbeiter leicht. Der Grund: Haben Sie die Arbeitnehmerstammdaten einmal eingegeben, berechnet die Software alle Beiträge und Abzüge automatisch – inklusive derSozialversicherungsbeiträge. Auch die Zahlung der Beiträge können Sie direkt aus dem Programm heraus tätigen. Testen Sie es kostenlos aus!
Sie rechnen die Löhne und Gehälter nach dem Fälligkeitstermin der Sozialversicherungsbeiträge ab?
Nehmen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung der Arbeitnehmer erst nach dem Fälligkeitstermin vor, ist Ihnen der genau zu zahlende Betrag am Fälligkeitstermin noch nicht bekannt. In diesem Fall zahlen Sie die GSV-Beiträge in Höhe der tatsächlichen Beitragsschuld des Vormonats. Diese Regelung wurde im Mai 2017 vom Gesetzgeber beschlossen und trat rückwirkend zum 1. Januar 2017 in Kraft. Damit wurde die bisherige Regelung deutlich vereinfacht. Diese sah vor, die voraussichtliche Höhe des GSV-Beitrags zu schätzen und am Fälligkeitstag den geschätzten Betrag zu zahlen. Ein verbleibender Restbeitrag wurde zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig.
Info
Zahlung von zu hohen Beiträgen
Wenn Sie bei der Fälligkeit der SV-Beiträge für Mitarbeiter zu hohe Beträge gezahlt haben, können Sie diese in der Regel auf Antrag rückerstatten lassen. Alternativ wirkt die zu hoch geschätzte Beitragsschuld reduzierend auf die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge im Folgemonat.
Beispiel: Die Beitragszahlung für Januar am 27. Januar 2023 erfolgt in voraussichtlicher Höhe und beträgt 4.100 EUR. Die Anfang Februar 2023 vorgenommene Abrechnung für Januar 2023 ergibt eine tatsächliche Beitragsschuld in Höhe von 4.400 EUR. Am 24. Februar 2023 sind dann zu zahlen:
| Voraussichtliche Beitragsschuld Februar 2023 | 4.400 EUR |
|---|---|
| + Nachzahlung für Januar 2023: | 300 EUR |
| Insgesamt | 4.700 EUR |
Ergibt sich bei der Beitragsabrechnung für Februar 2023 ein tatsächlich zu zahlender GSV-Beitrag in Höhe von 4.300 EUR, sind am 29. März 2023 zu zahlen:
| Voraussichtliche Beitragsschuld März 2022: | 4.300 EUR |
|---|---|
| - Überzahlung für Februar 2022: | 100 EUR |
| Insgesamt | 4.200 EUR |
Eine Schätzung der voraussichtlichen Beitragsschuld ist für Sie daher nur noch erforderlich, wenn Sie erstmals Beiträge zu zahlen haben. Das gleiche gilt für Fälle, in denen für einen Monat keine Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen sind, weil z. B. alle Beschäftigten krank sind und Krankengeld erhalten. Im darauffolgenden Monat müssen Sie dann die voraussichtliche Beitragsschuld schätzen.
Hierbei wird die tatsächliche Beitragsschuld für den letzten Entgeltabrechnungszeitraum zu Grunde gelegt. Dann wird geprüft, ob unter anderem folgende Punkte diese Beitragshöhe verändern:
- Änderungen der Beschäftigtenanzahl
- Änderungen der Arbeitstage
- Änderungen der Beitragssätze
Keine Anwendung der Vereinfachungsregel auf Einmalzahlungen
Die Vereinfachungsregelung gilt nicht für Einmalzahlungen (z. B. Urlaubs- und Weihnachtsgeld). In den Monaten, in denen Sie den Arbeitnehmern solche Einmalzahlungen gewähren, müssen Sie die darauf entfallenden SV-Beiträge weiterhin zusätzlich im Wege der Schätzung in voraussichtlicher Höhe ermitteln und zahlen.
Beispiel: Die Beitragszahlung für Januar am 27. Januar 2023 erfolgt in voraussichtlicher Höhe und beträgt 4.100 EUR. Die Anfang Februar 2023 vorgenommene Abrechnung für Januar 2023 ergibt eine tatsächliche Beitragsschuld in Höhe von 4.400 EUR. Außerdem erhalten die Arbeitnehmer im Februar eine Einmalzahlung. Die daraus resultieren Beiträge betragen voraussichtlich 2.000 EUR. Am 24. Februar 2023 sind zu zahlen:
| Voraussichtliche Beitragsschuld Februar 2023: | 4.400 EUR |
|---|---|
| Schätzung für Einmalzahlung: | 2.000 EUR |
| + Nachzahlung für Januar 2023: | 300 EUR |
| Insgesamt: | 6.700 EUR |
Bei der Beitragsabrechnung für Februar 2023 ergibt sich ein tatsächlich zu zahlender GSV-Beitrag in Höhe von 6.200 EUR. Diese setzen sich zusammen aus 4.300 EUR für das laufende Arbeitsentgelt und 1.900 EUR für die Einmalzahlung. Am 29. März 2023 sind zu zahlen:
| Voraussichtliche Beitragsschuld März 2022: | 4.300 EUR |
|---|---|
| - Überzahlung für Februar 2022: | 200 EUR |
| Insgesamt: | 4.100 EUR |
Zahlungsmöglichkeiten und Tag der Zahlung
Für die Zahlung der Beiträge haben Sie regelmäßig folgende Möglichkeiten:
- Zahlung durch Scheck
- Überweisung
- Einzahlung auf ein Konto der Krankenkasse
- Einzugsermächtigung
Beachten Sie dabei, dass bei Zahlung durch Scheck, bei Überweisung oder Einzahlung auf ein Konto der Krankenkasse, der Tag der Wertstellung zugunsten der Einzugsstelle als Tag der Zahlung gilt. Sie müssen also sicherstellen, dass der Krankenkasse das Geld am Fälligkeitstag zur Verfügung steht. Andernfalls riskieren Sie Säumniszuschläge. Die Einzugsermächtigung nach dem SEPA-Lastschriftverfahren versichert, dass die Beträge rechtzeitig abgebucht werden. Die automatisch gezahlten Beiträge gehen vor der Fälligkeit bei der Sozialversicherung ein, womit Sie Zahlungsverzüge vermeiden.
Achtung
Verspätete Zahlung wird teuer
Zahlen Sie der Krankenkasse die GSV-Beiträge nicht bis zum Fälligkeitstag, fallen Säumniszuschläge in Höhe von 1 % dieser Beiträge an. Dies gilt auch, wenn die Zahlung nur einen Tag verspätet erfolgt. Kulanzregelungen sind bei den Krankenkassen aufgrund gesetzlicher Vorgaben kaum möglich.
Tipp
Erteilen Sie eine Einzugsermächtigung
Erteilen Sie für alle zuständigen Krankenkassen jeweils eine Einzugsermächtigung. So vermeiden Sie eine verspätete Beitragszahlung und die Erhebung von Säumniszuschlägen durch die Krankenkasse.
Früherer Termin für den Beitragsnachweis
Der Beitragsnachweis für die versicherungspflichtigen Arbeitnehmer und die Minijobber ist von Ihnen bereits 2 Arbeitstage vor der Fälligkeit bei den einzelnen Krankenkassen bzw. der Minijobzentrale einzureichen.
Übersichtstabelle: Fälligkeitstermine der Beiträge und Beitragsnachweise für das Jahr 2023
Die nachfolgende Tabelle zeigt Ihnen die Fälligkeitstermine der Beiträge und Beitragsnachweise für das Jahr 2023 im Überblick.
| Monat | Termin Beitragsgutschrift (Drittletzter Bankarbeitstag) | Termin Beitragsnachweis (2 Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge) |
|---|---|---|
| Januar | 27. | 25. |
| Februar | 24. | 22. |
| März | 29. | 25. |
| April | 26. | 24. |
| Mai | 26. | 24. |
| Juni | 28. | 26. |
| Juli | 27. | 25. |
| August | 29. | 25. |
| September | 27. | 25. |
| Oktober | 26. | 24. |
| November | 28. | 24. |
| Dezember | 27. | 21. |
Höhe der Sozialversicherungsbeiträge ermitteln
Die Höhe Ihrer monatlichen Abgaben an die Krankenkassen ist von mehreren Faktoren abhängig:
- Anstellungsverhältnis
- Höhe des Arbeitsentgelts
- Besondere Einmalzahlungen
Bei der Berechnung gilt für jede Art der Versicherung eine Beitragsbemessungsgrenze – ab diesem Wert muss der Arbeitgeber nicht zusätzliche Beiträge zahlen. Daraus ergeben sich für das gesamt Jahr folgende Werte:
| Art der Versicherung | Höhe der SV-Beiträge |
|---|---|
| Krankenversicherung | 7,3% vom Entgelt bis zur Grenze von 5.175 Euro |
| Durchschnittlicher Krankenkassenbeitrag | 1,6% vom Entgelt bis zur Grenze von 5.175 Euro |
| Rentenversicherung im Westen | 9,3% vom Entgelt bis zur Grenze von 7.550 Euro |
| Rentenversicherung im Osten | 9,3% vom Entgelt bis zur Grenze von 7.450 Euro |
| Arbeitslosenversicherung im Westen | 1,3% vom Entgelt bis zur Grenze von 7.550 Euro |
| Arbeitslosenversicherung im Osten | 1,3% vom Entgelt bis zur Grenze von 7.450 Euro |
| Pflegeversicherung | 1,525% vom Entgelt bis zur Grenze von 5.175 Euro |
Für Minijobber ist die Minijob-Zentrale zuständig
Der Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte (Minijobber) ist der Minijob-Zentrale bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See in 45115 Essen zu übermitteln. Auch die entsprechenden Beiträge zahlen Sie an die Minijob-Zentrale. Für die zu zahlenden Beiträge gelten dieselben Fälligkeitsregelungen wie bei versicherungspflichtigen Arbeitnehmern.
Tipp: Einzugsermächtigung
Erteilen Sie für die Beiträge für Ihre Minijobber der Minijobzentrale ebenso eine Einzugsermächtigung, um Säumniszuschläge zu vermeiden.
