Welche Reisekosten darf ich als Unternehmer geltend machen?

Das müssen Unternehmer und Selbstständige bei der Absetzung von Reisekosten beachten
Aktualisiert am: 26.10.2015

Bei Geschäftsreisen entstehen Kosten – für Fahrt, Übernachtung oder Verpflegung. Schön wäre es, wenn man diese Reisekosten vollständig als Betriebsausgabe abziehen dürfte. Doch leider hat der Gesetzgeber bestimmte Beträge festgelegt, und auch der Anlass der Reise spielt eine Rolle. Wenn Sie die Details kennen, holen Sie das Bestmögliche für sich heraus. Achtung: Ab 1.1.2014 gelten mit der Reisekostenreform neue Regeln. Als besonderen Service für unsere Kunden haben wir eine Gesamtübersicht der abziehbaren Reisekosten nach alten und nach neuen Regeln zusammengestellt, die Sie kostenlos als PDF herunterladen können.

Wie das Finanzamt die Reisekosten wertet, hängt vom Anlass ab. Sie dürfen die Aufwendungen als Betriebsausgabe nur dann geltend machen, wenn Sie beruflich unterwegs sind. Sie müssen also vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte (bis 2014: sog. regelmäßige Arbeitsstätte) beruflich tätig sein. Die wichtigsten Änderungen im Rahmen der Reisekostenreform 2014 haben wir für Sie im Beitrag Reisekostenreform 2014: Die wichtigsten Änderungen auf einen Blick zusammengestellt.

Wichtig: Ab 2014 wird der Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte" durch den Begriff "erste Tätigkeitsstätte" ersetzt. Die “erste Tätigkeitsstätte” ist in den meisten Fällen die eigene Firma, kann aber auch eine Auslandsniederlassung sein, in der man größtenteils verweilt. Dies kann von Ihnen, aber auch vom zuständigen Finanzamt festgelegt werden und führt vor allem in Zusammenhang mit Arbeitnehmern zu steuerlichen Änderungen.

Welche Reisekosten anfallen

Zu den Reisekosten für eine sogenannte Auswärtstätigkeit des Unternehmers zählen:

  • Verpflegung: Sie dürfen nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten geltend machen, sondern nur festgelegte Beträge. Dabei gilt: Jeder Tag ist für sich abzurechnen. Bei mehreren Auswärtstätigkeiten an einem Tag rechnen Sie die Abwesenheitszeiten zusammen.

Bis 2014:
von 8 bis 14 Stunden: 6 EUR
von 14 bis 24 Stunden: 12 EUR
24 Stunden: 24 EUR

Ab 2014 (nur noch zwei Pauschalen!):
von 8 bis 24 Stunden: 12 EUR
24 Stunden: 24 EUR

Achtung: An- und Abreisetage werden gesondert  mit 12 EUR pauschal veranschlagt, sofern es sich um eine mehrtägige Geschäftsreise mit Übernachtung handelt.

  • Übernachtung: Die tatsächlich entstandenen Kosten für die Übernachtung können Sie als Betriebsausgabe abziehen, wenn Sie sie mit Belegen nachweisen. Für die Ausgaben gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 %. Sie dürfen die Vorsteuer hieraus geltend machen.

    Hinweis: Eine Pauschale von 20 EUR ohne Beleg ist nur möglich, wenn sie der Arbeitgeber einem Mitarbeiter erstattet, nicht wenn Sie als Unternehmer Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend machen.

Achtung: Ab 2014 wird zwischen einer ein- und mehrtägigen Geschäftsreise unterschieden. Handelt es sich um eine mehrtägige Dienstreise mit Übernachtung außerhalb der Wohnung, kann für den An- und Abreisetag - ganz unabhängig davon, wie viele Stunden Sie unterwegs waren - eine Pauschale von 12 EUR angesetzt werden. Dauert die Geschäftsreise hingegen nur 1 Tag, oder ist sie nicht mit einer auswärtigen Übernachtung verbunden, kann am An- und Abreisetag nur eine Pauschale von 12 EUR angesetzt werden, wenn die Reise an diesem Tag mindestens 8 Stunden angedauert hat.

Kosten für das Frühstück, Mittagessen und Abendessen sowie andere Service-Pauschalen müssen Sie getrennt ausweisen, da hier der reguläre Umsatzsteuersatz von 19 % gilt. Sie dürfen jedoch als Service-Pauschale in einem Sammelposten zusammengefasst werden. Hierunter fallen unter anderem:

  • Gepäcktransport,
  • Reinigen und Bügeln von Kleidung,
  • Parkgebühren,
  • Kommunikationskosten (Telefon, E-Mail),
  • Schuhputzservice,
  • Transportkosten zwischen Bahnhof und Flughafen usw.

Nebenleistungen und Reisenebenkosten

Achtung: Verpflegungskosten, wie etwa eine Abgabe für das Frühstück, müssen Sie in tatsächlicher Höhe aus der Service-Pauschale herausrechnen. Ansonsten dürfen Sie die Service-Pauschale oder die Reisenebenkosten über Einzelbelege voll als Betriebsausgabe absetzen.

Einzige Ausnahme: Sind in der Pauschale rein private Leistungen etwa für private Telefonate, Massagen, die Minibar oder das Pay-TV enthalten, müssen diese Kosten ebenfalls herausgerechnet werden. Lässt sich der tatsächliche Betrag für diese Einzelposten nicht ermitteln, gilt für das Finanzamt die gesamte Service-Pauschale als privat veranlasst. Sie darf daher in voller Höhe nicht als Betriebsausgabe abgezogen werden. Ein Vorsteuerabzug ist ebenfalls unmöglich.

Berechnung Übernachtungskosten bei Sammelrechnungen

Existiert nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung, müssen Sie die Verpflegung (z. B. das Frühstück) herausrechnen. Lässt sich eine Verpflegungspauschale (z. B. Frühstücksabgabe) nicht feststellen, kürzen Sie den Gesamtbetrag um 20 % oder 40 % des höchsten Verpflegungspauschbetrags (also von 24 EUR). Im Einzelnen bedeutet dies:

  • Bei Frühstück wird um 20 % gekürzt, also 20 % von 24 EUR, demnach sind es 4,80 EUR Kürzungsbetrag.
  • Bei Mittag- und Abendessen wird jeweils um 40 % gekürzt, also etwa beim Mittagessen 40 % von 24 EUR, demnach sind es 9,60 EUR Kürzungsbetrag.

Dasselbe gilt für Service-Pauschalen, in denen Verpflegungskosten z. B. für das Frühstück enthalten sind.

Hinweis: Die Kürzung erfolgt immer tagesbezogen, maximal bis auf 0 EUR pro Tag.

Vorsteuerabzug aus tatsächlichen Kosten

Sie dürfen die Vorsteuer aus den tatsächlichen Kosten für Verpflegung oder Übernachtung ansetzen, wenn Sie eine Rechnung erhalten, die auf Sie ausgestellt ist und den Umsatzsteuerbetrag enthält (nur bei Rechnungen über 150 EUR).

Tipp: Bei Kleinbetragsrechnungen bis 150 EUR ist die Angabe des Leistungsempfängers unerheblich; machen Sie  jedoch entsprechende Angaben, müssen sie richtig sein.

Die Reisekosten übernimmt der Kunde

Häufig übernehmen Kunden die Reisekosten wie den Aufwand für Bahn- und Flugtickets oder Benzin. Sehr oft verlangen sie dann die Originalbelege als Nachweis und wünschen gleichzeitig, dass die Auslagen in der Rechnung angegeben werden. Doch das ist nicht zulässig. Stattdessen sollte der Unternehmer den Nettobetrag der Auslagen in der Rechnung nennen und darauf zusätzlich Umsatzsteuer berechnen – ohne jedoch die Originalbelege aus der Hand zu geben. Stattdessen können Sie bei Bedarf Kopien der Belege anfertigen und herausgeben.

Kosten bei Auslandsreisen

Unternehmer dürfen bei Auslandsreisen nur die tatsächlichen Übernachtungskosten als Betriebsausgabe abziehen, keine Pauschalen. Sind im Übernachtungspreis Service-Pauschalen oder das Frühstück enthalten, müssen diese Kosten wie bei den Inlandsreisen herausgerechnet werden.Für Verpflegungskosten gibt es auch bei Auslandsreisen Pauschalbeträge. Diese variieren jedoch je nach Land.

Achtung: Bei Auslandsreisen prüft das Finanzamt besonders genau, ob es berufliche Gründe dafür gab, und fordert Belege. Deshalb sollten Sie als Nachweis alle Unterlagen aufbewahren, die die beruflichen Zwecke der Reise bestätigen.Gemischt veranlasste Reisen werden zeitanteilig in einen betrieblichen und einen privaten Anteil aufgeteilt. Dabei müssen Sie sehr sorgfältig vorgehen.

>> Hier finden Sie Tipps, wie Sie Ihre Reisekostenbelege am besten erfassen, um sie bei der Steuer geltend zu machen.

Hotelrechnung mit Service-Pauschale

Der Fall: Unternehmer Schmidt erhält für eine Übernachtung mit verschiedenen Service-Leistungen eine Rechnung über 154,60 EUR. Die Übernachtung kostet 100 EUR zzgl. 7 % Umsatzsteuer. Der Restbetrag von 40 EUR zzgl. 19 % Umsatzsteuer beinhaltet verschiedene Serviceangebote des Hotels, deren Preise nicht einzeln aufgelistet sind. Darin ist jedoch eine Frühstücksabgabe enthalten, deren genaue Höhe nicht ermittelbar ist.

Die Lösung: Die Übernachtungskosten macht Schmidt voll als Betriebsausgabe geltend. Die Service-Pauschale muss um die Frühstückskosten gekürzt werden. Da sich ihre tatsächliche Höhe nicht ermitteln lassen, wendet Schmidt die Vereinfachungsregelung an, er zieht also 20 % von der höchsten Pauschale der Verpflegungsaufwendungen (24 EUR) ab. Das macht 4,80 EUR.Private Leistungen wie Massagen sind nicht in der Pauschale enthalten. Deshalb kann Schmidt den Restbetrag in voller Höhe als Betriebsausgabe abziehen (40 EUR netto minus 4,80 EUR, das ergibt 35,20 EUR). Die Vorsteuer macht Schmidt aus den Übernachtungs- wie aus den Nebenleistungen geltend und kommt damit auf 14,60 EUR.

Tipp: Hätte Unternehmer Schmidt den tatsächlichen Preis für die Frühstücksabgabe gekannt, hätte er aus diesem Betrag die Vorsteuer abziehen können.

Beispiele aus der Praxis

Berechnung der Verpflegungsausgaben

Der Fall: Unternehmer Müller ist beruflich in Hamburg tätig. Die Geschäftsreise dauert 3 Tage: An 2 Tagen ist er 24 Stunden unterwegs, an einem Tag 20 Stunden. Für die eigene Verpflegung hat Müller 146,37 EUR ausgegeben (123 EUR zzgl. 23,37 EUR Mehrwertsteuer).

Die Lösung: Bei der Berechnung der Verpflegungsausgaben wird jeder Tag einzeln abgerechnet. Die beiden ganzen Tage werden mit 24 EUR (bei 24 Stunden) angesetzt; der Tag mit 20 Stunden Reisezeit mit 12 EUR (14 bis 24 Stunden). Zudem kann der Firmenchef die Mehrwertsteuer der tatsächlichen Kosten (23,37 EUR) geltend machen. Insgesamt kommt er damit auf 83,37 EUR.

Berechnung der Verpflegungsausgaben ab 2014

Der Fall: Die Geschäftsreise im Januar 2014 dauert mit An- und Abreisetag 3 Tage: Am Anreisetag ist er 6 Stunden unterwegs, am Abreisetag 20 Stunden.

Die Lösung: Unternehmer Müller ist beruflich in Hamburg tätig (mit Übernachtung). Bei der Berechnung der Verpflegungsausgaben wird jeder Tag einzeln abgerechnet. Sowohl der Anreise- als auch der Abreisetag werden unabhängig von der Dauer der Abwesenheit pauschal mit 12 EUR veranschlagt (zum Vergleich: in 2013 hätte er nur für die Rückreise 12 EUR erhalten!). Der Tag dazwischen wird mir 24 EUR (bei 24 Stunden) angesetzt. Zudem kann der Firmenchef die Mehrwertsteuer der tatsächlichen Kosten (23,37 EUR) geltend machen. Insgesamt kommt er damit auf 71,37 EUR (in 2013 wären es nur 59,37 EUR gewesen).

Berechnung der Fahrtkosten

Fall: Unternehmer Maier ist für 1 Woche auf Geschäftsreise in Polen. Da er viele Geschäftstermine wahrnehmen muss, nimmt er sich einen Leihwagen. Er fährt in dieser Woche 1.200 Kilometer, davon etwa 100 Kilometer aus privaten Gründen.

Die Lösung: Da Maier für die Dauer der gesamten Geschäftsreise einen Leihwagen mietet, kann er die gesamten Kosten als Betriebsausgaben abziehen, also die Miete, Benzin- und Versicherungskosten für das Fahrzeug. Die geringfügige private Nutzung von 100 Kilometern ist unschädlich.

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