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Wie kann ich als Unternehmer meine Reisekosten erfassen?

Unternehmerin auf Geschäftsreise: Diese Reisekosten kann sie im Nachhinein abrechnen.
Von Cecilia Hardenberg
Aktualisiert am: 27.07.2018

Auf Reisen lassen sich Steuern sparen. Wenn Sie geschäftlich unterwegs sind, können Sie die Kosten für Übernachtung, Fahrten, Verpflegung und anderes als Betriebsausgaben ansetzen. Wie Sie die Informationen zu Ihren Reisekosten und die Belege korrekt erfassen und ablegen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Reisekosten richtig abrechnen

Eine vollständige Reisekostenabrechnung muss folgende Informationen beinhalten:

  • Ihren Namen bzw. den Namen des Reisenden
  • Zeitraum der Reise
  • Dauer
  • Reiseziel
  • Zweck der Reise
  • ggf. mit dem Auto gefahrene Kilometer
  • Pauschalen für die Verpflegung (Verpflegungsmehraufwendungen)
  • ggf. Rechnungsbetrag, aus dem die Vorsteuer abgezogen werden kann

Ihre Geschäftsreisen müssen Sie zeitnah (monatlich) dokumentieren. Um wirklich alle wichtigen Daten zu erfassen, nutzen Sie am besten ein Reisekosten-Formular. Es lässt sich schnell und unkompliziert ausfüllen. Außerdem bietet es einen Überblick und die Auswertung mehrerer Reisen, wenn Sie stets das gleiche Formular verwenden.

Sie sollten alle Unterlagen sammeln, die mit der Reise zu tun haben – auch wenn Sie diese nicht für den Vorsteuerabzug benötigen. Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer können Sie natürlich trotz Betriebsausgabenabzug die Vorsteuer aus Ihren Reisekosten-Rechnungen geltend machen.

Bei Auslandsreisen ist die Dokumentation besonders wichtig, da das Finanzamt die betriebliche Veranlassung von Auslandsreisen genau nachprüft.

Folgende Unterlagen dokumentieren Ihre Reisekosten:

  • Tankquittungen
  • Fahrscheine für Zug, Flugzeug, U-Bahn, Bus etc.
  • Taxiquittungen
  • Telefonkostenabrechnungen
  • Rechnung über die Übernachtungskosten
  • Rechnung über Service-Pauschalen und Reisenebenkosten wie Parkgebühren, Bügel- und Waschdienste oder Gepäcktransport
  • Rechnung über pauschale Verpflegungskosten wie Frühstück, Mittag- oder Abendessen
  • Bewirtungsbelege von Restaurants
  • Eintrittskarten
  • Eigenbelege über Trinkgelder
  • Unterlagen und Namensschilder von Seminaren
  • Seminarbescheinigungen
  • E-Mail-Ausdrucke über Terminabsprachen
  • Verträge

Legen Sie sich einen separaten Ordner für Reisekosten an, um diese Daten und Nachweise systematisch abzulegen. Kassenbons und ähnliche Belege sollten Sie zudem kopieren, da sie häufig schnell verblassen.

Wichtige Hinweise zu Reisekosten

Bei Reisekosten unterschiedliche Umsatzsteuersätze beachten

Bei Übernachtungskosten gilt der ermäßigte Steuersatz von 7 %. Das Hotelfrühstück und andere Verköstigungen und Dienstleistungen im Hotel werden allerdings mit 19 % besteuert.

Das kann bei der Rechnung auf zwei Wegen gelöst werden:

  1. Sie erhalten vom Hotel zwei separate Rechnungen: eine für die Übernachtung und eine für Services wie Frühstück und andere Dienstleistungen.
  2. Die unterschiedlich besteuerten Positionen sind innerhalb einer Rechnung nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt. Der Steuersatz und der Steuerbetrag müssen genau angegeben sein. Der Steuerbetrag kann auch in einer Summe ausgewiesen werden.

Achten Sie unbedingt auf die richtige Rechnungsstellung durch das Hotel. Andernfalls dürfen Sie als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer keine Vorsteuer abziehen.

Verpflegungskosten aus Service-Pauschalen herausrechnen

Mehrere nicht begünstigte Pauschalangebote dürfen in einer Summe als Sammelposten (sogenannte Service-Pauschalen oder Business-Packages) zusammengefasst werden. Das gilt zum Beispiel für:

  • Frühstück
  • Gepäcktransport
  • Reinigung und Bügeln von Kleidung
  • Schuhputzservice
  • Überlassung von Fitnessgeräten
  • Parkgebühren
  • Kommunikationskosten
  • Transport zwischen Bahnhof und Flughafen

Achtung: Aus der Service-Pauschale müssen Sie enthaltene Verpflegungskosten in tatsächlicher Höhe herausrechnen. Ist dies nicht möglich, muss der Gesamtbetrag um 4,80 EUR gekürzt werden (20 % von 24 EUR, der höchsten Verpflegungspauschale).

Vermeiden Sie, unter den Reisekosten auch Kosten für private Leistungen wie Privattelefonate, Massagen oder Kosten für Minibar und Bezahlfernsehen aufzuführen. Gegebenenfalls sollten Sie diese Leistungen privat vor Ort bezahlen und von der Rechnung über die Service-Pauschale herunternehmen lassen. Andernfalls riskieren Sie Ihren vollen Betriebsausgabenabzug. Sind nämlich solche Leistungen offensichtlich enthalten und können diese Positionen nicht herausgerechnet werden (weil ihre tatsächliche Höhe unbekannt ist), dürfen Sie die gesamte Summe der Service-Pauschale nicht als Betriebsausgabe ansetzen.

Bei Reisekosten gelten gleiche Regeln für alle

Für die Reisekosten von selbstständigen Unternehmern und von Arbeitnehmern gelten dieselben Regeln.

Reisekosten-Abrechnung mit verlorenem Beleg

Die ordnungsgemäße Buchführung folgt zwar dem Grundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg“, doch kann im Einzelfall darauf verzichtet werden. Der Betriebsausgabenabzug geht nicht verloren, wenn Sie einen sogenannten Eigenbeleg erstellen. Das Finanzamt erkennt solche Belege an, wenn die Ausgaben betrieblich oder beruflich notwendig waren und auch der Höhe nach glaubhaft sind. Ein Eigenbeleg, der auch handschriftlich erstellt werden darf, muss dieselben Angaben wie ein Fremdbeleg enthalten:

  • Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
  • Art der Aufwendung (z. B. Trinkgeld, Fahrtkosten, Farbpatrone mit Typ)
  • Datum der Aufwendung
  • Kosten (Gesamtpreis, ggf. Einzelpreis sowie Umsatzsteuersatz)
  • Beleg für die Höhe des Preises (soweit möglich, etwa durch eine Preisliste)
  • Grund für den Eigenbeleg (Verlust, Diebstahl oder „nicht quittiertes Trinkgeld“, „Benutzung eines Automaten, der keinen Beleg erstellt“)
  • Datum und eigene Unterschrift

Der Vorsteuerabzug ist bei Eigenbelegen nicht möglich!

Der Eigenbeleg – ob handschriftlich und mit einem Muster erstellt – sollte bei der Dokumentation Ihrer Reisekosten eine Ausnahme bleiben. Andernfalls gefährden Sie die Glaubwürdigkeit Ihrer gesamten Buchführung. Das kann bei Betriebsprüfungen zum Problem werden.

Reisekosten-Beispiel aus der Praxis


Verlorene Quittung

Fall: Unternehmer Paul zeichnet seine Kosten für eine beruflich veranlasste Reise nach Hamburg auf, die vor 4  Wochen stattfand. Dabei fällt ihm auf, dass er den Taxibeleg über die Fahrt vom Flughafen zum Hotel verloren hat. Er weiß aber noch, dass er 45 EUR inklusive Trinkgeld gezahlt hat. Er glaubt zunächst, das Geld sei verloren.

Lösung: Paul kann handschriftlich oder mit einem Rechnungsmuster einen Eigenbeleg erstellen und diese Reisekosten abrechnen. Die Höhe des Betrags ist glaubwürdig, das kann er durch die Angabe der Entfernungskilometer belegen. Die betriebliche Veranlassung und den Zusammenhang mit seiner Dienstreise weist Paul durch das Flugticket und die Hotelrechnung nach. Es sollte allerdings nicht häufiger vorkommen, dass ein Eigenbeleg ausgestellt werden muss.

Unser Tipp: Sammeln Sie Ihre Belege während der Reise. Nehmen Sie auf Geschäftsreisen eine Mappe mit, in der Sie alle Belege zu den Reisekosten bzw. Rechnungen der Reise ablegen. So bleibt alles zusammen und Sie sparen Zeit bei der Reisekosten-Erfassung.

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