Abschreibung

Betrieblich veranlasste Aufwendungen darf ein Unternehmer grundsätzlich als gewinnmindernde Betriebsausgaben abziehen. Das gilt auch beim Kauf von betrieblichen Gegenständen, die dem Betrieb länger als ein Jahr dienen sollen. Die Anschaffungskosten bzw. Herstellungskosten für solche Gegenstände des Anlagevermögens dürfen in der Regel jedoch nicht sofort in voller Höhe von den Betriebseinnahmen abgezogen werden. Vielmehr sind die Ausgaben auf eine bestimmte Nutzungsdauer verteilt steuerlich zu berücksichtigen. Hier spricht man von „Abschreibung“ oder „Absetzung für Abnutzung“.

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Zuletzt aktualisiert am:28.03.2024

Definition

Was versteht man unter Abschreibung?

Erwirbt ein Unternehmer für seine Firma einen abnutzbaren Gegenstand für das betriebliche Anlagevermögen, wird durch die Nutzung dieses Gegenstands zu betrieblichen Zwecken ein Wertverzehr unterstellt.

Diesen Wertverzehr nennt man handelsrechtlich Abschreibung, im Steuerrecht spricht man von der sogenannten Absetzung für Abnutzung (AfA). Beide Begriffe werden hierbei synonym verwendet. In beiden Fällen handelt es sich um Betriebsausgaben, die den handelsrechtlichen bzw. den zu versteuernden Gewinn verringern. Der abnutzbare Gegenstand muss dabei entsprechend seiner jeweiligen Nutzungsdauer solange abgeschrieben werden, bis er einen Restbuchwert von nur noch einem Euro hat. Dieser Restbuchwert wird im Anlagevermögen ausgewiesen, solange sich der Gegenstand im Betriebsvermögen befindet.

Warum sind Abschreibungen notwendig, was sind die Abschreibungsursachen?

Gebäude, Fahrzeuge oder andere Vermögensgegenstände (Handelsrecht) bzw. Wirtschaftsgüter (Steuerrecht), die Sie für Ihren Betrieb anschaffen, verlieren mit den Jahren an Wert. Da Ihr Rechnungswesen laut Handelsgesetzbuch immer die tatsächlichen Wertverhältnisse Ihres Unternehmens widerspiegeln muss, haben Sie die Pflicht, diesen Wertverlust zu erfassen. Auch steuerrechtlich müssen abnutzbare Wirtschaftsgüter grundsätzlich abgeschrieben werden. Dabei werden die Anschaffungskosten des Vermögensgegenstandes bzw. Wirtschaftsgutes über die Nutzungsdauer in Jahren verteilt.

Info

Unterscheidung abnutzbar und nicht abnutzbar

Ihr Anlagevermögen lässt sich in abnutzbares und nicht abnutzbares Anlagevermögen einteilen. Zu Letzterem zählen zum Beispiel Grundstücke. Sie verlieren anders als Maschinen mit der Zeit nicht an Wert. Deshalb dürfen nur abnutzbare Güter abgeschrieben werden. 

Abschreibungsarten

In der Praxis sind verschiedene Abschreibungsarten zu unterscheiden. Zum einen die bilanzielle Abschreibung, die sich nach den Grundsätzen des Handelsgesetzbuchs und des Einkommenssteuergesetzes richtet und die kalkulatorische AfA, die ein Unternehmer zur betriebswirtschaftlichen Kalkulation seiner Kosten benötigt.

Info

Was ist die bilanzielle Abschreibung?

Bei der bilanziellen Abschreibung unterscheidet man handelsrechtlich zwischen der planmäßigen Abschreibung und außerplanmäßigen Abschreibung. Darunter ist Folgendes zu verstehen:

  • Planmäßige Abschreibung: Hierbei wird ein beweglicher und abnutzbarer Gegenstand nach § 253 Abs. 3 Sätze 1 und 2 HGB auf einen bestimmten Zeitraum (Nutzungsdauer) abgeschrieben.
  • Außerplanmäßige Abschreibung: Gemäß § 253 Abs. 3 Satz 3 HGB werden Gegenstände, bei denen beispielsweise eine dauernde Wertminderung vorliegt (wegen Defekt oder Fehlkauf), auf den niedrigeren Wert abgeschrieben.

Diese handelsrechtlichen Grundsätze sind auch steuerlich anzuwenden. Steuerlich erfolgt die planmäßige Abschreibung nach der degressiven (bei Kauf von Anlagegegenständen zwischen dem 1. April 2024 und dem 31. Dezember 2024) bzw. linearen Abschreibung  nach § 7 Abs. 1 und 2 EStG und die außerplanmäßige Abschreibung findet in § 7 Abs. 1 Satz 7 EStG im Rahmen der Absetzungen für außergewöhnliche, technische oder wirtschaftliche Abnutzung (AfaA) Anwendung.

Kalkulatorische Abschreibung

Die außerordentliche Abschreibung ist ein Teil der betriebswirtschaftlichen Kostenrechnung, die nicht in die steuerliche Gewinnermittlung einfließt. Bei der kalkulatorischen Abschreibung soll per Definition der Wertverzehr eines abnutzbaren Gegenstandes für die Zeit der betrieblichen Nutzung ermittelt werden, damit ein Unternehmer weiß, wie hoch die Einnahmen sein müssen, um einen Gewinn zu erzielen bzw. um kostendeckend zu produzieren.

Abschreibungsmethoden

Ermittelt ein Unternehmer den Gewinn für sein Unternehmen, kann er grundsätzlich zwischen zwei Abschreibungsmethoden wählen –der linearen und der degressiven Abschreibung.

Lineare Abschreibung

 

Wenn Sie die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten für ein abnutzbares Wirtschaftsgut des Anlagevermögens linear abschreiben wollen, werden diese gleichmäßig auf die Nutzungsdauer des Wirtschafsguts verteilt.

Degressive Abschreibung

 

Zur steuerlichen Entlastung von Unternehmen wurde für Investitionen ins betriebliche Anlagevermögen während der Coronakrise und vom 1. April 2024 bis zum 31. Dezember 2024 die degressive AfA steuerlich wieder eingeführt. Die Abschreibung beträgt hier das 2-fache des linearen Abschreibungssatzes, maximal 20 % der Anschaffungs-, Herstellungskosten bzw. des Restbuchwerts.

Progressive Abschreibung

 

Diese Methode ist das genaue Gegenteil zur degressiven Abschreibung. Hierbei steigen die Abschreibungsbeträge, was wiederum dazu führt, dass die Wirtschaftsgüter am Anfang nur eine geringe Abnutzung aufweisen dürfen.

Diese Methode wird zudem in zwei Unterformen unterteilt:

  • Geometrisch-degressive Abschreibung: Hierbei handelt es sich um die Hauptvariante. Der Abschreibungssatz bleibt konstant, die Abschreibungsbeiträge sinken jährlich.
  • Arithmetisch-degressive Abschreibung: Diese Variante ist eine Sonderform. Der Abschreibungsbetrag fällt jedes Nutzungsjahr um denselben Degressionsbetrag.
  • Digitale Abschreibung: Dies ist wiederum eine Sonderform der arithmetisch-degressiven Abschreibung. Das Besondere ist, dass die Abschreibungssumme dem jährlichen Differenzbetrag entspricht, den Sie im letzten Nutzungsjahr hatten.

Leistungsabhängige Abschreibung

 

In der Praxis kaum bekannt, aber umso interessanter ist die so genannte Leistungsabschreibung nach § 7 Abs. 1 Satz 6 EStG. Die Abschreibung nach Leistungseinheiten kommt in Betracht, wenn die Nutzung eines Wirtschaftsguts in den einzelnen Jahren stark schwankt. Durch die leistungsabhängige Abschreibung wird in Jahren einer starken Beanspruchung des Wirtschaftsguts eine hohe Abschreibung gewährt, in Jahren mit einer nur geringen Beanspruchung dagegen eine nur geringe Abschreibung.

Zeitanteilige Abschreibung

 

Bei dieser Methode wird ausschließlich die Nutzungsdauer des Wirtschaftsguts abgeschrieben, welche in einem Jahr anteilig anfällt. Ein Beispiel: Kaufen Sie eine Maschine im Juni, können Sie lediglich die folgenden sechs Monate anteilig abschreiben.

Sonderabschreibung

 

Für kleine und mittlere Unternehmen gibt es die Möglichkeit, zusätzlich zur linearen bzw. zur degressiven Abschreibung eine 40 prozentige (bis 31.12.2023: 20 prozentige) Sonderabschreibung steuerlich geltend zu machen (§ 7g Abs. 5 EStG). Die Sonder-AfA kann komplett im ersten Jahr vom Gewinn abgezogen werden oder verteilt auf die ersten fünf Jahre der Nutzung. 

Voraussetzung: Der Gewinn im Jahr vor Abzug der Sonderabschreibung darf maximal 200.000 Euro betragen haben. Das gilt unabhängig davon, ob der Gewinn mittels Bilanzierung oder Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt wird.

AfA-Tabelle: Bedeutung und Nutzungsdauer

Um eine einheitliche Besteuerung zu erreichen und um das Besteuerungsverfahren zu vereinfachen, hat das Bundesfinanzministerium amtliche AfA-Tabellen veröffentlicht. In diesen Abschreibungstabellen ist allgemein oder branchenspezifisch eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für die Wirtschaftsgüter festgelegt, die bei Ermittlung der steuerlichen Abschreibung zu berücksichtigen sind.

Wie hoch ist die Nutzungsdauer?

Die Höhe der jährlichen Abschreibung eines Wirtschaftsgutes hängt von seinem Wert und von seiner Nutzungsdauer ab. Deshalb kommt deren Ermittlung eine wichtige Bedeutung zu. In der Regel steht die Nutzungsdauer eines Wirtschaftsgutes nicht fest. Stattdessen müssen Sie diese anhand der konkreten Gegebenheiten Ihres Betriebes schätzen. Diese Schätzung ist zwangsläufig mit einer gewissen Unsicherheit verbunden, da sich nie alle Faktoren genau vorausberechnen lassen, die sich darauf auswirken.

Aus diesem Grund wird Ihnen hierbei auch ein Ermessensspielraum zugestanden. Das Prinzip kaufmännischer Vorsicht gebietet es, üblicherweise eher eine zu kurze als eine zu lange Abschreibungsdauer anzunehmen. Die Schätzung muss allerdings nachvollziehbar sein. Eine willkürlich angesetzte kurze Schätzung – z. B. weil man möglichst schnell von der geringeren Steuerlast profitieren möchte – ist nicht zulässig.

Was bedeutet „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“?

Bei der Festlegung der Abschreibungsdauer kommt es nicht darauf an, wie lange der Gegenstand im Unternehmen eingesetzt werden soll. Selbst wenn ein Gegenstand mit einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer voraussichtlich nur für die Jahre im Betrieb benötigt wird, müssen dessen Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten über sechs Jahre verteilt abgeschrieben werden.  Die „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“ hat die Finanzverwaltung aus Erfahrungswerten bei Betriebsprüfungen ermittelt.

Die AfA-Tabelle

Afa-Tabellen sind nur für die Finanzverwaltung bindend. Gibt es also offensichtliche Gründe dafür, warum ein Wirtschaftsgut auf einer kürzeren Nutzungsdauer abzuschreiben ist, ist das steuerlich erlaubt. Das Finanzamt erwartet hier allerdings plausible Erläuterungen und Nachweise. Insbesondere bei gebraucht gekauften Wirtschaftsgütern, darf von der in Abschreibungstabellen festgelegten Nutzungsdauer nach unten abgewichen werden. Denn sie bilden nur die Nutzungsdauer für neu angeschaffte bzw. hergestellte Wirtschaftsgüter ab.

AfA-Tabelle zur Ermittlung der Nutzungsdauer eines Wirtschaftsgutes

Damit Sie sich nicht bei jeder einzelnen Anschaffung Gedanken über die Nutzungsdauer machen müssen, hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) unter Beteiligung der Fachverbände der Wirtschaft ein praktisches Hilfsmittel entwickelt: die AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter.

In dieser AfA-Tabelle sind die Nutzungsdauern für die Abschreibung von Anlagegütern aufgelistet, die nicht branchenspezifisch genutzt werden. Hierzu gehören z. B. Drehbänke, Industriestaubsauger, Kehrmaschinen oder Registrierkassen.

Neben dieser branchenunabhängigen AfA-Tabelle hat das BMF auch Tabellen zur Abschreibung für die einzelnen Wirtschaftszweige herausgegeben. In diesen Branchentabellen ist die jeweilige Nutzungsdauer der branchenspezifischen Wirtschaftsgüter aufgelistet. Bei Abschreibungen in dem jeweiligen Wirtschaftszweig haben sie Vorrang gegenüber der allgemeinen AfA-Tabelle.

Die AfA-Tabellen sind zwar rechtlich nicht verbindlich, da die Nutzungsdauer eines Wirtschaftsgutes immer von den besonderen betrieblichen Verhältnisse abhängt. Allerdings werden die amtlichen Abschreibungstabellen in der Praxis von den meisten Betrieben angewandt, da sie die Schätzung der Nutzungsdauer für die Abschreibung deutlich vereinfachen. Außerdem kann man Diskussionen mit dem Finanzamt so von Anfang an vermeiden.

Möchten Sie von den Vorgaben der AfA-Tabelle abweichen, müssen Sie hierfür besondere Gründe angeben, die eine schnellere Abschreibung rechtfertigen. Ein Beispiel hierfür wäre, wenn Sie eine kürzere Abschreibungsdauer für ein spezielles Fahrzeug ansetzen möchten, weil dieses zu Schulungszwecken genutzt wird und dadurch einen höheren Verschleiß hat.

Abschreibung berechnen

Wenn Sie die AfA berechnen wollen, müssen Sie verschiedene Grundsätze beachten. Die Abschreibung beginnt im Jahr der Anschaffung bzw. der Herstellung, also am Zeitpunkt, an dem ein Unternehmer über den Gegenstand verfügen und diesen seinem Zweck entsprechend nutzen kann.  Auf den Zeitpunkt der Bestellung oder der Bezahlung kommt es nicht an.

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Wie wird die Abschreibung berechnet?

Im Jahr der Anschaffung bzw. Herstellung wird die Abschreibung streng zeitanteilig berechnet. Wird ein Gegenstand danach am 5. Juli angeschafft, darf in diesem Jahr vom Jahresabschreibungsbetrag nur 6/12 gewinnmindernd abgeschrieben werden (Abnutzung für die Monate Juli bis Dezember). Die Abschreibung für die ersten sechs Monate ist jedoch nicht verloren. Sie wird im letzten Jahr nachgeholt.

Tipp

Den Durchblick bei den Grundsätzen behalten

Das Thema Abschreibung mag zunächst kompliziert klingen, einmal verstanden, stellt es jedoch gar kein Problem mehr dar. Wenn Sie Ihre Anlagengüter schnell erfassen und anschließend korrekt abschreiben wollen, hilft Ihnen eine Anlagenbuchhaltung wie Lexware anlagenverwaltung.

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Beispiel für lineare Abschreibung

Ein Unternehmer erwirbt im April einen neuen Firmenwagen. Die Anschaffungskosten betragen 60.000 Euro (Nutzungsdauer nach amtlicher Afa-Tabelle 6 Jahre). Im Rahmen der Nutzungsdauer lässt sich folgender Abschreibungsbetrag berechnen:

Darstellung von Tabellen auf Desktop besser lesbar

<b>Jahr</b>
JahrAbschreibungsbetragRestbuchwert am Ende des Jahres
1 7.500 Euro (60.000 Euro : 6 Jahre = 10.000 Euro x 9/12) 52.500 Euro
2 10.000 Euro 42.500 Euro
3 10.000 Euro 32.500 Euro
4 10.000 Euro 22.500 Euro
5 10.000 Euro 12.500 Euro
6 10.000 Euro 2.500 Euro
7 2.500 Euro 0 Euro

Beispiel für degressive Abschreibung

Der Unternehmer darf bei Investitionen zwischen dem 1. April 2024 und dem 31. Dezember 2024 statt der linearen auch die degressive Abschreibung wählen.

Ein Unternehmer erwirbt im April einen neuen Firmenwagen. Die Anschaffungskosten betragen 60.000 Euro (Nutzungsdauer nach amtlicher Afa-Tabelle 6 Jahre). Die degressive Abschreibung beträgt höchstens das Zweifache des linearen Abschreibungssatzesmaximal aber 20 % der Anschaffungskosten. Das können Sie so berechnen: linearer Abschreibungssatz 16,67 % x 2 = 33,34 %.

Darstellung von Tabellen auf Desktop besser lesbar

<b>Jahr</b>
JahrAbschreibungsbetragRestbuchwert am Ende des Jahres
1 9.000 Euro (60.000 Euro x 20%= 12.000 Euro x 9/12) 51.000 Euro
2 10.200 Euro (51.000 Euro x 20%) 40.800 Euro
3 8.160 Euro (40.800 Euro x 20%) 32.640 Euro
4 6.528 Euro (32.640 Euro x 20%) 26.112 Euro
5 5.222,40 Euro (26.112 Euro x 20%) 20.889,60 Euro
6 4.177,92 Euro (20.889,60 Euro x 20%) 16.711,68 Euro
7 16.711,68 Euro 0 Euro

Abschreibung von Software

Erwirbt ein Unternehmer eine Software, handelt es sich hierbei um ein abnutzbares immaterielles Wirtschaftsgut, das abzuschreiben ist.

Die Finanzverwaltung geht in der Regel von einer Abschreibungsdauer von drei Jahren bei Softwareprogrammen aus. Wird dagegen eine ERP-System (Enterprise-Resource-Planning) oder eine Software erworben,  wird eine Nutzungsdauer von fünf Jahren von der Finanzverwaltung vorgeschrieben.

Neu: Bei Kauf von Software seit dem Jahr 2021 kann für Software ausnahmsweise von einer einjährigen Nutzungsdauer ausgegangen werden. Das bedeutet, dass die Kosten für den Kauf einer betrieblichen Software unabhängig von der Höhe und unabhängig vom Datum des Kaufs während des Jahres in voller Höhe gewinnmindernd abgeschrieben werden dürfen.

Beispiel: Ein Unternehmer erwirbt im Dezember betriebliche Software für netto 10.000 Euro. Infolgedessen kann er die Software über die Nutzungsdauer verteilt abschreiben (zeitanteilig für einen Monat in diesem Jahr) oder er nutzt die neue Regelung zur einjährigen Nutzungsdauer und zieht die kompletten 10.000 Euro vom Gewinn in diesem Jahr ab.

Tipp

Einjährige Nutzungsdauer gilt auch für Computer-Hardware

Die einjährige Nutzungsdauer gilt übrigens nicht nur für betriebliche Software, die seit dem Jahr 2021 gekauft oder hergestellt wird, sondern auch für betriebliche Computerhardware wie PC, Laptop und Multifunktionsgeräte.

Wurde in den Jahren vor 2021 betriebliche Computerhardware oder Software gekauft bzw. hergestellt und abgeschrieben, macht es Sinn, die Restbuchwerte zum 31.12.2020 zu ermitteln.

Hintergrund: Seit 2021 darf dieser Restbuchwert wegen der neuen einjährigen Nutzungsdauer in voller Höhe gewinnmindernd abgeschrieben werden.

Abschreibung in der Bilanz

Die Abschreibung erfolgt in der Handels- und Steuerbilanz nach der so genannten direkten Methode. Das bedeutet im Klartext: die Abschreibungsbeträge werden gewinnmindernd von den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten des Wirtschaftsguts abgezogen und auf der Aktivseite der Bilanz wird jeweils der geminderte Restbuchwert ausgewiesen.

Wo werden Abschreibungen gebucht?

Bei einer Abschreibung handelt es sich um eine Aufwendung, da sie den Verschleiß des Wertgegenstandes berücksichtigt. Aus diesem Grund wird sie in der Gewinn- und Verlustrechnung verbucht. Explizit bedeutet das, Sie müssen die Daten unter „Abschreibung auf Sachanlagen“ verzeichnen.

Direkte Abschreibung

Hierbei erfolgt die Buchung mittels Aufwandskonto, welchem das Sachanlagenkonto gegenübersteht. Daraus ergibt sich der Restbuchwert. Der Vorteil dabei ist, dass Sie stets den aktuellen Buchwert sehen. Der Nachteil ist, dass Sie das Anlagenverzeichnis benötigen, um in der Bilanz die Höhe der Abschreibung nachzuvollziehen.

Indirekte Abschreibung

In diesem Fall findet eine Korrektur der Wertberichtigung statt. Sie erstellen ein Passivkonto „Wertberichtigung zur Sachanlage“, welches dem Aufwandskonto gegengebucht wird. Es handelt sich hierbei um eine reine Korrekturposition.

Abschreibung: Sonderregelung für umsatzsteuerliche Kleinunternehmer

Sie dürfen angefallene Anschaffungskosten nicht sofort abschreiben. Stattdessen haben sich auch Kleinunternehmer an die Vorschriften zu Abschreibungen gemäß der Afa-Tabellen zu richten. 

Achtung: Für die Berechnung der Anschaffungskosten legen Sie den Brutto-Kaufpreis zugrunde, weil Sie als Kleinunternehmer nach § 19 UstG keinen Vorsteuerabzug haben. Dadurch können Sie alle Ausgaben steuerlich geltend machen.

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Info

Steuerliche Auswirkungen für Selbstständige

Für Sie als Selbstständiger hat die Abschreibung den großen Vorteil, dass Sie weniger Steuern zahlen müssen. Alle Kosten, die Sie aus betrieblich veranlassten Gründen in Ihrer Steuererklärung für Selbstständige angeben können, mindern Ihren Gewinn. Und weniger Gewinn bedeutet eben auch weniger Steuern – jedenfalls in der Regel.

Durch die Abschreibung sinkt der Restwert des jeweiligen Wirtschaftsguts. Im Idealfall bis auf Null. Sofern Sie bilanzieren müssen, wird das Wirtschaftsgut in der Bilanz mit immer weniger Geld angesetzt. Das bedeutet umgekehrt, dass Sie weniger Vermögen besitzen.

 

Die wichtigsten Fragen zum Thema Abschreibungen

Damit Sie sich schnell einen Überblick verschaffen können, haben wir im Folgenden Antworten auf die häufigsten Fragen zum Thema Abschreibung aufgelistet.

Was ist der Sinn der Abschreibung?

Für Unternehmen ergibt sich aus der Bilanz ihr jährlich zu versteuernder Gewinn. Abschreibungsbeträge reduzieren diesen und somit auch die Steuerbelastung. Durch Abschreibungen können Unternehmen also aktiv Geld sparen.

Wie lange darf man abschreiben?

Wie lange Sie abschreiben dürfen, hängt von dem jeweiligen Gerät oder Gegenstand ab. Bei Maschinen oder Anlagen liegt die Abschreibungsdauer beispielsweise bei fünf bis acht Jahren.

Wann muss man abschreiben?

Die Abschreibung müssen Sie direkt am Tag der Betriebsbereitschaft vornehmen – also am Kauf- oder Liefertermin. Der Beginn der Nutzung ist nicht ausschlaggebend.

Wie funktioniert die Abschreibung von Gebäuden?

Um die Abschreibung für Gebäude zu berechnen, benötigt man die Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Zu unterscheiden ist außerdem, ob es zu eigenen Betriebszwecken genutzt wird oder für fremde Zwecke weitervermietet – weiterhin, ob sie privat oder beruflich genutzt werden. Für alle Immobilien können grundsätzlich lineare Abschreibungen vorgenommen werden.

Wie werden Abschreibungen versteuert?

Abschreibungen werden rechtlich als Betriebsausgaben oder Werbungskosten gehandelt und mindern als solche Ihren zu versteuernden Gewinn.

Sind Abschreibungen Aufwand oder Kosten?

Abschreibungen gelten alsAufwand, da Sie in der Buchhaltung den Wertverlust von Vermögensgegenständen dokumentieren.

Was kann man nicht abschreiben?

Nicht abgeschrieben werden Vermögensgegenstände, deren Wert über Jahre hinweg nicht abnimmt, sondern stabil bleibt. Dieses Kriterium erfüllen beispielsweise unbebaute Grundstücke oder Beteiligungen am Anlagevermögen.

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