Messebesuch: Erfolgreich planen und umsetzen

Auch in einer zunehmend digitalisierten Welt sind Messen unersetzlich. Sie bleiben für Unternehmen ein zentrales Marketinginstrument, um Innovationen und Produkte zu präsentieren, das Image zu pflegen, Geschäfte anzubahnen und neue Kunden zu gewinnen. Auch für kleine Aussteller kann sich eine Messebeteiligung lohnen. Denn der Erfolg hängt nicht vorrangig vom Budget oder der Standgröße ab, sondern von Strategie, Organisation und Planung. Wie Sie eine Messe gut vorbereiten und wie Ihnen neue Informationstechnologien dabei helfen, lesen Sie in diesem Beitrag.

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Ein Kalender, der über drei Tage verteilt "Messe" drin stehen hat
Jürgen Fälchle/stock.adobe.com

Durchdachte Planung des Messebesuchs ist der Grundstein

Um eine Messebeteiligung zum Erfolg zu führen, müssen mehrere Komponenten möglichst gut zusammengefügt werden. Insbesondere die Vorbereitungsphase birgt für kleine Unternehmen großes Potenzial. Denn wenn Sie an einer Messe teilnehmen, treffen Sie an einem Tag alle relevanten Player an einem Ort. Diese Chance gilt es zu nutzen – und das ist nur mit einer durchdachten Vorbereitung möglich. Sie ist der Grundstein für die Zielerreichung.

Schritt für Schritt: So wird Ihr Messebesuch erfolgreich

Strategische Messevorbereitung

  • Definieren Sie Messeziele:
    Die Ziele einer Messebeteiligung können vielfältig sein. Es kann der Neukundengewinnung dienen und die Bekanntheit Ihres Unternehmens im Markt oder in einer Region steigern. Auch die Anbahnung von Geschäftskontakten, das Ausloten von Preisspielräumen oder die Imagepflege können Ziele sein. Networking und Kontaktpflege sollten für jede Messebeteiligung als Ziel ausgegeben werden.
  • Wählen Sie die passende Messe aus:
    Zunächst sollten Sie sicherstellen, dass Sie auf der Messe auch das gewünschte Publikum erreichen. Die Zielgruppe der Messe und die Region der Veranstaltung sind dabei wichtige Auswahlkriterien. Mit regionalen Messen erreichen Sie in der Regel mehrheitlich Besucher aus einem Umkreis von 100 Kilometern. Fachmessen wiederum bedienen ein bestimmtes Thema und sind meist überregional ausgerichtet. Große nationale oder gar internationale Messen sind für Kleinstunternehmen in der Regel schon aus Kostengründen nicht effizient. Einen guten Anhaltspunkt für die Auswahl der passenden Messe liefern auch die Ausstellerlisten. So erfahren Sie, welche Mitbewerber sich wo präsentieren und auf welchen Veranstaltungen auch Ihr Unternehmen Flagge zeigen sollte. Auch bieten viele Messeveranstalter Besucherstrukturdaten oder Ergebnisse von Besucherbefragungen. Anhand der definierten Ziele können Sie eine Kosten-Nutzen-Abwägung treffen und die passende Messe auswählen.
  • Definieren Sie Ihre Messethemen:
    Welche Produkte wollen Sie auf der Messe präsentieren? Wählen Sie neben Ihren Kernprodukten auch solche Lösungen aus, die Neues und Ungewöhnliches versprechen. Denn sie lassen sich im Vorfeld besser kommunizieren. Machen Sie sich in dieser Phase bereits darüber Gedanken, wie Sie die Messebeteiligung bei Kunden und potenziellen Interessenten bekannt machen können. Die Aufmachung ihres Messestands sollte im Idealfall Ihre Kernaussage widerspiegeln.

Organisation und Planung des Messebesuchs

  • Planen Sie die Messe frühzeitig:
    Ein Zeit- und Ablaufplan ist hier hilfreich. Zentrales Element sind der Messetermin und die vom Veranstalter vorgegebenen Auf- und Abbau-Zeiten. Für Messestand und Unterkunft gilt: Je früher gebucht wird, desto besser. So ist die Chance größer, einen Stand in lukrativer Lage und eine Unterkunft mit kurzen Wegen und zu vernünftigen Preisen zu erhalten. Auch die Logistik von Materialien und der Standbau sollten möglichst frühzeitig organisiert werden. Tipp: Planen Sie für alle Tätigkeiten Zeitpuffer ein.
  • Mitarbeiter auswählen und briefen:
    Der Personalplanung sollten Sie besonderes Augenmerk schenken. Wer ist an welchen Tagen am Stand? Auch wenn Sie nur mit Ihren engsten Mitarbeitern vor Ort sind: Wichtig ist ein ausführliches Briefing zu den zu kommunizierenden Themen, den vorgestellten Produkten, wichtigen potenziellen Kontakten und der gewünschten Gesprächsführung. Formulieren Sie Ihre Messeziele möglichst leicht verständlich und schwören Sie Ihr kleines Team ein.
  • Bereiten Sie Messepräsentationen und Standmaterial vor:
    Wenn Sie Ihren Kunden Ihre Innovationen oder Dienstleistungen präsentieren möchten, ist – abhängig von der Art der vorgestellten Produkte – unter Umständen auch eine Präsentation am Computer vor Ort gut geeignet. Bereiten Sie diese rechtzeitig vor. Auch gedruckte Marketing-Unterlagen (z. B. kleine Produktflyer) sollten am Stand bereitliegen und frühzeitig in Auftrag gegeben werden. Denken Sie auch an kleine Erfrischungen für Ihre Standbesucher.

Messebesuch planen: Kommunikation im Messevorfeld

  • Machen Sie auf Ihre Messebeteiligung aufmerksam:
    Bereits Monate im Voraus können Sie auf der Firmen-Homepage auf geplante Präsentationen und Neuheiten hinweisen, die Sie auf der Messe vorstellen möchten. Außerdem empfiehlt es sich, eine Pressemeldung mit der Ankündigung der Messeneuheit zu schreiben und zu verbreiten. Wie Sie das in Eigenregie bewerkstelligen, lesen Sie hier. Falls Sie einen regelmäßigen Newsletter an Ihre Kunden verschicken, sollten Sie auch darin den bevorstehenden Messeauftritt kommunizieren. Haben Sie auch Mut zu neuen Kommunikationswegen: Beispielsweise können Sie via Blog über die bevorstehende Messe berichten und Lesern einen kleinen Blick hinter die Kulissen gewähren. Auch die Kommunikation über soziale Medien wie Facebook und Twitter ist hilfreich – vorausgesetzt, Sie sind in diesen Netzwerken bereits aktiv.
  • Diskutieren Sie Ihre Messeangebote bereits im Vorfeld:
    Informieren Sie nicht nur, sondern interagieren Sie. Laden Sie Ihre Interessenten ein, schon im Vorfeld Fragen zu stellen, Meinungen abzugeben und mit Ihnen über Ihre Produkte oder Lösungsansätze zu diskutieren. So können Sie später vor Ort besser auf die Bedürfnisse der Nachfrager reagieren und durch diese Art der kommunikativen Vorbereitung den Vor-Ort-Besuch für alle Beteiligten effizienter gestalten.In diesem Zusammenhang kann ein Chat-Room auf Ihrer Firmen-Homepage hilfreich sein. Viele Internet-Service-Provider bieten solche Funktionen zusammen mit dem Homepage-Hosting an. Aber auch online sind zahlreiche Chatdienste verfügbar, die sich dem Layout Ihrer Homepage anpassen lassen. Achten Sie ggfs. darauf, dass der Chat mit einem Zugangsschutz für geschlossene Nutzergruppen versehen ist, und nur nach Log-In genutzt werden kann. So entscheiden Sie, wer die Zugangsdaten erhält und mit Ihnen im Messevorfeld chatten darf.
  • Laden Sie Interessenten, Kunden und Partner auf den Messestand ein:
    Besonders wichtig: Planen Sie Meetings rechtzeitig und laden Sie Kunden und Partner persönlich ein, z. B. per Briefpost. In vielen anderen Fällen kann eine Terminvereinbarung über ein Online-Terminplanungstool wie Doodle.com sinnvoll sein, beispielsweise wenn ihr Produktentwickler nur zu bestimmten Zeiten am Messestand präsent sein kann, um das neue Produkt ihren Vertriebspartnern im persönlichen Gespräch oder in kleinen Gruppen vorzustellen. Damit die Auslastung optimal ist, können Sie in einem solchen Fall einen Terminplaner im Internet aufsetzen und anschließend ihren Vertriebspartnern einen Link schicken, unter dem sie sich in das Formular eintragen können. Ist die maximale Teilnehmerzahl für einen Zeitslot erreicht, wird der Termin als nicht mehr verfügbar angezeigt.

Praxisbeispiel: So richten Sie eine Terminanfrage auf doodle.com ein

  • Gehen Sie auf die Website doodle.com und klicken Sie auf „Termin finden“.
  • Geben Sie einen Titel und die Örtlichkeit der Veranstaltung ein.
  • Beschreiben Sie Ihr Anliegen und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
  • Anschließend können Sie die Daten und die jeweiligen Zeitslots auswählen, die Sie auf der Messe anbieten möchten.
  • Unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ können Sie die Anzahl der Teilnehmer pro Menüpunkt begrenzen.
  • Im letzten Schritt können Sie direkt die Teilnehmer einladen oder Ihr gewohntes E-Mail-Programm dafür nutzen. Sie erhalten eine entsprechende E-Mail mit dem zu verschickenden Einladungslink.

Die Basisfunktion ist kostenfrei, das kostenpflichtige und werbefreie Premium-Angebot bietet für Firmen zahlreiche nützliche Funktionen. Beispielsweise lässt sich das Doodle-Logo durch Ihr eigenes ersetzen. Eine durchgehende SSL-Verschlüsselung schützt die Daten für alle Teilnehmer einer Terminfindung. Das Premium-doodle unterstützt viele Kalender wie iCloud, Google Kalendar, Yahoo oder Outlook.com und kann den Termin direkt dort eintragen. Außerdem können Sie eine eigene Subdomain einrichten (ihrefirma.doodle.com) und Sie sehen auf einen Blick, wer noch fehlt und nicht geantwortet hat.

Nach der Messe ist vor der Messe

Während und nach der Messe senkt Technologie ebenfalls den Aufwand und schenkt Ihnen wertvolle Zeit. Insbesondere wenn es darum geht, Besucherdaten aufzunehmen und Gesprächsinhalte festzuhalten. Hier können Sie sich jede Menge Arbeit sparen, wenn Sie auf digitale Lösungen zurückgreifen. Statt mit Stift und Papier die Besuche zu protokollieren, sollten Sie Visitenkarten scannen. Die nötige Hardware können Sie mieten - oft sogar direkt beim Veranstalter.

Mit einigen Lösungen ist es auch möglich, den Barcode auf dem Besucher-Badge zu scannen. Auf diese Weise erhalten Sie als Aussteller ebenfalls alle wichtigen Informationen wie z. B. Name, Firmenanschrift oder E-Mail-Adresse in digitaler Form. Am Computer können Sie diese Angaben noch vor Ort durch die Gesprächsinhalte ergänzen. Wieder zu Hause im Büro, sind alle Kontakte und Gespräche bereits im Computer erfasst, und Sie können direkt mit der Messenachbereitung und zeitnah mit Nachfassaktionen bei den interessanten Standbebesuchern beginnen.

Exkurs: Messebesuch in Corona-Zeiten planen

Aufgrund der geltenden Corona-Beschränkungen sind in den letzten beiden Jahren die meisten Messen komplett abgesagt, auf unbestimmte Zeit verschoben oder durch digitale Formate ersetzt worden. Seit dem 3. April 2022 sind nun bundesweit sämtliche Corona-Restriktionen entfallen. Für Messen gelten keine 3G- oder 2G-Regelungen, Maskenpflichten, Kapazitätsbeschränkungen oder Abstandsregelungen mehr. Bei einer bedrohlichen Infektionslage können Bundesländer allerdings weiterhin Einschränkungen vorsehen. Unabhängig von der Gesetzeslage setzen Messeveranstalter weiterhin eigene Hygienekonzepte um.

Solange Corona nicht besiegt ist, sollten Sie bei Ihrem Messeauftritt konsequent Ihr eigenes Corona-Hygienekonzept verfolgen. Sie kommen damit nicht nur Ihrer Fürsorgepflicht nach, sondern signalisieren, dass Ihnen die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter und Ihrer (potenziellen) Kunden am Herzen liegt. Außer den üblichen direkten Hygienemaßnahmen wie FFP2-Maske, Desinfektionsmittelspender, regelmäßiger Desinfektion von Ober- und Kontaktflächen und der Vermeidung direkter Körperkontakte, sollten Sie dabei auch folgende Aspekte und Maßnahmen berücksichtigen:

  • Planen Sie Ihren Messestand so, dass überall ein Mindestabstand von 1,5 Metern eingehalten und alle Bereiche durchlüftet werden.
  • Verwenden Sie bei allen physischen Kontaktflächen (z. B. bei Stühlen, Tischen oder Theken) glatte Oberflächen, die gut abwischbar und resistent gegen Desinfektionsmittel sind.
  • Machen Sie Ihr Standpersonal mit dem Hygienekonzept und den Schutzmaßnahmen vertraut. Besuchern gegenüber sollte die Einhaltung der Hygienemaßnahmen keine ultimative Forderung, sondern eine freundliche Bitte sein. Wenn Besucher Ihres Messestands Teile des Hygienekonzepts nicht beachten, sollte dies nicht zur Folge haben, dass Ihre Mitarbeiter dies auch tun.

Tipp

FFP2-Masken und Desinfektionsmittelspender gehören zu Ihrer CI

Denken Sie daran, dass bei Ihrem Messeauftritt die Desinfektionsmittelspender und die FFP2-Masken Ihrer Mitarbeiter zum Gesamterscheinungsbild Ihres Unternehmen und damit zu Ihrer „Corporate Identity“ gehören. Investieren Sie daher in hochwertige Spendersysteme mit hautverträglichem Desinfektionsmittel und individualisierte Masken in Firmenfarben und mit Firmenlogo.

Corona eröffnet zusätzliche Möglichkeiten durch hybride Formate

Zu den wenigen positiven Folgen der Corona-Pandemie gehört, dass diese die Verbreitung und Akzeptanz digitaler Lösungen vorangetrieben hat und immer noch weiter vorantreibt. Dies gilt nicht nur für das Arbeiten im Homeoffice und die jetzt beinahe selbstverständliche Nutzung von Online-Besprechungen, sondern auch für „hybride“ Messeauftritte. Eine Hybrid-Messe findet nicht nur vor Ort statt, sondern wird ergänzt durch digitale Formate wie Online-Produkttouren, Video-on-Demand-Lösungen mit Experteninformationen von Entwicklern und Designern, Online-Konferenzen oder Podiumsdiskussionen, die virtuell übertragen werden.

Die Vorteile einer Hybrid-Messe sind unter anderem, dass diese durch die Aufhebung der Ortsbeschränkung deutlich mehr (potenzielle) Kunden erreicht und Mitarbeiter punktuell eingebunden werden können, die vor Ort nicht zur Verfügung stehen. Wesentliche Nachteile sind, dass die digitalen Formate erstellt und vorbereitet werden müssen. Dafür braucht es ein entsprechendes Know-how und eine digitale Infrastruktur. Beides ist in kleineren Unternehmen meist nicht vorhanden sind und muss extern dazugekauft werden. Da der Trend bei Messeauftritten aber ganz eindeutig in Richtung Hybrid-Messen geht, werden auch KMUs sich diesem nicht verschließen können.