Was ist die Lohnsteuerbescheinigung?
Die Lohnsteuerbescheinigung ist ein vom Arbeitgeber ausgestelltes Dokument, das die steuerlich relevanten Daten eines Beschäftigungsverhältnisses zusammenfasst. Sie wird jährlich ausgestellt und in digitaler Form direkt an das Finanzamt übermittelt. Zusätzlich erhält der Arbeitnehmer einen Ausdruck oder Zugriff auf die Daten in elektronischer Form.
Die gesetzlichen Vorgaben zur Lohnsteuerbescheinigung finden sich in § 41b Einkommensteuergesetz (EStG). Welche Inhalte genau übermittelt werden müssen, ist im BMF-Schreiben vom 27.09.2017 geregelt. Dort steht Ihnen auch ein amtliches Muster zur Verfügung.
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Bereitstellung der Lohnsteuerbescheinigung für Arbeitnehmer
Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer entweder einen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung aushändigen oder die übermittelten Daten elektronisch zum Abruf bereitstellen.
Ein Einreichen des Ausdrucks zusammen mit der Einkommensteuererklärung ist nicht erforderlich – der Nachweis dient ausschließlich der persönlichen Information.
Die Finanzverwaltung veröffentlicht das amtliche Muster für den Ausdruck jährlich im Rahmen eines BMF-Schreibens.
So ist die Lohnsteuerbescheinigung aufgebaut
Wie jedes offizielle Dokument enthält auch die Lohnsteuerbescheinigung verschiedene Pflichtangaben. Dazu zählen insbesondere persönliche Daten, wie Name, Anschrift und Geburtsdatum. Außerdem müssen auch ELStA-Merkmale (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) enthalten sein:
- Steuerliche Identifikationsnummer (Steuer-ID)
- Lohnsteuerklasse
- Familienstand
- Zahl der Kinderfreibeträge
- Freibeträge und Hinzurechnungsbeträge
- Angaben zur Kirchensteuer/Religionszugehörigkeit
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Von der Lohnsteuerkarte zur elektronischen Abrechnung
Die klassische Lohnsteuerkarte in Papierform wurde 2013 durch die elektronische Variante abgelöst. Seitdem ist das Verfahren digitalisiert und erfolgt ausschließlich über ELStAM. Die elektronische Erfassung sorgt für mehr Effizienz und eine fehlerärmere Datenverarbeitung.
Weitere Angaben zu Arbeitnehmer
Neben den allgemeinen Pflichtangaben enthält die Lohnsteuerbescheinigung häufig zusätzliche Informationen zum Beschäftigungsverhältnis. Diese ergänzenden Angaben helfen dabei, die steuerliche Situation des Arbeitnehmers noch genauer abzubilden. Dazu zählen beispielsweise:
- Zeiträume, in denen das Arbeitsverhältnis unterbrochen war und kein Anspruch auf Arbeitslohn bestand
- Hinweise auf vorherige Tätigkeiten, wenn im laufenden Kalenderjahr ein Arbeitgeberwechsel stattgefunden hat
- Vermerk über Mahlzeiten, die bis zu einem Wert von 60 Euro gewährt wurden
- Angaben zu einer steuerfreien Sammelbeförderung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
- Anmerkungen für sogenannte Grenzgänger, also Beschäftigte mit Wohnsitz in Frankreich und Arbeitsort in Deutschland
Darüber hinaus enthält die Lohnsteuerbescheinigung umfangreiche Informationen zur Vergütung, darunter unter anderem:
- Bruttoarbeitslohn inklusive geldwerter Vorteile (z. B. Sachbezüge)
- Einbehaltene Steuerabzugsbeträge wie Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag
- Versorgungsbezüge und ermäßigt besteuerte Lohnbestandteile
Zusätzliche Angaben der Lohnsteuerbescheinigung
- Zeile 15: Steuerfreie Leistungen, die für die Berechnung des Einkommensteuersatzes relevant sind, z. B. Kurzarbeitergeld, Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld, Verdienstausfallentschädigungen (Infektionsschutzgesetz), Aufstockungsbeträge (Altersteilzeitgesetz) sowie vergleichbare Zuschläge für Beschäftigte mit beamtenähnlichem Status
- Zeile 16: Steuerfreier Arbeitslohn bei Auslandstätigkeit nach Doppelbesteuerungsabkommen (16a) oder Auslandstätigkeitserlass (16b)
- Zeilen 17 und 18: Steuerfreie oder pauschal besteuerte Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, die auf die Entfernungspauschale angerechnet werden
- Zeilen 20 und 21: Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei beruflichen Reisen und steuerfreie Leistungen bei doppelter Haushaltsführung (sofern im Lohnkonto dokumentiert)
- Zeile 22: Steuerfreie Zukunftssicherungsleistungen des Arbeitgebers sowie Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung
- Zeile 33: Kindergeldzahlungen bei öffentlich-rechtlichen Arbeitgebern, die als Familienkasse fungieren
Welche Angaben macht der Arbeitgeber?
Auch die Unternehmensdaten müssen eindeutig zugeordnet sein. Daher enthält die Lohnsteuerbescheinigung außerdem:
- Name und Anschrift des Arbeitgebers
- Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte
- Zuständiges Finanzamt mit vierstelliger Amtsnummer
Welche Steuerabzugsbeträge gibt es?
Unter Steuerabzugsbeträgen versteht man Beträge, die vom Arbeitgeber direkt vom Bruttolohn einbehalten und an das Finanzamt abgeführt werden. Sie können sich u. a. aus Betriebsausgaben oder Werbungskosten ergeben.
Die sechs Arten der Steuerabzugsbeträge sind:
- Lohnsteuer
- Solidaritätszuschlag (seit 2019 weitestgehend ausgesetzt)
- Kirchensteuer
- Betriebsausgaben bei Selbstständigen
- Werbungskosten
- Einkommensteuervorauszahlungen
Selbstständige müssen ihre Steuerabzugsbeträge eigenverantwortlich berechnen und an das Finanzamt übermitteln.
Wann wird die Lohnsteuerbescheinigung für 2025 ausgestellt?
Die Lohnsteuerbescheinigung für das Jahr 2025 wird frühestens Ende 2025 vom Arbeitgeber ausgestellt. Die gesetzliche Frist zur Übermittlung an das Finanzamt endet immer am letzten Tag des Februars des darauffolgenden Jahres. Im kommenden Jahr ist dies der 28. Februar 2026, da es sich um ein Schaltjahr handelt.
Abgabepflicht und Fristen bei der Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung
Der Arbeitgeber übermittelt die Lohnsteuerbescheinigung elektronisch an die Finanzverwaltung – spätestens bis zum letzten Tag im Februar des Folgejahres. In der Regel erfolgt die Übertragung automatisch über die verwendete Lohnbuchhaltungssoftware. Alternativ können Sie dafür auch das kostenlose Elster-Formular oder das ElsterOnline-Portal nutzen. Bevor Sie das ElsterOnline-Portal nutzen können, müssen Sie sich zuvor authentifizieren.
Sobald die Finanzverwaltung die Daten fehlerfrei annimmt, gilt die Lohnsteuerbescheinigung als fristgerecht übermittelt. Den erfolgreichen Eingang können Sie über das Verarbeitungsprotokoll nachvollziehen.
So läuft die Datenübermittlung ab
Die Daten dürfen ausschließlich authentifiziert übertragen werden, dafür genügt die einmalige Registrierung im ElsterOnline-Portal. Als Ordnungsmerkmal dient die steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.). Liegt diese dem Arbeitgeber nicht vor, kann die eTIN (elektronische Transfer-Identifikations-Nummer) verwendet werden.
Nach der Übermittlung gilt der Lohnsteuerabzug als abgeschlossen. Änderungen vom Arbeitgeber sind dann grundsätzlich nicht mehr möglich.
Korrektur einer übermittelten Lohnsteuerbescheinigung
Sobald die Lohnsteuerbescheinigung übermittelt ist, darf der Arbeitgeber einen fehlerhaften Lohnsteuerabzug grundsätzlich nicht mehr korrigieren – selbst dann nicht, wenn er zu wenig Lohnsteuer einbehalten hat.
Stellt der Arbeitgeber diesen Fehler erst nachträglich fest, muss er das Betriebsstättenfinanzamt umgehend darüber informieren. Nur so kann das Finanzamt den fehlenden Steuerbetrag direkt beim Arbeitnehmer einfordern, entweder im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung oder über einen Nachforderungsbescheid.
Hat der Arbeitgeber dagegen zu viel Lohnsteuer einbehalten, kann nur der Arbeitnehmer eine Korrektur erreichen, und zwar durch Abgabe einer Einkommensteuererklärung.
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Praxisbeispiel zu einer fehlerhaften Lohnsteuerbescheinigung
Ein Arbeitgeber meldet in Zeile 3 der Lohnsteuerbescheinigung einen Bruttoarbeitslohn, der fälschlicherweise 1.500 EUR an Direktversicherungsbeiträgen enthält. Diese Beträge sind eigentlich steuerfrei, wurden aber mit der Lohnsteuer von insgesamt 400 EUR belastet.
Den Fehler erkennt der Arbeitgeber jedoch erst nach der Übermittlung der Bescheinigung und versucht, ihn über eine berichtigte Lohnsteuer-Anmeldung zu korrigieren.
Da eine nachträgliche Korrektur über die Lohnsteuer-Anmeldung nicht möglich ist, stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zunächst eine formlose Bescheinigung über den überhöhten Bruttolohn aus.
Das Finanzamt berücksichtigt die Korrektur im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung und reduziert den Bruttolohn um 1.500 EUR. Die zu viel gezahlte Lohnsteuer wird dem Arbeitnehmer über die Steuererklärung erstattet.
Gesetzliche Korrekturpflicht seit 2017
Seit dem Jahr 2017 sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, bestimmte fehlerhaft übermittelte Daten zu korrigieren – allerdings nur dann, wenn es sich um bereits definierte Korrektur- oder Stornierungsgründe handelt.
Eine weitergehende Korrekturmöglichkeit besteht nicht. Das verhindert die weiterhin gültige Vorschrift des § 41c Abs. 3 EStG, die eine nachträgliche Änderung des Lohnsteuerabzugs ausdrücklich ausschließt.
Das bedeutet: Arbeitgeber müssen fehlerhafte Daten korrigieren, wenn der Lohnsteuerabzug dadurch nicht berührt wird.
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Praxis-Beispiel: Korrektur ohne Auswirkungen auf den Lohnsteuerabzug
Ein Arbeitgeber stellt nach einem Wechsel des Lohnabrechnungsprogramms fest, dass er den steuerfreien Zuschuss zur Krankenversicherung in Zeile 24 zu niedrig bescheinigt hat. Der Fehler fällt jedoch erst auf, nachdem die Lohnsteuerbescheinigung bereits an das Finanzamt übermittelt wurde.
Ergebnis:
Da der falsch ausgewiesene Zuschuss weder den Lohnsteuerabzug noch den Bruttoarbeitslohn beeinflusst, muss der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung zwingend korrigieren.
Korrektur bei Übernahmefehlern
Hat der Arbeitgeber versehentlich falsche Daten aus dem Lohnkonto in die Lohnsteuerbescheinigung übernommen, darf er die Bescheinigung nachträglich korrigieren.
Ein typisches Beispiel: Statt des tatsächlichen Bruttoarbeitslohns von 51.000 EUR übermittelt der Arbeitgeber einen Betrag von nur 15.000 EUR.
In solchen Fällen muss die Korrekturlieferung unter demselben Ordnungsmerkmal (IdNr. oder eTIN) erfolgen wie die ursprüngliche Bescheinigung. Zusätzlich ist der Datensatz mit dem Vermerk „Korrektur“ zu kennzeichnen.
In bestimmten Fällen kommt auch eine Stornierung infrage – etwa bei falschen persönlichen Angaben oder einem fehlerhaft angegebenen Jahr.
Besondere Lohnsteuerbescheinigung
In bestimmten Ausnahmefällen dürfen Arbeitgeber eine besondere Lohnsteuerbescheinigung in Papierform ausstellen. Dabei müssen sie zwingend das amtlich vorgeschriebene Muster verwenden.
Diese Ausnahme betrifft vor allem Arbeitgeber, die keine maschinelle Lohnabrechnung nutzen – etwa in Privathaushalten mit geringfügig beschäftigten Personen.
Auch wenn das Betriebsstättenfinanzamt eine entsprechende Genehmigung erteilt hat, dürfen Arbeitgeber die besondere Bescheinigung nutzen – beispielsweise dann, wenn sie nicht am elektronischen Abrufverfahren teilnehmen.
Die besondere Lohnsteuerbescheinigung muss spätestens am letzten Tag im Februar beim Finanzamt eingegangen sein.
Wichtig: Wird die Lohnsteuer ausschließlich pauschal abgeführt, entfällt die Pflicht zur Ausstellung einer Lohnsteuerbescheinigung vollständig.
Zusammenfassung
Die Lohnsteuerbescheinigung ist Pflicht für jeden Arbeitgeber – und in der Regel unkompliziert, solange keine Sonderfälle auftreten. Elektronische Verfahren erleichtern die Erstellung und sorgen für eine reibungslose Datenübermittlung. Wer Fristen einhält und bei Fehlern korrekt reagiert, erfüllt alle Anforderungen schnell und rechtssicher.
Häufig gestellte Fragen zur Lohnsteuerbescheinigung
Ist die Lohnsteuerbescheinigung dasselbe wie die Lohnabrechnung?
Nein, das sind zwei unterschiedliche Dokumente. Die Lohnsteuerbescheinigung wird einmal jährlich erstellt und enthält alle steuerlich relevanten Daten für die Einkommensteuererklärung. Die Lohnabrechnung erhalten Arbeitnehmer dagegen monatlich, sie zeigt das Gehalt, die Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen sowie den Nettobetrag zur Auszahlung.
Was kann man tun, wenn keine Lohnsteuerbescheinigung vorliegt?
Ist die Lohnsteuerbescheinigung nicht mehr auffindbar, können Sie beim Arbeitgeber einen neuen Ausdruck anfordern. Alternativ stellt auch das Finanzamt auf Anfrage eine Kopie der übermittelten Bescheinigung zur Verfügung.
Kann man die Lohnsteuerbescheinigung auch online abrufen?
Ja, Sie können die Lohnsteuerbescheinigung im ElsterOnline-Portal einsehen. Dafür müssen Sie sich einmalig registrieren und Ihre Steueridentifikationsnummer (IdNr.) angeben. Nach erfolgreicher Anmeldung stehen die übermittelten Daten dort zum Abruf bereit.
Wofür wird die eTIN verwendet?
Die eTIN (elektronische Transfer-Identifikations-Nummer) kommt zum Einsatz, wenn dem Arbeitgeber die steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.) des Arbeitnehmers nicht vorliegt. In diesem Fall kann er die Lohnsteuerdaten ersatzweise mit der eTIN an das Finanzamt übermitteln.
Wie lange muss man eine Lohnsteuerbescheinigung aufbewahren?
Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer sollten die Lohnsteuerbescheinigung mindestens 10 Jahre lang aufbewahren – unabhängig davon, ob in Papierform oder digital. Auch für digitale Unterlagen gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
