Definition
Was bedeutet Kilometerpauschale?
Die Kilometerpauschale sagt aus, welcher Betrag an Fahrtkosten pro Kilometer erstattet wird, wenn Angestellte eine Dienstreise mit ihrem privaten PKW tätigen. Die Kilometerpauschale wird auch Reisekostenpauschale, Spritpauschale oder Dienstreisepauschale genannt.
Wie wird die Kilometerpauschale erstattet?
Die Reisekosten und somit auch die Kilometerpauschale – erstatten in der Regel Sie als Arbeitgeber. Wenn ein Arbeitnehmer also eine Dienstreise beendet hat, kann er eine Spesenabrechnung durchführen. Die entstandenen Kosten gibt er dann mit Belegen (etwa in Form von Rechnungen) an Sie weiter – inklusive Angabe der gefahrenen Kilometer. Unternehmen können diese Kosten als Betriebsausgaben beim Finanzamt von der Steuer absetzen.
Info
Was zählt unter anderem zu Reisekosten?
- Dienst-/Geschäftsreisen
- Fahrten zu Geschäftsessen
- Fahrten zu Fortbildungen
- Fahrten von Springern zwischen zwei Einsatzorten
- Kundenbesuche
In § 9 Einkommensteuergesetz (EStG) steht hierzu:
Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen, können die Fahrtkosten mit den pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden, die für das jeweils benutzte Beförderungsmittel (Fahrzeug) als höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt sind.
Info
Wie hoch ist die Kilometerpauschale?
Je nachdem, welches Fahrzeug für die Strecke zur dienstlichen Auswärtstätigkeit genutzt wurde, gelten unterschiedliche Pauschalen.
- Bei der Nutzung eines PKW für die Auswärtstätigkeit gilt eine Pauschale von 0,30 Euro pro Kilometer.
- Bei der Nutzung eines anderen motorisierten Fahrzeugs (wie Motorrad) für die Auswärtstätigkeit gilt ein Kilometersatz von 0,20 Euro.
Unerheblich ist, ob die Strecken im In- oder im Ausland zurückgelegt wurden.
Die Erstattung der Reisekosten durch den Arbeitgeber ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Falls ein Arbeitgeber die Fahrtkosten für so genannte “beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten” nicht übernimmt, hat der Angestellte die Möglichkeit, diese Fahrten selbst als Werbungskosten abzusetzen und steuerlich geltend zu machen. Unternehmen ist jedoch angeraten, im Sinne der Mitarbeiterzufriedenheit, die anfallenden Reisekosten steuerfrei zu erstatten.
Auch Unternehmer selbst und Freiberufler können bei Dienstreisen für ihre Fahrten mit dem Privat-PKW den Festbetrag pro Entfernungskilometer in der Steuererklärung als Werbungskosten angeben. Wer jedoch einen Geschäftswagen oder die öffentlichen Verkehrsmittel nutzt, muss die entstandenen Fahrtkosten in der Reisekostenabrechnung konkret angeben. Bei Geschäftsreisen mit dem Firmenwagen darf keine Kilometerpauschale geltend gemacht werden. Es liegt eine rein berufliche und keine Privatnutzung des Geschäftswagens vor.
Tipp
Berechnungsbeispiel Kilometergeld
Angenommen, der Arbeitnehmer fährt in einem Monat an fünf Tagen mit dem Privat-PKW zu einem Kunden. Die einfache Strecke beläuft sich auf zehn Kilometer, also 20 Kilometer hin und zurück. Dann wäre die Rechnung wie folgt:
5 Tage x 20 km x 0,30 Euro = 30,00 Euro
Der Arbeitnehmer kann sich vom Arbeitgeber also Fahrtkosten von 30 Euro steuerfrei erstatten lassen.
Sonderfälle
Es bestehen aber auch Sonderfälle der Kilometerpauschale.
Sonderfall Kilometerpauschale Fahrrad
Bis zum 31.12.2013 gab es sogar eine KM-Pauschale für die Fahrt mit dem Rad. Diese ist jedoch seither entfallen. Dies gilt auch für die Fahrt mit einem “normalen” E-Bike. Unterstützt das E-Bike nur Geschwindigkeiten von bis zu 25 km/h kann, ist weder eine steuerfreie Erstattung vom Arbeitgeber noch ein Ansatz als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung möglich.
Sonderfall Kilometerpauschale Ehrenamt
Für ehrenamtliche Tätigkeiten gibt es kein Entgelt, sondern “nur” einen pauschalen Aufwandsersatz. Insofern steht es den Vereinen offen, ob sie die Fahrten der Mitglieder zum Einsatzort mittels Kilometerpauschale erstatten oder nicht. Als Beweis für die gefahrenen Kilometer ist ein Fahrtenbuch wichtig.
Kilometerpauschale und Pendlerpauschale – was sind die Unterschiede?
Nicht zu verwechseln ist die Kilometerpauschale mit der Pendlerpauschale. Während die Kilometerpauschale bei Geschäftsreisen berechnet wird, bezieht sich die Pendlerpauschale auf den täglichen Arbeitsweg. Also konkret:
- Die Pendlerpauschale gibt es für die Fahrt von zu Hause zur ersten Tätigkeitsstätte.
- Die Kilometerpauschale gibt es für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug zu Auswärtstätigkeiten.
Ein Begriffs-Pendant zur Pendlerpauschale ist die Entfernungspauschale. Sie betrifft die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, die Pendler als einfache Strecke von der Steuer absetzen können. Belege braucht es hierzu übrigens nicht.
Im Vergleich zur Kilometerpauschale wurde die Pendlerpauschale im Zuge des Steuerentlastungsgesetzes ab 2022 erhöht. Ab dem 21. Entfernungskilometer zwischen Wohnung und festem Arbeitsort können Arbeitnehmer statt 0,30 Euro bis 2026 0,38 Euro von der Steuer absetzen.
Da nicht alle von der erhöhten Pendlerpauschale profitieren wurde die Mobilitätsprämie eingeführt. Diese greift bei geringverdienenden Pendlern, die mit ihrem zu versteuernden Einkommen unter dem Grundfreibetrag liegen. Sie erhalten seit 2022 und ab dem 21. Kilometer zur Arbeit 14 Prozent der Pendlerpauschale, also 5,43 Cent.
Ein weiterer Unterschied zwischen den beiden Pauschalen: Bei Fahrgemeinschaften dürfen Dienstreisemitfahrer seit der Reiserechtsreform 2014 nichts mehr gesondert abrechnen.
