Digitalisierung im Handwerk: Herausforderung und Chance für KMU

Die fortschreitende Digitalisierung betrifft Handwerksbetriebe aller Art und Größe: Digitale Kommunikations-, Ausschreibungs-, Bestell- und Materialbeschaffungssysteme und nicht zuletzt ein verändertes Kunden- und Verbraucherverhalten zwingen jedes Handwerksunternehmen digitale Anwendungen einzusetzen. Lesen Sie hier über die Chancen, die Digitalisierung bietet.

Digitalisierung im Handwerk älterer Mann mit Laptop in der Werkstatt
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Handwerk 4.0: Große Herausforderungen, großes Potenzial

Auch wenn einer neueren Studie zufolge mittlerweile mehr als 90 Prozent aller Handwerksbetriebe eine eigene Internetseite haben und so gut wie alle per E-Mail erreichbar sind, gibt es bei der Digitalisierung ein großes Entwicklungspotenzial. Dies hat auch damit zu tun, dass im Handwerk die Zahl kleiner, oft noch familiengeführter Unternehmen sehr groß ist.

Im Gegensatz zu größeren mittelständischen Unternehmen mit eigenen IT-Fachkräften gibt es dort meist niemanden, der sich mit dem Thema Digitalisierung freiwillig auseinandersetzt und das Potenzial geeigneter Maßnahmen erkundet. Die Folge ist, dass viele Handwerksunternehmen Probleme bei der Bewältigung der Digitalisierung sehen. Wenn Digitalisierungsmaßnahmen aber oft nur auf äußeren Druck hin halbherzig umgesetzt und als zusätzliche Belastung empfunden werden, kann dies kaum anders sein.

Experten-Interview: Digitalisierung im Handwerk

Für viele Branchen wurde die Coronapandemie zu einem Katalysator für Digitalisierungsprozesse – so auch im Handwerk.

Wir haben mit Sebastian Rajca – Abteilungsleiter für Technologie-, Digitalisierungs- und Innovationspolitik im Baden-Württembergischen Handwerkstag e.V – zum Thema Digitalisierung im Handwerk gesprochen und spannende Einblicke erhalten.

Beispiel: Elektronische Rechnungen

Da seit November 2020 öffentliche Auftraggeber nur noch elektronische Rechnungen akzeptieren, wird in ein Softwaresystem investiert, das dies ermöglicht. Statt fortan nun allen Kunden elektronische Rechnungen zu schicken, werden diese nur für öffentliche Auftraggeber eingesetzt. Alle anderen Kunden erhalten die Rechnungen weiterhin postalisch. Die positiven Effekte der Digitalisierungsmaßnahme elektronische Rechnung – geringerer Arbeitsaufwand und Kostensenkung für die Rechnungslegung – verpuffen. 

Beispiel: Elektronische Stundenzettel

In vielen Handwerksbetrieben werden Programme eingesetzt, die außer der Angebots- und Abrechnungserstellung auch das Führen elektronischer Stundenzettel ermöglichen, das bequem per Smartphone-App erfolgen kann. Da allerdings nur wenige Mitarbeiter:innen diese Möglichkeit nutzen, wird ein Großteil der Stundenzettel weiterhin von Hand in das System eingepflegt, was nicht weniger, sondern mehr Zeitaufwand bedeutet.

Mithilfe von Digitalisierung Herausforderungen meistern

Natürlich stehen Handwerksbetriebe vor großen Herausforderungen: Fachkräftemangel, unbesetzte Ausbildungsplätze, steigende Rohstoff- und Materialpreise, wachsende Lohn- und Personalkosten, erhöhte Umweltauflagen, komplexere Fertigungs- und Ausführungsverfahren, fortwährender Konkurrenzdruck und ein zunehmendes Anspruchsdenken der Kund:innen setzen so gut wie jedem Handwerksunternehmen zu. Und dann auch noch die Digitalisierung! Sinnvoll eingesetzt hilft diese jedoch dabei, all diese Herausforderungen besser zu bewältigen.

Innerhalb des Handwerksbetriebs können so gut wie alle Abläufe digitalisiert und teilweise sogar automatisiert werden. Einige der Bereiche, in denen Digitalisierungsmaßnahmen Zeit und Kosten sparen, sind zum Berispiel:

  • Materialbestellung
  • Auftragsabwicklung
  • Zeiterfassung
  • Gehaltsabrechnung
  • Dokument- und Belegverwaltung
  • Rechnungsstellung
  • Kontoüberwachung und Mahnwesen
  • Datenaustausch mit der Steuerberatung
  • Entwurfsplanung und Steuerung von Fertigungsmaschinen
  • Kundenkommunikation

Gleichzeitig bietet die Digitalisierung vielen Handwerksbetrieben zusätzliche neue Möglichkeiten: Produkte und Fertigwaren können ohne großen Aufwand über das Internet vertrieben werden. Die Infrastruktur dafür muss nicht extra geschaffen werden. Sie steht bei Online-Marktplätzen wie eBay, Amazon oder Rakuten bereits zur Verfügung und kann gegen eine Verkaufsprovision, die üblicherweise im Bereich von 7 bis 15 Prozent des Verkaufspreises liegt, einfach genutzt werden.

Erschließung neuer Geschäftsfelder

Hinzu kommt die Erschließung von neuen Geschäftsfeldern. Langsam, aber mit steigender Tendenz, hält die Digitalisierung Einzug in die Haustechnik. Dies führt dazu, dass sich nicht nur Heizungs-, Lüftungs-, Sanitär- und Elektroinstallationsunternehmen, sondern auch Tischlereien und Zimmereibetriebe wegen neuartiger Schließ- und Alarmsysteme mit dem Thema „Smart Home“ auseinandersetzen müssen. Eine ganze Reihe von Handwerksunternehmen hat daher die Smart-Home-Beratung mit in das Angebotsspektrum aufgenommen und so ein zusätzliches Geschäftsfeld erschlossen.

Manchmal kann die Digitalisierung sogar zur Neugründung eines weiteren Unternehmens führen: So hat z. B ein Gerüstbauunternehmen, das die Vorteile der Gebäudebemaßung mit Hilfe eines Drohnensystems nutzen wollte, wegen der hohen Kosten des Systems ein zusätzliches, sehr erfolgreiches Unternehmen gegründet, dass die 3D-Vermessung für Bemaßung und Modulation als Dienstleistung anbietet.

Tipp

Weitere Informationsmöglichkeiten zum Thema Digitalisierung im Handwerk

Internetportale, die sich auf das Thema „Digitalisierung im Handwerk“ spezialisiert haben und auf denen Sie weitere auf Ihre Branche zugeschnittene Inhalte erhalten, sind die Seiten handwerk-digitalisieren.de oder handwerkdigital.de.

Vorteile: Optimierung und Integration

Keine Frage, die Digitalisierung von Abläufen und Prozessen erfordert Investitionen, Einarbeitung und Disziplin in der durchgängigen Anwendung. Die Vorteile der Digitalisierung ergeben sich nur, wenn diese im Handwerksbetrieb auch gelebt wird. Dafür sind behutsame Anleitungen und geduldige Fortbildungen für alle Mitarbeiter:innen notwendig. Sind diese Maßnahmen erfolgreich, bietet die Digitalisierung vielfältige Chancen und neue Möglichkeiten. Durch die Optimierung der Abläufe spart die Digitalisierung Zeit und dadurch zumindest langfristig Geld und setzt Ressourcen frei, die zusätzlich genutzt werden können oder vorhandene Personallücken füllen.

Info

Der Digital Readiness Check von Lexware: Wie digital ist Ihr Unternehmen?

Ist Ihr Betrieb auf die Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung vorbereitet? Oder wissen Sie noch gar nicht, mit welcher digitalen Baustelle Sie sich als Erstes beschäftigen sollen? Ermitteln Sie mit unserem „Digital Readiness Check“ Ihren digitalen Reifegrad und erhalten Sie hilfreiche Empfehlungen und Tipps für Ihre Digitalisierung.

Hinzu kommt, dass viele kleinere Handwerksunternehmen nur durch die Digitalisierung buchstäblich den Anschluss behalten und mit größeren Betrieben konkurrieren können. Dies betrifft vor allem Betriebe, die im Bereich der Baubranche tätig sind. Ausschreibungen erfolgen zunehmend digital und Angebote müssen entsprechend digital abgegeben werden. Handwerksbetriebe ohne entsprechende Infrastruktur bleiben außen vor. Dadurch, dass einschlägige Planungsprogramme allen Handwerksbetrieben als Cloudsysteme gegen einen Monatsbetrag online zur Verfügung stehen, können sich Klein- und Großbetriebe – den notwendigen Sachverstand vorausgesetzt – auf Augenhöhe begegnen.

Das Thema „Anschluss“ spielt aber auch im Bereich der Kundenkommunikation eine wichtige Rolle: Potenzielle Auftraggeber:innen recherchieren im Internet und sind es gewohnt, schnelle Antworten auf ihre Fragen zu bekommen. Handwerksbetriebe, die dort nichts oder nur wenig zu bieten haben und zögerlich auf Mailanfragen reagieren, kommen als Auftragnehmer:innen kaum in Betracht.

Fachverbände und Förderprogramme

Konkrete Hilfestellungen gibt es bei den zuständigen Handwerkskammern. Diese führen persönliche Beratungsgespräche durch und vermitteln Berater:innen, die die Digitalisierungsmaßnahmen planen und begleiten. Ein Großteil der Beratungskosten wird vom Förderprogramm „go-digital“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) übernommen.

Zuschüsse für Investitionen in Hard- und Software gibt es über das Förderprogramm „Digital jetzt“, das ebenfalls vom BMWi angeboten wird. Neue Unternehmungsgründungen, die in Zusammenhang mit den Digitalisierungsmaßnahmen stehen, können zusätzlich mit Existenzgründungsdarlehen und Zuschüssen aus unterschiedlichen Fördertöpfen unterstützt werden. Konkrete Auskünfte erteilt die örtliche Wirtschaftsförderung.